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Paralegal Practice Audits

Mise à jour le 25 mai  2017

Les vérifications relèvent du processus d’inspection professionnelle instauré dans le cadre des modifications de 1999 à la Loi sur le Barreau, art. 1 à 49, ainsi que du Règlement administratif no 11 sur la compétence professionnelle et la Règle 3.01 du Code de déontologie des parajuristes.

Toutes les inspections professionnelles, y compris la vérification des pratiques, sont proactives et préventives – conçues pour appuyer les objectifs d’efficience, d’efficacité et de compétence des titulaires de permis du Barreau – et reflètent l’accent que place le Barreau sur l’assurance de la qualité au service de l’intérêt public. Les inspections sont correctives et consultatives, vu qu’elles incluent le ou la titulaire de permis, l’inspecteur et le personnel responsable de l’inspection professionnelle, et ce, à chaque étape.

Le processus

Les parajuristes participants sont choisis de façon aléatoire parmi tous les titulaires de permis de catégorie P1.

Bien que le Programme d’inspection professionnelle soit géré et coordonné par le personnel du Barreau, l’inspection et le suivi sont menés par des avocates et des avocats expérimentés (des inspecteurs externes) ou par l’une ou l’un des avocats du Barreau chargés de l’inspection professionnelle.

L’avocat de l’inspection professionnelle et le parajuriste entament leurs discussions en remplissant une liste de contrôle administratif de base des parajuristes, un outil d’analyse de la pratique qui aide à identifier les lacunes éventuelles de celle-ci. L’avocat de l’inspection professionnelle procède également à un examen des dossiers des clients et pourrait s’entretenir avec le personnel administratif du bureau ou les professionnels salariés.

Les aptitudes liées à la gestion de la pratique sont au centre de la vérification d’une pratique, mais celle-ci comprend aussi une évaluation de la conformité continue aux exigences de tenue des registres financiers (Règlement administratif no 9). Les conseils sur place visent à aider le parajuriste à mettre en œuvre des systèmes de gestion de la pratique ou à restaurer les systèmes existants, ainsi qu’à rectifier les pratiques de tenue de registres financiers avant que les lacunes ne portent atteinte aux services offerts aux clients ou n’occasionnent de sérieux problèmes de non-conformité ou de manquement professionnel.

Le parajuriste reçoit des conseils pratiques et de la rétroaction tout au long de l’inspection. Les domaines à risque sont identifiés et des stratégies correctives sont abordées. Afin d’aider le parajuriste à corriger rapidement les domaines à risque, les questions exigeant une intervention sont identifiées lors de l’inspection. Le parajuriste est également dirigé vers les ressources appropriées.

Si l’inspection concerne une ou un parajuriste qui n’est pas responsable des questions relatives à la gestion de la pratique, et que des lacunes sont notées dans les systèmes à l’échelle du cabinet, celles-ci seront abordées directement avec l’associé responsable.

Les domaines soumis à l’inspection peuvent comprendre ce qui suit :

1. Gestion du temps

  • calendrier de rappel
  • enregistrement/inscription du temps
  • liste des tâches – courantes/futures
  • système de contrôle de calendrier
  • aptitudes d’écoute/techniques d’entrevue

2. Gestion des dossiers/Service à la clientèle

  • nombre de dossiers ouverts
  • procédure d’ouverture/de fermeture de dossiers
  • système de classement/d’organisation efficace (manuel et électronique)
  • entreposage des dossiers – procédure/durée
  • destruction des dossiers
  • vérification de l’existence de conflits
  • guide administratif – procédures et systèmes
  • nouveaux clients, action, clôture
  • engagements
  • connaissances et aptitudes (principes juridiques, procédures et droit de fond)
  • règlement extrajudiciaire des différends (RED)
  • confidentialité – où entreposer vos dossiers
  • techniques d’écriture et de rédaction
  • éviter d’avoir un client « fantôme »
  • lettres de mandat
  • lettres de non-engagement
  • fournir un avis juridique indépendant pour des questions faisant partie du champ de compétence
  • gérer les attentes des clients
  • traiter les plaintes des clients
  • améliorer les aptitudes de rédaction

 

3. Gestion financière

  • frais et facturation
  • registres et tenue des livres
  • facturation – frais et débours
  • contrôle des comptes débiteurs et créditeurs
  • comptes en fiducie

 

4. Communications

 

  • gérer les attentes
  • suivre les instructions des clients
  • répondre aux appels téléphoniques des clients
  • garder les clients suffisamment informés
  • répondre dans un délai raisonnable
  • informer le client de l’état d’une question
  • gérer les appels téléphoniques
  • gérer le courrier postal et électronique

 

5. Technologie et équipement

 

  • commerce électronique
  • ordinateurs
  • modèles de documents
  • ressources documentaires et de recherche
  • téléphone/voix
  • transmission de documents (courriel, télécopieur, numériseur, Web)

 

6. Gestion professionnelle

 

  • étudiantes et étudiants de programmes coop
  • stages des étudiants parajuristes
  • associés
  • professionnels salariés
  • personnel de soutien
  • formation et soutien
  • formation professionnelle continue (FPC)
  • société de personnes et autres ententes commerciales

7. Gestion personnelle

  • santé et condition physique
  • programme d’aide aux membres (PAM)
  • famille
  • intérêts externes
  • gérer le stress
  • reconnaitre la chimiodépendance
  • reconnaitre la dépression

 

Avis sur la compétence

Après la visite, l’inspecteur prépare un rapport contenant l’analyse et l’évaluation de la pratique, y compris les recommandations relatives aux mesures correctives appropriées. Dépendamment du nombre annuel de missions et de la longueur des rapports, une copie du rapport est habituellement envoyée au parajuriste environ deux mois après la visite de l’inspecteur. Le rapport peut inclure des recommandations d’amélioration et d’optimisation des systèmes existants de gestion de la pratique, ou pourrait comprendre des recommandations prescrites à mettre en œuvre pour s’assurer que le parajuriste répond aux normes de compétence.

Si le rapport est final, une opinion concernant la compétence est fournie. On demandera au parajuriste d’envoyer une réponse au Service d’inspection professionnelle confirmant qu’il a examiné le rapport, et de fournir tout commentaire qu’il aurait concernant le rapport, les détails relatifs à la mise en œuvre de toutes les recommandations prescrites, ainsi qu’une réponse concernant les recommandations discrétionnaires, le cas échéant.

S’il s’agit d’un rapport initial, une nouvelle visite sera planifiée six mois plus tard. On demandera au parajuriste de fournir une réponse détaillée au Service d’inspection professionnelle, puis la nouvelle visite permettra de procéder à une évaluation de la mise en œuvre des recommandations prescrites dans le rapport initial et de mettre fin à la vérification.

Si aucune recommandation n’est faite, ou si le Service d’inspection professionnelle est satisfait de la mise en œuvre par le parajuriste des recommandations prescrites, le dossier sera clos.

Si durant la première visite ou après la deuxième visite le parajuriste ne répond pas aux normes de compétence exigées en vertu de l’article 41 de la Loi sur le Barreau, l’inspection professionnelle pourrait lui demander de convenir d’une proposition d’ordonnance ou pourrait être tenue de renvoyer la question à la réglementation professionnelle.

Pour de plus amples détails concernant le Programme d’inspection professionnelle, vous pouvez consulter notre Foire aux questions ou le rapport du Comité du perfectionnement professionnel des admissions au Conseil daté du 22 juin 2006, ainsi que le rapport du Comité permanent des parajuristes au Conseil daté du 30 octobre 2008.