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Guide sur la conservation et la destruction des dossiers fermés des clients

Introduction 
Raisons de la conservation des dossiers 
Le dossier du client 
Fermeture des dossiers de client
Conservation des dossiers des clients
Destruction des dossiers des clients

Annexe 1 – Modèle de politique relative à la conservation des dossiers
Annexe 2 – Documents figurant dans les dossiers
Annexe 3 - Que faire du contenu du dossier au moment de sa fermeture
Annexe 4 - Exemples de dispositions
Annexe 5 – Suggestions d’étapes à suivre pour la fermeture, la conservation et la destruction des dossiers

Le présent guide ne vise pas à se substituer au jugement professionnel du ou de la parajuriste, ni à établir une approche uniformisée à la prestation de services juridiques et à la conservation et à la destruction des dossiers fermés. Sauf dans les cas où le présent guide reprend des exigences de la loi, des règlements administratifs ou du Code de déontologie des parajuristes, la décision de ne pas suivre les dispositions ne sera pas en soi une indication qu’un parajuriste n’a pas offert un service de qualité. Ce sont les circonstances propres à chaque situation qui détermineront si un parajuriste a fourni ou non un service de qualité.


Introduction

L’un des défis des cabinets parajuridiques est la manière de traiter le volume croissant de dossiers conservés, comme les dossiers fermés de clients et les autres dossiers administratifs. Sont ici visés tant les dossiers de format papier qu’électroniques.

Le Barreau a élaboré le présent guide afin d’aider les parajuristes à élaborer des politiques relatives à la fermeture, à la conservation et à la destruction de dossiers de clients. De telles politiques aident les parajuristes à contrôler le volume et le type de dossiers conservés, à gérer le risque et à s’acquitter de leurs responsabilités professionnelles.

Les parajuristes qui mettent en place des mesures à cet effet pourraient également envisager d’adopter des mesures visant la conservation et la destruction d’autres dossiers administratifs générés ou obtenus par le cabinet, comme les dossiers d’entreprise, les contrats avec les fournisseurs et les autres lettres ou documents.

L’annexe 1 comprend un modèle de politique relative à la conservation des dossiers pour les cabinets parajuridiques. Aucune politique modèle ne peut couvrir toutes les situations survenant dans tous les cabinets ou dans tous les domaines de prestation. Ce modèle ne vise donc pas à se substituer au jugement professionnel des parajuristes. Au moment d’établir une politique relative à la conservation de dossiers, un cabinet parajuridique devrait tenir compte des champs d’exercice des parajuristes ainsi que du guide du Barreau sur la conservation et la destruction des dossiers fermés des clients.


Raisons de la conservation des dossiers

Plusieurs raisons expliquent pourquoi les parajuristes conservent les dossiers de clients pendant un certain temps ou parfois indéfiniment après avoir terminé l’affaire du client. Certaines de ces raisons servent le client, alors que d’autres servent le ou la parajuriste.

Se défendre contre des allégations de faute professionnelle

Les parajuristes conservent les dossiers principalement pour répondre à des réclamations, notamment pour négligence, faites à leur encontre. Un dossier bien documenté peut contenir la preuve nécessaire pour réussir à se défendre de telles réclamations. Ceci est particulièrement important dans des situations où la preuve nécessaire pour une défense réussie ne peut être obtenue d’autres sources.

Les deux délais de prescription susmentionnés sont assujettis aux dispositions de la Loi qui ont pour effet de proroger les délais de prescription. Par exemple, le paragraphe 15(4) prévoit que le délai de prescription ultime ne court pas pendant toute période au cours de laquelle une personne ayant une réclamation est mineure et n’;est pas représentée par un tuteur à l’instance à l’égard de la réclamation. Ce paragraphe précise également que le délai de prescription ultime ne court pas si la personne contre qui est faite la réclamation dissimule sciemment certains renseignements au titulaire de la réclamation ou l’induit sciemment en erreur quant à l’opportunité d’une instance comme moyen d’obtenir réparation des préjudices, des pertes ou des dommages. En ce qui a trait au délai de prescription de base, l’article 5 de la Loi comprend un principe de découverte des faits et prévoit une présomption réfutable selon laquelle une réclamation est découverte le jour où a eu lieu l’acte ou l’omission qui a donné naissance à la réclamation. En outre, l’article 19 incorpore dans la Loi des délais de prescription expressément fixés dans d’;autres lois, et ces délais l’;emportent sur le délai de prescription de deux ans. 1

Les parajuristes sont encouragés à consulter leurs assureurs pour déterminer les exigences ou les recommandations de ces derniers concernant la rétention ou la destruction des dossiers fermés.

Exigences légales

Un parajuriste peut décider de conserver les documents de clients dans un dossier pour aider le client à satisfaire à ses obligations réglementaires. La Loi de l’impôt sur le revenu, LRC 1985, c.1 (5e suppl.) énonce des périodes minimums durant lesquelles les livres de comptes, y compris les chèques et les pièces justificatives doivent être conservés.

En règle générale, lorsqu’une affaire est achevée, le parajuriste devrait remettre au client tous les documents originaux qui appartiennent à ce dernier à moins qu’ils aient été antérieurement fournis au client ou s’il en a été convenu autrement avec le client. Il n’est généralement pas recommandé aux parajuristes de conserver des documents originaux de clients une fois qu’ils ont terminé une affaire.

Respect des exigences réglementaires

Le Règlement administratif npris en application de la Loi sur le Barreau exige que les parajuristes tiennent des livres ou registres précis dans le cadre de leur système de comptabilité de bureau. Les parajuristes doivent conserver les registres et documents de comptabilité en fiducie pour les dix années précédant la fin de leur dernier exercice.

Tous les autres documents ou registres comptables doivent être conservés pour les six années qui précèdent la fin de leur dernier exercice.

Usage futur

Enfin, les parajuristes peuvent conserver le dossier en vue d’un usage futur par eux-mêmes ou peuvent convenir avec le client de le conserver de sorte qu’il soit disponible pour usage futur par le client.


Le dossier du client

Contenu du dossier 
Les dossiers de clients comprendront habituellement certains ou la totalité des éléments suivants :

  • Les documents en papier contenus dans le dossier de format papier;
  • Les documents électroniques et les renseignements et données électroniques contenus dans un document ou un dossier électronique2

Les documents ou biens reliés à l’affaire du client, mais qui ne sont pas conservés dans le dossier papier ou électronique.

Organisation du dossier

Le dossier d’un client devrait être organisé d’une façon qui facilitera sa fermeture éventuelle.

Les dossiers peuvent contenir un seul exemplaire de chaque document à moins qu’il existe des motifs pour conserver des copies supplémentaires du même document.

En fonction de la complexité du dossier, le parajuriste devrait envisager d’utiliser des dossiers et sous-dossiers afin d’en organiser le contenu.

Si les dossiers sont conservés en format électronique, afin d’aider à simplifier l’organisation, la gestion des dossiers et leur récupération, les parajuristes pourraient envisager d’indiquer dans le nom du dossier autant de détails que possible. Si des dossiers électroniques sont conservés à plusieurs emplacements, comme dans la boîte de courriel du parajuriste, dans le système de fichiers de l’ordinateur et dans le logiciel de gestion de la pratique, le parajuriste peut envisager d’utiliser un logiciel qui crée un point d’accès unique ou d’utiliser un système de fichiers et dossiers qui est similaire à tous les emplacements. Par exemple, si la parajuriste utilise des dossiers principaux nommés selon le client et des sous-dossiers basés sur les affaires, elle peut envisager de mettre sur pied une structure semblable chaque fois que des renseignements électroniques sont stockés.


Fermeture des dossiers de client

Afin de simplifier la tâche de fermeture des dossiers, les parajuristes devraient établir une politique de fermeture des dossiers précisant le moment auquel fermer des dossiers et la manière de le faire.

Établir le moment auquel fermer un dossier

Un dossier devrait être fermé uniquement après que toutes les questions reliées au dossier ont été achevées et plus particulièrement, après que tous les engagements ont été respectés.

Avant de fermer un dossier, les parajuristes devraient s’assurer que :

  • tous les travaux pour lesquels leurs services ont été retenus ont été terminés;
  • ils ont fait rapport au client;
  • le client a payé le compte final ou le cabinet a radié tout solde dû sur le compte final;
  • tous les engagements ont été respectés et les conditions fiduciaires ont été honorées;
  • le parajuriste s’est occupé de tout solde au crédit du client figurant dans son compte en fiducie.

Préparation du dossier en vue de sa fermeture

Les étapes suivantes devraient être suivies avant de fermer un dossier :

1. Les biens du client

Les parajuristes ont une obligation déontologique d’apporter aux biens de clients le soin qu’un propriétaire avisé et prudent prendrait de biens semblables et ils doivent observer les lois et règlements pertinents concernant la conservation des biens que des clients leur confient. 3

Les documents qui doivent ou devraient être remis au client lorsqu’un mandat est achevé est une question de droit. Les arrêts et documents suivants ont traité de la question de la propriété des documents et peuvent être utiles aux parajuristes pour trancher des questions reliées à la propriété d’un document :

Aggio c. Rosenberg, 24 C.P.C. 7, 1981

Alexandra Marks, dir., Cordery on Solicitors, 9e éd. (Londres, Lexis Nexis Butterworths, 1995) à 4/661.

McInerney c. Macdonald, [1992] 2 R.C.S. 138

À moins qu’ils aient été antérieurement fournis au client ou s’il a été autrement convenu avec le client, avant de fermer le dossier, les parajuristes devraient remettre au client tous les biens que ce dernier a fournis au cabinet pendant le cours de l’affaire ainsi que tous les documents ou autres biens que le parajuriste a été mandaté de produire en lien avec l’affaire. Règle générale, il n’est pas recommandé que le parajuriste conserve des documents appartenant au client après la fin du mandat. Dans le cas où le parajuriste et le client conviennent que le parajuriste conservera de tels documents, il serait prudent pour le parajuriste de clarifier par écrit avec le client la nature des responsabilités du parajuriste et qui est responsable des frais d’entreposage ou de stockage et de récupération.

Avant de retourner des documents au client, le parajuriste devrait déterminer s’il doit conserver des copies de ces documents. Pour prendre cette décision, le parajuriste pourrait examiner des facteurs tels que toute exigence juridique de conservation du document, la probabilité que le parajuriste ait besoin du document à l’avenir, les dispositions de la convention de mandat, si le client a sa propre politique de conservation des dossiers et, dans ce cas, la durée pendant laquelle un document est conservé en vertu de cette politique, ainsi que les souhaits du client.

Lorsqu’un parajuriste transfère un dossier parce qu’il est dessaisi de l’affaire ou qu’il s’en retire, d’autres considérations s’appliquent. À cet égard, sous réserve de son privilège, le parajuriste doit remettre au client tous les documents et biens auxquels ce dernier peut prétendre, ou en disposer selon ce que le client ordonne, et, sous réserve des conditions fiduciaires applicables, il doit donner au client tous les renseignements nécessaires sur l’affaire. De plus, le parajuriste doit collaborer avec l’avocat ou le parajuriste qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais pour le client et à éviter de lui nuire. La règle 3.08 du Code de déontologie des parajuristes énonce les obligations des parajuristes sur ce sujet.

L’annexe 2 comprend un résumé de certains des documents contenus dans un dossier et de la manière dont les parajuristes doivent traiter ces documents.

2. Suppression de documents du dossier

Avant de fermer un dossier, un parajuriste devrait s’assurer que le dossier est en ordre. Le parajuriste pourrait vouloir retirer du dossier tout élément non nécessaire. Bien que le personnel puisse l’aider dans cette tâche, le parajuriste qui est principalement responsable du dossier devrait approuver tout retrait, suppression et destruction d’éléments du dossier. Si les dossiers sont conservés électroniquement, les parajuristes devraient veiller à ne pas supprimer des renseignements électroniques contenus dans le dossier qui pourraient être nécessaires à l’avenir, comme les renseignements exigés pour la vérification de conflits.

Des copies de documents qui peuvent être utilisés comme modèles ou dans le cadre d’autres affaires, comme des copies de mémoires juridiques, peuvent être retirées du dossier ou copiées et entreposées dans des archives centrales pour usage futur. Le parajuriste devrait s’assurer que tous les renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) sont supprimés et que la confidentialité du client, conformément au Code de déontologie des parajuristes, est préservée en ce qui concerne tout renseignement qui identifie le client.

Des copies de documents (en format électronique ou papier) ou des documents qui sont disponibles auprès d’une autre source comme ceux qui font partie des dossiers permanents d’un tribunal, d’un bureau d’enregistrement ou d’un bureau gouvernemental, peuvent être retirés du dossier et détruits au moment de la fermeture du dossier, à moins qu’il n’existe des motifs juridiques ou autres pour les conserver. Pour décider s’ils doivent retirer et détruire de tels documents, les parajuristes peuvent calculer la probabilité d’avoir besoin de ce document dans l’avenir et prévoir les frais reliés à sa récupération, et si l’entité qui le conserve possède une politique en matière de destruction de documents qui pourrait faire en sorte que le document ne soit plus disponible plus tard. Les parajuristes devraient conserver des copies préliminaires de documents lorsque celles-ci étayent l’historique de l’affaire ou confirment les instructions reçues du client et lorsqu’ils croient raisonnablement que ces facteurs pourraient poser un problème dans l’avenir.

L’annexe 3 comporte des suggestions et des recommandations pour le traitement du contenu d’un dossier en vue de sa fermeture.

Selon la complexité ou la nature de l’affaire, les parajuristes pourraient conserver une liste des documents retirés du dossier sur laquelle figurent également la date de leur retrait et le mode de disposition (par ex., destruction, remise au client).

3. Communication avec le client

Les parajuristes devraient envisager d’informer le client de la politique relative à la fermeture, à la conservation et à la destruction des dossiers dès le début du mandat. Ils devraient penser à informer le client de la manière dont les documents seront traités et conservés pendant le cours du mandat et après l’achèvement de l’affaire. Un sommaire de la politique de conservation et de destruction peut être joint à la convention de mandat écrite ou au rapport final au client.

L’annexe 4 contient un exemple de clause qui peut être incluse dans la convention de mandat ainsi qu’un exemple de lettre au client à la fin du mandat.

4. Déterminer la date de destruction du dossier

Les parajuristes ne sont pas tenus de conserver indéfiniment tous les dossiers des clients.

Lorsqu'un dossier est fermé, le parajuriste qui en est principalement responsable devrait examiner le dossier et fixer une date de destruction.

Il peut survenir, pendant la période de conservation du dossier, des circonstances qui font que la destruction du dossier sera reportée. Le parajuriste devrait mettre sur pied un système pour veiller à ce que de telles circonstances soient décelées et à ce que la date de destruction soit modifiée au besoin.

Les parajuristes peuvent envisager de fixer une date de révision du dossier antérieure à la date de destruction. Le parajuriste pourrait ainsi vérifier si les circonstances ont changé et si la date de destruction du dossier doit être modifiée.

Tant la date de destruction du dossier que la date de révision du dossier devraient être inscrites dans le calendrier de relance ou le système de suivi des dossiers du cabinet.

Les parajuristes devraient être guidés par des considérations d'ordre déontologique, juridique et professionnel de même que par des facteurs économiques et pratiques lorsqu’ils décident de la durée pendant laquelle conserver un dossier. Il n'est pas recommandé aux parajuristes de n'adopter qu'une seule période de conservation applicable à l'ensemble des dossiers. Ils doivent plutôt examiner chaque dossier individuellement et fixer la date de destruction du dossier à la lumière de la nature et des circonstances propres à l'affaire, des besoins du client, du délai de prescription applicable, de la politique de conservation des dossiers du parajuriste et de toute autre question qui peut être pertinente.

En général, selon les dispositions de la Loi de 2002 sur la prescription des actions, une période de conservation des dossiers des clients de 15 ans après la fermeture du dossier est appropriée. Le présent guide ne constitue pas une règle et il se peut que cette durée suggérée ne convienne pas pour tous les dossiers de clients. Les parajuristes devraient exercer leur propre jugement lorsqu’ils fixent les dates de destruction de dossiers de clients en se fondant sur les circonstances de l’affaire du client et sur leurs propres besoins ainsi que sur les besoins de leur cabinet et des clients. Par exemple, des facteurs tels que la nature et la complexité de l’affaire peuvent exiger une période de conservation plus longue que les 15 ans suggérés.

Voici certains des facteurs que les parajuristes devraient ou pourraient examiner afin de déterminer la période pendant laquelle conserver un dossier :

(i)  Exigences légales et réglementaires 
Les parajuristes doivent respecter toute exigence légale ou réglementaire lorsqu’ils fixent une date de destruction.

(ii)  Besoin du client 
Dans certains domaines d’exercice, les parajuristes devraient vérifier si le dossier pourrait servir pour une nouvelle représentation du client à l’avenir ou pour d’autres clients.

(iii)  Défense contre des réclamations pour négligence professionnelle ou d’inconduite 
Les parajuristes devraient également considérer la probabilité que le dossier soit nécessaire afin de se défendre contre des allégations de faute professionnelle ou d’inconduite ou pour une évaluation d’un compte et ils devraient vérifier les délais de prescription applicables à des réclamations de ce genre. Les plaintes faites au Barreau contre le parajuriste peuvent être faites après l’achèvement de l’affaire ou lors du transfert du dossier à un autre parajuriste. Chaque dossier devrait être examiné séparément afin d’évaluer le risque de plaintes à l’avenir.

(iv)  Nature de l’affaire 
Selon la nature de l’affaire, différentes considérations pourraient s’appliquer pour déterminer une date de destruction.

(v)  Clients ayant un handicap, personnes mineures et incapables 
L’âge et la capacité du client pourraient être des facteurs pertinents pour déterminer la durée pendant laquelle conserver un dossier. La Loi de 2002 sur la prescription des actions comprend des dispositions particulières pour les personnes mineures et incapables mentales. Par exemple, en vertu de la Loi de 2002 sur la prescription des actions, aucun délai de prescription ne court pendant toute période au cours de laquelle le titulaire du droit de réclamation était soit un mineur non représenté soit dans l’incapacité d’introduire une instance relative à la réclamation en raison de son état physique, mental ou psychologique et n’était pas représenté par un tuteur à l’instance à l’égard de la réclamation.4


Conservation des dossiers des clients

Système d’organisation des dossiers fermés 
Les parajuristes devraient avoir un système pour organiser et récupérer les dossiers fermés. Lorsqu’un dossier est fermé, il devrait être classé comme fermé. La base de données du cabinet parajuridique devrait contenir une liste de tous les dossiers fermés, le nom du dossier, le numéro de dossier original et le numéro de dossier fermé s’il est différent, l’endroit où est entreposé le dossier, y compris le cas échéant le numéro de la boîte et la date de destruction du dossier.

Format ou support pour l’entreposage des dossiers conservés

Les parajuristes peuvent entreposer les dossiers en format électronique ou papier, ou les deux. Dans certains cas, il peut être avantageux d’entreposer les documents sous forme électronique plutôt que papier. Pour prendre de telles décisions, le parajuriste doit s’assurer de respecter toutes les obligations légales et réglementaires. Le Règlement administratif no 9 pris en application de la Loi sur le Barreau prévoit que si les données des registres sont entrées et reportées par des moyens mécaniques ou électroniques, les parajuristes doivent s’assurer qu’une copie papier du registre peut être produite promptement à la demande du Barreau. D’autres lois, comme la Loi de l’impôt sur le revenu, peuvent avoir des exigences différentes.

Si le registre ou le document doit servir de preuve documentaire, les parajuristes devraient prendre les mesures appropriées afin de respecter toute règle de preuve régissant l’admissibilité de ce type de documents. Pour constituer un élément de preuve, les éléments d’imagerie et les microfilms, y compris les reproductions sous forme de microfiches, peuvent devoir être produits, contrôlés et conservés selon certaines dispositions.

Les documents devraient rester fiables, lisibles et accessibles pendant les périodes de conservation applicables. Pour garantir l’accessibilité et la lisibilité des documents, il faut prendre soin du matériel et des logiciels pertinents pendant la période de conservation.

Entreposage des dossiers conservés

Les dossiers fermés devraient être entreposés soit sur place soit dans un endroit externe. Peu importe l’endroit, les parajuristes doivent s’assurer de protéger la confidentialité. Les installations d’entreposage doivent être sécuritaires afin de préserver la confidentialité et de protéger les dossiers contre tout dommage ou perte. Si les dossiers sont stockés électroniquement, les parajuristes pourraient envisager de crypter les dossiers.

Lorsqu’ils stockent des dossiers en format électronique, les parajuristes devraient examiner tant l’emplacement physique que le médium (par ex., bande de sauvegarde, disque ou disque externe) sur lequel ils sont stockés. Les parajuristes devraient avoir un système pour la sauvegarde des dossiers fermés.

De plus, le parajuriste devrait s’assurer qu’il sera possible d’avoir accès aux documents, données et renseignements figurant dans le dossier pendant la période de conservation. Il devrait être prêt à convertir d’anciens formats électroniques en nouveaux formats afin qu’ils demeurent accessibles. Il peut par ailleurs être utile d’inclure dans les listes de dossiers électroniques le format du dossier dans lequel sont enregistrés les documents de façon à faciliter la conversion du document à une date ultérieure.

Examen du statut des dossiers fermés

Dans le cadre d’une procédure de fermeture de dossiers, le parajuriste principalement responsable du dossier ou, si cela est impossible un autre parajuriste du cabinet, devrait envisager de passer le dossier en revue encore une fois avant sa destruction pour s’assurer qu’aucun changement dans les circonstances n’est survenu depuis l’établissement de la date de destruction et vérifier qu’on peut aller de l’avant avec la destruction. Le cabinet pourrait aussi mettre sur pied un système qui garantit qu’en cas de changement dans les circonstances avant la date de destruction, le dossier est examiné et la date de destruction modifiée au besoin.

Les dossiers qui doivent être conservés indéfiniment devraient être examinés périodiquement, peut-être tous les 10 ou 20 ans, afin de déterminer s’il s’est produit des changements dans les circonstances qui permettraient maintenant la destruction du dossier.


Destruction des dossiers des clients

Préserver la confidentialité 
L’obligation du parajuriste de préserver la confidentialité survit à la fin du mandat. Les parajuristes doivent s’assurer qu’ils protègent la confidentialité lorsqu’ils se départissent des dossiers. Si des documents en papier sont déchiquetés ou incinérés, les parajuristes doivent veiller à assurer la confidentialité tant pendant le processus de destruction que lors de leur mise au rebut.

Destruction de documents et de renseignements 
Lors de la destruction d’un dossier, les parajuristes devraient s’assurer que tout le contenu du dossier est détruit. Cela comprend tant les documents papier et électroniques que les renseignements électroniques contenus dans des documents électroniques comme les métadonnées.

Conserver un registre de destruction

Les parajuristes devraient garder un registre de tous les dossiers détruits ou remis au client conformément à la politique de destruction du parajuriste. Ce registre devrait à tout le moins contenir le nom et l’adresse du client, le numéro de dossier, une brève description de la nature de l’affaire, la date de fermeture du dossier, sa date de destruction ou la date de la remise au client ainsi que le nom du parajuriste qui a autorisé la destruction ou la remise au client. Cette façon de faire aidera les parajuristes à se défendre en cas d’allégations voulant que le dossier ait été détruit à l’aveuglette.

L’annexe 5 contient les étapes proposées pour la fermeture, la conservation et la destruction d’un dossier.


1   L’article 24 de la Loi de 2002 sur la prescription des actions comporte des dispositions transitoires. Si les faits qui ont donné naissance à une réclamation contre un parajuriste fondée sur la négligence ou la contravention au contrat ont été découverts avant la date d’entrée en vigueur de la Loi de 2002 sur la prescription des actions (1er janvier 2004), l’ancien délai de prescription de six ans en vertu de la Loi sur la prescription des actions de 1990 continue de s’appliquer.

2   Les renseignements et données électroniques comprennent notamment les courriels, les versions préliminaires de documents se trouvant sur un serveur ou un système de gestion des documents, les images de documents ou les documents numérisés, les télécopies (lorsqu’il n’existe pas de copie papier),la messagerie vocale, les métadonnées ainsi que les autres renseignements ou données relatifs à une affaire qui sont sauvegardés et entreposés en format électronique (par ex., sur des serveurs, des médias magnétiques, des systèmes magnéto-optiques, des disques compacts, des DVD). 

  Code de déontologie des parajuristes, règle 3.07.

4    Loi de 2002 sur la prescription des actions, L.O. 2002, chap.24, art.. 6, 7, and 15.

Explication des termes et concepts