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Procédure de recrutement des stagiaires en 2022-2023

AVIS IMPORTANT : Le Barreau de l’Ontario (le « Barreau ») est conscient que la pandémie de COVID-19 touche les employeurs juridiques et les étudiants en droit de multiples façons. Après avoir consulté les parties concernées, y compris des employeurs, des étudiants et les facultés de droit, le Barreau a mis à jour sa procédure de recrutement (la « procédure ») de façon à favoriser un processus équitable et opportun pour tous les participants. Veuillez passer en revue ces échéanciers pour vous assurer d’être à jour. Si vous avez des questions sur la procédure, veuillez contacter le Barreau à articling@lso.ca.

Il incombe à tous les participant(e)s au recrutement de candidats de se conformer à cette procédure de manière à assurer le maintien de l’intégrité de ce processus. Toute violation ou tout contournement doit être signalé, par écrit, au Barreau à l’attention de la directrice de la délivrance des permis et de l’agrément par courriel à articling@lso.ca.

La présente procédure lie tous les étudiant(e)s et tous les avocat(e)s qui participent au programme de recrutement des stagiaires en Ontario pour des postes devant commencer pendant le cycle d’accès à la profession 2022-2023. Il est essentiel de respecter l’esprit et la lettre de cette procédure.

Préambule
La présente procédure a pour objet :
1. d’établir un processus de recrutement ordonné qui favorise une relation équitable entre les étudiant(e)s et les cabinets et entre les différents cabinets ;
2. de réduire les ingérences dans les activités scolaires et les pressions exercées sur les étudiant(e)s.
Nous rappelons aux participant(e)s que le respect de cette procédure est obligatoire en vertu de la règle 6.2-1 du Code de déontologie du Barreau. Les avocat(e)s qui participent à la violation ou au contournement délibéré de la procédure, ou qui en autorisent la violation, s’exposent à l’introduction de procédures pour manquement professionnel. Les étudiant(e)s qui contournent délibérément la procédure ou qui la violent risquent de faire l’objet d’une audience devant la Section de première instance du Tribunal du Barreau en vue de déterminer s’ils ou elles satisfont à l’exigence de bonnes mœurs qui figure parmi les conditions nécessaires à l’admission au barreau et à l’obtention de la qualité de titulaire de permis du Barreau de l’Ontario.

Veuillez noter que les dates indiquées dans la présente procédure sont propres à chaque cycle d’accès à la profession et qu’elles sont donc mises à jour chaque année. Cette procédure donne la première date à laquelle certaines activités de recrutement peuvent avoir lieu à n’importe quelle année, et ne s’appliquent qu’à ce cycle. Les cabinets peuvent choisir d’embaucher après les premières dates prescrites selon la présente procédure.

On peut envoyer ses commentaires concernant cette procédure au Barreau à la fin du cycle de recrutement. Les commentaires doivent être envoyés par écrit par courriel à l’attention du Service de délivrance de permis et d’agrément à articling@lso.ca.
A. Définitions

Les définitions suivantes sont fournies par souci de clarté :

« cabinet(s) » désigne un employeur de stagiaires, notamment un cabinet d’avocat(e)s, un praticien autonome, le contentieux d’une société ou d’un organisme sans but lucratif, un organisme gouvernemental et une clinique. Sont exclues la Cour suprême du Canada, la Cour canadienne de l’impôt, la Cour d’appel de la cour martiale du Canada, la Cour fédérale, la Cour d’appel fédérale, la Cour d’appel de l’Ontario et la Cour supérieure de justice de l’Ontario. Les étudiant(e)s affectés au service des juges de ces tribunaux ne sont pas tenus d’être recrutés de la façon exposée dans la présente procédure. (« firm(s) »)

« cycle d'accès à la profession 2022-2023 » vise la période du 1^er mai 2022 au 30 avril 2023. (« 2022-2023 Licensing Cycle »)

« démarche de recrutement » s’entend de maison ouvertes, de visites de cabinets et d’activités similaires offertes aux étudiants, ainsi que toute activité créée par un cabinet et visant les personnes ou les groupes cibles aux fins d’encourager l’emploi dans ce cabinet, y compris, sans s’y limiter, le fait de tenir une entrevue et de faire une offre d’emploi. (« recruitment activity »)
Commentaire : Les activités qui ne sont pas considérées comme des activités de recrutement comprennent notamment la participation aux orientations dans les facultés de droit, les foires de l’emploi et les procès simulés ; les diners offerts aux gagnants de prix et les séminaires, ou autre occasion d’éducation, fournis aux étudiants, dont la participation est ouverte à un ou des groupes d’étudiants de droit reconnus.

« étudiant(e) » désigne une personne qui s’attend raisonnablement à commencer son stage durant le cycle d’accès à la profession 2022-2023. (« student »)

« étudiant(e) occupant un poste d'été » désigne un(e) étudiant(e) en droit embauché(e) par un cabinet pour occuper un poste pendant les mois de l’été (de mai à aout) 2021, qui peut s’attendre raisonnablement à commencer son stage durant le cycle d’accès à la profession 2022-2023. (« summer student »)

« offre précoce » s’entend d’une offre de stage faite par un cabinet à un étudiant d’été dans ce cabinet. (« early offer »)

« Ottawa » vise la région municipale constituée comme ville d’Ottawa par la Loi de 1999 sur la ville d’Ottawa, L.O. 1999, chap. 14, annexe E.(« Ottawa »)

« semaine d’entrevues du 9 aout » désigne la semaine d’entrevues pour les postes de stagiaires à Toronto qui débute à 8 h le 9 aout 2021. (« August 9 Interview Week »)

« Toronto » vise la région municipale constituée comme ville de Toronto par la Loi de 2006 sur la cité de Toronto, L.O. 2006, chap. 11, annexe A. (« Toronto »)

Toutes les heures sont données à l’heure de Toronto.
B. Procédure générale applicable au recrutement par tous les cabinets
Commentaire : L’entente entre le maitre de stage et l’étudiant visant à s’engager dans un stage crée des obligations professionnelles qui dépassent les obligations contractuelles normales. Les maitres de stage et les stagiaires peuvent consulter la page du programme de stage sur le site Web du Barreau de l’Ontario pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme de stage.

La partie B de cette procédure s’applique également aux parties C et D.
1. Tout cabinet en Ontario désirant recruter un stagiaire durant le cycle d’accès à la profession 2022-2023 est régi par la présente procédure à l’égard du recrutement de ce stagiaire.
2. Les cabinets ne doivent pas participer au recrutement des stagiaires à moins d’être surs de pouvoir offrir un poste à un stagiaire compétent.
3. Un cabinet qui communique son intention d’interviewer un étudiant doit le faire à moins que l’étudiant ait avisé le cabinet qu’il ne veut pas participer à l’entrevue. Les étudiants doivent communiquer leur intention d'accepter ou de refuser une entrevue dans les 24 heures suivant la présentation d'une offre.
4. Les entrevues peuvent être menées en personne sur les lieux du cabinet concerné ou ailleurs, ou à distance par téléphone, vidéoconférence, ou autre moyen de communication en ligne. Le lieu des entrevues et les méthodes d’entrevues demeurent à la discrétion du cabinet concerné. Les entrevues faites à distance sont soumises aux mêmes exigences et directives qui s’appliquent aux entrevues faites en personne.
  
  Commentaire : Lorsqu’ils et elles fixent leurs entrevues, les candidats doivent prévoir au moins 90 minutes. Les candidats qui font l’entrevue en personne doivent prévoir le temps de between premises when scheduling their interviews.
  
  Commentaire dans le contexte de la pandémie de COVID-19 : Tant et aussi longtemps que la pandémie de COVID-19 suscite des craintes, le Barreau encourage fortement tous les employeurs à mener des entrevues conformément aux consignes des autorités sanitaires pertinentes. Le Barreau fait remarquer que les entrevues à distance peuvent donner un accès équitable à tous les étudiants et particulièrement aux étudiants qui font face à une série de défis liés à la COVID-19 en raison de circonstances personnelles, notamment des soucis de santé, des problèmes financiers et des restrictions à leurs déplacements. Nous rappelons aux employeurs que les dispositions du Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, chap. H.19 s’appliquent au processus d’embauche.
5. Les cabinets ne font pas d’offres d’emploi dans des circonstances ou à des conditions qui n’accordent pas aux candidat(e)s l’occasion voulue de les examiner avant d’en arriver à une décision. De plus, les cabinets ne font pas d’offres soumises à la condition que le poste soit encore disponible au moment de la réception de l’acceptation ou qu'un autre candidat refuse une offre.
  
  Commentaire : Lorsqu’ils font une offre ou une offre précoce, les cabinets peuvent communiquer tout renseignement pertinent sur les conditions de l’emploi, y compris la date de début anticipée, la rémunération et les avantages sociaux.
6. Lorsqu’ils font une offre à un étudiant, les cabinets doivent communiquer la période durant laquelle l’offre reste en vigueur. Un cabinet et un étudiant peuvent convenir mutuellement de prolonger cette période.
7. Durant le processus de recrutement, les cabinets ne peuvent pas exercer de pressions indues sur les candidats pour accepter une offre d’emploi ou pour révéler leur intention.
  
  Commentaire : Les candidats peuvent communiquer volontairement leur intention d’accepter une offre éventuelle d’un cabinet si une telle offre est faite. Cependant, toute tentative, même voilée ou détournée, des cabinets pour connaitre ces intentions est considérée comme inappropriée.
8. Les candidat(e)s donnent suite le plus promptement possible aux offres d’emploi qu’ils ou elles reçoivent, sans égard au délai d’acceptation précisé.
  
  Commentaire : Le défaut de communiquer le plus tôt possible le refus d’une offre d’emploi porte préjudice non seulement au cabinet qui a fait l’offre, mais également aux autres candidat(e)s à qui le cabinet pourrait ensuite offrir le poste.
9. Les candidat(e)s qui acceptent une offre d’emploi en informent immédiatement les autres cabinets qui leur ont fait une offre d’emploi qui reste en vigueur ou qui ont fixé avec eux ou elles une date d’entrevue. Les candidat(e)s qui ont déjà accepté une offre d’emploi s’abstiennent de se présenter par la suite à des entrevues dans d’autres cabinets ou d’accepter des offres faites par la suite.
10. Les employeurs ne font pas sciemment d’offre d’emploi à un candidat qui a déjà accepté un poste ailleurs.
11. Les règles suivantes s'appliquent aux offres précoces :
  a) Un cabinet peut faire une offre précoce de stage, conformément à cette procédure, à un étudiant ou une étudiante qui est ou a déjà été employé ou embauché comme étudiant(e) d’été dans ce cabinet, à n’importe quel moment avant la première occasion permise pour communiquer des offres d’emploi.
  b) Un candidat qui reçoit une offre précoce doit répondre dans les deux jours ouvrables en avisant le cabinet qu’il accepte l’offre, la refuse ou réserve sa réponse. Si un étudiant accepte une offre précoce, une entente exécutoire est établie entre le candidat et le cabinet. Si un étudiant rejette une offre précoce, le cabinet est libéré de toute obligation envers le candidat à l’égard du processus de recrutement pour le cycle d’accès à la profession 2022-2023.
  c) Le fait que le candidat réserve sa réponse à une offre précoce signifie que l’offre demeure valide et exécutoire jusqu’à la date de celui des deux évènements suivants qui survient en premier :
  (i) le candidat avise le cabinet de son acceptation ou de son refus,
  (ii) la première date jusqu’à laquelle les offres d’emploi doivent demeurer ouvertes dans la ville où se trouve le cabinet.
  d) Les cabinets n’exercent pas de pressions indues sur les candidats pour accepter ou refuser une offre précoce.
  
  Commentaire : Si un cabinet fait une offre précoce qu’un candidat n’accepte qu’après que le cabinet a déjà prévu des entrevues avec d’autres candidats, et que ce poste n’est plus disponible par suite de cette acceptation, alors le cabinet doit contacter les autres candidats pour annuler ces entrevues aussi vite que possible.
C. Recrutement par les cabinets situés à Toronto
La partie C de la présente procédure, s’applique à tout cabinet situé tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la ville de Toronto qui désire recruter un(e) étudiant(e) qui passera une partie importante de son stage au bureau du cabinet à Toronto. Les directives générales énoncées à la partie B s’appliquent également aux démarches de recrutement des cabinets situés à Toronto.
1. Les cabinets ne fixent pas de dates limites antérieures au 9 juillet 2021 à 17 heures pour la réception des demandes d’emploi.
2. Les demandes d’entrevues des étudiants qui sont reçues avant 17 h le 9 juillet 2021 sont traitées sans égard à la date de réception.
  
  Commentaire : Lorsqu’on décide de convoquer ou non un(e) candidat(e) à une entrevue et de fixer l’heure et la date d’une telle entrevue, on ne tient pas compte de la date de réception des demandes reçues avant 17 h le 9 juillet 2021.
3. Il ne peut y avoir d’activités de recrutement pour les étudiants qui ont fait une demande de stage pour le cycle d’accès à la profession 2022-2023 entre 17 h le 9 juillet 2021 et 8 h le 9 aout 2021, sauf pour fixer des entrevues ou toute autre activité de recrutement devant être menée pendant la semaine d’entrevues du 9 aout.
4. On ne peut faire part de la date et de l’heure d'une première entrevue, de quelque manière que ce soit, avant 8 heures le 23 juillet 2021.
  
  Commentaire : Les cabinets peuvent à tout moment après 17 h le 9 juillet 2021 informer un(e) candidat(e) a) qu’ils l'inviteront ou non à une entrevue pendant la semaine d’entrevues du 9 aout, b) qu’ils mèneront les entrevues conformément à la présente procédure et c) qu’ils l’inviteront ou non à un repas, une réception ou une autre rencontre de ce type pendant la semaine d’entrevues du 9 aout. Les cabinets peuvent informer les candidats à l’avance des dates et des heures des activités auxquelles ils et elles seront invités. Cependant, les cabinets ne suggèrent pas une heure et une date précises d’une première entrevue avant 8 heures le 23 juillet 2021, pas plus que les candidat(e)s ne peuvent accepter de fixer la date et l’heure d’une entrevue avant cette date. Les cabinets ne peuvent programmer une entrevue de suivi pendant la semaine d’entrevue qu’une fois que la première entrevue terminée.
5. Les entrevues n’ont pas lieu avant 8 heures le 9 aout 2021.
  
  Commentaire : Dans des circonstances exceptionnelles, le Barreau permettra aux candidat(e)s qui ne peuvent se présenter à des entrevues pendant la semaine du 9 aout de se présenter à des entrevues avant cette date. Les demandes de permission sont adressées, par écrit, au Barreau par courriel à l’attention du Service de délivrance de permis et d'agrément à articling@lso.ca. Ces exemptions ne s’appliquent qu’aux dates d’entrevue. Tous les étudiant(e)s et tous les cabinets sont tenus de respecter la présente procédure en ce qui concerne la date à laquelle les offres d’emploi peuvent être communiquées.
6. Pendant la semaine d’entrevues du 9 aout, les entrevues ne seront menées que de 8 h le 9 aout 2021 à 15 h le 11 aout 2021. Entre 15 h et 17 h le 11 aout 2021, les cabinets n’ont pas le droit de contacter les candidats et ces derniers n’ont pas le droit de contacter les cabinets. Les activités de recrutement ne sont pas autrement limitées durant la semaine d’entrevues du 9 aout.
7. Il est interdit de communiquer une offre d’emploi avant 17 heures le 11 aout 2021, sous réserve de l'exception faite pour les offres précoces indiquée à la partie B.
8. Toutes les offres d’emploi communiquées à partir de 17 h le 11 aout 2021 restent en vigueur jusqu’à au moins 17 h le 12 aout 2021.
9. Toute offre faite à 17 h le 12 aout 2021 ou par la suite reste en vigueur pendant une période raisonnable.
D. Recrutement des cabinets à Ottawa
Les directives générales de recrutement énoncées à la partie B s’appliquent également aux démarches des cabinets visés à la partie D.
1. Les cabinets ne fixent pas de dates limites antérieures au 25 mai 2021 à 17 heures pour la réception des demandes d’emploi.
2. Les demandes d’entrevues des étudiants qui sont reçues avant la date limite fixée par le cabinet sont traitées sans égard à la date de réception.
  
  Commentaire : Lorsqu’on décide de convoquer ou non un(e) candidat(e) à une entrevue et de fixer l’heure et la date d’une telle entrevue, on ne tient pas compte de la date de réception des demandes reçues avant la date limite.
3. Sous réserve de l’exception faite pour les offres précoces indiquée à la partie B, il est interdit de communiquer une offre d’emploi avant 8 h le 18 juin 2021.
4. Toutes les offres d’emploi communiquées le 18 juin 2021 doivent rester en vigueur au moins jusqu’à 9 h le 21 juin 2021.
5. Toutes les offres d’emploi communiquées entre minuit et 17 h le 21 juin 2021 doivent rester en vigueur pendant au moins 24 heures.
6. Toute offre d’emploi communiquée après 17 h le 21 juin 2021 doit rester en vigueur pendant une période raisonnable.
E. Recrutement par les cabinets situés à l’extérieur de Toronto et d’Ottawa
La présente section porte sur le recrutement dans les régions de l’Ontario, sauf Toronto et Ottawa. Les procédures de recrutement générales énoncées à la partie B s’appliquent également aux cabinets visés par la partie E.
1. Les cabinets ne fixent pas de dates limites antérieures au 19 mai 2021 à 17 h.
2. Les demandes d’entrevues des étudiants qui sont reçues avant la date limite fixée par le cabinet sont traitées sans égard à la date de réception.
  
  Commentaire : Lorsqu’on décide de convoquer ou non un(e) candidat(e) à une entrevue et de fixer l’heure et la date d’une telle entrevue, on ne tient pas compte de la date de réception des demandes reçues avant la date limite.
3. Aucune entrevue n’a lieu avant le 19 mai 2021 à 17 h. De plus, un(e) étudiant(e) ne participe pas à une entrevue avant d’avoir rempli toutes les exigences de la deuxième année de ses études en droit.
4. Aucune offre ne doit être communiquée avant 17 h le 3 juin 2021, sous réserve de l’exception faite pour les offres précoces indiquée à la partie B.
5. Les offres faites à 17 h le 3 juin 2021 ou par la suite restent en vigueur pendant au moins 24 heures.
6. Toute offre faite à partir de 17 h le 4 juin 2021 peut rester en vigueur pendant un délai raisonnable.

Explication des termes et concepts