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Mandats à portée limitée

Les mandats à portée limitée ont été reconnus comme une des façons d’améliorer l’accès à la justice. De telles ententes représentent un moyen économique d’offrir une représentation juridique aux clients qui ne sont pas admissibles à l’aide juridique, qui n’ont pas les moyens d’engager un représentant juridique pour toute l’affaire, ou qui préfèrent se représenter eux-mêmes.

Le présent document définit les mandats à portée limitée, souligne certains pièges courants, décrit les obligations professionnelles des avocats et des parajuristes, fournit des conseils pratiques pour la gestion des risques et oriente les avocats et les parajuristes vers d’autres services de soutien et ressources.

Définition

Un mandat à portée limitée est un mandat dans lequel un avocat ou un parajuriste, en accord avec le client, fournit des services juridiques pour une partie, mais pas pour la totalité, de l’affaire juridique du client. Par exemple, un client peut retenir les services d’un avocat ou d’un parajuriste pour effectuer l’une des tâches juridiques spécifiques suivantes : recherche juridique, conseil juridique, préparation de documents, accompagnement juridique ou représentation à une étape spécifique d’une affaire (par exemple, médiation, motion ou conférence relative à la cause). C’est ce que l’on appelle communément le dégroupage des services juridiques ou la représentation à des étapes précises d’une cause.

Pièges courants

Les avocats et les parajuristes doivent être conscients des pièges courants suivants associés à la prestation de services juridiques dégroupés :

  • Ne pas vérifier s’il y a des conflits d’intérêts.
  • Ne pas mener une enquête en toute connaissance de cause sur les faits et les questions concernant l’affaire du client.
  • Accepter des services limités qui sont déraisonnables ou ne conviennent pas au client ou à son affaire juridique.
  • Ne pas définir clairement les tâches dont l’avocat ou le parajuriste sera responsable, et ne pas s’assurer que le client comprend les limites des services fournis et les conséquences ou risques associés à ces limites.
  • Fournir des services supplémentaires en dehors de la portée du mandat de représentation sans modifier le mandat existant ou conclure un nouveau mandat.

Obligations professionnelles et conseils pratiques

Les avocats et les parajuristes doivent comprendre leurs responsabilités professionnelles conformément au Code de déontologie (« Code »), au Code de déontologie des parajuristes (« Code des parajuristes »), aux Lignes directrices du Code de déontologie des parajuristes (« Lignes directrices des parajuristes ») et aux règlements administratifs pris en application de la Loi sur le Barreau afin d’éviter les pièges courants dans la prestation de services juridiques dégroupés. Le Barreau de l’Ontario a préparé la liste suivante d’obligations professionnelles et de conseils pratiques pour vous aider. Sauf indication contraire, les obligations professionnelles des avocats et des parajuristes envers des clients à portée limitée sont les mêmes que celles envers tout autre client.

  • 1. Faites une vérification des conflits
    Les avocats et les parajuristes ont le devoir d’éviter les conflits d’intérêts. Un conflit d’intérêts peut résulter des responsabilités de l’avocat ou du parajuriste envers un autre client, un ancien client ou une tierce personne, ou des intérêts propres de l’avocat ou du parajuriste.

    Les obligations de cerner et d’éviter les conflits d’intérêts s’appliquent aux mandats à portée limitée.

    Remarque : Lorsque les services fournis par l’avocat ou le parajuriste entrent dans la définition des services juridiques de courte durée, tels que les services fournis par un prestataire de services juridiques à but non lucratif, les avocats et les parajuristes peuvent fournir ces services sans prendre de mesures préalables pour déterminer s’il y a un conflit. Si l’avocat ou le parajuriste a effectivement connaissance d’un conflit d’intérêts, il ne doit pas fournir de services ou doit cesser de les fournir.
    • Obligations
      • Assurez-vous de comprendre votre responsabilité professionnelle de détecter et d’éviter les conflits d’intérêts. Voir :
       
      • Déterminez si les services que le client sollicite entrent dans la définition de services juridiques de courte durée. Voir :  
       
      • Si vous ne fournissez pas de services juridiques de courte durée, effectuez une vérification des conflits avant de parler au client ou de le rencontrer et d’accepter de lui fournir des services à portée limitée. Voir :
       
      • Si vous relevez un conflit d’intérêts qui ne peut être résolu conformément à vos obligations professionnelles, refusez le mandat. Voir :
  • 2. Évaluez votre niveau de compétence pour fournir des services juridiques limités
  • 3. Déterminez si une représentation limitée est appropriée
    Les mandats à portée limitée ne sont pas appropriés dans toutes les circonstances. Conformément à leur obligation de fournir des services juridiques compétents, les avocats et les parajuristes doivent exercer leur jugement professionnel pour déterminer si la prestation de services juridiques limités est appropriée compte tenu de la nature de l’affaire juridique et du type de client.

    Nature de l’affaire juridique : Une affaire juridique pourrait être trop complexe ou trop étroitement liée à d’autres questions juridiques qui dépassent l’expertise juridique de l’avocat ou du parajuriste pour que celui‑ci puisse offrir des services limités efficaces.

    Type de client : On peut demander à un avocat ou à un parajuriste de fournir des services juridiques, dans le cadre d’un mandat à portée limitée, à un client dont les capacités sont réduites ou qui se heurte à des barrières linguistiques. Dans une telle situation, les avocats et les parajuristes doivent examiner et évaluer avec soin si, dans ces circonstances, il est possible de rendre ces services de manière compétente.
     
    • Obligations
      • Si vous fournissez des services limités à un client qui semble avoir une capacité réduite, assurez-vous de comprendre et de respecter vos obligations professionnelles à l’égard de ce client. Voir :
    • Conseils pratiques
      • Utilisez la rencontre initiale avec le client pour évaluer si un mandat à portée limitée conviendrait à l’affaire et au client.
        • Posez des questions et évitez de faire des suppositions sur le sujet. Dans certains cas, un rôle limité peut ne pas être approprié s’il exclut une enquête approfondie des faits pertinents ou une analyse juridique complète d’une affaire.
        • Élaborez et utilisez un formulaire de prise en charge des clients. Ces formulaires vous aideront à compléter et à uniformiser votre processus de prise en charge et à documenter votre dossier.
       
      • Soyez prudent lorsqu’un client éventuel :
        • tente de faire pression sur vous pour obtenir une représentation limitée en cas d’urgence. Demandez-vous si le calendrier vous permettrait de fournir un service de manière compétente ou s’il serait possible de repousser la date limite ;
        • a retenu les services de plusieurs avocats ou parajuristes successifs pour une même affaire. Renseignez-vous sur les raisons pour lesquelles la représentation a changé. Demandez-vous si l’explication fournie par le client est raisonnable ou si elle indique que la relation avec le client peut être difficile ; 
        • a des attentes irréalistes quant à ce qui peut être réalisé par une représentation autonome ou à portée limitée ou dans l’affaire en général. Bien que la gestion des attentes fasse partie du rôle d’un avocat ou d’un parajuriste, il convient, lors de la discussion avec le client potentiel, d’évaluer s’il est disposé ou capable d’ajuster ses attentes. Si, selon votre évaluation, ce n’est pas le cas, envisagez de refuser le mandat.
  • 4. Assurez-vous que le client est pleinement informé de la portée et des limites des services juridiques
  • 5. Confirmez la portée limitée du mandat par écrit et donnez-en une copie au client
    Les avocats et les parajuristes doivent confirmer par écrit les services juridiques à fournir dans le cadre d’un mandat à portée limitée. Cela se fait généralement au moyen d’un mandat de représentation écrit ou d’une lettre d’engagement. Le fait de mettre par écrit les discussions et l’entente avec le client concernant le mandat à portée limitée aide les avocats, les parajuristes et les clients à comprendre les limites du service à fournir et les risques éventuels liés au mandat.

    Une fois que les limites du mandat de représentation ont été clairement énoncées par écrit, l’avocat ou le parajuriste doit remettre au client une copie du document lorsque cela est possible. Dans certaines circonstances, par exemple lorsque le client est en détention, il peut ne pas être possible de lui remettre une copie du document. Dans ce cas, l’avocat ou le parajuriste doit conserver le mandat à portée limitée dans le dossier du client et, lorsque cela est possible, en fournir une copie au client.    
    • Obligations
    • Conseils pratiques
         
      • Consignez par écrit toute modification de la portée de la représentation limitée. Fournissez le document modifié ou nouveau au client et faites-lui signer. Vous devriez également envisager de revoir le document avec le client pour répondre à ses questions et confirmer qu’il a bien compris.
       
      • Ne travaillez pas en dehors du mandat initial sans qu’un nouveau mandat soit en place.
  • 6. Document d’achèvement des services à portée limitée
    Les avocats et les parajuristes doivent confirmer avec le client que les services à portée limitée ont été rendus.

    Pour plus de clarté et pour éviter tout malentendu, les avocats et les parajuristes peuvent également envisager de rappeler au client les étapes qui peuvent encore être nécessaires dans son affaire juridique, mais pour lesquelles l’avocat ou le parajuriste n’a pas été engagé. Il peut s’agir de recommander au client de solliciter un conseil juridique sur des questions qui ne relèvent pas du mandat de représentation.
     
    • Obligations
      • Comprenez et respectez vos obligations de retrait à la fin du mandat. Voir :
    • Conseils pratiques
      • Modifiez et utilisez votre lettre de clôture type pour les mandats à portée limitée.
       
      • À moins que cela ne soit indiqué dans un mandat modifié ou nouveau, abstenez-vous de faire du travail pour un client après l’exécution d’un mandat à portée limitée.
  • 7. Envisagez et planifiez les questions de communication

    Un avocat ou un parajuriste fournissant des services juridiques dans le cadre d’un mandat à portée limitée doit veiller à éviter d’agir de telle sorte qu’il semble que l’avocat ou le parajuriste fournit des services au client dans le cadre d’un mandat général. 

    Cour ou tribunal : Lorsque les services limités fournis comprennent une comparution devant une cour ou un tribunal, l’avocat ou le parajuriste doit examiner si l’existence du mandat à portée limitée doit être divulguée. Plus précisément, les avocats et les parajuristes doivent veiller à ne pas induire la cour ou le tribunal en erreur quant à la portée du mandat et doivent déterminer si la divulgation de la nature limitée du mandat est requise par les règles de pratique ou les circonstances. Le cas échéant, conformément aux règles du tribunal, l’avocat ou le parajuriste peut également envisager d’informer le tribunal que le mandat a pris fin.    
                                 
    Partie ou représentant adverse : Un avocat ou un parajuriste qui fournit des services juridiques en vertu d’un mandat à portée limitée devrait déterminer comment gérer les communications d’une partie adverse dans une affaire. L’avocat ou le parajuriste doit envisager d’obtenir des instructions du client pour divulguer la nature limitée de la représentation à la partie adverse ou, si elle est représentée, au représentant de la partie adverse. 

    À moins que le praticien juridique de la partie adverse reçoive un avis écrit l’informant de la nature limitée des services juridiques qui sont fournis par l’avocat ou le parajuriste et que le sujet pour lequel il désire aborder la personne, communiquer ou traiter avec elle relève du mandat à portée limitée, le praticien juridique de la partie adverse peut, sans le consentement de l’avocat ou du parajuriste, aborder directement la personne, communiquer ou traiter directement avec elle au sujet de l’affaire.    

    • Obligations
      • Lorsque vous assurez une représentation juridique limitée devant une cour ou un tribunal, veillez à examiner et à comprendre vos obligations. Voir :
       
      • Soyez conscient de l’exception aux communications avec une personne représentée et assurez-vous de comprendre ce qu’entraine le fait de ne pas informer par écrit l’avocat ou le parajuriste de l’autre partie de la portée limitée de votre mandat. Voir :
    • Conseils pratiques
      • Le cas échéant, examinez les règles de la cour ou du tribunal chargé de l’affaire pour déterminer si la divulgation de la représentation limitée est nécessaire. 
       
      • Discutez à l’avance des questions de communication avec votre client afin de gérer les attentes et d’éviter les malentendus. Lorsque l’étendue des renseignements à communiquer est laissée à la discrétion du client, demandez-lui des instructions, de préférence par écrit.
       
      • Consignez toutes les tâches et communications à chaque étape du mandat à portée limitée.
       
      • Si cela est pertinent et approprié dans les circonstances, rappelez à votre client la possibilité d’être contacté directement par la partie adverse ou son représentant afin que le client ou vous-même puissiez gérer ces situations de manière proactive. 

Ressources et soutiens supplémentaires

Les avocats et les parajuristes qui ont d’autres questions sur leurs obligations professionnelles liées aux mandats à portée limitée peuvent contacter la Ligne d’aide à la gestion de la pratique du Barreau.

Les avocats et les parajuristes peuvent aussi consulter la publication LawPRO®’s Limited Scope Representation Resources (en anglais seulement).
 
Explication des termes et concepts