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Politique et procédures en matière de mesures d’adaptation dans les processus d’accès à la profession d’avocat et de parajuriste

Mise à jour en octobre 2019

1. Introduction
2. Objectif
3. Politique
4. Confidentialité et divulgation de renseignements
5. Procédure pour faire une demande de mesures d’adaptation pour un examen d'accès à la profession et responsabilités des candidat(e)s
6. Responsabilités du Service des examens lorsqu’il examine les demandes
7. Préjudice injustifié
8. Procédure d'appel
9. Examen de la pratique, de la politique et des procédures
10. Information sur la politique et les pratiques
11. Assermentations

1. Introduction

Le Barreau de l’Ontario (le Barreau), en tant qu’organisme dirigeant d’une profession soucieuse de la justice, a un intérêt public marqué à promouvoir l’égalité. L’approche juridique à l’égalité reconnait que le fait de traiter les gens de façon identique ne signifie pas nécessairement qu’elles sont traitées de façon égale. L’égalité, qui n’est pas purement formelle, rend nécessaires des mesures d’adaptation visant les différences qui découlent des motifs énumérés dans le Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, chap. H.19 (le Code). Si une règle ou une exigence du Processus d’accès à la profession d’avocat ou du Processus d’accès à la profession de parajuriste (individuellement et collectivement, le Processus d’accès à la profession) cause des difficultés à un(e) candidat(e) en raison de facteurs ayant trait à un ou plusieurs des motifs énumérés dans le Code, cela peut alors donner naissance à un devoir de recourir à des mesures d’adaptation.

Le présent document décrit la politique et les procédures que les candidat(e)s au Processus d’accès à la profession doivent suivre pour demander une mesure d’adaptation basée sur les motifs énumérés dans le Code. La politique en matière d’adaptation est conforme au Code et s’inscrit dans le mandat général du Barreau de veiller à ce que les nouveaux membres de la profession soient compétents pour exercer le droit ou pour fournir des services juridiques, selon le cas. Le présent document s’applique à tous les services offerts par le Barreau dans tous les lieux du Processus d’accès à la profession et à tous les candidat(e)s inscrits au Processus d’accès à la profession. Le présent document s’applique en vertu de la partie XIX de la Politique relative au Processus d’accès à la profession d’avocat et de la partie XII de la Politique relative au Processus d’accès à la profession de parajuriste, et devrait être lu avec l’un ou l’autre de ces textes, selon le cas.

Les éléments du processus d’accès à la profession pour lesquels le Barreau peut fournir des mesures d’adaptation aux candidats comprennent les examens et, pour les candidats d’accès à la profession d’avocat, la cérémonie d’admission.

 2. Objectif

Le présent document a pour objectif d’énoncer :
  1. l’obligation du Barreau de fournir des mesures d’adaptation aux candidat(e)s du Processus d’accès à la profession ;
  2. les procédures et les stratégies du Barreau en matière d’adaptation pour le Processus d’accès à la profession ;
  3. les responsabilités des candidat(e)s lorsqu’ils ou elles demandent ou reçoivent des mesures d’adaptation dans le cadre du Processus d’accès à la profession.

3. Politique

Le Barreau a pour mission de faire en sorte que les exigences du Processus d’accès à la profession soient directement et logiquement reliées à la notion de compétence dans l’exercice du droit ou la fourniture de services juridiques. Il doit également veiller à ce que les personnes qui désirent exercer le droit ou fournir des services juridiques en Ontario n’en soient pas empêchées pour l’une ou l’autre des raisons suivantes (telles que définies dans le Code) : la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’âge, l’état matrimonial, l’état familial ou un handicap. Le Barreau reconnait que son engagement envers l’égalité exige d’accommoder des personnes, sans toutefois subir de préjudice injustifié, dans des circonstances et des situations qui découlent d’un ou de plusieurs des motifs énumérés. Le Barreau et son personnel du Service des examens ont l’obligation permanente de déterminer si des mesures d’adaptation sont nécessaires et lesquelles pourraient être souhaitables.

Le soutien aux candidat(e)s du Processus d’accès à la profession en matière d’accessibilité est coordonné et assuré par le personnel du Service des examens, qui fournit des mesures d’adaptation aux candidat(e)s qui ne sont pas en mesure de satisfaire à une condition ou à une exigence du Processus d’accès à la profession en raison d’un état qui découle d’un motif énuméré dans le Code. Le Service des examens fournit des mesures d’adaptation en adaptant les conditions ou les exigences du Processus d’accès à la profession pour un(e) candidat(e), sauf si les mesures d’adaptation ne peuvent pas être fournies sans que le Barreau ne subisse un préjudice injustifié.

4. Confidentialité et divulgation de renseignements

Le Service des examens consigne les renseignements et les registres liés à une demande de mesure d’adaptation d’un candidat ou d’une candidate, y compris toute mesure prise et toute autre documentation pertinente (les renseignements), jusqu’à ce que le candidat ait son permis. Pour protéger les intérêts des candidats qui demandent des mesures d’adaptation, le Barreau protègera la confidentialité des renseignements. Ceux-ci seront accessibles seulement aux personnes qui doivent en avoir connaissance, sauf s’il faut demander des conseils juridiques. Si un candidat ou une candidate demande des mesures d’adaptation du Barreau après avoir obtenu son permis, il ou elle devra faire une nouvelle demande au service approprié et envoyer à nouveau tout document justificatif requis.

Les candidats et candidates ont la responsabilité de fournir suffisamment de renseignements au sujet de leur besoin d’adaptation afin de faciliter l’adaptation. Le Service des examens a la responsabilité de ne demander au candidat ou à la candidate que les renseignements raisonnablement nécessaires pour la fourniture des mesures d’adaptation. Dans le cas de mesures d’adaptation liées à un handicap (qui, à ces fins, comprennent toute condition médicale ou un besoin lié à la grossesse et à la maternité), le candidat ou la candidate devra fournir une confirmation médicale écrite de l’existence du handicap, mais ne sera en général pas tenu(e) d’informer explicitement le Service des examens de la nature précise du handicap ni de fournir des renseignements médicaux précis, tel qu’un diagnostic, lorsque ces renseignements ne sont pas raisonnablement nécessaires à la fourniture des mesures d’adaptation.

Un(e) candidat(e) peut donner volontairement au Service des examens des renseignements plus détaillés au sujet de son incapacité, y compris un diagnostic précis, lorsqu’il ou elle se sent à l’aise de le faire.

Dans certains cas, le Service des examens peut être raisonnablement justifié de demander des renseignements supplémentaires, par exemple, pour clarifier les limites qui peuvent être causées par le handicap ou autres renseignements qui aideront le Barreau à déterminer le type de mesure d’adaptation qui peut être efficace dans un cas particulier. Dans ces situations, les renseignements seront demandés au candidat ou à la candidate et tout retard de sa part à répondre à cette demande entrainera un retard dans la fourniture de mesures d’adaptation.

5. Procédure pour faire une demande de mesures d’adaptation pour un examen d’accès à la profession et responsabilités des candidat(e)s

Pour faire une demande de mesures d’adaptation pour un examen d’accès à la profession en vertu de la présente politique, les candidat(e)s doivent suivre la procédure suivante :

  1. Le (la) candidat(e) doit présenter sa demande de mesures d’adaptation par écrit auprès du Service des examens, en utilisant le Formulaire A - Demande de mesures d’adaptation en vue d’un examen d’accès à la profession.
  2. Selon le candidat qui fait la demande, la demande de mesures d’adaptation et tous les documents à l’appui doivent parvenir au Service des examens comme suit :
     
    a. Pour les nouveaux candidats qui entreprennent le processus d’accès - Les demandes de mesures d’adaptation et les documents à l’appui doivent être présentés au plus tard à la date limite de présentation de la demande dans le cadre du processus d’accès à la profession ;
     
    b. Pour les candidats déjà inscrits au processus d’accès – Les candidats inscrits au processus d’accès qui ont besoin de mesures d’adaptation pour des raisons nouvelles ou émergentes, ou qui veulent modifier un plan d’adaptation déjà approuvé, doivent présenter une demande dès qu’ils découvrent qu’ils ont besoin de mesures d’adaptation ou d’une modification au plan d’adaptation et, dans tous les cas, au plus tard 30 jours ouvrables avant l’examen auquel ils sont inscrits.
  3. Les candidats qui n’ont pas présenté de demande d’adaptation ou de demande d’adaptation révisée au plus tard 30 jours ouvrables avant l’examen d’accès à la profession auquel ils sont inscrits seront considérés comme des candidats ayant déposé une demande d’adaptation tardive. Ils devront envoyer le Formulaire de demande d'inscription tardive, avec documents justificatifs, à regsupport@lso.ca directement.
    Remarque : Il se peut que le Barreau ne soit pas en mesure de répondre aux demandes des candidats aux mesures d’adaptation tardives avant l’examen auquel ils se sont inscrits. Les demandes seront examinées à la lumière des obligations du Barreau en vertu du Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, chap. H.19. La priorité de traitement des demandes de mesures d’adaptation sera accordée aux candidats qui ont respecté les échéances applicables. Les candidats qui se sont inscrits avant la date limite requise pour passer l’examen d’accès à la profession sans mesures d’adaptation, mais dont la demande d’adaptation tardive ne peut être traitée par le Barreau, peuvent demander de passer l’examen sans aucune mesure d’adaptation.
  4. Toutes les demandes de mesures d’adaptation sont examinées par le Barreau, y compris les demandes reçues en retard et après la date limite. Le choix d’examen d’un candidat n’est pas garanti par le Barreau. Étant donné que le Barreau doit s’assurer que tous les plans d’adaptation approuvés sont dotés de ressources suffisantes et mis en œuvre pour chaque examen et que la mise en œuvre des demandes d’adaptation tardives a une incidence sur la capacité du Barreau d’administrer efficacement les plans d’adaptation approuvés pour les candidats à un examen, le Barreau se réserve le droit de reporter l’application du plan pour les candidats qui ne peuvent respecter les délais fixés par le Barreau. Si l’inscription à un examen d’accès ou la présentation d’une demande de mesures d’adaptation ne satisfait pas aux exigences du Barreau, ce dernier peut reporter la tenue de l’examen à la prochaine séance prévue à son calendrier régulier.
  5. Le (la) candidat(e) est encouragé(e) à nommer le ou les motifs pour lesquels il ou elle fait une demande (handicap, croyance ou état familial).
  6. Le (la) candidat(e) doit fournir suffisamment de renseignements pour confirmer l’existence du besoin et le ou les types de mesures requises, ainsi que tout autre renseignement à l’appui relatif à la demande de mesures d’adaptation que pourrait demander le Service des examens.
  7. Le (la) candidat(e) doit collaborer pour fournir les renseignements nécessaires et participer aux discussions concernant les solutions, si le Service des examens le demande.
  8. Suite à une demande, si les circonstances du (de la) candidat(e) venaient à changer de façon à avoir une incidence sur le besoin de mesures d’adaptation, ou sur la nature de ces mesures, il ou elle doit en informer le Service des examens le plus tôt possible.

Renseignements à l’appui de la demande 

La demande doit être suffisamment détaillée et être accompagnée de la documentation vérifiable à l’appui de la demande pour permettre au Service des examens de déterminer quelle mesure d’adaptation serait la plus appropriée. La demande doit être présentée assez à l’avance pour permettre au Service des examens d’organiser la mesure si elle est approuvée. 

Tout(e) candidat(e) qui demande une mesure d’adaptation en raison d’un handicap (qui, à ces fins, comprend toute condition médicale ou un besoin lié à la grossesse et à la maternité) doit fournir des documents médicaux vérifiables à l’appui de sa demande. Les professionnels de la santé doivent utiliser le Formulaire B - Mesures d’adaptation recommandées par un professionnel ou une professionnelle de la santé en vue d’un examen d’accès à la profession (Formulaire B) pour soumettre les documents. Ce formulaire ainsi que tout document joint en annexe doit être déposé par le professionnel de la santé par courriel directement auprès du Service des examens.

Les candidats qui demandent plus de temps pour faire un examen d’accès à la profession en raison d’un trouble cognitif (c.-à-d. un trouble d’apprentissage) doivent fournir un rapport d’évaluation psychologique ou psychopédagogique avec le Formulaire B  à l’appui de leur demande. Un rapport d’évaluation psychologique ou psychopédagogique devrait démontrer l’impact que le handicap a sur le développement du candidat ou de la candidate et sur son fonctionnement, ainsi que la gravité de sa condition et le traitement actuel. Il devrait expliquer dans quelle mesure la candidate ou le candidat est affecté par le handicap et la façon dont les déficiences diagnostiquées sont la cause des limitations fonctionnelles du candidat, facteurs permettant de justifier une recommandation de temps additionnel de façon quantifiable. Toute recommandation de temps additionnel pour faire l’examen doit indiquer exactement combien de temps additionnel est demandé et doit avoir trait au format à choix multiple des examens d’accès à la profession.

Tous les documents doivent être aussi spécifiques que possible. Les documents fournis par un professionnel de la santé doivent indiquer clairement le nom et les qualifications de ce professionnel. Les documents médicaux vérifiables à l’appui doivent aussi inclure les renseignements suivants :

  1. une confirmation que le (la) candidat(e) a un handicap ;

  2. une explication de comment le handicap affecte la participation du (de la) candidat(e) au Processus d’accès à la profession ;

  3. une description des mesures d’adaptation que recommande le professionnel de la santé, ainsi que des mesures d’adaptation alternatives qui pourraient être considérées (veuillez noter que les mesures d’adaptation fournies pourraient ne pas être celles que le professionnel recommande).

Exigences relatives aux mesures d’adaptation recommandées 

Si la demande du (de la) candidat(e) comprend des documents à l’appui qui recommandent une ou des mesures d’adaptation spécifiques, cette recommandation doit expliquer comment cette ou ces mesures d’adaptation vont éliminer ou atténuer l’impact du handicap du candidat lors de l’examen d’accès à la profession. Toute mesure d’adaptation recommandée doit être aussi spécifique que possible et doit tenir compte du format des examens. Chaque examen d’accès à la profession dure 7 heures et est divisé en 2 séances de 3 h 30 min chacune (le matin et l’après-midi de la même journée), avec une pause entre les 2 séances. Chaque examen d’accès à la profession se fait à livre ouvert et se compose quasi totalement de questions à choix multiple. Les réponses doivent être inscrites au crayon sur une feuille de réponses Scantron.

Une preuve de mesure d’adaptation obtenue par le passé ne garantit pas que cette même mesure d’adaptation sera fournie dans le cadre du Processus d’accès à la profession, car toutes les demandes sont évaluées au cas par cas, en tenant compte des conditions et des exigences spécifiques au Processus d’accès à la profession. Il est toutefois recommandé aux candidats de fournir des renseignements relatifs à toute mesure d’adaptation obtenue par le passé pour un handicap similaire auprès d’une autre organisation ou institution (comme le Law School Admission Council ou la faculté de droit du candidat). Ces renseignements pourraient aider le Service des examens à établir la mesure d’adaptation la plus appropriée pour le candidat du Processus d’accès à la profession.

Les mesures suivantes représentent des exemples de mesures d’adaptation pour les examens d’accès à la profession : des formats d’examens alternatifs (tels que la synthèse vocale à partir du texte), l’utilisation de matériel spécial tel qu’un ordinateur personnel et du logiciel adapté, l’utilisation d’une salle privée, la mise à disposition de surveillants qui agissent comme lecteurs ou scribes lors de l’examen et dans certains cas exceptionnels, du temps additionnel pour passer les examens.

6. Responsabilités du Service des examens lorsqu’il examine les demandes

Lorsqu’un(e) candidat(e) demande une mesure d’adaptation en vertu de la présente politique, le Service des examens a la responsabilité d’évaluer le besoin. Les procédures énumérées ci-dessous sont suivies :

  1. Le Service des examens respecte la dignité du (de la) candidat(e) qui demande une mesure d’adaptation. Cela signifie d’agir de manière qui reconnaisse la vie privée, la confidentialité, le confort, l’autonomie et l’estime de soi du (de la) candidat(e).
  2. Le Service des examens présume que la demande de mesures d’adaptation est faite de bonne foi, à moins d’avoir une raison valable de croire le contraire.
  3. Le Service des examens ne demande que les renseignements dont il a raisonnablement besoin pour examiner la demande.
  4. Le Service des examens traite toute demande sans délai, lorsque celle-ci (y compris tout document justificatif nécessaire) a été présentée assez à l’avance.
  5. Le Service des examens tient compte des suggestions ou des recommandations proposées par le (la) candidat(e) ou par un professionnel de la santé pour trouver une stratégie visant une mesure d’adaptation. Le Service des examens peut consulter le (la) candidat(e) afin de déterminer si une mesure d’adaptation demandée ou approuvée est, ou est encore, appropriée ou bien si elle devrait être modifiée.
  6. Si la demande ne peut pas être partiellement ou totalement mise en œuvre, le Service des examens examine les options alternatives.
  7. Si le Service des examens approuve la demande, il lui incombe de fournir la mesure d’adaptation demandée, sauf indication contraire. Lorsqu’il détermine que la demande approuvée devrait être fournie par le (la) candidat(e), le Service des examens l’en informe.
  8. Afin de répondre rapidement aux besoins d’un(e) candidat(e) et d’examiner l’utilité de diverses stratégies en matière d’adaptation, une stratégie intérimaire peut être mise en œuvre.  

7. Préjudice injustifié

Conformément à la législation ontarienne relative aux droits de la personne, une mesure d’adaptation ne sera pas offerte dans le cas où le Barreau en subirait un préjudice injustifié. Cette décision est prise par le Barreau sur une base individuelle. 

Si le Barreau décide de ne pas accorder une mesure d’adaptation parce qu’elle entrainerait un préjudice injustifié, cette décision est communiquée au (à la) candidat(e) par écrit, en lui clarifiant les motifs du refus. 

8. Procédure d’appel

Si l’adaptation est refusée, ne peut être offerte ou si le (la) candidat(e) la considère insatisfaisante, il ou elle peut faire appel de la décision du Service des examens en écrivant à la directrice du Service de délivrance de permis et d’agrément. Un appel doit être déposé dans les 10 jours suivant la date à laquelle le Service des examens informe un(e) candidat(e) de sa décision. Le (la) candidat(e) doit déposer son appel par écrit soit par le biais de son compte en ligne d’accès à la profession, soit par courriel à examinationaccommodation@lso.ca.

Les décisions portant sur les appels de décisions sur les mesures d’adaptation peuvent prendre jusqu’à 15 jours ouvrables pour être rendues aux candidats. Si la demande d’appel est soumise moins de 15 jours ouvrables avant la séance d’examen, la décision d’accorder ou de réviser une mesure sera applicable à la prochaine séance d’examen.

La décision de la directrice est définitive.

9. Examen de la pratique, de la politique et des procédures

Le Barreau examine régulièrement ses pratiques et sa politique, afin d’aborder les obstacles qui pourraient affecter les candidat(e)s identifiés aux motifs énumérés dans le Code.

10. Information sur la politique et les pratiques

Des tiers fournisseurs de services seront informés de la politique et des procédures du Barreau, en reconnaissance de leur importance pour la réussite du Processus d’accès à la profession ainsi que pour les inciter à répondre adéquatement aux besoins des candidat(e)s.

Le Barreau informera les candidat(e)s de cette politique ainsi que de la nature des mesures d’adaptation disponibles. Étant donné le nombre de candidats que le Barreau doit gérer chaque année d’accès à la profession, il encourage fortement les candidat(e)s à identifier leurs besoins d’adaptation fondés sur les motifs énumérés du Code dès que possible.

11. Assermentations

Pour remplir ses obligations en vertu du Code, le Barreau fournit des mesures d’adaptation et d’aide lors des cérémonies d’assermentation, sur demande des candidats. 

Les demandes de mesures d’adaptation doivent être faites par le candidat ou la candidate au moins un mois avant la cérémonie d’assermentation. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page des mesures d’adaptation