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Procédure de recrutement des stagiaires en 2020-2021

Préambule  

La présente procédure lie tous les étudiant(e)s et tous les avocat(e)s qui participent au programme de recrutement des stagiaires en Ontario pour des postes devant commencer pendant le cycle d’accès à la profession 2020-2021. Il est essentiel de respecter l’esprit et la lettre de cette procédure.

Les objectifs de cette procédure sont :

1. de fournir un processus de recrutement ordonné qui favorise l’équité entre étudiants et cabinets et entre cabinets ;

2. de réduire l’interférence dans les études des candidats et les pressions sur ces derniers. 

Nous rappelons aux participant(e)s que le respect de cette procédure est obligatoire en vertu de la règle 6.2-1 du Code de déontologie du Barreau. Les avocat(e)s qui participent à la violation ou au contournement délibéré de la procédure, ou qui en autorisent la violation, s’exposent à des sanctions pour manquement professionnel. Les étudiant(e)s qui contournent délibérément la procédure ou qui violent la procédure risquent de faire l’objet d’une audience en vue de déterminer s’ils ou elles satisfont à l’exigence de bonnes mœurs qui figure parmi les conditions nécessaires à l’admission au barreau et à l’obtention de la qualité de titulaire de permis du Barreau de l’Ontario.

Veuillez noter que les dates indiquées dans les présentes procédures de recrutement sont propres à chaque cycle d’accès à la profession, et qu’à ce titre, elles sont mises à jour chaque année.  Ces procédures donnent la première date à laquelle certaines activités de recrutement peuvent avoir lieu à n’importe quelle année, et ne s’appliquent qu’à ce cycle. Les cabinets peuvent choisir d’embaucher après les premières dates prescrites selon les présentes procédures de recrutement. 

Il incombe à tous les participant(e)s au recrutement de candidats en Ontario de se conformer à cette procédure de manière à assurer l’intégrité du programme. Toute violation ou tout contournement doit être signalé, par écrit, au Barreau à articling@lso.ca à l’attention de la chef de service, programme de stage. 

On peut envoyer ses commentaires concernant cette procédure au Barreau de l’Ontario à la fin du cycle de recrutement. Les commentaires doivent être envoyés par écrit par courriel à articling@lso.ca à l’attention de la chef de service, programme de stage.

La procédure est structurée de la manière suivante :

A - Définitions

B - Procédure générale applicable au recrutement par tous les cabinets

C - Recrutement par les cabinets situés à Toronto

D - Recrutement par les cabinets situés à l’extérieur de Toronto :

  • Directives additionnelles visant les cabinets situés à Ottawa

 


A - Définitions

Les définitions qui suivent sont fournies par souci de clarté :

« cabinet(s) » désigne un employeur de stagiaires, notamment un cabinet d’avocat(e)s, un praticien autonome, le contentieux d’une société ou d’un organisme sans but lucratif, un organisme gouvernemental et une clinique. Sont exclues la Cour suprême du Canada, la Cour canadienne de l’impôt, la Cour d’appel de la cour martiale du Canada, la Cour fédérale, la Cour d’appel fédérale, la Cour d’appel de l’Ontario et la Cour supérieure de justice de l’Ontario. Les étudiant(e)s affectés au service des juges de ces tribunaux ne sont pas tenus d’être recrutés de la façon exposée dans la présente procédure. (« firm(s) »)

« cycle d'accès à la profession 2020-2021 » vise la période du 1er mai 2020 au 30 avril 2021. (« 2020-2021 Licensing Cycle »)

« démarche de recrutement » s’entend de maison ouvertes, de visites de cabinets et d’activités similaires offertes aux étudiants, ainsi que toute activité créée par un cabinet et visant les personnes ou les groupes cibles aux fins d’encourager l’emploi dans ce cabinet, y compris, sans s’y limiter, le fait de tenir une entrevue et de faire une offre d’emploi. (« recruitment activity »)
Commentaire : Les activités qui ne sont pas considérées comme des activités de recrutement comprennent notamment la participation aux orientations dans les facultés de droit, les foires de l’emploi et les procès simulés ; les diners offerts aux gagnants de prix et les séminaires, ou autre occasion d’éducation, fournis aux étudiants, dont la participation est ouverte à un ou des groupes d’étudiants de droit reconnus.

« étudiant(e) » désigne une personne qui s’attend raisonnablement à commencer son stage durant le cycle d’accès à la profession 2020-2021. (« student »)

« étudiant(e) occupant un poste d'été » désigne un(e) étudiant(e) en droit embauché(e) par un cabinet pour occuper un poste pendant les mois de l’été (de mai à aout) 2019, qui peut s’attendre raisonnablement à commencer son stage durant le cycle d’accès à la profession 2020-2021. (« summer student »)

« offre précoce » s’entend d’une offre de stage faite par un cabinet à un étudiant qui est ou a déjà été embauché comme étudiant d’été dans ce cabinet. (« early offer »)

« Ottawa » vise la région municipale constituée comme ville d’Ottawa par la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa, L.O. 1999, chap. 14, annexe E.(« Ottawa »)

« semaine d’entrevues du 12 aout » désigne la semaine d’entrevues pour les postes de stagiaires à Toronto qui débute à 8 h le lundi 12 aout 2019. (« August 12 Interview Week »)

« Toronto » vise la région municipale constituée comme ville de Toronto par la Loi de 2006 sur la cité de Toronto, L.O. 2006, chap. 11, annexe A. (« Toronto ») 

Toutes les heures sont données à l’heure de Toronto. 

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B - Procédure générale applicable au recrutement par tous les cabinets

Commentaire : L’entente entre le maitre de stage et l’étudiant visant à s’engager dans un stage crée des obligations professionnelles qui dépassent les obligations contractuelles normales. Les maitres de stage et les stagiaires peuvent consulter la page du programme de stage sur le site Web du Barreau de l’Ontario pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme de stage.

La partie B de la procédure s’applique également aux parties C et D.

  1. Tout cabinet en Ontario désirant recruter un stagiaire durant le cycle d’accès à la profession 2020-2021 est régi par la présente procédure à l’égard du recrutement de ce stagiaire.
  2. Les cabinets ne doivent pas participer au recrutement des stagiaires à moins d’être surs de pouvoir offrir un poste à un stagiaire compétent.
  3. Un cabinet qui communique son intention d’interviewer un étudiant doit le faire à moins que l’étudiant ait avisé le cabinet qu’il ne veut pas participer à l’entrevue.
  4. Les entrevues peuvent être menées en personne sur les lieux du cabinet concerné ou ailleurs, ou à distance par téléphone, vidéoconférence, ou autre moyen de communication en ligne. Le lieu des entrevues et les méthodes d’entrevues demeurent à la discrétion du cabinet concerné. Les entrevues faites à distance sont soumises aux mêmes exigences et directives qui s’appliquent aux entrevues faites en personne.
    Commentaire : Lorsqu’ils et elles fixent leurs entrevues, les candidats doivent prévoir au moins 90 minutes. Les candidats qui font l’entrevue en personne doivent prévoir le temps de déplacement entre les lieux lorsqu’ils et elles fixent leurs entrevues. 
  5. Les cabinets ne font pas d’offres d’emploi dans des circonstances ou à des conditions qui n’accordent pas aux candidat(e)s l’occasion voulue de les examiner avant d’en arriver à une décision. De plus, les cabinets ne font pas d’offres soumises à la condition que le poste soit encore disponible au moment de la réception de l’acceptation. 
    Commentaire : Lorsqu’ils font une offre ou une offre précoce, les cabinets peuvent communiquer tout renseignement pertinent sur les conditions de l’emploi, y compris la date de début anticipée, la rémunération et les avantages sociaux. 
  6. Lorsqu’ils font une offre à un étudiant, les cabinets doivent communiquer la période durant laquelle l’offre reste en vigueur. Un cabinet et un étudiant peuvent convenir mutuellement de prolonger cette période.
  7. Durant le processus de recrutement, les cabinets ne peuvent pas exercer de pressions indues sur les candidats pour accepter une offre d’emploi ou pour révéler leur intention. 
    Commentaire : Les candidats peuvent communiquer volontairement leur intention d’accepter une offre éventuelle d’un cabinet si une telle offre est faite. Cependant, toute tentative, même voilée ou détournée, des cabinets pour connaitre ces intentions est considérée comme inappropriée. 
  8. Les candidat(e)s donnent suite le plus promptement possible aux offres d’emploi qu’ils ou elles reçoivent, sans égard au délai d’acceptation précisé.
    Commentaire : Le défaut de communiquer le plus tôt possible le refus d’une offre d’emploi porte préjudice non seulement au cabinet qui a fait l’offre, mais également aux autres candidat(e)s à qui le cabinet pourrait ensuite offrir le poste.
  9. Les candidat(e)s qui acceptent une offre d’emploi en informent immédiatement les autres cabinets qui leur ont fait une offre d’emploi qui reste en vigueur ou qui ont fixé avec eux ou elles une date d’entrevue. Les candidat(e)s qui ont déjà accepté une offre d’emploi s’abstiennent de se présenter par la suite à des entrevues dans d’autres cabinets ou d’accepter des offres faites par la suite.   
  10. Les employeurs ne font pas sciemment d’offre d’emploi à un candidat qui a déjà accepté un poste ailleurs. 
  11. a) Les cabinets peuvent faire une offre précoce de stage, conformément à cette procédure, à tout candidat qui est ou a déjà été embauché comme étudiant d’été à ce cabinet, à n’importe quel moment avant la première occasion permise pour communiquer des offres d’emploi.
    b) Un candidat qui reçoit une offre précoce doit répondre dans les deux jours ouvrables en avisant le cabinet qu’il accepte l’offre, la refuse ou réserve sa réponse.
    c) Accepter une offre précoce constitue une entente exécutoire entre le candidat et le cabinet.
    d) Le refus d’une offre précoce par un candidat libère immédiatement le cabinet de toute obligation envers le candidat à l’égard du processus de recrutement pour le cycle d’accès à la profession 2020-2021, et autorise le cabinet à considérer d’autres candidats pour le poste.
    e) Le fait que le candidat réserve sa réponse à une offre précoce signifie que l’offre demeure valide et exécutoire jusqu’à la date de celui des deux évènements suivants qui survient en premier :
       (i) le candidat avise le cabinet de son acceptation ou de son refus,
       (ii) la première date jusqu’à laquelle les offres d’emploi doivent demeurer ouvertes dans la ville où se trouve le cabinet.
    f) Les cabinets n’exercent pas de pressions indues sur les candidats pour accepter ou refuser une offre précoce.
    Commentaire : Si un cabinet fait une offre précoce à un candidat, par rapport à laquelle le candidat a d’abord réservé sa réponse avant de l’accepter par la suite, et ce, après que le cabinet a déjà prévu des entrevues avec d’autres candidats, et que ces postes ne sont plus disponibles, alors le cabinet doit contacter les autres candidats pour annuler ces entrevues aussi vite que possible.

 

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C - Recrutement par les cabinets situés à Toronto

La partie C de la présente procédure, s’applique à tout cabinet situé tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la ville de Toronto qui désire recruter un(e) étudiant(e) qui passera une partie importante de son stage au bureau du cabinet à Toronto. Les directives générales énoncées à la partie B s’appliquent également aux démarches de recrutement des cabinets situés à Toronto.

  1. Les cabinets ne fixent pas de dates limites antérieures au vendredi 5 juillet 2019 à 17 heures pour la réception des demandes d’emploi.
  2. Les demandes d’entrevues des étudiants qui sont reçues avant 17 h le vendredi 5 juillet 2019 sont traitées sans égard à la date de réception. Commentaire : Lorsqu’on décide de convoquer ou non un(e) candidat(e) à une entrevue et de fixer l’heure et la date d’une telle entrevue, on ne tient pas compte de la date de réception des demandes reçues avant 17 h le vendredi 5 juillet 2019.
  3. Il ne peut y avoir d’activités de recrutement pour les étudiants qui ont fait une demande de stage pour le cycle d’accès à la profession 2020-2021 entre 17 h le vendredi 5 juillet 2019 et 8 h le lundi 12 aout 2019, sauf pour fixer des entrevues ou toute autre activité de recrutement devant être menée pendant la semaine d’entrevues du 12 aout. 
  4. On ne peut faire part de la date et de l’heure des entrevues, de quelque manière que ce soit, avant 8 heures le vendredi 19 juillet 2019.
    Commentaire : Les cabinets peuvent à tout moment après le 5 juillet 2019 informer un(e) candidat(e) a) qu’ils lui accorderont ou non une entrevue ou qu’ils l’inviteront à un repas, une réception ou une autre rencontre de ce type pendant la semaine d’entrevues du 12 aout, et b) qu’ils mèneront les entrevues conformément à la présente procédure. Cependant, les cabinets ne suggèrent pas une heure et une date précises d’une entrevue avant 8 heures le vendredi 19 juillet 2019, pas plus que les candidat(e)s ne peuvent accepter de fixer la date et l’heure d’une entrevue avant cette date.  
  5. Les entrevues n’ont pas lieu avant 8 heures le lundi 12 aout 2019.
    Commentaire : Dans des circonstances exceptionnelles, le Barreau permettra aux candidat(e)s qui ne peuvent se présenter à des entrevues pendant la semaine du 12 aout 2019 de se présenter à des entrevues avant cette date. Les demandes de permission sont adressées, par écrit, au Barreau de l’Ontario par courriel à articling@lso.ca à l’attention de la chef de service, programme de stage. Ces exemptions ne s’appliquent qu’aux dates d’entrevue. Tous les étudiant(e)s et tous les cabinets sont tenus de respecter la présente procédure en ce qui concerne la date à laquelle les offres d’emploi peuvent être communiquées.
  6. Pendant la semaine d’entrevues du 12 aout, les entrevues ne seront menées que de 8 h le lundi 12 aout 2019 à 15 h le mercredi 14 aout 2019. Entre 15 h et 17 h le mercredi 14 aout 2019, les cabinets n’ont pas le droit de contacter les candidats et ces derniers n’ont pas le droit de contacter les cabinets. Les activités de recrutement ne sont pas autrement limitées durant la semaine d’entrevues du 12 aout.
  7. Il est interdit de communiquer une offre d’emploi avant 17 heures le mercredi 14 aout 2019, sous réserve de la partie B.11. Toutes les offres d’emploi communiquées à partir de 17 h le mercredi 14 aout 2019 restent en vigueur jusqu’à au moins 17 h le jeudi 15 aout 2019. Toute offre faite à 17 h le jeudi 15 aout 2019 ou par la suite reste en vigueur pendant une période de temps raisonnable. 

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D - Recrutement par les cabinets situés à l’extérieur de Toronto

Les directives générales de recrutement énoncées à la partie B s’appliquent également aux démarches des cabinets visés à la partie D.

  1. Les cabinets ne fixent pas de dates limites antérieures au vendredi 3 mai 2019 à 17 heures pour la réception des demandes d’emploi.   
  2. Les demandes d’entrevues des étudiants qui sont reçues avant la date limite fixée par le cabinet sont traitées sans égard à la date de réception. 
    Commentaire : Lorsqu’on décide de convoquer ou non un(e) candidat(e) à une entrevue et de fixer l’heure et la date d’une telle entrevue, on ne tient pas compte de la date de réception des demandes reçues avant la date limite.
  3. Dans les cas où la partie D de la présente procédure ne prévoit aucune autre période pour la tenue d’entrevues, aucune entrevue n’a lieu avant le vendredi 3 mai 2019 à 17 h. De plus, un étudiant ne participe pas à une entrevue avant d’avoir rempli toutes les exigences de la deuxième année de ses études en droit.  
  4. Dans les cas où la partie D de la présente procédure ne prévoit aucune autre date pour la communication d’offres d’emploi, on ne doit communiquer aucune offre d’emploi avant 17 h le jeudi 16 mai 2019, sous réserve de l’exception à la partie B.11. Les offres faites à 17 h le jeudi 16 mai 2019 ou par la suite restent en vigueur pendant une période de temps raisonnable.    
    Commentaire : Cette date de communication des offres d’emploi et les exigences de procédure correspondantes s’appliquent à toutes les régions où aucune autre date n’est précisée à la partie D de la présente procédure.
  5. Directives additionnelles régissant les démarches de recrutement des cabinets situés à Ottawa
    Commentaire  : Les directives qui suivent s’appliquent aux cabinets situés à Ottawa ; elles s’ajoutent aux directives prévues aux paragraphes D.1 à D.4 et aux directives générales prévues à la partie B.
    (1) Les cabinets ne fixent pas de date limite plus tôt que le mardi 21 mai 2019 à 17 h. Commentaire : Lorsqu’on décide de convoquer ou non un(e) candidat(e) à une entrevue et de fixer l’heure et la date d’une telle entrevue, on ne tient pas compte de la date de réception des demandes reçues avant le mardi 21 mai 2019.
    (2) Il est interdit de communiquer une offre d’emploi avant 8 heures le vendredi 14 juin 2019 sous réserve de l’exception de la partie B.11.  
    (3) Les offres d’emploi communiquées le vendredi 14 juin 2019 doivent rester en vigueur jusqu’à 9 heures le lundi 17 juin 2019.  
    (4) Les offres d’emploi communiquées entre minuit et 17 heures le lundi 17 juin 2019 doivent rester en vigueur pendant 24 heures.  
    (5) Toute offre d’emploi communiquée après 17 h le lundi 17 juin 2019 doit rester en vigueur pendant une période raisonnable.
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