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Suggestions d’étapes à suivre pour la fermeture, la conservation et la destruction des dossiers - Annex 5

Déterminer si vous pouvez fermer le dossier 
Voici certains facteurs que vous pourriez examiner afin de déterminer si un dossier est achevé et devrait être fermé :

  • Avez-vous terminé tout le travail pour lequel vos services ont été retenus?
  • Avez-vous fait rapport au client?
  • Avez-vous envoyé un état de compte au client?
  • Est-ce que le compte a été acquitté ou est-ce que le cabinet a radié tout solde dû sur le compte définitif?
  • Est-ce que tous les engagements ont été respectés et toutes les conditions fiduciaires honorées?
  • Vous êtes-vous occupé de tout solde dans le compte en fiducie?

Élaguer le dossier

  • Avez-vous retiré toutes les copies en double non nécessaires?
  • Avez-vous retiré ou copié des documents pour servir de modèle ou pour usage futur?
  • Dans l’affirmative, avez-vous supprimé dans le document qui servira de modèle tous les renseignements personnels au sens de la LPRDPE?
  • Avez-vous remis au client ou aux tierces parties tous les documents leur appartenant?
  • Avez-vous déterminé de quels documents vous conserverez des copies?

Communiquer avec le client

  • Avez-vous informé le client que le dossier allait être fermé et serait détruit après une certaine date? Cette information peut être comprise dans la convention de mandat. 

Fixer une date de destruction 

  • Avez-vous fixé une date de destruction du dossier?
  • Avez-vous fixé une date d’examen du dossier afin de passer le dossier en revue avant sa destruction ou sinon, avez-vous en place un système permettant de veiller à ce que la date de destruction du dossier soit reportée lorsqu’il se produit, pendant la période de conservation, des changements de circonstances qui rendent nécessaires de reporter la date?
  • Avez-vous inscrit cette date ou ces dates dans votre système de rappel?

Classer un dossier comme fermé

  • Avez-vous classé le dossier comme fermé?
  • Avez-vous inscrit cette donnée dans le système de votre bureau?

Déterminer le mode d’entreposage

Avez-vous décidé du ou des modes d’entreposage?

  • Papier
  • Électronique

Si les documents sont conservés sous format électronique, il faut se poser les questions suivantes :

  • Avez-vous une obligation juridique ou déontologique d’entreposer le dossier en format papier?
  • Avez-vous le matériel et les logiciels nécessaires pour récupérer ces documents pendant la période de conservation?
  • Avez-vous en vigueur une procédure pour vous assurer que vous possédez le matériel et les logiciels pour récupérer ces documents pendant la période de conservation?
  • S’il est probable que les documents seront utilisés comme preuve documentaire, avez-vous respecté les règles de preuve régissant l’admissibilité des copies électroniques?
  • Disposez-vous d’un système de sauvegarde pour les documents entreposés en format électronique?
  • Avez-vous vérifié si des documents, données ou renseignements devraient être cryptés?

Placer les dossiers en entreposage

  • L’emplacement d’entreposage est-il sécuritaire?
  • Vous êtes-vous assuré de pouvoir respecter vos obligations en matière de confidentialité?
  • Avez-vous une assurance adéquate pour couvrir les pertes ou dommages?

Examiner le dossier avant sa destruction

  • Avez-vous examiné le dossier avant sa destruction afin de déterminer si la date de destruction devait être modifiée? 

Détruire le dossier  

  • Vous êtes-vous assuré que le dossier sera détruit d’une manière qui préservera la confidentialité du parajuriste et du client? 

Créer un registre de destruction ou d’élimination 

  • Avez-vous créé un registre de la destruction conformément à votre politique de conservation? 
Explication des termes et concepts