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Guide de tenue de livres pour parajuristes

Table des matières

Préambule
Introduction : Pourquoi tenir des livres et registres?
Types de systèmes comptables
Comptes bancaires relatifs à une pratique parajuridique
Honoraires provisionnels généraux
Réception de montants en espèces

  1. Compte général
  2. Comptes en fiducie

          a)   Compte mixte en fiducie
          b)   Compte en fiducie séparé portant intérêt
Établissements financiers pour les comptes en fiducie des parajuristes
Conservation des registres financiers

  1.  Six ans
  2.  Dix ans

Décaissement de fonds en fiducie

  1. Chèques ou traites bancaires
  2. Retrait du compte en fiducie par Internet 

Identification des clients et vérification 
Facturer les clients
Paiements par carte de crédit et de débit
Guichets automatiques
Conclusion
 
Exemples de livres et registres

  1. Livre-journal de reçus de fiducie
  2. Livre-journal de décaissement de fiducie
  3. Grand livre de fiducie des clients
  4. Registre de virement de fonds en fiducie
  5. Livre-journal de reçus généraux
  6. Livre journal de décaissements généraux
  7. Grand livre général de clients
  8. Livre des honoraires
  9. Rapprochement des comptes bancaires, liste des fiducies des clients et comparaison des comptes en fiducie

10.    a)   Doubles de bordereaux de dépôt en fiducie détaillés
          b)   Doubles de bordereaux de dépôt au compte général détaillés
11.    Livre de duplicata de reçus de montant en espèces
12.    a) Identification du client et vérification (personne physique)
          b) Identification du client et vérification (organisme)
13.    Registre des biens de valeur

Annexes

Règlement administratif no 9
       Formulaire 9A - Exemples de formulaire 9A rempli 
Exemple de lettre d'instructions à une institution financière
Rapport sur l'ouverture ou la fermeture d'un compte en fiducie
Guide d'autoévaluation des contrôles internes
Utilisation des cartes de crédit dans une pratique de services juridiques
Liste de contrôle financier mensuel

Préambule

Nous avons rédigé le présent Guide afin d’aider les parajuristes du Barreau de l’Ontario et leur personnel à résoudre les questions de comptabilité qui se posent le plus souvent dans une pratique de services juridiques et pour leur permettre de mieux comprendre le Règlement administratif no 9 du Barreau (voir les annexes). Bien qu’il ait été rédigé tout particulièrement pour les parajuristes exerçant seuls ou en petits cabinets, les recommandations qu’il contient peuvent être utiles aux cabinets de toute taille. Le Guide fournit des conseils généraux ; il ne couvre pas toutes les situations possibles qui sont susceptibles de survenir dans un cabinet parajuridique et il ne constitue pas une opinion juridique. Si vous avez des questions à propos des règlements administratifs, vous pouvez téléphoner au Service d’aide à la gestion de la pratique du Barreau au 416 947-3315, ou au numéro sans frais en Ontario 1 800 668-7380, poste 3315. Vous pouvez également consulter le site Web du Barreau à www.lso.ca. Si vous vous posez des questions précises sur la tenue de livres, la comptabilité ou la fiscalité, nous vous suggérons d’obtenir l’avis d’un comptable ou d’un avocat qui exerce dans ces domaines.

Introduction : Pourquoi tenir des livres et registres?

Il y a plusieurs raisons à la tenue de livres et de registres.

Le Barreau énonce dans le Règlement administratif no 9 les exigences minimales pour les livres et registres qu’un cabinet parajuridique doit tenir. Ces exigences visent la protection du public et se concentrent donc sur les registres de fiducie.          

Le droit général des fiducies exige des fiduciaires, y compris les parajuristes détenant des fonds de clients, qu’ils soient en mesure de rendre compte aux bénéficiaires en tout temps. À cette fin, vous devez avoir consigné l’argent que vous avez reçu de chaque client, les sommes que vous avez déboursées pour chaque client et le solde non dépensé pour chaque client. Vous devez en outre conserver vos relevés bancaires en tant que registres indépendants (document source) de vos opérations relatives aux fonds en fiducie.   

Cependant, la meilleure raison pour conserver des livres et registres est que cela est dans votre intérêt. En conservant des dossiers complets, exacts et à jour, vous aurez des renseignements financiers courants disponibles, ce qui vous permettra de prendre des décisions financières saines concernant votre cabinet. Des registres comptables adéquats vous aident également à vous acquitter de vos obligations prévues par la loi en déposant à temps les relevés à l’Agence du revenu du Canada pour l’impôt sur le revenu et la TVH, ainsi qu’au Barreau pour votre déclaration annuelle.

 Types de systèmes comptables

Il existe plusieurs types de systèmes comptables : la comptabilité manuelle à double entrée, la comptabilité par décalque, les tableurs électroniques, les logiciels de comptabilité générale et les logiciels de comptabilité juridique. Vous devriez examiner ce qui conviendra le mieux à votre cabinet pour choisir un système comptable – le nombre d’opérations que vous avez, si vous tenez ou non vos propres registres ou embauchez quelqu’un pour le faire, ce que vos moyens financiers vous permettent d’envisager et votre niveau de compréhension de la tenue de livres et des programmes informatiques. Veuillez prendre note que le Barreau ne peut pas prendre cette décision pour vous. Vous devez déterminer ce qui convient le mieux à vos besoins.

Exemple :

Type de système Avantages Inconvénients
comptabilité manuelle à double entrée
  • simple
  • peu couteux
  • demande beaucoup de temps si
    les opérations sont nombreuses
  • ne reporte pas automatiquement
    les entrées dans les grands livres
    auxiliaires
  • les erreurs de calcul sont plus
    courantes
comptabilité par
décalque
  • simple
  • peu couteux
  • reporte les entrées dans les grands livres auxiliaires
  • demande beaucoup de temps si
    les opérations sont nombreuses
  • les erreurs de calcul sont plus
    courantes
tableur
électronique
  • peu couteux
  • calculs automatiques
  • demande beaucoup de temps si
    les opérations sont nombreuses
  • demande de la formation
  • les erreurs causées par des
    formules incorrectes sont
    difficiles à trouver
logiciel de
comptabilité
générale
  • calculs automatiques
  • reporte les entrées dans les grands livres auxiliaires
  • produit des rapports
    financiers
  • les rapports ne sont pas conçus
    pour traiter les comptes en
    fiducie
  • demande de la formation
  • des registres personnalisés ou supplémentaires peuvent être nécessaires pour assurer la conformité
logiciel de
comptabilité
juridique
  • conçu pour traiter les
    comptes en fiducie
  • calculs automatiques
  • reporte les entrées dans les grands livres auxiliaires
  • produit des rapports
    financiers
  • couteux
  • demande de la formation
Comptes bancaires relatifs à une pratique parajuridique

Vous pouvez avoir autant de comptes bancaires qu’il est nécessaire pour les besoins de votre cabinet, mais n’oubliez pas que chaque compte bancaire augmente vos obligations en matière de tenue de registres.

La plupart des cabinets parajuridiques ont au moins un compte général et un compte mixte en fiducie. Il est important de comprendre quelles sommes vont dans votre compte en fiducie et lesquelles vont dans votre compte général.

Chaque fois que vous recevez de l’argent :
  • pour le compte d’un client;
  • pour des débours futurs;
  • pour des services juridiques futurs ou non facturés;
  • en paiement excédentaire pour vos services facturés;

vous devez le verser immédiatement dans un compte en fiducie. Lorsque vous recevez des fonds en fiducie, vous devriez les déposer au plus tard à la fin du jour ouvrable suivant. En cas de paiement excédentaire pour vos services facturés, vous devez transférer le montant qui vous appartient dans votre compte général dès que possible. Selon les instructions du client, vous pourriez soit détenir le paiement excédentaire en fiducie pour les honoraires et débours à venir du client, soit remettre le montant au client.

Vous ne devez pas verser dans votre compte en fiducie les sommes que vous recevez et dont la totalité constitue :

  • un paiement pour des services juridiques achevés pour lesquels vous avez envoyé
    une facture au client
  • un remboursement de dépenses appropriées que vous avez faites pour le compte d’un
    client
  • votre argent ou l’argent de votre cabinet
  • des honoraires provisionnels généraux

Cet argent serait normalement déposé dans votre compte général.

Vous ne pouvez pas invoquer l’alinéa 8 (1) a) du Règlement administratif n° 9 pour déposer des fonds dans votre compte général. Cet article vous oblige à obtenir la directive écrite d’un client de ne pas placer les fonds du client dans un compte en fiducie mixte. Il s’adresse aux clients qui souhaitent que leurs fonds soient placés sur un compte en fiducie portant intérêt qui doit être un compte séparé uniquement pour l’argent de ce client. Les fonds en fiducie pour les frais et débours futurs doivent toujours être déposés dans un compte en fiducie. Il ne s’agit pas de votre argent et ne peut donc pas être déposé sur votre compte général.

Un mot à propos des honoraires provisionnels généraux (mentionnés dans l’alinéa 8 (2) 2 du Règlement administratif no 9)

Avant de décider qu’un paiement constitue des honoraires provisionnels généraux, vous devriez savoir que le Barreau a établi les critères suivants à l’égard des honoraires provisionnels généraux :

  1. il vous incombe de démontrer que les honoraires provisionnels sont des honoraires provisionnels généraux véritables.
  2. une entente écrite conclue entre votre client et vous qui décrit le paiement en tant qu’honoraires provisionnels généraux ne sera pas acceptée comme concluante et les circonstances entourant le paiement seront examinées minutieusement.
  3. il sera conclu qu’il s’agit d’honoraires provisionnels particuliers qui doivent être déposés dans votre compte en fiducie lorsque votre client ne comprend pas la nature de l’entente relative aux honoraires provisionnels généraux et voulait que le paiement s’applique à des services juridiques particuliers qui devaient être fournis, et lorsque le montant total versé par le client, y compris les honoraires provisionnels généraux, est comparable à vos honoraires habituels pour les services fournis.

Les honoraires provisionnels généraux sont extrêmement rares puisque les clients s’attendront vraisemblablement à ce que tout paiement fait à leur parajuriste soit destiné au paiement de ses honoraires juridiques.

Réception de montants en espèces

Lorsque vous recevez un montant en espèces, que ce soit en fiducie ou dans votre compte général, vous devez préparer un reçu en duplicata du montant en espèces qui identifie les éléments suivants :

  • la date de réception
  • la personne de qui les espèces ont été reçues
  • le montant reçu en espèces
  • le client pour lequel les espèces ont été reçues et tout numéro de dossier relié

et qui comporte :

  • votre signature ou celle d’un signataire autorisé par vous à accepter un montant en espèces
  • la signature de la personne de qui les espèces ont été reçues.

Un exemple de duplicata de reçu de montant en espèces se trouve dans la section Exemples de livres et registres du présent guide, au document no 11. 

Veuillez prendre note que vous ne pouvez pas accepter d’une personne un montant en espèces équivalant à 7 500 $ CA ou plus à l’égard de tout dossier d’un client, sauf en conformité avec l’article 6 du Règlement administratif no 9.

1.   Compte général

Le compte général est le compte d’exploitation de votre cabinet. Il est utilisé pour :

  • déposer les paiements reçus de clients auxquels vous avez remis des factures pour des services juridiques accomplis
  • payer les dépenses de votre cabinet : le loyer, les fournitures de bureau, les salaires du personnel, les frais bancaires, etc.
  • payer les débours pour le compte de vos clients
  • vous payer.

Les fonds n’appartenant pas aux clients ne devraient pas être déposés dans ce compte.

Il faut éviter d’utiliser un compte personnel comme compte général de votre cabinet. Les comptes que vous utilisez pour votre profession doivent être produits lors d’une vérification. Les comptes personnels peuvent ne pas avoir les relevés bancaires, les chèques retournés et les doubles des bordereaux de dépôt que vous êtes tenus de garder. À des fins pratiques, il est habituellement préférable d’avoir votre compte bancaire général au même établissement financier que votre compte en fiducie.

2.   Comptes en fiducie

Le compte en fiducie sert pour les fonds de vos clients, ce qui fait que si vous ne recevez pas de fonds en fiducie dans l’exercice de votre profession, vous n’avez pas à ouvrir un compte en fiducie.

Vous utilisez les comptes en fiducie pour :

  • déposer les fonds que vous recevez de vos clients en vue de les verser à une autre partie
  • déposer des fonds que vous recevez d’autres parties pour le compte de vos clients
  • déposer les fonds que vous recevez de clients en vue de services juridiques et de débours futurs
  • retirer des fonds conformément aux instructions de vos clients
  • rembourser votre cabinet pour les dépenses appropriées que vous avez faites pour le compte de vos clients
  • transférer des fonds dans votre compte général pour vos honoraires après que vous avez envoyé une facture à votre client pour des services juridiques rendus.

Il faut éviter d’avoir des fonds en fiducie qui languissent dans des comptes en fiducie. Vous devriez examiner vos comptes du grand livre de fiducie des clients tous les mois. Tout montant qui peut être facturé et transféré dans votre compte général, ou remboursé au client, devrait l’être sans délai. Si le rapprochement des comptes en fiducie révèle que des chèques demeurent non encaissés depuis plus de quelques mois, il faut faire un suivi auprès des bénéficiaires pour vérifier s’ils ont reçu les chèques. Une fois qu’un chèque est périmé (c.-à-d. qu’il n’a pas été encaissé dans les six mois de la date du chèque), vous devez faire opposition au chèque, réinscrire le montant du chèque dans le grand livre de fiducie des clients au crédit du client visé et émettre de nouveau le chèque, s’il y a lieu. Si vous ne pouvez pas localiser le client, bien que vous ayez fait des efforts raisonnables au cours d’une période de deux ans, vous pouvez demander de verser les sommes dans les fonds en fiducie non réclamés du Barreau. Des renseignements sur ce fonds et le formulaire de demande se trouvent sur le site Web du Barreau.

Conformément au paragraphe 4(1)5 du Règlement administratif n° 8, lorsque vous ouvrez ou que vous fermez un compte en fiducie, vous devez immédiatement communiquer par écrit au Barreau tout numéro du compte où vous avez versé des fonds de clients en fiducie. Vous trouverez un exemple de rapport dans les annexes. 

Il existe différents types de comptes en fiducie :

a)   Compte mixte en fiducie

Le type le plus courant de compte en fiducie dans un cabinet juridique est appelé un compte en fiducie « mixte » ou « commun ». Il s’agit de tout compte dans lequel des fonds sont détenus pour plus d’un client. Lors de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie, vous devez donner à votre établissement financier une directive écrite prévoyant le versement de tout intérêt gagné sur le compte directement à la Fondation du droit de l’Ontario. Vous devez envoyer une copie de cette lettre à la Fondation du droit de l’Ontario. Vous devez rendre compte chaque année de tous les comptes en fiducie mixtes, ainsi que des dates d’ouverture et de clôture (le cas échéant) dans votre déclaration annuelle de parajuriste. Ces renseignements seront communiqués à la Fondation du droit de l’Ontario. Vous trouverez un modèle de lettre d’instructions à une institution financière dans les annexes.

Il faut veiller à ce que l’entente que vous signez lors de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie précise que l’établissement doit déduire tous frais d’administration reliés au compte en fiducie de votre compte général et ne permette pas à l’établissement financier de retirer, unilatéralement, des fonds de votre compte en fiducie. Toutefois, si vous déposez un chèque dans votre compte en fiducie et qu’il est retourné pour insuffisance de fonds (chèque sans provision), votre établissement financier déduira ce montant de votre compte parce qu’il n’a jamais reçu les fonds. Assurez-vous de ne pas retirer des fonds de votre compte en fiducie pour le compte d’un client tant que les chèques de ce client n’ont pas été compensés, c.-à-d. que votre établissement financier a reçu les fonds de l’établissement financier de votre client. Vous devriez vérifier avec votre établissement financier pour savoir combien de jours sont nécessaires pour compenser un chèque.
 
Chaque fois que vous recevez des fonds en fiducie, vous devez immédiatement les déposer dans un compte en fiducie qui est sous votre nom ou celui du cabinet dont vous êtes un associé ou un employé. Vous devriez déposer les fonds en fiducie que vous recevez avant la fin du prochain jour ouvrable. Si vous êtes un parajuriste exerçant seul qui partage des locaux avec d’autres parajuristes, vous devez avoir votre propre compte en fiducie séparé et vos livres et registres séparés pour vos opérations en fiducie. Votre compte en fiducie devrait être clairement identifié comme étant « en fiducie » sur vos relevés bancaires et vos chèques.
 
Au 30 mai de chaque année, vous devriez contacter votre succursale bancaire afin de mettre à jour les renseignements relatifs aux bénéficiaires de tout compte mixte en fiducie au 30 avril de cette année aux fins de la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) : les dépôts admissibles sont assurés jusqu’à un maximum de 100 000 $ par bénéficiaire (c.-à-d. par client) du compte en fiducie. Veuillez communiquer avec votre succursale bancaire ou avec la SADC pour plus de détails ou consulter le site Web de la SADC pour des renseignements concernant expressément les comptes en fiducie et le Règlement administratif sur la divulgation conjointe et fiduciaire.

b)   Compte en fiducie séparé portant intérêt

Ce type de compte en fiducie détient les fonds en fiducie d’un seul client. Les comptes séparés portant intérêt courant sont les comptes sur livret, les CPG et les dépôts à terme. Les intérêts générés par ces comptes appartiennent au client et ils devraient être consignés dans vos registres relatifs aux fonds reçus en fiducie puisqu’ils sont gagnés pour chaque client. De même, tous frais d’administration sont facturés aux clients et consignés en tant que débours pour ces clients.

Chaque fois que vous allez détenir des sommes importantes pour un client pour une longue période, vous devriez lui demander s’il désire recevoir les intérêts sur les fonds ou non. Vous devez obtenir les instructions du client par écrit, conformément à l’alinéa 8 (1) a) du Règlement administratif no 9 en prenant soin que le client ne se tourne pas vers vous pour des conseils financiers ou en matière d’investissement.
 
Tous les comptes distincts portant intérêt ne sont pas garantis par la SADC. Vous devez donc vous assurer que votre client comprend la nature de l’investissement et qu’il disposera de fonds suffisants lorsqu’il en aura besoin avant d’accepter les instructions écrites de votre client.
 
Si le client vous donne la directive de mettre son argent dans un compte séparé portant intérêt, examinez si les fonds seront nécessaires sur un court avis puisque certains placements ont un taux d’intérêt réduit ou pas d’intérêt en cas de rachat anticipé. De plus, décidez comment l’intérêt sera traité et notez le NAS du client ou son numéro d’entreprise pour l’imputation du revenu en intérêts aux fins de l’impôt sur le revenu. Cet argent, cependant, doit toujours être consigné dans vos registres fiduciaires car il s’agit de l’argent de votre client et il est considéré comme un fonds en fiducie aux fins du Règlement administratif n° 9.
 
Si on vous demande de détenir des fonds qui font l’objet d’un différend dans un compte portant intérêt, envisagez d’obtenir des instructions écrites de toutes les parties afin de vous permettre de facturer des frais mensuels pour l’administration des fonds si les parties ne se sont pas entendues sur la manière de disposer des fonds dans un délai raisonnable, par exemple, entre trois et six mois. 

Établissements financiers pour les comptes mixtes en fiducie des parajuristes

Vos comptes mixtes en fiducie doivent être ouverts dans l’un des établissements suivants :

  • une banque à charte
  • une caisse d’épargne provinciale
  • une caisse populaire ou une fédération régie par la Loi de 1994 sur les caisses populaires et les credit unions
  • une société de fiducie enregistrée.

Au moment de l’ouverture d’un compte mixte en fiducie, il faut s’assurer que l’établissement financier :

  • a une entente avec la Fondation du droit de l’Ontario pour le paiement de l’intérêt sur les comptes mixtes en fiducie
  • peut vous fournir des relevés bancaires mensuels et les chèques retournés, y compris les chèques certifiés, conformément aux exigences du Règlement administratif no 9 (les images de chèques, montrant clairement le recto et le verso des chèques encaissés, sont acceptables).

Conservation des registres financiers

Vos registres financiers doivent demeurer disponibles pendant les périodes énoncées à l’article 23 du Règlement administratif no 9. Ceci veut dire que vous devez conserver les registres décrits à l’article 18 du Règlement administratif no 9 pour les durées suivantes :

1.   Les six (6) dernières années complétées plus l’année courante :

  • l’état des virements entre les comptes du grand livre des clients
  • les livres-journaux de reçus généraux et de décaissements généraux
  • le livre des honoraires ou le dossier chronologique des factures des clients
  • le livre de duplicata de reçu de montant en espèces.

2.   Les  dix (10) dernières années complétées plus l’année courante :

  • les livres-journaux de reçus et de décaissements de fiducie
  • le grand livre de fiducie des clients
  • les comparaisons mensuelles des comptes en fiducie pour tous les comptes en fiducie, appuyées par des rapprochements des comptes en fiducie et des listes de fiducie des clients
  • le registre des biens de valeur
  • les relevés bancaires, y compris les confirmations bancaires, notamment pour les DPG et les dépôts à terme; les carnets de banque; les chèques encaissés, y compris les chèques certifiés et toute image de chèques; les doubles des bordereaux de dépôt détaillés
  • les demandes de télévirement de fonds en fiducie signées (Formulaire 9A)
  • les confirmations imprimées et signées de télévirement de fonds en fiducie.

Alors que le Règlement administratif no 9 vous oblige à conserver vos registres à jour en tout temps, vous assurer que vos registres soient exacts, lisibles, détaillés et à jour vous aidera à exploiter votre cabinet parajuridique de manière plus efficace. Laisser vos registres prendre du retard peut être très couteux et demander beaucoup de temps et cela peut nuire à vos relations avec la clientèle. Voir la section Exemples de livres et registres dans le présent guide, pour des exemples de registres financiers exigés par l’article 18 du Règlement administratif no 9.

Bien que l’article 21 du Règlement administratif no 9 vous permette de conserver vos registres financiers en format électronique, vous devez être en mesure de produire des copies papier de vos registres pour le Barreau pour les durées mentionnées ci-dessus. Nous vous suggérons d’imprimer vos livres-journaux et vos registres mensuellement afin d’éviter les problèmes trop courants causés par les pannes d’ordinateur, la corruption de données et les incompatibilités découlant des mises à niveau de logiciel. Si vous préparez des registres financiers à la main, ils doivent être permanents, c.-à-d. écrits à l’encre, ou écrit au crayon et photocopiés.

Gardez à l’esprit que, peu importe que vous vous occupiez vous-même de votre tenue de livres, que vous affectiez un membre du personnel à cette tâche ou que vous reteniez les services d’un comptable, vous (et vos associés, le cas échéant) êtes responsables de vous assurer que votre cabinet tienne les registres exigés et suive les exigences relatives aux opérations touchant des fonds du Règlement administratif no 9. Vous devriez vous assurer que quiconque s’occupe de la tenue de vos registres comptables soit familier avec le Règlement administratif no 9 du Barreau. Il y a certains éléments à propos desquels votre personnel et vous-même devez être vigilants :

  • les comptes du grand livre des clients à découvert ou inactifs
  • les entrées non corrigées ou inexpliquées dans les rapprochements bancaires des comptes en fiducie
  • les fonds reçus en fiducie non déposés et les dépôts en transit au-delà de la fin du jour ouvrable suivant
  • l’examen de la comparaison des comptes en fiducie au plus tard le 25 du mois suivant.

Vous devriez vous assurer d’avoir le contrôle sur vos registres comptables en tout temps, qu’ils sont gardés en sécurité et restent confidentiels.

Consultez l’exemple de Guide d’auto-évaluation des contrôles internes, dans les annexes, pour ceux-ci et d’autres contrôles internes appropriés à votre bureau, notamment si votre cabinet effectue des opérations avec des fonds en fiducie de clients, afin de vous assurer que votre personnel et vous suivez les bonnes procédures relatives à la tenue de registres et aux opérations touchant des fonds.

Décaissements de fonds en fiducie

Il est important d’avoir une piste de vérification, en consignant chaque étape et en préservant les documents originaux et à l’appui (pièces justificatives) pour toutes les opérations d’une entreprise, mais notamment si vous effectuez des opérations touchant des fonds de clients en fiducie. Un décaissement en fiducie doit toujours être fait par un parajuriste titulaire de permis du Barreau qui est autorisé à effectuer des opérations touchant des fonds en fiducie. L’autorisation écrite signée, comme un chèque, le formulaire 9A, une lettre d'instructions à votre institution financière, fait alors partie de vos documents comptables. Si vous déclarez faillite, vous n’êtes pas autorisé à gérer ou à avoir des comptes en fiducie à votre nom (article 2 du Règlement administratif no 9).

L’article 9 du Règlement administratif no 9 vous permet de retirer des fonds en fiducie que vous détenez pour un client pour les raisons suivantes uniquement :

  • pour effectuer un paiement légitime à un client ou au nom d’un client
  • pour rembourser votre cabinet pour des dépenses engagées légitimement au nom d’un client
  • pour payer les honoraires de votre cabinet pour des services juridiques accomplis pour lesquels vous avez envoyé une facture à votre client
  • pour faire le virement de fonds à un autre compte en fiducie pour un client
  • pour retirer des fonds qui, selon le Règlement administratif no 9, n’auraient pas dû être déposés dans le compte en fiducie.

Vous pouvez retirer des fonds en fiducie par chèque, traite bancaire et par télévirement par l’intermédiaire de votre banque. Vous pouvez utiliser des services bancaires en ligne pour retirer des fonds en fiducie uniquement si vous respectez les exigences de l’article 12 du Règlement administratif no 9. Si vous retirez des fonds en fiducie afin de payer vos honoraires ou débours, l’article 10 du Règlement administratif n9 exige que vous le fassiez de l’une des méthodes suivantes : par un chèque payable à votre ordre ou à celui de votre cabinet, par un virement à un compte qui n’est pas un compte en fiducie (soit u compte général) à votre nom ou à celui de votre cabinet ou par télévirement. Le retrait de fonds en fiducie en espèces est risqué et ne devrait être fait que sur instructions écrites du client; vous devriez toujours obtenir un reçu signé par le bénéficiaire du paiement.  Vérifiez toujours le grand livre des comptes en fiducie de vos clients pour vous assurer que vous détenez suffisamment de fonds en fiducie pour un client particulier avant de débourser des fonds pour ce client. Vous devez confirmer les périodes de retenue de fonds de votre institution financière pour vous assurer que les chèques que vous avez déposés des clients ont été compensés et ne seront pas retournés sans provision (fonds insuffisants).

Si vous recevez des espèces pour honoraires, débours, dépenses ou cautionnement, l’alinéa 6 e) du Règlement administratif no 9 exige que vous fassiez tout remboursement à partir de ces fonds également en espèces.

1.   Chèques versus traites bancaires

Vous devez savoir que les chèques laissent de meilleures pistes de vérification que les traites bancaires. Les chèques encaissés, y compris les chèques certifiés, constituent vos registres et vous devez prendre des arrangements avec votre établissement financier pour qu’il vous les retourne avec vos relevés de banque chaque mois. Certains établissements financiers fournissent des images de chèques qui sont envoyées électroniquement à votre cabinet. Les traites bancaires sont les registres des établissements financiers. Ceux-ci ne conservent en général pas leurs registres originaux pour la période de dix ans pendant laquelle vous êtes tenu de conserver vos registres bancaires. Les chèques retournés confirment que les fonds ont été compensés et portent les détails de l’endossement au verso. Votre copie d’une traite bancaire ne confirmera aucun de ces renseignements, et l’obtention d’une copie de la traite bancaire de votre établissement financier afin de prouver le paiement peut vous demander temps et argent.
 
Vous ne devez pas émettre de chèques ou de traites bancaires en fiducie payables au « porteur » (article 11 du Règlement administratif no 9) et vous devriez retirer des fonds en espèces du compte en fiducie seulement lorsque cela est nécessaire (par ex. remboursements d’honoraires, débours, dépenses ou cautionnement payés en espèces conformément à l’alinéa 6 e) du Règlement administratif no 9), ou selon les instructions écrites du client. Obtenez toujours un reçu détaillé pour vos dossiers de vérification.

2.   Retraits du compte en fiducie par Internet 

Si vous retirez des fonds par services bancaires en ligne, vous devez suivre la procédure énoncée à l’article 12 du Règlement administratif no 9 :

  • remplir le Formulaire 9A pour chaque opération relative à un client (voir les annexes pour un exemple du Formulaire 9A rempli)
(Ce formulaire doit être signé par une personne qui a reçu l’autorisation de signer relativement à votre compte en fiducie. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, il doit s’agir d’un avocat ou d’un parajuriste titulaire de permis du Barreau qui a le droit de détenir des fonds en fiducie.)
  • une personne, en utilisant un mot de passe, entre les données relatives au virement conformément à ce qu’indique le Formulaire 9A
  • une autre personne, ayant un mot de passe distinct, autorise le virement
(Un parajuriste exerçant seul, sans employés, peut entrer les données et autoriser l’opération.)
  • imprimer la confirmation électronique de l’opération qui doit comprendre :
    1. votre numéro de compte en fiducie
    2. le nom, la succursale et l’adresse où se trouve le compte auquel les fonds ont été virés
    3. le nom du compte dans lequel les fonds ont été virés
    4. le numéro du compte dans lequel les fonds ont été virés
    5. l’heure et la date auxquelles les données relatives à l’opération et l’autorisation ont été reçues par votre établissement financier
    6. l’heure et la date à laquelle votre établissement financier vous envoie la confirmation de l’opération
(Bien que cette confirmation doive être obtenue avant la fin du jour ouvrable suivant, en réalité il se peut qu’elle ne soit pas disponible, à moins d’être imprimée immédiatement.)
  • au plus tard à la fin du deuxième jour ouvrable suivant l’opération, comparer le Formulaire 9A avec la confirmation imprimée et vérifier que les fonds ont été retirés conformément à ce qui figure sur le Formulaire 9A
  • écrire le nom du client, l’objet du dossier du client et tout numéro de dossier sur la confirmation imprimée
  • signer et dater la confirmation imprimée.

Tant le Formulaire 9A que la confirmation imprimée doivent être conservés en ordre de numéro de demande dans vos registres financiers. Vous pouvez également en conserver une copie dans le dossier du client.

 Identification des clients et vérification – Règlement administratif no 7.1, partie III

Depuis le 31 décembre 2008, le paragraphe 22 (1) du Règlement administratif no 7.1 exige que vous obteniez des renseignements précis qui identifient vos clients pour toutes les nouvelles affaires de vos clients; de plus, si vous recevez, déboursez ou virez des fonds, ou si vous donnez des directives à cet effet, vous devez également vérifier l’identité du client. Veuillez examiner l’article 23 du Règlement administratif no 7.1 pour les exigences particulières en matière d’identification et de vérification, et les paragraphes 22 (2), (3) et (4) pour les exemptions relatives à certains titulaires de permis, à certains fonds et à certains clients. Vous devriez vous familiariser avec les définitions de l’article 20 et avec les durées pour lesquelles vous devez conserver les renseignements relatifs à l’identification des clients et aux vérifications qui se trouvent au paragraphe 23 (14) du Règlement administratif. Vous trouverez des exemples de formulaires d'identification remplis pour les particuliers et les organismes dans la section Exercice de livres et registres du présent guide; des renseignements et ressources supplémentaires sont également accessibles sur le site Web du Barreau au : https://www.lso.ca/avocats/ressources-et-soutiens-a-la-pratique/sujets-lies-a-la-gestion-de-la-pratique/rapport-avocat-client/identification-et-verification

Facturer les clients

Dans tous les cas, vous devez envoyer au client des factures contenant une déclaration claire du montant dû et fournissant des détails adéquats sur les services juridiques que vous avez fournis et sur tout débours encouru au nom du client. Vous devez toujours envoyer une facture finale, mais si l’affaire est longue, il peut être approprié d’envoyer des factures intermédiaires, par exemple mensuelles. Les renseignements relatifs à la facture doivent être consignés dans un registre d’honoraires détaillant les honoraires facturés au client, les autres frais facturés au client, la date de facturation et le client à qui la facture est destinée. Vous pouvez également conserver des copies des factures par ordre de date dans un dossier de facturation chronologique.
 
Si vous avez de l’argent en fiducie pour payer votre facture, alors une fois que vous avez terminé les services que vous avez accepté de fournir au client et que vous lui avez envoyé une facture pour ces services, l’article 9 (1) (3) du Règlement administratif no 9 vous permet de transférer l’argent dans votre compte général. La facture doit être saisie et affichée dans vos registres financiers avant que vous ne transfériez l’argent du compte fiduciaire au compte général pour les honoraires gagnés.
 
Un système de facturation approprié ne se limite pas aux pratiques où une facture est nécessaire pour libérer les fonds de la fiducie. Lorsque vous fournissez des services sans avoir reçu d’avance des honoraires provisionnels, il est toujours essentiel que vous disposiez d’un système de facturation adéquat. Vos factures sont la base sur laquelle votre système de facturation et de comptabilité est construit.

Paiements par cartes de crédit et de débit 

Si vous acceptez de vos clients des paiements par cartes de crédit ou de débit, vous devez prendre des arrangements avec votre établissement financier afin que les honoraires provisionnels pour vos honoraires et débours futurs soient versés directement dans votre compte en fiducie, et les paiements pour vos honoraires déjà facturés à vos clients, directement dans votre compte général. Vous aurez probablement besoin de deux comptes commerciaux pour faire ceci. Vous ne pouvez pas déposer les honoraires provisionnels et les paiements dans un seul compte, et transférer immédiatement après les fonds qui ne sont pas censés être dans ce compte dans votre autre compte. Si vous acceptez les deux types de paiement par cartes de débit, il vous faudra deux machines, une pour votre compte en fiducie et une pour votre compte général. Voir la section Utilisation des cartes de crédit dans une pratique de services juridiques, dans les annexes.

Si vous utilisez votre propre carte de crédit pour effectuer un paiement au nom d’un client, vous devez enregistrer les détails du paiement dans votre journal général des paiements le jour où vous effectuez le paiement.

Guichets automatiques

Si votre établissement financier offre un accès par guichet automatique à votre compte en fiducie, vous ne pouvez l’utiliser que pour les dépôts. Veillez à ce que votre carte bancaire soit codée pour ne permettre que les dépôts. Lisez attentivement la convention et assurez-vous de comprendre les risques associés à l’utilisation de ce mode de dépôt. Selon certaines conventions, le déposant est responsable des fonds jusqu’à ce qu’ils soient reçus par un représentant de la banque. Vous devriez toujours imprimer un reçu du dépôt par guichet automatique et inscrire sur celui-ci la source des fonds et la référence du client et conserver les reçus en ordre chronologique avec vos bordereaux de dépôt.

Conclusion

Nous espérons que les renseignements fournis dans le présent Guide vous aideront à la tenue des livres et registres de votre cabinet. N’oubliez pas que c’est votre responsabilité en tant que parajuriste de vous assurer que votre cabinet respecte le Code de déontologie des parajuristes et les règlements administratifs du Barreau. Garder des registres financiers clairs, complets et à jour vous aide non seulement à vous assurer de respecter le Code et les règlements administratifs du Barreau, cela permet également à votre cabinet de fonctionner plus efficacement et de fournir un meilleur service à la clientèle. Si vous avez des questions ou des commentaires à propos du présent Guide, veuillez communiquer avec le Service d’aide à la gestion de la pratique au 416 947-3315, ou au numéro sans frais en Ontario 1 800 668-7380, poste 3315 ou consultez le site Web du Barreau au www.lso.ca.

Exemples de livres et registres 

Voici des exemples de registres financiers mentionnés dans le Règlement administratif no 9, qui montrent comment vous pouvez consigner les types courants d’opérations fiduciaires qui surviennent dans un cabinet parajuridique.

1.   Livre-journal de reçus de fiducie : paragraphe 18 (1) du Règlement administratif no 9

Pour chaque montant que vous recevez en fiducie pour un client, vous devez enregistrer :

  • la date de réception des fonds
  • la méthode de réception des fonds
  • à quelle fin vous avez reçu les fonds
  • la personne ou l’institution de qui les fonds ont été reçus 
  • le montant des fonds reçus
  • le nom du client pour lequel les fonds ont été reçus.

Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de reçus de fiducie

Date 2014

Fonds

reçus de

Client

Montant

Méthode de paiement

Objet

12 juillet

Jane Piper

Piper - obj. : cour des petites créances

300 $

Chèque

Mandat

3 aout

Susan Silver

Silver - obj.: code de la route

100 $

Carte de crédit

Mandat

9 aout

Jane Piper

Piper - obj.: cour des petites créances

125 $

Chèque

Mandat

16 aout

Ali Said

Said - obj.: accusations sommaires

600 $

 Chèque certifié

Mandat

18 aout

David Silver

Silver - obj.: cour des petites créances

100 $

Espèces

Mandat

2. Livre-journal de décaissements : paragraphe 18 (2) du Règlement administratif no 9

Pour chaque paiement que vous faites sur le compte en fiducie, vous devez enregistrer :

  • la date à laquelle vous avez fait le paiement
  • la méthode que vous avez utilisée pour faire le paiement, par ex. chèque, chèque certifié, traite bancaire, télévirement de fonds en fiducie
  • à quelle fin vous avez décaissé les fonds
  • le numéro du document que vous avez utilisé pour faire le paiement, par ex. le numéro du chèque, le numéro de la traite bancaire, le numéro de demande du télévirement de fonds en fiducie
  • la personne ou l’institution à qui vous avez fait le paiement
  • le montant du paiement
  • le nom du client au nom duquel vous avez fait le paiement.

Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de décaissement de fiducie
Date 2014 Méthode /
numéro 
Payé à  Objet Client Montant
30 juillet  ET no 0081 Paula Parajuriste Frais de mandant Piper - obj. : cour des petites créances 282,50
5 aout Chèque no 012 Ville de Toronto Amende Silver - obj. : Code de la route 325,00
16 aout Chèque no 013 Ministre des Finances Avis de saisie-arrêt Piper - obj. : cour des petites créances 100,00
23 aout Chèque no 014 Ministre des Finances Amende Said - obj. : accusations sommaires 500,00
23 aout ET no 0082 Paula Parajuriste Fria de signification Said - obj. : accusations sommaires 400,00
27 aout Chèque no 015 Ministre des Finances Réclamation du demandeur Silver - obj. : cour des petites créances 75,00

Remarque : Le livre-journal de reçus de fiducie et le livre-journal de décaissements de fiducie peuvent être combinés en un seul livre-journal, souvent appelé le « livre-journal de caisse de fiducie ».

3.  Grand livre des clients : paragraphe 18 (3) du Règlement administratif no 9

Chaque fois que vous enregistrez un reçu ou un paiement de fonds en fiducie dans le livre-journal de reçus ou de décaissements de fiducie, vous devez également enregistrer le reçu ou le paiement pour le client particulier dans le grand livre de fiducie des clients et calculer le solde non dépensé pour ce client. De la sorte, vous savez toujours exactement combien vous avez en fiducie pour chaque client.

Consignez chaque dépôt dans votre compte en fiducie au nom du client pour lequel vous l’avez reçu. Le compte mixte en fiducie vise les fonds de votre client. Ne mettez aucun de vos fonds, ni ceux de votre cabinet comme, par exemple, une couverture pour les frais bancaires, dans votre compte en fiducie. Il ne devrait pas y avoir de compte dans le grand livre de fiducie à votre nom, au nom de votre cabinet, ni aucun autre nom tel que « divers », « compte d’attente » ou « inconnu », qui n’est pas un nom de client. Les reçus, décaissements et soldes de chaque client sont énumérés séparément, de façon à ce que vous sachiez combien vous détenez en fiducie pour chaque client. Pour des raisons pratiques, la plupart des cabinets créent un compte séparé dans le grand livre de fiducie des clients pour chaque affaire séparée d’un même client, ce qui fait qu’il y aura une carte ou un compte séparé pour chaque affaire d’un client. Ensemble, ces comptes constituent le grand livre de fiducie des clients. Vous pouvez conserver des copies des comptes particuliers du grand livre de fiducie des clients pour chaque client dans les dossiers des clients, mais vous devez tenir le grand livre entier comme élément de vos registres comptables.

Exemple :

Paula Parajuriste
Grand livre de fiducie des clients

Compte : PIPER, Jane - obj. : cour des petites créances

Date 2014 Détails Reçus  Débours Solde
12 juillet Mandat - obj. : cour des petites créances 300,00   300,00
30 juillet Virement au compte général Facture 0118   282,50 17,50
9 aout Mandat- obj.: cour des petites créances 125,00   142,50
16 aout Avis de saisie-arrêt   100,00 42,50
 Compte : SAID, Ali - obj. : acccusations sommaires
Date 2014 Détails Reçus  Débours Solde
16 aout Avance sur amende 600,00   600,00
23 aout Paiement d'amende   500,00 100,00
23 aout Virement au compte général
Facture 0119
  100,00 0,00
 Compte : SILVER, David - obj. : Cour des petites créances
Date 2014 Détails Reçus  Débours Solde
18 aout Mandat - obj. : cour des petites créances 100,00   100,00
27 aout Dépôt de la demande du défendeur   75,00 25,00
30 aout Virement de S. Silver 10,00   35,00
Compte : SILVER, Susan - obj. : Code de la route
Date 2014 Détails Reçus  Débours Solde
3 aout mandat - obj. : Code de la route 100,00   100,00
5 aout Paiement de contravention   90,00 10,00
30 aout Virement à D. Silver   10,00 0,00
4.   Registre de virements de fonds en fiducie : paragraphe 18 (4) du Règlement administratif no 9

Chaque fois que des fonds sont transférés du compte du grand livre de fiducie d’un client à celui d’un autre client, vous devez enregistrer le virement et en expliquer le motif.

Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de virements de fonds en fiducie*
Date 2014 Du client Au client Montant  Motif
30 aout Susan Silver - obj. : traffic David Silver -
obj. : Cour des petites créances
10,00 Provisions non utiilisées, affaire terminée; selon les instructions écrites de Susan Silver

*Dans cet exemple, l’affaire relative au Code de la route de Susan Silver est maintenant terminée et elle a déjà été entièrement facturée pour les services fournis. Elle a donné des instructions écrites à Paula Parajuriste pour qu’elle vire le solde de sa provision pour l’affaire relative au Code de la route au compte de son fils pour l’affaire relative à la Cour des petites créances dont Paula Parajuriste s’occupe également. Une entrée de virement de fonds en fiducie est requise pour les virements entre clients, mais pas pour les affaires concernant le même client, bien que vous deviez obtenir les instructions du client avant de virer les fonds du client vers une autre affaire pour ce client.

5.   Livre-journal de reçus généraux : paragraphe 18 (5) du Règlement administratif no 9

Pour chaque montant que vous recevez dans le cadre de votre profession qui n’est pas constitué de fonds en fiducie, vous devez enregistrer :

  • la date à laquelle vous avez reçu les fonds 
  • la méthode par laquelle vous avez reçu les fonds
  • le nom de la personne de qui vous avez reçu les fonds
  • le montant reçu


    Exemple :

    Paula Parajuriste
    Livre-journal de reçus généraux

Date 2014 Fonds reçus de Montant Méthode de paiement 
2 juillet Banque ACME - obj. : prêt bancaire 2 500,00 Traite bancaire
7 juillet Stephen Bell - obj. : facture 0116 400,00 Chèque
12 juillet Angela Finelli - obj. : facture 0117 169,50 Chèque
30 juillet Virement du compte en fiducie - obj. : Piper, facture 0118 282,50 Virement 0081
16 aout Stephen Bell - obj. : facture 0116 100,00 Espèces
23 aout Virement du compte en fiducie - obj. : Said, facture 0119 100,00 Virement 0082
30 aout Stephen Bell - obj. : facture 0116 65,00 Espèces
6.   Livre-journal de décaissements généraux : paragraphe 18 (6) du Règlement administratif no 9

Pour chaque paiement que vous faites dans le cadre de votre profession qui n’est pas constitué de fonds en fiducie, vous devez enregistrer :

  • la date à laquelle vous avez fait le paiement 
  • la méthode que vous avez employée pour faire le paiement, par ex., chèque, traite bancaire
  • le numéro du document que vous avez utilisé pour faire le paiement, par ex. le numéro du chèque, le numéro de la traite bancaire
  • le montant du paiement
  • le nom de la personne à qui vous avez fait le paiement.
Exemple :
Paula Parajuriste
Livre-journal de décaissements généraux
Date 2014 Méthode / numéro Payé à Détails Montant TVH versée Montant total 
2 juillet Chq 51 Pierre Proprio Loyer  1 000,00 130,00 1 130,00
12 juillet Chq 52 Fournitures de bureau ABC Papeterie 200,00 26,00 226,00
26 juillet Débit du compte Banque Acme  Frais de service  20,00 2,60 22,60
3 aout Chq 53 Pierre Proprio Loyer  1 000,00 130,00 1 130,00
7. Grand livre général de clients

Le Règlement administratif no 9 n’exige pas ce registre, mais il représente une bonne pratique, car il est utile pour suivre la trace de l’ensemble des dépenses, des factures et des paiements faits pour chaque client dans un registre pratique, ce qui vous permet de savoir combien chaque client vous doit. Comme pour le grand livre de fiducie des clients, les détails de chaque dossier séparé d’un client sont habituellement inscrits dans une carte ou un compte séparé. Nous vous recommandons également de faire le rapprochement de votre ou vos comptes généraux tous les mois.

Exemple :

Paula Parajuriste
Grand livre général de client
Compte : BELL, Stephen - obj. : Cour des petites créances
Date 2014 Détails Dépenses payées TVH Honoraires Paiements du client Solde dû
2 juillet Honoraires – facture 0116   65,00 500,00   565,00
7 juillet Paiement du client        400,00 165,00
16 aout Paiement du client       100,00 65,00
30 aout Paiement du client       65,00 0,00
Compte : FINELLI, Angela - obj. : Code de la route
Date 2014 Détails Dépenses payées TVH Honoraires Paiements du client Solde dû
2 juillet Honoraires – facture 0117   19,50 150,00   169,50
12 juillet Paiement du client       169,50 0,00
Compte : PIPER, Jane - obj. : Cour des petites créances
Date 2014 Détails Dépenses payées TVH Honoraires Paiements du client Solde dû
 26 juillet Honoraires – facture 0118   32,50 250,00   282,50
30 juillet Du compte en fiducie       282,50 0,00
 Compte : SAID, Ali - obj. : accusations sommaires
Date 2014 Détails Dépenses payées TVH Honoraires Paiements du client Solde dû
17 aout Honoraires – facture 0119   13,00 100,00   113,00
23 aout Du compte en fiducie       100,00 13,00
Compte : SILVER, Susan - obj. : Code de la route
Date 2014 Détails Dépenses payées TVH Honoraires Paiements du client Solde dû
 30 aout Honoraires – facture 0120   6,50 50,00   56,50
8.         Livre des honoraires : paragraphe 18 (7) du Règlement administratif no 9

Lorsque vous facturez vos clients, vous pouvez soit enregistrer les renseignements dans un livre d’honoraires, soit garder chaque facture en ordre chronologique (par date) dans un dossier de facturation. Bon nombre de cabinets de services juridiques gardent les deux registres. Un cartable à anneaux avec des onglets pour chaque mois fonctionne bien pour le dossier de facturation. Si vous tenez un livre des honoraires, vous devez enregistrer les renseignements suivants :

  • les honoraires facturés au client
  • les autres éléments facturés au client
  • la date de facturation
  • le nom du client facturé.


Exemple :

Paula Parajuriste
Livre des honoraires

Date 2014

No de fact.

Client

Honoraires
facturés

Débours facturés

TVH facturée

Total facturé

2 juillet

0116

Bell - obj. : Cour des petites créances

500,00

0,00

65,00

565,00

2 juillet

0117

Finelli - obj. : Code de la route

150,00

0,00

19,50

169,50

26 juillet

0118

Piper - obj. : Cour des petites créances

250,00

0,00

32,50

282,50

17 aout

0119

Said - obj. : Accusations sommaires

100,00

0,00

13,00

113,00

30 aout

0120

Silver, S - obj. : Code de la route

50,00

0,00

6,50

56,50

* Aucun compte fiduciaire n’a été créé pour Angela Finelli ou Stephen Bell car aucun argent n’est reçu en fiducie pour eux. Paula Parajuriste ne fait que facturer ses services à ces clients à mesure que les services sont rendus, sans honoraires provisionnels.

 9.         Rapprochement des comptes bancaires en fiducie, liste de fiducie et comparaison des comptes en fiducie : paragraphe 18 (8) du Règlement administratif no 9

Vous devez comparer les éléments suivants :

      a)   vos soldes de comptes en fiducie rapprochés

      b)  votre total des fonds en fiducie des clients.

Ces deux montants doivent être identiques. Il s’agit là d’un des plus importants registres de fiducie et vous devez le remplir au plus tard le 25 de chaque mois pour tous les fonds en fiducie que vous déteniez à la fin du mois précédent. Vous devriez corriger immédiatement toute insuffisance dans les comptes en fiducie et corriger toute erreur de la banque ou d’entrée avant la fin du mois suivant.

Pour le rapprochement des comptes en fiducie, vous devez :

  • cocher tous les chèques retournés (ou images de chèques) sur le relevé bancaire du compte en fiducie pour le mois antérieur, en prenant note des écarts dans les montants
  • à partir de votre livre-journal de décaissements de fiducie, identifier tout chèque qui a été émis, mais n’a pas encore été compensé par la banque
  • faire la liste des chèques en circulation par numéro de chèque, par date d’émission et par montant, et faire le total des montants
  • à partir de votre registre de dépôts, cocher tous les dépôts sur le relevé bancaire en prenant note des écarts dans les montants
  • faire la liste des dépôts du mois précédent, par date et par montant, qui ne sont pas enregistrés sur le relevé bancaire; il s’agit de vos dépôts en transit
  • faire la liste des erreurs de la banque et des erreurs dans les entrées des registres individuellement suivant la date où elles ont été commises et fournir une brève explication; une copie de tout document à l’appui, comme une note de la banque, devrait être jointe au rapprochement
  • à partir du solde sur le relevé bancaire du compte en fiducie, soustraire le montant des chèques en circulation, additionner celui des dépôts en transit et rajuster pour toute erreur de la banque ou d’entrée afin de calculer le solde en banque rapproché du compte en fiducie.

Pour la liste de fiducie des clients, vous devez :

  • à partir du grand livre de fiducie des clients, identifier tout client pour lequel vous déteniez des fonds à la fin du mois précédent
  • faire la liste des noms des clients, dans un ordre logique, avec le solde des fonds en fiducie non dépensés pour chaque client à la fin du mois précédent
  • inclure la date de la dernière activité pour le solde des fonds en fiducie de chaque client sur la liste de fiducie des clients afin de vous aider à surveiller les montants inactifs ou sans mouvement
  • faire le total de la liste de fiducie des clients.

Comparez le solde rapproché des comptes bancaires en fiducie avec le total de la liste de fiducie des clients. Si ces deux montants ne sont pas identiques, vous devez trouver et corriger l’écart.

Exemple

Paula Parajuriste
Rapprochement des comptes bancaires en fiducie au 31 aout 2014 

Compte mixte en fiducie :

Solde selon le relevé bancaire                                                                                                                  643,50 $
     Moins :      Chèques en circulation (voir la liste ci-dessous)                                                       575,00
     Plus : Dépôts en transit – 31aout14                                                                                                          0,00
     Plus :
Erreur de la banque – 11aout14                                                                                                     9,00
     Chq 012 compensé 99,00 $ au lieu de 90,00$,
     corrigé le 28sept14 par note de la banque pour crédit

Solde rapproché du compte en fiducie mixte au 31 aout 2014                                              77,50 $

Chèques en circulation :
Chèque #                Date                             Montant
014                            23aout14                    500,00 $
015                            27aout14                       75,00

Total des chèques en circulation :       575,00 $

Liste de fiducie de clients au 31 aout 2014

(à partir des soldes du grand livre de fiducie des clients)

Nom de dossier                                                        Dernière date d'activité                                            Montant
PIPER, Jane                                                                 16aout14                                                                              42,50
SAID, Ali                                                                         23aout14                                                                                0,00
SILVER, David                                                              30aout14                                                                               35,00
SILVER, Susan                                                              30aout14                                                                                0,00
Total des fonds en fiducie des clients :                                                                                                                                        77,50 $
Total des obligations de fiducie envers les clients au 31 aout 2014                                             77,50 $
 

Comparaison des comptes en fiducie au 31 aout 2014

Total du solde rapproché des comptes en fiducie                                                                                   77,50 $
Total des soldes non dépensés selon le grand livre de fiducie des clients                                 77,50 $
Préparé le :                           21 sept. 2014
Revu le :                                  25 sept. 2014

Signature :                              P. Parajuriste 

Peu importe qui effectue la comparaison des comptes en fiducie, vous devriez prendre l’habitude de l’examiner, ainsi que toutes les pièces justificatives, au plus tard le 25 de chaque mois afin de vous assurer que :

  • la comparaison a été terminée en temps voulu
  • tous les fonds en fiducie des clients ont été inclus : fiducie mixte, carnet de banque, CPG, dépôts à terme, etc.
  • les soldes des relevés bancaires, carnets de banque, CPG, dépôts à terme, etc. sont exacts
  • il n’y a pas d’erreur de calcul
  • les éléments de rapprochement, par ex. les erreurs de la banque, les erreurs d’entrée, sont compensés chaque mois et sont expliqués et étayés par de la documentation
  • les chèques périmés, c.-à-d. les chèques qui n’ont pas été encaissés plus de six mois après avoir été faits, sont contrepassés, l’obligation du client est réinscrite dans le grand livre de fiducie des clients et les chèques sont émis de nouveau, au besoin (prenez note que les règles de compensation précisent qu’un chèque de plus de six mois peut être encaissé, donc vérifiez les politiques de votre établissement financier afin de déterminer si vous devriez faire une opposition au chèque en fiducie avant de l’émettre de nouveau.)
  • les comptes du grand livre de fiducie des clients ne sont pas à découvert
  • les montants en fiducie pour chaque client sont exacts
  • les comptes du grand livre en fiducie de tout client qui sont inactifs depuis 12 mois font l’objet d’un suivi.

N’oubliez pas que le compte en fiducie est destiné à l’argent de vos clients. Par conséquent, si vous ne recevez pas de fonds en fiducie dans votre cabinet de services juridiques, vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte en fiducie. Mais si vous avez un compte en fiducie, vous devez préparer chaque mois un rapprochement et une comparaison des comptes en fiducie ; même si le compte en fiducie a été inactif ou si le solde du compte en fiducie est nul.

Veuillez consulter la page « Rapprocher un compte en fiducie » au 

https://www.lso.ca/avocats/ressources-et-soutiens-a-la-pratique/sujets-lies-a-la-gestion-de-la-pratique/gestion-des-finances/comptes-en-fiducie/rapprocher-un-compte-en-fiducie.

10.   a) Doubles de bordereaux de dépôt de fiducie détaillée : paragraphe 18 (10) du Règlement administratif no 9

Le Règlement administratif no 9 exige que vous déposiez immédiatement dans votre compte en fiducie les fonds en fiducie que vous recevez. Vous devriez inscrire sur toutes les copies des bordereaux de dépôt de fiducie les renseignements suivants :

  • la date à laquelle vous avez déposé les fonds
  • le nom de votre cabinet, s’il n’est pas préimprimé
  • votre numéro de compte bancaire, s’il n’est pas préimprimé
  • la provenance de chaque montant reçu
  • le nom du client concerné
  • le montant.

Vous devriez également vous assurer que le caissier ou la caissière de la banque estampille chaque bordereau de dépôt. Si vous utilisez un guichet automatique, joignez le reçu du guichet au bordereau de dépôt correspondant

Exemple :

BANQUE DE L’ONTARIO       
BORDEREAU DE DÉPÔT                                                   
CRÉDITER LE COMPTE DE :
Paula Parajuriste, Compte de fiducie

Date :      20100809           Timbre du caissier      Initiales du déposant: PP
 Transit : 54321                                                               Initiales du caissier: ABC                                
 Numéro de compte: 1234567890
 

Chèques et bordereaux de cartes de crédit

Détails

Espèces

 Jane Piper

 

 

x     5$

 

 

obj. Cour des petites créances​

125

00

x   10$

 

 

 

 

 

x   20$

 

 

 

 

 

x   50$

 

 

 

 

 

x 100$

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

  monnaie

 

 

 

 

 

Total espèces $CA

 

 

Total ►

125

00

 

Bordereaux de cartes de crédit et chèques transférés

►       125

00

     10. b) Doubles de bordereaux de dépôt au compte général détaillés : paragraphe 18 (10) du Règlement administratif no 9

Vous devriez inscrire les renseignements suivants sur toutes vos copies des bordereaux de dépôt au compte général :

  • la date à laquelle vous avez déposé les fonds
  • le nom de votre cabinet, s’il n’est pas préimprimé
  • votre numéro de compte bancaire, s’il n’est pas préimprimé
  • la provenance de chaque montant reçu
  • le client concerné, le cas échéant
  • le montant.

Vous devriez également vous assurer que le caissier ou la caissière de la banque estampille chaque bordereau de dépôt. Si vous utilisez un guichet automatique, joignez le reçu du guichet au bordereau de dépôt correspondant.

Exemple :

BANQUE DE L’ONTARIO       
BORDEREAU DE DÉPÔT                                                   
CRÉDITER LE COMPTE DE :
Paula Parajuriste, Compte général

Date :      20100823           Timbre du caissier      Initiales du déposant: PP
Transit : 54321                                                               Initiales du caissier: ABC                                
Numéro de compte: 1234567890            
                              
 

Chèques et bordereaux de cartes de crédit

Détails

Espèces

Du compte en fiducie

 

 

x     5 $

 

 

obj. Said - facture 119

100

00

x   10 $

 

 

 

 

 

x   20 $

 

 

 

 

 

x   50 $

 

 

 

 

 

x 100 $

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

                    x

 

 

 

 

 

  monnaie

 

 

 

 

 

Total espèces $CA

 

 

Total ►

100

00

 

Bordereaux de cartes de crédit et chèques transférés

►           100

00

11.       Livre de duplicata de reçu de montant en espèces : article 19 du Règlement administratif no 9

Pour chaque montant en espèces que vous recevez dans le cadre de votre pratique, vous devez préparer un reçu de montant en espèces en duplicata portant les renseignements suivants :

  • la date à laquelle vous avez reçu les espèces
  • le nom de la personne qui vous a remis les espèces
  • le montant reçu en espèces
  • le nom du client pour lequel les espèces ont été reçues
  • le numéro de dossier, le cas échéant
  • votre signature ou celle d’un signataire autorisé
  • la signature de la personne qui vous a remis les espèces.

Il est toujours conseillé de numéroter suivant un ordre séquentiel tout document comptable. Vos reçus devraient donc être numérotés.

Donnez une copie du reçu à la personne qui vous a remis les espèces et conservez-en une pour vos registres comptables. Vous pouvez également rédiger le reçu en triple exemplaire et garder la troisième copie dans le dossier du client.

Le Règlement administratif no 9 exige que vous fassiez des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui vous a remis les espèces. Vous devriez éviter d’accepter des espèces d’une personne qui ne veut pas signer un reçu.

Gardez à l’esprit que votre personnel peut hésiter à accepter la responsabilité de recevoir des paiements en espèces. Si vous décidez d’adopter pour votre cabinet la politique de ne pas accepter des paiements en espèces, ou de fixer une limite maximale pour ceux-ci, assurez-vous d’en informer les clients éventuels par écrit avant d’accepter leur mandat.

Exemple :

                                         DUPLICATA DE REÇU DE MONTANT EN ESPÈCES                                      

                    0001

Date_________________

 

Reçu de___________________________________ la somme de ________________________$

 

Pour le compte de____________________________________ pour le dossier  no ___________

 

__________________________________________           ___________________________________

Signature du payeur [personne versant les espèces]          Signataire autorisé de [nom du cabinet parajuridique]

12. a)     Identification du client et vérification (client qui est une personne physique) - art.  23 du Règlement administratif no 7.1

 Exemple :

 

Paula Parajuriste

VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ

(À utiliser lorsque le client ou le tiers est une personne physique)

Nom :                           Kim Kirby                                                                                           

Adresse :                     456, ch. Avenue, Touteville ON Z9Y 4V3                               

Téléphone :                789 456-0123                                                                                   

Adresse professionnelle :        s.o. (retraitée)                                                              

Téléphone (bureau) :      s.o. (retraitée)                                                                         

Profession(s)               Agente immobilière à la retraite                                                                                                             

  

Document original examiné – Copie jointe

           X  Permis de conduire

          □  Acte de naissance

          □  Passeport

          □  Autre (préciser) _                                                                                                     

Date de la rencontre où l’identité a été vérifiée :   30 aout 2014_________  

Identité vérifiée par (nom de la personne) :    Sandy Secretary                         _

Date de l’examen du dossier par le ou la parajuriste :   30 aout 2014                   

Nom de la ou du parajuriste :     Paula Parajuriste                                                      

12. b)     Identification du client et vérification (client qui est un organisme) - art. 23 Règlement administratif no 7.1

Exemple :

 

Paula Parajuriste

VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ

(À utiliser lorsque le client ou le tiers est un organisme)

Nom :                                Cornichons Pierre Dubois                            

Adresse d’affaires :      456, ch. Avenue, Touteville ON Z9Y 4V3                                 

Téléphone d’affaires :    321 654-0987                                                 
No de constitution ou d’identification d’entreprise 12131415 Ontario Inc  _

Lieu de délivrance du no :   Ontario_______________  _   ___

Type d’entreprise ou d’activités :  Grossiste et détaillant en fruits et légumes __

Personne autorisée à donner des directives

Nom :                      Peter Piper_______________________________

Poste :                   Président____________________________­____

Téléphone :         321 654-0987 poste 1__________________­_____

 

Document original examiné – Copie jointe

X   Permis de conduire

  Acte de naissance

  Passeport

  Autre (préciser) __________  __________________    ______

 

Noms et profession(s) des administrateurs

Pierre Dubois, agriculteur__________________________________

Jackie Jones, électricienne_________________________________

Ricky Ricardo, musicien_______________________________ _____

________________________________________________________

 

Noms, adresses et profession(s) des propriétaires ou actionnaires qui détiennent au moins
25 % d’intérêt dans l’organisme ou des actions de l’organisme

 

Pierre Dubois, 456, ch. County, Touteville Z9Y 4V3, agriculteur, 51 %     __     
Pierre Dubois fils, 456, ch. County, Touteville ON  Z9Y 4V3, agriculteur, 49 %

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

 

Document original examiné – Copie jointe

 X  Certificat de constitution

  Document déposé annuellement par l’organisme (préciser) ___         ___________

  Convention de société

  Convention de fiducie

  Acte d’association

Autre (préciser) __Inscription de noms commerciaux_______________               ___

 

Date de la rencontre où l’identité a été vérifiée :       30 aout 2014______________

Identité vérifiée par (nom de la personne) :                 Sandy Secrétaire___________

Date de l’examen du dossier par le ou la parajuriste 30 aout 2014_____________

Nom du ou de la parajuriste :                                                 Paula Parajuriste__________

 

13.       Registre des biens de valeur : paragraphe 18 (9) du Règlement administratif no 9

Ce registre consigne les biens autres que l’argent. Le registre devrait, au minimum, contenir les renseignements suivants :

  • le nom du ou des propriétaires bénéficiaires;
  • une description du bien;
  • la date à laquelle le titulaire de permis en a pris possession ou en a obtenu le contrôle;
  • le nom de la personne qui avait le contrôle du bien immédiatement avant que le titulaire de permis en prenne possession;
  • la valeur du bien;
  • la date à laquelle la fiducie a pris fin par la remise ou le transfert du bien au(x) propriétaire(s) bénéficiaire(s) ou conformément à leur directive;
  • la personne à qui la possession du bien est remise.


Biens à inclure :

Les instruments enregistrés au nom du titulaire de permis en fiducie :

  • des actions, des obligations ou d’autres titres au porteur;
  • des bijoux, des peintures, des fourrures, des articles de collection ou une diversité d’objets de valeur vendables;
  • tout bien qu’un titulaire de permis peut, de son propre chef, convertir en espèces.

Biens à ne pas inclure :

Les dépôts à terme, les reçus de dépôt, des comptes d’épargne ou d’autres comptes de dépôt similaires maintenus pour des clients individuels dans des banques à charte ou des sociétés de fiducie enregistrées. Il s’agit là de fonds en fiducie et ils doivent être enregistrés dans vos registres comptables.

Exemple :

Paula Parajuriste

Registre des biens de valeur

Client

Description du bien

Date de réception

Reçu de

Valeur du bien

Remis  à

Date de remise  

BELL, Stephen

collier de perles

01mai14

BELL, Stephen

530,00

BELL, Allison

16juin14

SILVER, Susan

Bijoux en argent

02juin14

SILVER, Susan

475,00

 

 

FINELLI, Angela

Assiettes de collection 

07juin14

FINELLI, Angela

320,00

 

 

  Annexes

Règlement administratif no 9
       Formulaire 9A -  Exemple de formulaire 9A rempli
Exemple de lettre d’instructions à une institution financière 
Rapport sur l’ouverture ou la fermeture d’un compte en fiducie
Guide d’autoévaluation des contrôles internes
Utilisation des cartes de crédit dans un cabinet parajuridique

Liste de vérification financière mensuelle 

 

Exemple de demande de télévirement remplie (Formulaire 9A)


DEMANDE DE TÉLÉVIREMENT DE FONDS EN FIDUCIE
Demande no ET0081
 
Montant du virement  : 282,50 $
Objet :                            JOLIE cour des petites créances
Client(e) :                      Jeanne Jolie
Numéro de dossier : 08-47
Raison du versement : Honoraires (250,00 $) et TVH (32,50 $) facturés à la cliente
Compte en fiducie à débiter :
           Nom de l'établissement financier : Banque de l’Ontario
           Numéro de compte :                             123456789
           Nom du/de la bénéficiaire :                Paula Parajuriste, compte général
Compte à créditer :        
           Nom de l'établissement financier :                 Banque de l’Ontario
           Nom et adresse de la succursale bancaire : 20, rue Centreville, Touteville ON Z9Y 2T2
           Numéro de compte :                                                987654321
 
Personne demandant le télévirement des fonds en fiducie : Paula Parajuriste
30 juillet 2014                                                                                              Paula Parajuriste
Date                                                                                                                  Signature
Données additionnelles concernant l’opération :
           Personne ayant entré les données relatives au virement :
           Nom :       Sandy Secrétaire                                Sandy Secrétaire
                                                                                                    Signature
           Personne ayant autorisé le virement à l’ordinateur :
           Nom :       Constant Comptable                         Constant Comptable                   
                                                                                                     Signature

Utilisation de cartes de crédit dans un cabinet parajuridique

Les parajuristes peuvent conclure des ententes avec des établissements financiers qui offrent des services de carte de crédit, sous réserve de certaines conditions.
 
Selon la définition du Règlement administratif no 9, le terme « fonds » comprend les bordereaux de cartes de crédit, et la définition prévoit que les bordereaux de cartes de crédit, comme les autres fonds reçus en fiducie, doivent être déposés dans le compte en fiducie pas plus tard que le jour ouvrable suivant.


Conditions

Comptes desquels les frais d’escompte et de service doivent être déduits

Tout contrat de carte de crédit que concluent les titulaires de permis doit prévoir que tous les frais d’administration, frais d’escompte et autres droits que le titulaire doit payer à l'établissement financier doivent être déduits du compte général du titulaire de permis et ne doivent pas l’être du compte en fiducie. Les titulaires de permis devraient prendre note que la plupart des établissements financiers offrant des services de cartes de crédit exigent l’ouverture de comptes à l’une de leur succursale. Si un compte en fiducie est ouvert à un établissement financier afin de faciliter l’utilisation d’une carte de crédit particulière, on doit dire à l’établissement financier de verser les intérêts gagnés sur les fonds détenus en fiducie à la Fondation du droit de l’Ontario.

Confidentialité  

Les bordereaux peuvent montrer le nom du parajuriste et son adresse, les numéros de code nécessaires et la date. La nature des services juridiques ne doit pas être indiquée, mais uniquement les mots « services juridiques » plus un numéro de dossier et un montant en dollars. Le détail des services doit être fourni au client de la manière habituelle.

Montant qui doit être indiqué  

Le titulaire de permis ne doit pas accepter un bordereau de carte de crédit, à moins que le montant ait été inséré au moment où le client signe le bordereau.

Paiement des honoraires provisionnels

Les mots « compte en fiducie » doivent apparaître sur le bordereau de carte de crédit original et celui-ci doit être présenté pour dépôt dans le compte en fiducie approprié, en conformité avec le Règlement administratif no 9. Les procédures de comptabilité normales sont par la suite suivies pour le virement des fonds du compte en fiducie au compte général. Tout remboursement doit être fait par bordereau de carte de crédit. Les frais d’administration doivent être déduits du compte général et le client doit recevoir le crédit entier pour la valeur nominale de la facture de carte de crédit. Les droits ou frais d’escompte de la compagnie émettrice de cartes de crédit sont un cout relié à l’exercice de la profession et ne doivent pas être facturés au client.
 
Les procédures de certaines compagnies émettrices de cartes de crédit peuvent placer les titulaires de permis en conflit avec des dispositions du Règlement administratif no 9. Certaines compagnies émettrices de cartes de crédit exigent que les marchands désignent seulement un compte dans lequel les paiements des cartes de crédit sont déposés. En outre, les frais d’escompte facturés par la compagnie sont automatiquement débités de ce compte.
 
Un tel processus ne permettra pas aux titulaires de permis de recevoir par cartes de crédit à la fois des honoraires provisionnels et des paiements pour des honoraires et débours déjà facturés. Le paragraphe 2 (1) du Règlement administratif no 9 exige que les titulaires de permis déposent les fonds qu’ils reçoivent en fiducie (par ex. les honoraires provisionnels) dans un compte désigné en tant que compte en fiducie. En même temps, le paragraphe 8 (2) du Règlement administratif no 9 interdit de déposer dans un compte en fiducie des fonds qui sont « reçus par les titulaires de permis en paiement d’honoraires pour lesquels une facture a été remise... ». En conséquence, l’utilisation d’un compte pour les deux fins n’est pas permise.

De plus, comme pour les frais bancaires, les frais d’escompte doivent être retirés du compte général du titulaire de permis.
 
Il est fortement suggéré aux titulaires de permis d’examiner cette question avec les compagnies émettrices de cartes de crédit qu’ils utilisent ou envisagent d’utiliser. Si la compagnie impose les restrictions susmentionnées, les titulaires peuvent uniquement désigner leur compte général et ainsi uniquement recevoir des paiements pour leurs honoraires et débours facturés.

 

Autorisations par téléphone

On nous demande parfois s’il est acceptable de prendre le numéro de carte de crédit du client par téléphone et de traiter le paiement du compte de cette façon. Cela pourrait être acceptable pourvu que la ou le parajuriste ait fourni un état de compte, au préalable. Il est toujours préférable d’avoir la meilleure piste de vérification possible dans le cadre de toute opération financière, et la signature du client sur le bordereau constitue manifestement la meilleure preuve qu’il est possible d’avoir de l’accord du client pour l’utilisation de ce service.
 
Se pose également la question de savoir s’il serait acceptable de renouveler des honoraires provisionnels par cette méthode. Nous pensons que la ou le parajuriste ne voudrait pas prendre le risque de voir le client nier qu’il a donné sa permission pour ce type d’opération et que, si le renouvèlement des honoraires provisionnels devait être autorisé par téléphone, cet arrangement devrait être clairement énoncé dans le mandat écrit. En fait, nous suggérerions de faire parapher par le client le paragraphe du mandat qui permettrait un tel arrangement. Il faudrait ensuite consulter le paragraphe intitulé « paiement des honoraires provisionnels » ci-dessus et suivre la procédure qu’il énonce. On insiste sur le fait que la « piste de vérification » est autant pour la protection du ou de la parajuriste que celle du client, et que les titulaires de permis sont incités à faire attention lorsqu’ils utilisent des cartes de crédit afin que des malentendus ne surviennent pas entre eux et le client.

Liste de vérification financière mensuelle
 
Mois de vérification  
Date de vérification  
Vérification par  
Notes/rappels
dans le système
 
 

 
Dossiers vérifiés :
  • Relevés de compte fiduciaire émis par la banque OU Exactitude des copies vérifiée personnellement par rapport aux registres bancaires en ligne
  • Rapprochement du solde du compte bancaire fiduciaire et du solde du journal bancaire fiduciaire
  • Liste des comptes en fiducie des clients en fiducie à la fin du mois - y compris le solde détenu et la date de la dernière activité
  • Rapport de comparaison du solde bancaire du compte fiduciaire rapproché et du total de la liste des comptes en fiducie des clients
  • Relevés de compte général émis par la banque OU vérification personnelle de l’exactitude des copies par rapport aux relevés bancaires en ligne
  • Rapprochement de l’enregistrement du solde bancaire général
  • Chèques annulés.
 

Dossiers dont la forme et le contenu sont confirmés :

  • le rapprochement des comptes en fiducie a été préparé pour le 25e jour du mois

  • les calculs étaient corrects (pas nécessaire si préparés à l’aide d’un logiciel de comptabilité - mais revérifier si basés sur Excel)
  • les soldes de rapprochement concordent avec les pièces justificatives
  • le solde détenu en fiducie selon les livres et registres, correspond au relevé bancaire du compte en fiducie ajusté en fonction des chèques en circulation, des dépôts et des erreurs de comptabilisation/bancaires (le cas échéant)
  • les erreurs bancaires et les erreurs de comptabilisation sont corrigées chaque mois et des pièces justificatives ont été jointes au rapprochement et à la comparaison
  • aucun chèque fiduciaire ou général n’est en circulation depuis plus de 6 mois.  En cas de fiducie, arrêt des paiements si nécessaire, responsabilité du client rétablie dans le registre fiduciaire des clients, réémission du chèque si nécessaire. S’il s’agit d’un chèque général, vérifiez pourquoi le chèque est toujours en circulation et annulez-le
  • aucun découvert n’a été trouvé dans les livres de comptes des clients (si tel est le cas, un remboursement immédiat est nécessaire, même s’il est effectué sur les fonds propres du titulaire du permis)
  • aucun compte général à découvert, sans couverture de découvert appropriée trouvée
  • les montants détenus pour chaque client sont corrects
  • aucun grand livre fiduciaire de client trouvé où aucune activité n’a été exercée pendant plus de 12 mois (si c’est le cas, examinez si les fonds sont détenus pour une raison légitime, prenez des mesures pour les facturer ou les retourner au client - examinez le dossier pour vérifier le statut).
Examen du travail en cours :
  • tout décaissement non facturé pour les clients disposant d’un solde de fonds en fiducie (si tel est le cas, transférer et facturer en temps utile)
  • tout décaissement non facturé (si oui, envisagez d’envoyer un compte provisoire)
  • tout travail en cours (si oui, envisager d’envoyer un compte provisoire)
  • tout dossier de client sans activité depuis plus de 30 jours (si tel est le cas, procédez à un examen du dossier et envisagez de fournir un rapport de statut)
  • tout dossier de client qui devrait être fermé
  • les débours négatifs non facturés - en fait, il s’agit de montants au crédit du client et qui doivent être appliqués aux factures ou envoyés en fiducie - parfois, ils sont causés par des radiations de comptes qui ont été incorrectement comptabilisés, mais ils doivent être examinés.
Examen des comptes débiteurs :
  • tout compte débiteur de plus de 30 jours
  • lancer des avis de rappel ou des appels téléphoniques au client selon la politique du bureau - entrer le rappel dans le système de suivi
  • tout compte qui devrait être radié ou inscrit comme créance douteuse - (récupérez votre TVH!)
  • tout compte qui devrait être évalué
  • tout solde négatif - même chose que les décaissements négatifs non facturés ci-dessus

    .

Examen du budget :

  • les revenus examinés et comparés au budget
  • les dépenses examinées et comparées au budget
  • examiner la nécessité d’ajuster les dépenses proposées
  • les dépenses inattendues prises en compte.
     
Explication des termes et concepts