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Aménagement de bureaux à aire ouverte

Bien qu’aucune règle du Code de déontologie des avocats (Code des avocats) ou du Code de déontologie des parajuristes (Code des parajuristes) n’interdise à un avocat ou à un parajuriste de travailler dans un environnement de bureaux à aire ouverte, un avocat ou un parajuriste qui travaille dans un tel environnement doit s’assurer qu’il peut tout de même respecter ses obligations professionnelles, notamment l’obligation de protéger les renseignements confidentiels des clients.
 
Les avocats et les parajuristes sont tenus de garder confidentiel tout ce qu’ils apprennent sur les affaires et les activités de leurs clients au cours de leurs rapports professionnels [règle 3.3-1 du Code des avocats, sous-règles 3.03 (1) et (2) du Code des parajuristes]. De plus, les avocats et les parajuristes doivent également conserver les documents des clients (qui pourraient contenir des renseignements confidentiels) et les autres biens de leurs clients à l’abri des regards et hors de la portée des personnes qui ne doivent pas y avoir accès [commentaire de la règle 3.5-2 du Code des avocats, sous-règle 3.03 (3) du Code des parajuristes]. Lorsqu’un avocat ou un parajuriste emploie du personnel de soutien non titulaire d’un permis, il doit également s’assurer que ces employés respectent la confidentialité des renseignements des clients de cette manière.
 
Un environnement de bureaux à aire ouverte peut être permis pourvu que l’avocat ou le parajuriste puisse s’acquitter de son obligation de préserver la confidentialité des renseignements de leurs clients. Un exemple est un environnement de bureaux à aire ouverte qui abrite exclusivement un cabinet d’avocats ou le cabinet d’un praticien exerçant seul, où chacun des avocats, parajuristes ou employés de soutien non titulaires d’un permis a accès à tous les dossiers des clients. Il peut être nécessaire de se doter d’une salle d’attente ou d’accueil séparée avec un accès restreint aux locaux à bureau à aire ouverte pour s’assurer qu’aucune personne non autorisée ne puisse entrer, et de salles de conférence ou de réunion pour tenir des réunions privées ou avoir des conversations téléphoniques avec les clients.
 
Lorsque l’aménagement des locaux à bureau à aire ouverte peut entrainer la divulgation de renseignements confidentiels sur les clients aux personnes qui n’ont pas le droit d’avoir accès à ces renseignements, l’environnement n’est pas considéré comme conforme. Des locaux à bureau à aire ouverte partagés par un cabinet ou le cabinet d’un praticien exerçant seul avec d’autres personnes qui ne sont pas employées par le cabinet ou qui n’en font pas partie, ou un avocat ou un parajuriste interne qui partage des locaux à bureaux à aire ouverte avec des employés qui ne sont pas autorisés à avoir accès aux renseignements liés aux affaires juridiques de l’organisme, sont des exemples de ce type d’environnement. Cependant, si l’avocat ou le parajuriste informe l’organisme du risque que d’autres employés ont accès à des renseignements sur ses affaires juridiques et que l’organisme insiste néanmoins pour utiliser cet aménagement, il se peut que l’avocat ou le parajuriste employé à l’interne par cet organisme soit tenu de suivre les directives de l’employeur concernant les locaux à bureau à aire ouverte.

Ressources supplémentaires

Partager des locaux à bureau

Explication des termes et concepts