La plupart des cabinets parajuridiques ont au moins un compte général et un compte mixte en fiducie. Il est important de comprendre quelles sommes vont dans votre compte en fiducie et lesquelles vont dans votre compte général.
Chaque fois que vous recevez de l’argent :
vous devez le verser immédiatement dans un compte en fiducie. Lorsque vous recevez des fonds en fiducie, vous devriez les déposer au plus tard à la fin du jour ouvrable suivant. En cas de paiement excédentaire pour vos services facturés, vous devez transférer le montant qui vous appartient dans votre compte général dès que possible. Selon les instructions du client, vous pourriez soit détenir le paiement excédentaire en fiducie pour les honoraires et débours à venir du client, soit remettre le montant au client.
Vous ne devez pas verser dans votre compte en fiducie les sommes que vous recevez et dont la totalité constitue :
Cet argent serait normalement déposé dans votre compte général.
Vous ne pouvez pas invoquer l’alinéa 8 (1) a) du Règlement administratif n° 9 pour déposer des fonds dans votre compte général. Cet article vous oblige à obtenir la directive écrite d’un client de ne pas placer les fonds du client dans un compte en fiducie mixte. Il s’adresse aux clients qui souhaitent que leurs fonds soient placés sur un compte en fiducie portant intérêt qui doit être un compte séparé uniquement pour l’argent de ce client. Les fonds en fiducie pour les frais et débours futurs doivent toujours être déposés dans un compte en fiducie. Il ne s’agit pas de votre argent et ne peut donc pas être déposé sur votre compte général.
Un mot à propos des honoraires provisionnels généraux (mentionnés dans l’alinéa 8 (2) 2 du Règlement administratif no 9)
Avant de décider qu’un paiement constitue des honoraires provisionnels généraux, vous devriez savoir que le Barreau a établi les critères suivants à l’égard des honoraires provisionnels généraux :
- il vous incombe de démontrer que les honoraires provisionnels sont des honoraires provisionnels généraux véritables.
- une entente écrite conclue entre votre client et vous qui décrit le paiement en tant qu’honoraires provisionnels généraux ne sera pas acceptée comme concluante et les circonstances entourant le paiement seront examinées minutieusement.
-
il sera conclu qu’il s’agit d’honoraires provisionnels particuliers qui doivent être déposés dans votre compte en fiducie lorsque votre client ne comprend pas la nature de l’entente relative aux honoraires provisionnels généraux et voulait que le paiement s’applique à des services juridiques particuliers qui devaient être fournis, et lorsque le montant total versé par le client, y compris les honoraires provisionnels généraux, est comparable à vos honoraires habituels pour les services fournis.
Les honoraires provisionnels généraux sont extrêmement rares puisque les clients s’attendront vraisemblablement à ce que tout paiement fait à leur parajuriste soit destiné au paiement de ses honoraires juridiques.
Réception de montants en espèces
Lorsque vous recevez un montant en espèces, que ce soit en fiducie ou dans votre compte général, vous devez préparer un reçu en duplicata du montant en espèces qui identifie les éléments suivants :
et qui comporte :
- votre signature ou celle d’un signataire autorisé par vous à accepter un montant en espèces
- la signature de la personne de qui les espèces ont été reçues.
Un exemple de duplicata de reçu de montant en espèces se trouve dans la section Exemples de livres et registres du présent guide, au document no 11.
Veuillez prendre note que vous ne pouvez pas accepter d’une personne un montant en espèces équivalant à 7 500 $ CA ou plus à l’égard de tout dossier d’un client, sauf en conformité avec l’article 6 du Règlement administratif no 9.
1. Compte général
Le compte général est le compte d’exploitation de votre cabinet. Il est utilisé pour :
- déposer les paiements reçus de clients auxquels vous avez remis des factures pour des services juridiques accomplis
- payer les dépenses de votre cabinet : le loyer, les fournitures de bureau, les salaires du personnel, les frais bancaires, etc.
- payer les débours pour le compte de vos clients
-
vous payer.
Les fonds n’appartenant pas aux clients ne devraient pas être déposés dans ce compte.
Il faut éviter d’utiliser un compte personnel comme compte général de votre cabinet. Les comptes que vous utilisez pour votre profession doivent être produits lors d’une vérification. Les comptes personnels peuvent ne pas avoir les relevés bancaires, les chèques retournés et les doubles des bordereaux de dépôt que vous êtes tenus de garder. À des fins pratiques, il est habituellement préférable d’avoir votre compte bancaire général au même établissement financier que votre compte en fiducie.
2. Comptes en fiducie
Le compte en fiducie sert pour les fonds de vos clients, ce qui fait que si vous ne recevez pas de fonds en fiducie dans l’exercice de votre profession, vous n’avez pas à ouvrir un compte en fiducie.
Vous utilisez les comptes en fiducie pour :
Il faut éviter d’avoir des fonds en fiducie qui languissent dans des comptes en fiducie. Vous devriez examiner vos comptes du grand livre de fiducie des clients tous les mois. Tout montant qui peut être facturé et transféré dans votre compte général, ou remboursé au client, devrait l’être sans délai. Si le rapprochement des comptes en fiducie révèle que des chèques demeurent non encaissés depuis plus de quelques mois, il faut faire un suivi auprès des bénéficiaires pour vérifier s’ils ont reçu les chèques. Une fois qu’un chèque est périmé (c.-à-d. qu’il n’a pas été encaissé dans les six mois de la date du chèque), vous devez faire opposition au chèque, réinscrire le montant du chèque dans le grand livre de fiducie des clients au crédit du client visé et émettre de nouveau le chèque, s’il y a lieu. Si vous ne pouvez pas localiser le client, bien que vous ayez fait des efforts raisonnables au cours d’une période de deux ans, vous pouvez demander de verser les sommes dans les fonds en fiducie non réclamés du Barreau. Des renseignements sur ce fonds et le formulaire de demande se trouvent sur le site Web du Barreau.
Conformément au paragraphe 4(1)5 du Règlement administratif n° 8, lorsque vous ouvrez ou que vous fermez un compte en fiducie, vous devez immédiatement communiquer par écrit au Barreau tout numéro du compte où vous avez versé des fonds de clients en fiducie. Vous trouverez un exemple de rapport dans les annexes.
Il existe différents types de comptes en fiducie :
a) Compte mixte en fiducie
Le type le plus courant de compte en fiducie dans un cabinet juridique est appelé un compte en fiducie « mixte » ou « commun ». Il s’agit de tout compte dans lequel des fonds sont détenus pour plus d’un client. Lors de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie, vous devez donner à votre établissement financier une directive écrite prévoyant le versement de tout intérêt gagné sur le compte directement à la Fondation du droit de l’Ontario. Vous devez envoyer une copie de cette lettre à la Fondation du droit de l’Ontario. Vous devez rendre compte chaque année de tous les comptes en fiducie mixtes, ainsi que des dates d’ouverture et de clôture (le cas échéant) dans votre déclaration annuelle. Ces renseignements seront communiqués à la Fondation du droit de l’Ontario. Vous trouverez un modèle de lettre d’instructions à une institution financière dans les annexes.
Il faut veiller à ce que l’entente que vous signez lors de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie précise que l’établissement doit déduire tous frais d’administration reliés au compte en fiducie de votre compte général et ne permette pas à l’établissement financier de retirer, unilatéralement, des fonds de votre compte en fiducie. Toutefois, si vous déposez un chèque dans votre compte en fiducie et qu’il est retourné pour insuffisance de fonds (chèque sans provision), votre établissement financier déduira ce montant de votre compte parce qu’il n’a jamais reçu les fonds. Assurez-vous de ne pas retirer des fonds de votre compte en fiducie pour le compte d’un client tant que les chèques de ce client n’ont pas été compensés, c.-à-d. que votre établissement financier a reçu les fonds de l’établissement financier de votre client. Vous devriez vérifier avec votre établissement financier pour savoir combien de jours sont nécessaires pour compenser un chèque.
Chaque fois que vous recevez des fonds en fiducie, vous devez immédiatement les déposer dans un compte en fiducie qui est sous votre nom ou celui du cabinet dont vous êtes un associé ou un employé. Vous devriez déposer les fonds en fiducie que vous recevez avant la fin du prochain jour ouvrable. Si vous êtes un parajuriste exerçant seul qui partage des locaux avec d’autres parajuristes, vous devez avoir votre propre compte en fiducie séparé et vos livres et registres séparés pour vos opérations en fiducie. Votre compte en fiducie devrait être clairement identifié comme étant « en fiducie » sur vos relevés bancaires et vos chèques.
Au 30 mai de chaque année, vous devriez contacter votre succursale bancaire afin de mettre à jour les renseignements relatifs aux bénéficiaires de tout compte mixte en fiducie au 30 avril de cette année aux fins de la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) : les dépôts admissibles sont assurés jusqu’à un maximum de 100 000 $ par bénéficiaire (c.-à-d. par client) du compte en fiducie. Veuillez communiquer avec votre succursale bancaire ou avec la SADC pour plus de détails ou consulter le site Web de la SADC pour des renseignements concernant expressément les comptes en fiducie et le Règlement administratif sur la divulgation conjointe et fiduciaire.
b) Compte en fiducie séparé portant intérêt
Ce type de compte en fiducie détient les fonds en fiducie d’un seul client. Les comptes séparés portant intérêt courant sont les comptes sur livret, les CPG et les dépôts à terme. Les intérêts générés par ces comptes appartiennent au client et ils devraient être consignés dans vos registres relatifs aux fonds reçus en fiducie puisqu’ils sont gagnés pour chaque client. De même, tous frais d’administration sont facturés aux clients et consignés en tant que débours pour ces clients.
Chaque fois que vous allez détenir des sommes importantes pour un client pour une longue période, vous devriez lui demander s’il désire recevoir les intérêts sur les fonds ou non. Vous devez obtenir les instructions du client par écrit, conformément à l’alinéa 8 (1) a) du Règlement administratif no 9 en prenant soin que le client ne se tourne pas vers vous pour des conseils financiers ou en matière d’investissement.
Tous les comptes distincts portant intérêt ne sont pas garantis par la SADC. Vous devez donc vous assurer que votre client comprend la nature de l’investissement et qu’il disposera de fonds suffisants lorsqu’il en aura besoin avant d’accepter les instructions écrites de votre client.
Si le client vous donne la directive de mettre son argent dans un compte séparé portant intérêt, examinez si les fonds seront nécessaires sur un court avis puisque certains placements ont un taux d’intérêt réduit ou pas d’intérêt en cas de rachat anticipé. De plus, décidez comment l’intérêt sera traité et notez le NAS du client ou son numéro d’entreprise pour l’imputation du revenu en intérêts aux fins de l’impôt sur le revenu. Cet argent, cependant, doit toujours être consigné dans vos registres fiduciaires car il s’agit de l’argent de votre client et il est considéré comme un fonds en fiducie aux fins du Règlement administratif n° 9.
Si on vous demande de détenir des fonds qui font l’objet d’un différend dans un compte portant intérêt, envisagez d’obtenir des instructions écrites de toutes les parties afin de vous permettre de facturer des frais mensuels pour l’administration des fonds si les parties ne se sont pas entendues sur la manière de disposer des fonds dans un délai raisonnable, par exemple, entre trois et six mois.
Établissements financiers pour les comptes mixtes en fiducie des parajuristes
Vos comptes mixtes en fiducie doivent être ouverts dans l’un des établissements suivants :
Au moment de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie, il faut s’assurer que l’établissement financier :
- a une entente avec la Fondation du droit de l’Ontario pour le paiement de l’intérêt sur les comptes mixtes en fiducie
-
peut vous fournir des relevés bancaires mensuels et les chèques retournés, y compris les chèques certifiés, conformément aux exigences du Règlement administratif no 9 (les images de chèques, montrant clairement le recto et le verso des chèques encaissés, sont acceptables).
Conservation des registres financiers
Vos registres financiers doivent demeurer disponibles pendant les périodes énoncées à l’article 23 du Règlement administratif no 9. Ceci veut dire que vous devez conserver les registres décrits à l’article 18 du Règlement administratif no 9 pour les durées suivantes :
1. Les six (6) dernières années complétées plus l’année courante :
- l’état des virements entre les comptes du grand livre des clients
- les livres-journaux de reçus généraux et de décaissements généraux
- le livre des honoraires ou le dossier chronologique des factures des clients
- le livre de duplicata de reçu de montant en espèces.
2. Les dix (10) dernières années complétées plus l’année courante :
Alors que le Règlement administratif no 9 vous oblige à conserver vos registres à jour en tout temps, vous assurer que vos registres soient exacts, lisibles, détaillés et à jour vous aidera à exploiter votre cabinet parajuridique de manière plus efficace. Laisser vos registres prendre du retard peut être très couteux et demander beaucoup de temps et cela peut nuire à vos relations avec la clientèle. Voir la section Exemples de livres et registres dans le présent guide, pour des exemples de registres financiers exigés par l’article 18 du Règlement administratif no 9.
Bien que l’article 21 du Règlement administratif no 9 vous permette de conserver vos registres financiers en format électronique, vous devez être en mesure de produire des copies papier de vos registres pour le Barreau pour les durées mentionnées ci-dessus. Nous vous suggérons d’imprimer vos livres-journaux et vos registres mensuellement afin d’éviter les problèmes trop courants causés par les pannes d’ordinateur, la corruption de données et les incompatibilités découlant des mises à niveau de logiciel. Si vous préparez des registres financiers à la main, ils doivent être permanents, c.-à-d. écrits à l’encre, ou écrit au crayon et photocopiés.
Gardez à l’esprit que, peu importe que vous vous occupiez vous-même de votre tenue de livres, que vous affectiez un membre du personnel à cette tâche ou que vous reteniez les services d’un comptable, vous (et vos associés, le cas échéant) êtes responsables de vous assurer que votre cabinet tienne les registres exigés et suive les exigences relatives aux opérations touchant des fonds du Règlement administratif no 9. Vous devriez vous assurer que quiconque s’occupe de la tenue de vos registres comptables soit familier avec le Règlement administratif no 9 du Barreau. Il y a certains éléments à propos desquels votre personnel et vous-même devez être vigilants :
Vous devriez vous assurer d’avoir le contrôle sur vos registres comptables en tout temps, qu’ils sont gardés en sécurité et restent confidentiels.
Consultez l’exemple de Guide d’auto-évaluation des contrôles internes, dans les annexes, pour ceux-ci et d’autres contrôles internes appropriés à votre bureau, notamment si votre cabinet effectue des opérations avec des fonds en fiducie de clients, afin de vous assurer que votre personnel et vous suivez les bonnes procédures relatives à la tenue de registres et aux opérations touchant des fonds.
Décaissements de fonds en fiducie
Il est important d’avoir une piste de vérification, en consignant chaque étape et en préservant les documents originaux et à l’appui (pièces justificatives) pour toutes les opérations d’une entreprise, mais notamment si vous effectuez des opérations touchant des fonds de clients en fiducie. Un décaissement en fiducie doit toujours être fait par un parajuriste titulaire de permis du Barreau qui est autorisé à effectuer des opérations touchant des fonds en fiducie. L’autorisation écrite signée, comme un chèque, le formulaire 9A, une lettre d'instructions à votre institution financière, fait alors partie de vos documents comptables. Si vous déclarez faillite, vous n’êtes pas autorisé à gérer ou à avoir des comptes en fiducie à votre nom (article 2 du Règlement administratif no 9).
L’article 9 du Règlement administratif no 9 vous permet de retirer des fonds en fiducie que vous détenez pour un client pour les raisons suivantes uniquement :
Vous pouvez retirer des fonds en fiducie par chèque, traite bancaire et par télévirement par l’intermédiaire de votre banque. Vous pouvez utiliser des services bancaires en ligne pour retirer des fonds en fiducie uniquement si vous respectez les exigences de l’article 12 du Règlement administratif no 9. Si vous retirez des fonds en fiducie afin de payer vos honoraires ou débours, l’article 10 du Règlement administratif no 9 exige que vous le fassiez de l’une des méthodes suivantes : par un chèque payable à votre ordre ou à celui de votre cabinet, par un virement à un compte qui n’est pas un compte en fiducie (soit u compte général) à votre nom ou à celui de votre cabinet ou par télévirement. Le retrait de fonds en fiducie en espèces est risqué et ne devrait être fait que sur instructions écrites du client; vous devriez toujours obtenir un reçu signé par le bénéficiaire du paiement. Vérifiez toujours le grand livre des comptes en fiducie de vos clients pour vous assurer que vous détenez suffisamment de fonds en fiducie pour un client particulier avant de débourser des fonds pour ce client. Vous devez confirmer les périodes de retenue de fonds de votre institution financière pour vous assurer que les chèques que vous avez déposés des clients ont été compensés et ne seront pas retournés sans provision (fonds insuffisants).
Si vous recevez des espèces pour honoraires, débours, dépenses ou cautionnement, l’alinéa 6 e) du Règlement administratif no 9 exige que vous fassiez tout remboursement à partir de ces fonds également en espèces.
1. Chèques versus traites bancaires
Vous devez savoir que les chèques laissent de meilleures pistes de vérification que les traites bancaires. Les chèques encaissés, y compris les chèques certifiés, constituent vos registres et vous devez prendre des arrangements avec votre établissement financier pour qu’il vous les retourne avec vos relevés de banque chaque mois. Certains établissements financiers fournissent des images de chèques qui sont envoyées électroniquement à votre cabinet. Les traites bancaires sont les registres des établissements financiers. Ceux-ci ne conservent en général pas leurs registres originaux pour la période de dix ans pendant laquelle vous êtes tenu de conserver vos registres bancaires. Les chèques retournés confirment que les fonds ont été compensés et portent les détails de l’endossement au verso. Votre copie d’une traite bancaire ne confirmera aucun de ces renseignements, et l’obtention d’une copie de la traite bancaire de votre établissement financier afin de prouver le paiement peut vous demander temps et argent.
Vous ne devez pas émettre de chèques ou de traites bancaires en fiducie payables au « porteur » (article 11 du Règlement administratif no 9) et vous devriez retirer des fonds en espèces du compte en fiducie seulement lorsque cela est nécessaire (par ex. remboursements d’honoraires, débours, dépenses ou cautionnement payés en espèces conformément à l’alinéa 6 e) du Règlement administratif no 9), ou selon les instructions écrites du client. Obtenez toujours un reçu détaillé pour vos dossiers de vérification.
2. Retraits du compte en fiducie par Internet
Si vous retirez des fonds par services bancaires en ligne, vous devez suivre la procédure énoncée à l’article 12 du Règlement administratif no 9 :
- remplir le Formulaire 9A pour chaque opération relative à un client (voir les annexes pour un exemple du Formulaire 9A rempli)
(Ce formulaire doit être signé par une personne qui a reçu l’autorisation de signer relativement à votre compte en fiducie. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, il doit s’agir d’un avocat ou d’un parajuriste titulaire de permis du Barreau qui a le droit de détenir des fonds en fiducie.)
- une personne, en utilisant un mot de passe, entre les données relatives au virement conformément à ce qu’indique le Formulaire 9A
- une autre personne, ayant un mot de passe distinct, autorise le virement
(Un parajuriste exerçant seul, sans employés, peut entrer les données et autoriser l’opération.)
- imprimer la confirmation électronique de l’opération qui doit comprendre :
- votre numéro de compte en fiducie
- le nom, la succursale et l’adresse où se trouve le compte auquel les fonds ont été virés
- le nom du compte dans lequel les fonds ont été virés
- le numéro du compte dans lequel les fonds ont été virés
- l’heure et la date auxquelles les données relatives à l’opération et l’autorisation ont été reçues par votre établissement financier
- l’heure et la date à laquelle votre établissement financier vous envoie la confirmation de l’opération
(Bien que cette confirmation doive être obtenue avant la fin du jour ouvrable suivant, en réalité il se peut qu’elle ne soit pas disponible, à moins d’être imprimée immédiatement.)
- au plus tard à la fin du deuxième jour ouvrable suivant l’opération, comparer le Formulaire 9A avec la confirmation imprimée et vérifier que les fonds ont été retirés conformément à ce qui figure sur le Formulaire 9A
- écrire le nom du client, l’objet du dossier du client et tout numéro de dossier sur la confirmation imprimée
- signer et dater la confirmation imprimée.
Tant le Formulaire 9A que la confirmation imprimée doivent être conservés en ordre de numéro de demande dans vos registres financiers. Vous pouvez également en conserver une copie dans le dossier du client.
Identification des clients et vérification – Règlement administratif no 7.1, partie III
Depuis le 31 décembre 2008, le paragraphe 22 (1) du Règlement administratif no 7.1 exige que vous obteniez des renseignements précis qui identifient vos clients pour toutes les nouvelles affaires de vos clients; de plus, si vous recevez, déboursez ou virez des fonds, ou si vous donnez des directives à cet effet, vous devez également vérifier l’identité du client. Veuillez examiner l’article 23 du Règlement administratif no 7.1 pour les exigences particulières en matière d’identification et de vérification, et les paragraphes 22 (2), (3) et (4) pour les exemptions relatives à certains titulaires de permis, à certains fonds et à certains clients. Vous devriez vous familiariser avec les définitions de l’article 20 et avec les durées pour lesquelles vous devez conserver les renseignements relatifs à l’identification des clients et aux vérifications qui se trouvent au paragraphe 23 (14) du Règlement administratif. Vous trouverez des exemples de formulaires d'identification remplis pour les particuliers et les organismes dans la section Exercice de livres et registres du présent guide; des renseignements et ressources supplémentaires sont également accessibles sur le site Web du Barreau au : https://www.lso.ca/avocats/ressources-et-soutiens-a-la-pratique/sujets-lies-a-la-gestion-de-la-pratique/rapport-avocat-client/identification-et-verification
Facturer les clients
Dans tous les cas, vous devez envoyer au client des factures contenant une déclaration claire du montant dû et fournissant des détails adéquats sur les services juridiques que vous avez fournis et sur tout débours encouru au nom du client. Vous devez toujours envoyer une facture finale, mais si l’affaire est longue, il peut être approprié d’envoyer des factures intermédiaires, par exemple mensuelles. Les renseignements relatifs à la facture doivent être consignés dans un registre d’honoraires détaillant les honoraires facturés au client, les autres frais facturés au client, la date de facturation et le client à qui la facture est destinée. Vous pouvez également conserver des copies des factures par ordre de date dans un dossier de facturation chronologique.
Si vous avez de l’argent en fiducie pour payer votre facture, alors une fois que vous avez terminé les services que vous avez accepté de fournir au client et que vous lui avez envoyé une facture pour ces services, l’article 9 (1) (3) du Règlement administratif no 9 vous permet de transférer l’argent dans votre compte général. La facture doit être saisie et affichée dans vos registres financiers avant que vous ne transfériez l’argent du compte fiduciaire au compte général pour les honoraires gagnés.
Un système de facturation approprié ne se limite pas aux pratiques où une facture est nécessaire pour libérer les fonds de la fiducie. Lorsque vous fournissez des services sans avoir reçu d’avance des honoraires provisionnels, il est toujours essentiel que vous disposiez d’un système de facturation adéquat. Vos factures sont la base sur laquelle votre système de facturation et de comptabilité est construit.
Paiements par cartes de crédit et de débit
Si vous acceptez de vos clients des paiements par cartes de crédit ou de débit, vous devez prendre des arrangements avec votre établissement financier afin que les honoraires provisionnels pour vos honoraires et débours futurs soient versés directement dans votre compte en fiducie, et les paiements pour vos honoraires déjà facturés à vos clients, directement dans votre compte général. Vous aurez probablement besoin de deux comptes commerciaux pour faire ceci. Vous ne pouvez pas déposer les honoraires provisionnels et les paiements dans un seul compte, et transférer immédiatement après les fonds qui ne sont pas censés être dans ce compte dans votre autre compte. Si vous acceptez les deux types de paiement par cartes de débit, il vous faudra deux machines, une pour votre compte en fiducie et une pour votre compte général. Voir la section Utilisation des cartes de crédit dans une pratique de services juridiques, dans les annexes.
Si vous utilisez votre propre carte de crédit pour effectuer un paiement au nom d’un client, vous devez enregistrer les détails du paiement dans votre journal général des paiements le jour où vous effectuez le paiement.
Guichets automatiques
Si votre établissement financier offre un accès par guichet automatique à votre compte en fiducie, vous ne pouvez l’utiliser que pour les dépôts. Veillez à ce que votre carte bancaire soit codée pour ne permettre que les dépôts. Lisez attentivement la convention et assurez-vous de comprendre les risques associés à l’utilisation de ce mode de dépôt. Selon certaines conventions, le déposant est responsable des fonds jusqu’à ce qu’ils soient reçus par un représentant de la banque. Vous devriez toujours imprimer un reçu du dépôt par guichet automatique et inscrire sur celui-ci la source des fonds et la référence du client et conserver les reçus en ordre chronologique avec vos bordereaux de dépôt.
Conclusion
Nous espérons que les renseignements fournis dans le présent Guide vous aideront à la tenue des livres et registres de votre cabinet. N’oubliez pas que c’est votre responsabilité en tant que parajuriste de vous assurer que votre cabinet respecte le Code de déontologie des parajuristes et les règlements administratifs du Barreau. Garder des registres financiers clairs, complets et à jour vous aide non seulement à vous assurer de respecter le Code et les règlements administratifs du Barreau, cela permet également à votre cabinet de fonctionner plus efficacement et de fournir un meilleur service à la clientèle. Si vous avez des questions ou des commentaires à propos du présent Guide, veuillez communiquer avec le Service d’aide à la gestion de la pratique au 416 947-3315, ou au numéro sans frais en Ontario 1 800 668-7380, poste 3315 ou consultez le site Web du Barreau au www.lso.ca.
Exemples de livres et registres
Voici des exemples de registres financiers mentionnés dans le Règlement administratif no 9, qui montrent comment vous pouvez consigner les types courants d’opérations fiduciaires qui surviennent dans un cabinet parajuridique.
1. Livre-journal de reçus de fiducie : paragraphe 18 (1) du Règlement administratif no 9
Pour chaque montant que vous recevez en fiducie pour un client, vous devez enregistrer :
Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de reçus de fiducie
|
Date 2014
|
Fonds
reçus de
|
Client
|
Montant
|
Méthode de paiement
|
Objet
|
|
12 juillet
|
Jane Piper
|
Piper - obj. : cour des petites créances
|
300 $
|
Chèque
|
Mandat
|
|
3 aout
|
Susan Silver
|
Silver - obj.: code de la route
|
100 $
|
Carte de crédit
|
Mandat
|
|
9 aout
|
Jane Piper
|
Piper - obj.: cour des petites créances
|
125 $
|
Chèque
|
Mandat
|
|
16 aout
|
Ali Said
|
Said - obj.: accusations sommaires
|
600 $
|
Chèque certifié
|
Mandat
|
|
18 aout
|
David Silver
|
Silver - obj.: cour des petites créances
|
100 $
|
Espèces
|
Mandat
|
2. Livre-journal de décaissements : paragraphe 18 (2) du Règlement administratif no 9
Pour chaque paiement que vous faites sur le compte en fiducie, vous devez enregistrer :
Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de décaissement de fiducie
| Date 2014 |
Méthode /
numéro |
Payé à |
Objet |
Client |
Montant |
| 30 juillet |
ET no 0081 |
Paula Parajuriste |
Frais de mandant |
Piper - obj. : cour des petites créances |
282,50 |
| 5 aout |
Chèque no 012 |
Ville de Toronto |
Amende |
Silver - obj. : Code de la route |
325,00 |
| 16 aout |
Chèque no 013 |
Ministre des Finances |
Avis de saisie-arrêt |
Piper - obj. : cour des petites créances |
100,00 |
| 23 aout |
Chèque no 014 |
Ministre des Finances |
Amende |
Said - obj. : accusations sommaires |
500,00 |
| 23 aout |
ET no 0082 |
Paula Parajuriste |
Fria de signification |
Said - obj. : accusations sommaires |
400,00 |
| 27 aout |
Chèque no 015 |
Ministre des Finances |
Réclamation du demandeur |
Silver - obj. : cour des petites créances |
75,00 |
Remarque : Le livre-journal de reçus de fiducie et le livre-journal de décaissements de fiducie peuvent être combinés en un seul livre-journal, souvent appelé le « livre-journal de caisse de fiducie ».
3. Grand livre des clients : paragraphe 18 (3) du Règlement administratif no 9
Chaque fois que vous enregistrez un reçu ou un paiement de fonds en fiducie dans le livre-journal de reçus ou de décaissements de fiducie, vous devez également enregistrer le reçu ou le paiement pour le client particulier dans le grand livre de fiducie des clients et calculer le solde non dépensé pour ce client. De la sorte, vous savez toujours exactement combien vous avez en fiducie pour chaque client.
Consignez chaque dépôt dans votre compte en fiducie au nom du client pour lequel vous l’avez reçu. Le compte mixte en fiducie vise les fonds de votre client. Ne mettez aucun de vos fonds, ni ceux de votre cabinet comme, par exemple, une couverture pour les frais bancaires, dans votre compte en fiducie. Il ne devrait pas y avoir de compte dans le grand livre de fiducie à votre nom, au nom de votre cabinet, ni aucun autre nom tel que « divers », « compte d’attente » ou « inconnu », qui n’est pas un nom de client. Les reçus, décaissements et soldes de chaque client sont énumérés séparément, de façon à ce que vous sachiez combien vous détenez en fiducie pour chaque client. Pour des raisons pratiques, la plupart des cabinets créent un compte séparé dans le grand livre de fiducie des clients pour chaque affaire séparée d’un même client, ce qui fait qu’il y aura une carte ou un compte séparé pour chaque affaire d’un client. Ensemble, ces comptes constituent le grand livre de fiducie des clients. Vous pouvez conserver des copies des comptes particuliers du grand livre de fiducie des clients pour chaque client dans les dossiers des clients, mais vous devez tenir le grand livre entier comme élément de vos registres comptables.
Exemple :
Paula Parajuriste
Grand livre de fiducie des clients
Compte : PIPER, Jane - obj. : cour des petites créances
| Date 2014 |
Détails |
Reçus |
Débours |
Solde |
| 12 juillet |
Mandat - obj. : cour des petites créances |
300,00 |
|
300,00 |
| 30 juillet |
Virement au compte général Facture 0118 |
|
282,50 |
17,50 |
| 9 aout |
Mandat- obj.: cour des petites créances |
125,00 |
|
142,50 |
| 16 aout |
Avis de saisie-arrêt |
|
100,00 |
42,50 |
Compte : SAID, Ali - obj. : acccusations sommaires
| Date 2014 |
Détails |
Reçus |
Débours |
Solde |
| 16 aout |
Avance sur amende |
600,00 |
|
600,00 |
| 23 aout |
Paiement d'amende |
|
500,00 |
100,00 |
| 23 aout |
Virement au compte général
Facture 0119 |
|
100,00 |
0,00 |
Compte : SILVER, David - obj. : Cour des petites créances
| Date 2014 |
Détails |
Reçus |
Débours |
Solde |
| 18 aout |
Mandat - obj. : cour des petites créances |
100,00 |
|
100,00 |
| 27 aout |
Dépôt de la demande du défendeur |
|
75,00 |
25,00 |
| 30 aout |
Virement de S. Silver |
10,00 |
|
35,00 |
Compte : SILVER, Susan - obj. : Code de la route
| Date 2014 |
Détails |
Reçus |
Débours |
Solde |
| 3 aout |
mandat - obj. : Code de la route |
100,00 |
|
100,00 |
| 5 aout |
Paiement de contravention |
|
90,00 |
10,00 |
| 30 aout |
Virement à D. Silver |
|
10,00 |
0,00 |
4. Registre de virements de fonds en fiducie : paragraphe 18 (4) du Règlement administratif no 9
Chaque fois que des fonds sont transférés du compte du grand livre de fiducie d’un client à celui d’un autre client, vous devez enregistrer le virement et en expliquer le motif.
Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de virements de fonds en fiducie*
| Date 2014 |
Du client |
Au client |
Montant |
Motif |
| 30 aout |
Susan Silver - obj. : traffic |
David Silver -
obj. : Cour des petites créances |
10,00 |
Provisions non utiilisées, affaire terminée; selon les instructions écrites de Susan Silver |
*Dans cet exemple, l’affaire relative au Code de la route de Susan Silver est maintenant terminée et elle a déjà été entièrement facturée pour les services fournis. Elle a donné des instructions écrites à Paula Parajuriste pour qu’elle vire le solde de sa provision pour l’affaire relative au Code de la route au compte de son fils pour l’affaire relative à la Cour des petites créances dont Paula Parajuriste s’occupe également. Une entrée de virement de fonds en fiducie est requise pour les virements entre clients, mais pas pour les affaires concernant le même client, bien que vous deviez obtenir les instructions du client avant de virer les fonds du client vers une autre affaire pour ce client.
5. Livre-journal de reçus généraux : paragraphe 18 (5) du Règlement administratif no 9
Pour chaque montant que vous recevez dans le cadre de votre profession qui n’est pas constitué de fonds en fiducie, vous devez enregistrer :
| Date 2014 |
Fonds reçus de |
Montant |
Méthode de paiement |
| 2 juillet |
Banque ACME - obj. : prêt bancaire |
2 500,00 |
Traite bancaire |
| 7 juillet |
Stephen Bell - obj. : facture 0116 |
400,00 |
Chèque |
| 12 juillet |
Angela Finelli - obj. : facture 0117 |
169,50 |
Chèque |
| 30 juillet |
Virement du compte en fiducie - obj. : Piper, facture 0118 |
282,50 |
Virement 0081 |
| 16 aout |
Stephen Bell - obj. : facture 0116 |
100,00 |
Espèces |
| 23 aout |
Virement du compte en fiducie - obj. : Said, facture 0119 |
100,00 |
Virement 0082 |
| 30 aout |
Stephen Bell - obj. : facture 0116 |
65,00 |
Espèces |
6. Livre-journal de décaissements généraux : paragraphe 18 (6) du Règlement administratif no 9
Pour chaque paiement que vous faites dans le cadre de votre profession qui n’est pas constitué de fonds en fiducie, vous devez enregistrer :
- la date à laquelle vous avez fait le paiement
- la méthode que vous avez employée pour faire le paiement, par ex., chèque, traite bancaire
- le numéro du document que vous avez utilisé pour faire le paiement, par ex. le numéro du chèque, le numéro de la traite bancaire
- le montant du paiement
- le nom de la personne à qui vous avez fait le paiement.
Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de décaissements généraux
| Date 2014 |
Méthode / numéro |
Payé à |
Détails |
Montant |
TVH versée |
Montant total |
| 2 juillet |
Chq 51 |
Pierre Proprio |
Loyer |
1 000,00 |
130,00 |
1 130,00 |
| 12 juillet |
Chq 52 |
Fournitures de bureau ABC |
Papeterie |
200,00 |
26,00 |
226,00 |
| 26 juillet |
Débit du compte |
Banque Acme |
Frais de service |
20,00 |
2,60 |
22,60 |
| 3 aout |
Chq 53 |
Pierre Proprio |
Loyer |
1 000,00 |
130,00 |
1 130,00 |
7. Grand livre général de clients
Le Règlement administratif no 9 n’exige pas ce registre, mais il représente une bonne pratique, car il est utile pour suivre la trace de l’ensemble des dépenses, des factures et des paiements faits pour chaque client dans un registre pratique, ce qui vous permet de savoir combien chaque client vous doit. Comme pour le grand livre de fiducie des clients, les détails de chaque dossier séparé d’un client sont habituellement inscrits dans une carte ou un compte séparé. Nous vous recommandons également de faire le rapprochement de votre ou vos comptes généraux tous les mois.
Exemple :
Paula Parajuriste
Grand livre général de client
Compte : BELL, Stephen - obj. : Cour des petites créances
| Date 2014 |
Détails |
Dépenses payées |
TVH |
Honoraires |
Paiements du client |
Solde dû |
| 2 juillet |
Honoraires – facture 0116 |
|
65,00 |
500,00 |
|
565,00 |
| 7 juillet |
Paiement du client |
|
|
|
400,00 |
165,00 |
| 16 aout |
Paiement du client |
|
|
|
100,00 |
65,00 |
| 30 aout |
Paiement du client |
|
|
|
65,00 |
0,00 |
Compte : FINELLI, Angela - obj. : Code de la route
| Date 2014 |
Détails |
Dépenses payées |
TVH |
Honoraires |
Paiements du client |
Solde dû |
| 2 juillet |
Honoraires – facture 0117 |
|
19,50 |
150,00 |
|
169,50 |
| 12 juillet |
Paiement du client |
|
|
|
169,50 |
0,00 |
Compte : PIPER, Jane - obj. : Cour des petites créances
| Date 2014 |
Détails |
Dépenses payées |
TVH |
Honoraires |
Paiements du client |
Solde dû |
| 26 juillet |
Honoraires – facture 0118 |
|
32,50 |
250,00 |
|
282,50 |
| 30 juillet |
Du compte en fiducie |
|
|
|
282,50 |
0,00 |
Compte : SAID, Ali - obj. : accusations sommaires
| Date 2014 |
Détails |
Dépenses payées |
TVH |
Honoraires |
Paiements du client |
Solde dû |
| 17 aout |
Honoraires – facture 0119 |
|
13,00 |
100,00 |
|
113,00 |
| 23 aout |
Du compte en fiducie |
|
|
|
100,00 |
13,00 |
Compte : SILVER, Susan - obj. : Code de la route
| Date 2014 |
Détails |
Dépenses payées |
TVH |
Honoraires |
Paiements du client |
Solde dû |
| 30 aout |
Honoraires – facture 0120 |
|
6,50 |
50,00 |
|
56,50 |
8. Livre des honoraires : paragraphe 18 (7) du Règlement administratif no 9
Lorsque vous facturez vos clients, vous pouvez soit enregistrer les renseignements dans un livre d’honoraires, soit garder chaque facture en ordre chronologique (par date) dans un dossier de facturation. Bon nombre de cabinets de services juridiques gardent les deux registres. Un cartable à anneaux avec des onglets pour chaque mois fonctionne bien pour le dossier de facturation. Si vous tenez un livre des honoraires, vous devez enregistrer les renseignements suivants :
- les honoraires facturés au client
- les autres éléments facturés au client
- la date de facturation
- le nom du client facturé.
Exemple :
Paula Parajuriste
Livre des honoraires
|
Date 2014
|
No de fact.
|
Client
|
Honoraires
facturés
|
Débours facturés
|
TVH facturée
|
Total facturé
|
|
2 juillet
|
0116
|
Bell - obj. : Cour des petites créances
|
500,00
|
0,00
|
65,00
|
565,00
|
|
2 juillet
|
0117
|
Finelli - obj. : Code de la route
|
150,00
|
0,00
|
19,50
|
169,50
|
|
26 juillet
|
0118
|
Piper - obj. : Cour des petites créances
|
250,00
|
0,00
|
32,50
|
282,50
|
|
17 aout
|
0119
|
Said - obj. : Accusations sommaires
|
100,00
|
0,00
|
13,00
|
113,00
|
|
30 aout
|
0120
|
Silver, S - obj. : Code de la route
|
50,00
|
0,00
|
6,50
|
56,50
|
* Aucun compte fiduciaire n’a été créé pour Angela Finelli ou Stephen Bell car aucun argent n’est reçu en fiducie pour eux. Paula Parajuriste ne fait que facturer ses services à ces clients à mesure que les services sont rendus, sans honoraires provisionnels.
9. Rapprochement des comptes bancaires en fiducie, liste de fiducie et comparaison des comptes en fiducie : paragraphe 18 (8) du Règlement administratif no 9
Vous devez comparer les éléments suivants :
a) vos soldes de comptes en fiducie rapprochés
b) votre total des fonds en fiducie des clients.
Ces deux montants doivent être identiques. Il s’agit là d’un des plus importants registres de fiducie et vous devez le remplir au plus tard le 25 de chaque mois pour tous les fonds en fiducie que vous déteniez à la fin du mois précédent. Vous devriez corriger immédiatement toute insuffisance dans les comptes en fiducie et corriger toute erreur de la banque ou d’entrée avant la fin du mois suivant.
Pour le rapprochement des comptes en fiducie, vous devez :
- cocher tous les chèques retournés (ou images de chèques) sur le relevé bancaire du compte en fiducie pour le mois antérieur, en prenant note des écarts dans les montants
- à partir de votre livre-journal de décaissements de fiducie, identifier tout chèque qui a été émis, mais n’a pas encore été compensé par la banque
- faire la liste des chèques en circulation par numéro de chèque, par date d’émission et par montant, et faire le total des montants
- à partir de votre registre de dépôts, cocher tous les dépôts sur le relevé bancaire en prenant note des écarts dans les montants
- faire la liste des dépôts du mois précédent, par date et par montant, qui ne sont pas enregistrés sur le relevé bancaire; il s’agit de vos dépôts en transit
- faire la liste des erreurs de la banque et des erreurs dans les entrées des registres individuellement suivant la date où elles ont été commises et fournir une brève explication; une copie de tout document à l’appui, comme une note de la banque, devrait être jointe au rapprochement
-
à partir du solde sur le relevé bancaire du compte en fiducie, soustraire le montant des chèques en circulation, additionner celui des dépôts en transit et rajuster pour toute erreur de la banque ou d’entrée afin de calculer le solde en banque rapproché du compte en fiducie.
Pour la liste de fiducie des clients, vous devez :
- à partir du grand livre de fiducie des clients, identifier tout client pour lequel vous déteniez des fonds à la fin du mois précédent
- faire la liste des noms des clients, dans un ordre logique, avec le solde des fonds en fiducie non dépensés pour chaque client à la fin du mois précédent
- inclure la date de la dernière activité pour le solde des fonds en fiducie de chaque client sur la liste de fiducie des clients afin de vous aider à surveiller les montants inactifs ou sans mouvement
- faire le total de la liste de fiducie des clients.
Comparez le solde rapproché des comptes bancaires en fiducie avec le total de la liste de fiducie des clients. Si ces deux montants ne sont pas identiques, vous devez trouver et corriger l’écart.
Exemple :
Paula Parajuriste
Rapprochement des comptes bancaires en fiducie au 31 aout 2014
Compte mixte en fiducie :
Solde selon le relevé bancaire 643,50 $
Moins : Chèques en circulation (voir la liste ci-dessous) 575,00
Plus : Dépôts en transit – 31aout14 0,00
Plus : Erreur de la banque – 11aout14 9,00
Chq 012 compensé 99,00 $ au lieu de 90,00$,
corrigé le 28sept14 par note de la banque pour crédit
Solde rapproché du compte en fiducie mixte au 31 aout 2014 77,50 $
Chèques en circulation :
Chèque # Date Montant
014 23aout14 500,00 $
015 27aout14 75,00
Total des chèques en circulation : 575,00 $
Liste de fiducie de clients au 31 aout 2014
(à partir des soldes du grand livre de fiducie des clients)
Nom de dossier Dernière date d'activité Montant
PIPER, Jane 16aout14 42,50
SAID, Ali 23aout14 0,00
SILVER, David 30aout14 35,00
SILVER, Susan 30aout14 0,00
Total des fonds en fiducie des clients : 77,50 $
Total des obligations de fiducie envers les clients au 31 aout 2014 77,50 $
Comparaison des comptes en fiducie au 31 aout 2014
Total du solde rapproché des comptes en fiducie 77,50 $
Total des soldes non dépensés selon le grand livre de fiducie des clients 77,50 $
Préparé le : 21 sept. 2014
Revu le : 25 sept. 2014
Signature : P. Parajuriste
Peu importe qui effectue la comparaison des comptes en fiducie, vous devriez prendre l’habitude de l’examiner, ainsi que toutes les pièces justificatives, au plus tard le 25 de chaque mois afin de vous assurer que :
- la comparaison a été terminée en temps voulu
- tous les fonds en fiducie des clients ont été inclus : fiducie mixte, carnet de banque, CPG, dépôts à terme, etc.
- les soldes des relevés bancaires, carnets de banque, CPG, dépôts à terme, etc. sont exacts
- il n’y a pas d’erreur de calcul
- les éléments de rapprochement, par ex. les erreurs de la banque, les erreurs d’entrée, sont compensés chaque mois et sont expliqués et étayés par de la documentation
- les chèques périmés, c.-à-d. les chèques qui n’ont pas été encaissés plus de six mois après avoir été faits, sont contrepassés, l’obligation du client est réinscrite dans le grand livre de fiducie des clients et les chèques sont émis de nouveau, au besoin (prenez note que les règles de compensation précisent qu’un chèque de plus de six mois peut être encaissé, donc vérifiez les politiques de votre établissement financier afin de déterminer si vous devriez faire une opposition au chèque en fiducie avant de l’émettre de nouveau.)
- les comptes du grand livre de fiducie des clients ne sont pas à découvert
- les montants en fiducie pour chaque client sont exacts
- les comptes du grand livre en fiducie de tout client qui sont inactifs depuis 12 mois font l’objet d’un suivi.
N’oubliez pas que le compte en fiducie est destiné à l’argent de vos clients. Par conséquent, si vous ne recevez pas de fonds en fiducie dans votre cabinet de services juridiques, vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte en fiducie. Mais si vous avez un compte en fiducie, vous devez préparer chaque mois un rapprochement et une comparaison des comptes en fiducie ; même si le compte en fiducie a été inactif ou si le solde du compte en fiducie est nul.
Veuillez consulter la page « Rapprocher un compte en fiducie » au
https://www.lso.ca/avocats/ressources-et-soutiens-a-la-pratique/sujets-lies-a-la-gestion-de-la-pratique/gestion-des-finances/comptes-en-fiducie/rapprocher-un-compte-en-fiducie.
10. a) Doubles de bordereaux de dépôt de fiducie détaillée : paragraphe 18 (10) du Règlement administratif no 9
Le Règlement administratif no 9 exige que vous déposiez immédiatement dans votre compte en fiducie les fonds en fiducie que vous recevez. Vous devriez inscrire sur toutes les copies des bordereaux de dépôt de fiducie les renseignements suivants :
- la date à laquelle vous avez déposé les fonds
- le nom de votre cabinet, s’il n’est pas préimprimé
- votre numéro de compte bancaire, s’il n’est pas préimprimé
- la provenance de chaque montant reçu
- le nom du client concerné
- le montant.
Vous devriez également vous assurer que le caissier ou la caissière de la banque estampille chaque bordereau de dépôt. Si vous utilisez un guichet automatique, joignez le reçu du guichet au bordereau de dépôt correspondant
Exemple :
BANQUE DE L’ONTARIO
BORDEREAU DE DÉPÔT
CRÉDITER LE COMPTE DE : Paula Parajuriste, Compte de fiducie
Date : 20100809 Timbre du caissier Initiales du déposant: PP
Transit : 54321 Initiales du caissier: ABC
Numéro de compte: 1234567890
|
Chèques et bordereaux de cartes de crédit
|
Détails
|
Espèces
|
|
Jane Piper
|
|
|
x 5$
|
|
|
|
obj. Cour des petites créances
|
125
|
00
|
x 10$
|
|
|
|
|
|
|
x 20$
|
|
|
|
|
|
|
x 50$
|
|
|
|
|
|
|
x 100$
|
|
|
|
|
|
|
x
|
|
|
|
|
|
|
x
|
|
|
|
|
|
|
monnaie
|
|
|
|
|
|
|
Total espèces $CA
|
|
|
|
Total ►
|
125
|
00
|
Bordereaux de cartes de crédit et chèques transférés
|
► 125
|
00
|
10. b) Doubles de bordereaux de dépôt au compte général détaillés : paragraphe 18 (10) du Règlement administratif no 9
Vous devriez inscrire les renseignements suivants sur toutes vos copies des bordereaux de dépôt au compte général :
- la date à laquelle vous avez déposé les fonds
- le nom de votre cabinet, s’il n’est pas préimprimé
- votre numéro de compte bancaire, s’il n’est pas préimprimé
- la provenance de chaque montant reçu
- le client concerné, le cas échéant
- le montant.
Vous devriez également vous assurer que le caissier ou la caissière de la banque estampille chaque bordereau de dépôt. Si vous utilisez un guichet automatique, joignez le reçu du guichet au bordereau de dépôt correspondant.
Exemple :
BANQUE DE L’ONTARIO
BORDEREAU DE DÉPÔT
CRÉDITER LE COMPTE DE : Paula Parajuriste, Compte général
Date : 20100823 Timbre du caissier Initiales du déposant: PP
Transit : 54321 Initiales du caissier: ABC
Numéro de compte: 1234567890
|
Chèques et bordereaux de cartes de crédit
|
Détails
|
Espèces
|
|
Du compte en fiducie
|
|
|
x 5 $
|
|
|
|
obj. Said - facture 119
|
100
|
00
|
x 10 $
|
|
|
|
|
|
|
x 20 $
|
|
|
|
|
|
|
x 50 $
|
|
|
|
|
|
|
x 100 $
|
|
|
|
|
|
|
x
|
|
|
|
|
|
|
x
|
|
|
|
|
|
|
monnaie
|
|
|
|
|
|
|
Total espèces $CA
|
|
|
|
Total ►
|
100
|
00
|
Bordereaux de cartes de crédit et chèques transférés
|
► 100
|
00
|
11. Livre de duplicata de reçu de montant en espèces : article 19 du Règlement administratif no 9
Pour chaque montant en espèces que vous recevez dans le cadre de votre pratique, vous devez préparer un reçu de montant en espèces en duplicata portant les renseignements suivants :
Il est toujours conseillé de numéroter suivant un ordre séquentiel tout document comptable. Vos reçus devraient donc être numérotés.
Donnez une copie du reçu à la personne qui vous a remis les espèces et conservez-en une pour vos registres comptables. Vous pouvez également rédiger le reçu en triple exemplaire et garder la troisième copie dans le dossier du client.
Le Règlement administratif no 9 exige que vous fassiez des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui vous a remis les espèces. Vous devriez éviter d’accepter des espèces d’une personne qui ne veut pas signer un reçu.
Gardez à l’esprit que votre personnel peut hésiter à accepter la responsabilité de recevoir des paiements en espèces. Si vous décidez d’adopter pour votre cabinet la politique de ne pas accepter des paiements en espèces, ou de fixer une limite maximale pour ceux-ci, assurez-vous d’en informer les clients éventuels par écrit avant d’accepter leur mandat.
Exemple :
DUPLICATA DE REÇU DE MONTANT EN ESPÈCES
0001
Date_________________
Reçu de___________________________________ la somme de ________________________$
Pour le compte de____________________________________ pour le dossier no ___________
__________________________________________ ___________________________________
Signature du payeur [personne versant les espèces] Signataire autorisé de [nom du cabinet parajuridique]
|
|
12. a) Identification du client et vérification (client qui est une personne physique) - art. 23 du Règlement administratif no 7.1
Exemple :
|
Paula Parajuriste
VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ
(À utiliser lorsque le client ou le tiers est une personne physique)
Nom : Kim Kirby
Adresse : 456, ch. Avenue, Touteville ON Z9Y 4V3
Téléphone : 789 456-0123
Adresse professionnelle : s.o. (retraitée)
Téléphone (bureau) : s.o. (retraitée)
Profession(s) Agente immobilière à la retraite
Document original examiné – Copie jointe
X Permis de conduire
□ Acte de naissance
□ Passeport
□ Autre (préciser) _
Date de la rencontre où l’identité a été vérifiée : 30 aout 2014_________
Identité vérifiée par (nom de la personne) : Sandy Secretary _
Date de l’examen du dossier par le ou la parajuriste : 30 aout 2014
Nom de la ou du parajuriste : Paula Parajuriste
|
12. b) Identification du client et vérification (client qui est un organisme) - art. 23 Règlement administratif no 7.1
Exemple :
|
Paula Parajuriste
VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ
(À utiliser lorsque le client ou le tiers est un organisme)
Nom : Cornichons Pierre Dubois
Adresse d’affaires : 456, ch. Avenue, Touteville ON Z9Y 4V3
Téléphone d’affaires : 321 654-0987
No de constitution ou d’identification d’entreprise : 12131415 Ontario Inc _
Lieu de délivrance du no : Ontario_______________ _ ___
Type d’entreprise ou d’activités : Grossiste et détaillant en fruits et légumes __
Personne autorisée à donner des directives
Nom : Peter Piper_______________________________
Poste : Président________________________________
Téléphone : 321 654-0987 poste 1_______________________
Document original examiné – Copie jointe
X Permis de conduire
□ Acte de naissance
□ Passeport
□ Autre (préciser) __________ __________________ ______
Noms et profession(s) des administrateurs
Pierre Dubois, agriculteur__________________________________
Jackie Jones, électricienne_________________________________
Ricky Ricardo, musicien_______________________________ _____
________________________________________________________
Noms, adresses et profession(s) des propriétaires ou actionnaires qui détiennent au moins
25 % d’intérêt dans l’organisme ou des actions de l’organisme
Pierre Dubois, 456, ch. County, Touteville Z9Y 4V3, agriculteur, 51 % __
Pierre Dubois fils, 456, ch. County, Touteville ON Z9Y 4V3, agriculteur, 49 %
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Document original examiné – Copie jointe
X Certificat de constitution
□ Document déposé annuellement par l’organisme (préciser) ___ ___________
□ Convention de société
□ Convention de fiducie
□ Acte d’association
X Autre (préciser) __Inscription de noms commerciaux_______________ ___
Date de la rencontre où l’identité a été vérifiée : 30 aout 2014______________
Identité vérifiée par (nom de la personne) : Sandy Secrétaire___________
Date de l’examen du dossier par le ou la parajuriste : 30 aout 2014_____________
Nom du ou de la parajuriste : Paula Parajuriste__________
|
13. Registre des biens de valeur : paragraphe 18 (9) du Règlement administratif no 9
Ce registre consigne les biens autres que l’argent. Le registre devrait, au minimum, contenir les renseignements suivants :
- le nom du ou des propriétaires bénéficiaires;
- une description du bien;
- la date à laquelle le titulaire de permis en a pris possession ou en a obtenu le contrôle;
- le nom de la personne qui avait le contrôle du bien immédiatement avant que le titulaire de permis en prenne possession;
- la valeur du bien;
- la date à laquelle la fiducie a pris fin par la remise ou le transfert du bien au(x) propriétaire(s) bénéficiaire(s) ou conformément à leur directive;
- la personne à qui la possession du bien est remise.
Biens à inclure :
Les instruments enregistrés au nom du titulaire de permis en fiducie :
- des actions, des obligations ou d’autres titres au porteur;
- des bijoux, des peintures, des fourrures, des articles de collection ou une diversité d’objets de valeur vendables;
- tout bien qu’un titulaire de permis peut, de son propre chef, convertir en espèces.
Biens à ne pas inclure :
Les dépôts à terme, les reçus de dépôt, des comptes d’épargne ou d’autres comptes de dépôt similaires maintenus pour des clients individuels dans des banques à charte ou des sociétés de fiducie enregistrées. Il s’agit là de fonds en fiducie et ils doivent être enregistrés dans vos registres comptables.
Exemple :
Paula Parajuriste
Registre des biens de valeur
|
Client
|
Description du bien
|
Date de réception
|
Reçu de
|
Valeur du bien
|
Remis à
|
Date de remise
|
|
BELL, Stephen
|
collier de perles
|
01mai14
|
BELL, Stephen
|
530,00
|
BELL, Allison
|
16juin14
|
|
SILVER, Susan
|
Bijoux en argent
|
02juin14
|
SILVER, Susan
|
475,00
|
|
|
|
FINELLI, Angela
|
Assiettes de collection
|
07juin14
|
FINELLI, Angela
|
320,00
|
|
|
Règlement administratif no 9
Formulaire 9A - Exemple de formulaire 9A rempli
Exemple de lettre d’instructions à une institution financière
Rapport sur l’ouverture ou la fermeture d’un compte en fiducie
Guide d’autoévaluation des contrôles internes
Utilisation des cartes de crédit dans un cabinet parajuridique
Liste de vérification financière mensuelle
Exemple de demande de télévirement remplie (Formulaire 9A)
DEMANDE DE TÉLÉVIREMENT DE FONDS EN FIDUCIE
Demande no ET0081
Montant du virement : 282,50 $
Objet : JOLIE cour des petites créances
Client(e) : Jeanne Jolie
Numéro de dossier : 08-47
Raison du versement : Honoraires (250,00 $) et TVH (32,50 $) facturés à la cliente
Compte en fiducie à débiter :
Nom de l'établissement financier : Banque de l’Ontario
Numéro de compte : 123456789
Nom du/de la bénéficiaire : Paula Parajuriste, compte général
Compte à créditer :
Nom de l'établissement financier : Banque de l’Ontario
Nom et adresse de la succursale bancaire : 20, rue Centreville, Touteville ON Z9Y 2T2
Numéro de compte : 987654321
Personne demandant le télévirement des fonds en fiducie : Paula Parajuriste
30 juillet 2014 Paula Parajuriste
Date Signature
Données additionnelles concernant l’opération :
Personne ayant entré les données relatives au virement :
Nom : Sandy Secrétaire Sandy Secrétaire
Signature
Personne ayant autorisé le virement à l’ordinateur :
Nom : Constant Comptable Constant Comptable
Signature
Utilisation de cartes de crédit dans un cabinet parajuridique
Les parajuristes peuvent conclure des ententes avec des établissements financiers qui offrent des services de carte de crédit, sous réserve de certaines conditions.
Selon la définition du Règlement administratif no 9, le terme « fonds » comprend les bordereaux de cartes de crédit, et la définition prévoit que les bordereaux de cartes de crédit, comme les autres fonds reçus en fiducie, doivent être déposés dans le compte en fiducie pas plus tard que le jour ouvrable suivant.
Conditions
Comptes desquels les frais d’escompte et de service doivent être déduits
Tout contrat de carte de crédit que concluent les titulaires de permis doit prévoir que tous les frais d’administration, frais d’escompte et autres droits que le titulaire doit payer à l'établissement financier doivent être déduits du compte général du titulaire de permis et ne doivent pas l’être du compte en fiducie. Les titulaires de permis devraient prendre note que la plupart des établissements financiers offrant des services de cartes de crédit exigent l’ouverture de comptes à l’une de leur succursale. Si un compte en fiducie est ouvert à un établissement financier afin de faciliter l’utilisation d’une carte de crédit particulière, on doit dire à l’établissement financier de verser les intérêts gagnés sur les fonds détenus en fiducie à la Fondation du droit de l’Ontario.
Confidentialité
Les bordereaux peuvent montrer le nom du parajuriste et son adresse, les numéros de code nécessaires et la date. La nature des services juridiques ne doit pas être indiquée, mais uniquement les mots « services juridiques » plus un numéro de dossier et un montant en dollars. Le détail des services doit être fourni au client de la manière habituelle.
Montant qui doit être indiqué
Le titulaire de permis ne doit pas accepter un bordereau de carte de crédit, à moins que le montant ait été inséré au moment où le client signe le bordereau.
Paiement des honoraires provisionnels
Les mots « compte en fiducie » doivent apparaître sur le bordereau de carte de crédit original et celui-ci doit être présenté pour dépôt dans le compte en fiducie approprié, en conformité avec le Règlement administratif no 9. Les procédures de comptabilité normales sont par la suite suivies pour le virement des fonds du compte en fiducie au compte général. Tout remboursement doit être fait par bordereau de carte de crédit. Les frais d’administration doivent être déduits du compte général et le client doit recevoir le crédit entier pour la valeur nominale de la facture de carte de crédit. Les droits ou frais d’escompte de la compagnie émettrice de cartes de crédit sont un cout relié à l’exercice de la profession et ne doivent pas être facturés au client.
Les procédures de certaines compagnies émettrices de cartes de crédit peuvent placer les titulaires de permis en conflit avec des dispositions du Règlement administratif no 9. Certaines compagnies émettrices de cartes de crédit exigent que les marchands désignent seulement un compte dans lequel les paiements des cartes de crédit sont déposés. En outre, les frais d’escompte facturés par la compagnie sont automatiquement débités de ce compte.
Un tel processus ne permettra pas aux titulaires de permis de recevoir par cartes de crédit à la fois des honoraires provisionnels et des paiements pour des honoraires et débours déjà facturés. Le paragraphe 2 (1) du Règlement administratif no 9 exige que les titulaires de permis déposent les fonds qu’ils reçoivent en fiducie (par ex. les honoraires provisionnels) dans un compte désigné en tant que compte en fiducie. En même temps, le paragraphe 8 (2) du Règlement administratif no 9 interdit de déposer dans un compte en fiducie des fonds qui sont « reçus par les titulaires de permis en paiement d’honoraires pour lesquels une facture a été remise... ». En conséquence, l’utilisation d’un compte pour les deux fins n’est pas permise.
De plus, comme pour les frais bancaires, les frais d’escompte doivent être retirés du compte général du titulaire de permis.
Il est fortement suggéré aux titulaires de permis d’examiner cette question avec les compagnies émettrices de cartes de crédit qu’ils utilisent ou envisagent d’utiliser. Si la compagnie impose les restrictions susmentionnées, les titulaires peuvent uniquement désigner leur compte général et ainsi uniquement recevoir des paiements pour leurs honoraires et débours facturés.
Autorisations par téléphone
On nous demande parfois s’il est acceptable de prendre le numéro de carte de crédit du client par téléphone et de traiter le paiement du compte de cette façon. Cela pourrait être acceptable pourvu que la ou le parajuriste ait fourni un état de compte, au préalable. Il est toujours préférable d’avoir la meilleure piste de vérification possible dans le cadre de toute opération financière, et la signature du client sur le bordereau constitue manifestement la meilleure preuve qu’il est possible d’avoir de l’accord du client pour l’utilisation de ce service.
Se pose également la question de savoir s’il serait acceptable de renouveler des honoraires provisionnels par cette méthode. Nous pensons que la ou le parajuriste ne voudrait pas prendre le risque de voir le client nier qu’il a donné sa permission pour ce type d’opération et que, si le renouvèlement des honoraires provisionnels devait être autorisé par téléphone, cet arrangement devrait être clairement énoncé dans le mandat écrit. En fait, nous suggérerions de faire parapher par le client le paragraphe du mandat qui permettrait un tel arrangement. Il faudrait ensuite consulter le paragraphe intitulé « paiement des honoraires provisionnels » ci-dessus et suivre la procédure qu’il énonce. On insiste sur le fait que la « piste de vérification » est autant pour la protection du ou de la parajuriste que celle du client, et que les titulaires de permis sont incités à faire attention lorsqu’ils utilisent des cartes de crédit afin que des malentendus ne surviennent pas entre eux et le client.
Liste de vérification financière mensuelle
| Mois de vérification |
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| Date de vérification |
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| Vérification par |
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Notes/rappels
dans le système |
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Dossiers vérifiés :
- Relevés de compte fiduciaire émis par la banque OU Exactitude des copies vérifiée personnellement par rapport aux registres bancaires en ligne
- Rapprochement du solde du compte bancaire fiduciaire et du solde du journal bancaire fiduciaire
- Liste des comptes en fiducie des clients en fiducie à la fin du mois - y compris le solde détenu et la date de la dernière activité
- Rapport de comparaison du solde bancaire du compte fiduciaire rapproché et du total de la liste des comptes en fiducie des clients
- Relevés de compte général émis par la banque OU vérification personnelle de l’exactitude des copies par rapport aux relevés bancaires en ligne
- Rapprochement de l’enregistrement du solde bancaire général
- Chèques annulés.
Dossiers dont la forme et le contenu sont confirmés :
Examen du travail en cours :
- tout décaissement non facturé pour les clients disposant d’un solde de fonds en fiducie (si tel est le cas, transférer et facturer en temps utile)
- tout décaissement non facturé (si oui, envisagez d’envoyer un compte provisoire)
- tout travail en cours (si oui, envisager d’envoyer un compte provisoire)
- tout dossier de client sans activité depuis plus de 30 jours (si tel est le cas, procédez à un examen du dossier et envisagez de fournir un rapport de statut)
- tout dossier de client qui devrait être fermé
- les débours négatifs non facturés - en fait, il s’agit de montants au crédit du client et qui doivent être appliqués aux factures ou envoyés en fiducie - parfois, ils sont causés par des radiations de comptes qui ont été incorrectement comptabilisés, mais ils doivent être examinés.
Examen des comptes débiteurs :
- tout compte débiteur de plus de 30 jours
- lancer des avis de rappel ou des appels téléphoniques au client selon la politique du bureau - entrer le rappel dans le système de suivi
- tout compte qui devrait être radié ou inscrit comme créance douteuse - (récupérez votre TVH!)
- tout compte qui devrait être évalué
- tout solde négatif - même chose que les décaissements négatifs non facturés ci-dessus
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Examen du budget :
- les revenus examinés et comparés au budget
- les dépenses examinées et comparées au budget
- examiner la nécessité d’ajuster les dépenses proposées
- les dépenses inattendues prises en compte.