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Partager des locaux à bureaux

Les avocats ou parajuristes qui envisagent de partager des locaux à bureaux devraient s’assurer que l’arrangement répond aux besoins de leur cabinet d’avocats ou leur cabinet de services juridiques et leur permet de respecter leurs obligations professionnelles.
 
Pour déterminer si un arrangement en matière de partage de locaux à bureaux convient à vos besoins, vous devriez discuter des questions et des conditions pertinentes avec la ou les parties éventuelles, par exemple :
 

  • qui signera le bail en tant que locataire (c.-à-d. une, certaines ou plusieurs des personnes physiques ou morales qui partageront les locaux à bureaux) ;
  • si les services de certains membres du personnel seront partagés, qui les emploiera et qui devra s’acquitter des responsabilités liées à l’emploi (p. ex. salaire, déductions standards, avantages sociaux, etc.) ;
  • si certains équipements seront partagés et qui en sera responsable (p. ex. pour l’achat ou la location, l’entretien et les réparations, etc.) ;
  • si certaines fournitures de bureau seront mises en commun (p. ex. papier pour imprimante ou photocopieur) et qui sera responsable des achats ;
  • la façon dont les dépenses communes seront réparties entre les parties à l’entente (p. ex. services téléphoniques, accès Internet, services d’utilité publique, etc.)
  • la marche à suivre s’il y a un différend ou si l’une ou l’ensemble des parties concernées décident de mettre fin à l’entente de partage des locaux à bureaux.

 
Il pourrait être souhaitable de mettre par écrit les modalités de l’entente de partage des locaux à bureaux. Cela permettra de définir clairement les responsabilités et de réduire les risques de malentendus.
 
Vous devez vous assurer que l’entente de partage de locaux à bureaux vous permet de respecter toutes les obligations qui vous incombent en vertu du Code de déontologie des avocats (Code des avocats) ou du Code de déontologie des parajuristes (Code des parajuristes) et des règlements administratifs pris en application de la Loi sur le Barreau. Les avocats et parajuristes doivent garder à l’esprit que, même s’ils partagent des locaux à bureaux, cela ne leur donne pas les mêmes droits que les associés d’un même cabinet ou les personnes qui y travaillent. Par exemple, si l’avocat ou le parajuriste n’est pas un associé ou un employé du cabinet de la personne avec laquelle il partage des locaux à bureaux, il n’est pas autorisé à utiliser le compte en fiducie de cette personne, même si cette dernière est un avocat ou un parajuriste. De plus, les avocats et parajuristes ne doivent pas faire de la publicité trompeuse relativement à leur entente de partage de locaux à bureaux au moyen de leur entête de lettre, de leurs affiches ou de leur site Web (p. ex. en laissant entendre que l’avocat ou le parajuriste et l’autre partie font partie du même cabinet juridique) ou faire la promotion de services juridiques d’une manière qui pourrait tromper ou dérouter autrui en ce qui concerne l’entente (règle 4.2 du Code des avocats ; règle 8.02 du Code des parajuristes). Enfin, les avocats et parajuristes devraient établir des pratiques pour protéger la confidentialité et les biens des clients et envisager de mettre en œuvre des pratiques semblables à celles décrites pour les bureaux à domicile.
 
Pour une liste de vérification plus détaillée des facteurs à prendre en compte pour le partage de locaux à bureaux, veuillez consulter le Guide d’ouverture d’une pratique d’avocat ou le Guide d’ouverture d’une pratique de parajuriste.
 
Ressources supplémentaires
 
Professionnels salariés et associations
Dispositions sur la pratique
 Bureau à domicile

Explication des termes et concepts