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Procédure de recrutement d’étudiant(e)s pour des emplois d'été en 2022 à Toronto

AVIS IMPORTANT : Le Barreau de l’Ontario (le « Barreau ») est conscient que la pandémie de COVID-19 touche les employeurs juridiques et les étudiants en droit de multiples façons. Après avoir consulté les parties concernées, y compris des employeurs, des étudiants et les facultés de droit, le Barreau a mis à jour sa procédure de recrutement (la « procédure ») de façon à favoriser un processus équitable et opportun pour tous les participants. Veuillez passer en revue ces échéanciers pour vous assurer d’être à jour. Si vous avez des questions sur la procédure, veuillez contacter le Barreau à articling@lso.ca

Considérations particulières relatives au recrutement de 2022

Entrevues à distance sur le campus : Le Barreau ne règlemente pas la manière dont les facultés de droit et les employeurs mènent les entrevues sur le campus. Compte tenu des conditions actuelles, les procédures établies prévoient que les entrevues sur le campus pourraient être menées à distance ou en personne pour le recrutement des étudiants en 2022.

Il incombe à toutes les personnes qui participent à ce programme de recrutement de stagiaires pour des emplois d’été à Toronto de veiller à l’intégrité du processus en se comportant d’une manière conforme à la procédure. Toute violation ou tout contournement de la procédure doit être signalé, par écrit, au Barreau à l’attention de la directrice de la délivrance de permis et d’agrément par courriel à articling@lso.ca articling@lso.ca.

Cette procédure est obligatoire pour tous les étudiants et avocats qui participent au recrutement d’étudiants pour les postes de l’été 2022 à Toronto. La présente procédure doit être suivie dans l’esprit comme dans la lettre.

Préambule
La présente procédure a pour objet :
1. d’établir un processus de recrutement ordonné qui favorise une relation équitable entre les étudiant(e)s et les cabinets et entre les différents cabinets ;
2. de réduire les ingérences dans les activités scolaires et les pressions exercées sur les étudiant(e)s.
Nous rappelons aux participant(e)s que le respect de la présente procédure est obligatoire en vertu de la règle 6.2-1 du Code de déontologie du Barreau. Les avocat(e)s qui participent à la violation ou au contournement délibéré(e) de la présente procédure, ou qui en autorisent la violation, s’exposent à des procédures pour manquement professionnel. Les étudiant(e)s qui contournent délibérément la procédure ou qui violent la procédure risquent de faire l’objet d’une audience devant la Section de première instance du Tribunal du Barreau en vue de déterminer s’ils ou elles satisfont à l’exigence de bonnes mœurs qui figure parmi les conditions nécessaires à l’admission au barreau et à l’obtention de la qualité de titulaire de permis du Barreau de l’Ontario.

Veuillez noter que les dates indiquées dans la présente procédure sont propres à chaque cycle d’accès à la profession et qu’elles sont donc mises à jour chaque année. Cette procédure donne la première date à laquelle certaines activités de recrutement peuvent avoir lieu à n’importe quelle année, et ne s’applique qu’à ce cycle. Les cabinets peuvent choisir d’embaucher après les premières dates prescrites selon la présente procédure de recrutement.

Les commentaires concernant ces directives peuvent être soumis au Barreau à la fin de la période de recrutement. Vous pouvez soumettre vos commentaires par écrit à l’attention du Service de délivrance de permis et d’agrément par courriel à articling@lso.ca.
A. Définitions

Les définitions suivantes sont fournies par souci de clarté :

« activité de recrutement » s’entend de portes ouvertes, de visites dans les bureaux des cabinets et d’autres activités similaires tenues à l’intention des étudiant(e)s et de toute activité organisée par un cabinet et visant les personnes ou les groupes cibles aux fins d’encourager l’emploi dans ce cabinet, y compris sans s’y limiter la conduite d’entrevues et l’offre d’emploi. (« recruitment activity »)
Commentaire : Les activités qui ne sont pas considérées comme des activités de recrutement comprennent, sans toutefois s’y limiter, les séances d’orientation des facultés de droit, les salons de l’emploi et les débats-écoles ; les diners tenus en l’honneur des récipiendaires de prix ; et les séminaires et autres occasions de formation qui sont organisés à l’intention des étudiant(e)s et qui sont accessibles à un ou plusieurs des groupes étudiants reconnus dans cette faculté.

« cabinet(s) » s’entend d’un employeur d’étudiant(e)s occupant un emploi d’été en 2022 notamment un cabinet, un praticien autonome, un contentieux de société ou organisme sans but lucratif, un ministère du gouvernement et une clinique juridique. (« firm(s) »)

« cycle d’accès à la profession 2023-2024 » s’entend de la période allant du 1^er mai 2023 au 30 avril 2024. (« 2023-2024 Licensing Cycle »)

« cycle d’accès à la profession 2024-2025 » s’entend de la période allant du 1^er mai 2024 au 30 avril 2025. (« 2024-2025 Licensing Cycle »)

« entrevue sur le campus » s’entend d’une entrevue menée dans une faculté de droit en personne sur les lieux ou dans un autre endroit désigné par une faculté, ou à distance par téléphone, vidéoconférence, ou autre moyen de communication en ligne, qui a lieu après le 16 aout 2021 et avant le 22 octobre 2021. Les étudiant(e)s présentent une demande d’emploi directement aux cabinets qui les intéressent. Chaque entrevue dure, au plus, 20 minutes. Un cabinet ne peut interviewer un(e) étudiant(e) qu’une seule fois. (« on-campus interview »)
Commentaire dans le contexte de la COVID-19 : cette procédure repose sur l'hypothèse que les entrevues sur le campus pendant la période de recrutement pour l'été 2022 pourraient se faire à distance.

« étudiant(e) de deuxième année » s’entend d’un étudiant de droit qui peut raisonnablement s’attendre à être admissible au stage dans le cycle d’accès à la profession 2023-2024 ou après. (« second year student »)

« étudiant(e) de première année » s’entend d’un étudiant de droit qui peut raisonnablement s’attendre à être admissible au stage dans le cycle d’accès à la profession 2024-2025 ou après. (« first year student »)

« offre précoce » s’entend d’une offre de stage faite par un cabinet à un étudiant pour un stage d’été en 2022 qui est ou a déjà été embauché comme étudiant d’été de première année dans ce cabinet. (« early offer »)

« semaine d’entrevues du 1er novembre » désigne la semaine d’entrevues pour les postes d’étudiants de deuxième année qui débute à 8 h le 1er novembre 2021. (« February 22 Interview Week »)

« semaine d’entrevues du 22 février » désigne la semaine d’entrevues pour les postes d’étudiants de première année qui débute à 8 h le 22 février 2022. (« February 22 Interview Week »)

« Toronto » s’entend de l’administration municipale constituée en ville de Toronto par la Loi de 2006 sur la cité de Toronto, L.O. 2006, chap. 11, annexe A. (« Toronto »)

Toutes les heures données dans cette procédure sont à l’heure de Toronto.
B. Directives générales
La partie B de la présente procédure s’applique aux parties C et D.
1. Tout cabinet situé tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de Toronto qui désire recruter, en vue de pourvoir à un emploi d’été, un(e) étudiant(e) qui passera une partie importante de l’été 2022 dans un bureau de ce cabinet situé à Toronto (à distance ou en personne) est tenu de respecter la présente procédure en ce qui concerne le recrutement de cette personne.
2. Les cabinets ne doivent pas participer au recrutement des stagiaires à moins d’être surs de pouvoir offrir un poste à un stagiaire compétent.
3. Un cabinet qui communique son intention d’interviewer un étudiant doit le faire à moins que l’étudiant ait informé le cabinet qu’il ne veut pas participer à l’entrevue. Les étudiants doivent communiquer leur intention d'accepter ou de refuser une entrevue dans les 24 heures suivant la présentation d'une offre.
4. Les entrevues peuvent être menées en personne sur les lieux du cabinet concerné ou ailleurs, ou à distance par téléphone, vidéoconférence, ou autre moyen de communication en ligne. Le lieu des entrevues et les méthodes d’entrevues demeurent à la discrétion du cabinet concerné (sauf en ce qui a trait aux entrevues sur le campus). Les entrevues faites à distance sont soumises aux mêmes exigences et directives qui s’appliquent aux entrevues faites en personne.
  
  Commentaire : Lorsqu’ils et elles fixent leurs entrevues, les étudiants doivent prévoir au moins 90 minutes. Les étudiants qui font l’entrevue en personne doivent prévoir le temps de déplacement entre les lieux lorsqu’ils et elles fixent leurs entrevues.
  
  Commentaire dans le contexte de la pandémie de COVID-19 : Tant et aussi longtemps que la pandémie de COVID-19 suscite des craintes, le Barreau encourage fortement tous les employeurs à mener des entrevues conformément aux consignes des autorités sanitaires pertinentes. Le Barreau fait remarquer que les entrevues à distance peuvent donner un accès équitable à tous les étudiants et particulièrement aux étudiants qui font face à une série de défis liés à la COVID-19 en raison de circonstances personnelles, notamment des soucis de santé, des problèmes financiers et des restrictions à leurs déplacements. Nous rappelons aux employeurs que les dispositions du Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, chap. H.19 s’appliquent au processus d’embauche.
5. Les cabinets ne font pas d’offres d’emploi dans des circonstances ou dans des conditions qui n’accordent pas aux étudiant(e)s l’occasion suffisante de les examiner avant d'accepter. Les cabinets ne font pas d’offres soumises à la condition que le poste soit encore disponible au moment de la réception de l’acceptation ou qu'un autre candidat refuse l'offre.
  
  Commentaire : Lorsqu’ils font une offre ou une offre précoce, les cabinets peuvent communiquer tout renseignement pertinent sur les conditions de l’emploi, y compris la date de début anticipée, la rémunération et les avantages sociaux.
6. Lorsqu’ils font une offre à un étudiant, les cabinets communiquent la période durant laquelle l’offre peut rester en vigueur. Un cabinet et un étudiant peuvent convenir mutuellement de prolonger cette période.
7. Durant le processus de recrutement, les cabinets ne doivent pas exercer de pression indue sur les étudiants pour accepter une offre d’emploi ou pour révéler leur intention.
  
  Commentaire : Les étudiants peuvent communiquer volontairement leur intention d’accepter une offre éventuelle d’un cabinet si une telle offre est faite. Cependant, toute tentative, même voilée ou détournée, des cabinets pour connaitre ces intentions est considérée comme inappropriée.
8. Les étudiants donnent suite le plus promptement possible aux offres d’emploi qu’ils ou elles reçoivent, sans égard au délai d’acceptation précisé.
  
  Commentaire : Le défaut de communiquer le plus tôt possible le refus d’une offre d’emploi porte préjudice non seulement au cabinet qui a fait l’offre, mais également aux autres étudiants à qui le cabinet pourrait ensuite offrir le poste.
9. Les étudiants qui acceptent une offre d’emploi en avertissent immédiatement les cabinets qui leur ont fait une offre ou avec lesquels ils ont encore des entrevues à faire. Les étudiants qui ont déjà accepté une offre s’abstiennent de se présenter par la suite à des entrevues dans d’autres cabinets ou d’accepter des offres reçues par la suite.
10. Les employeurs ne font pas sciemment d’offre d’emploi à un étudiant qui a déjà accepté un poste ailleurs.
C. Étudiant(e)s de deuxième année
La partie C de cette procédure s’applique au recrutement d’étudiants de deuxième année.
1. Les cabinets ne fixent pas de dates limites pour les demandes plus tôt que le 16 aout 2021 à 17 h.
2. Les demandes d’entrevue reçues au plus tard le 16 aout 2021 à 17 heures sont traitées sans égard à leur date de réception.
  
  Commentaire : Lorsqu’il est considéré d’accorder ou non une entrevue et l’heure et la date de cette entrevue, la date de réception d’une demande n’est pas un facteur si la demande est reçue au plus tard à 17 h le 16 aout 2021.
3. Les cabinets peuvent interviewer sur le campus les étudiants à des emplois d’été pour l’année 2022. L’organisation des entrevues sur le campus, y compris la notification des étudiants, le lieu des entrevues et les méthodes utilisées pour mener les entrevues, se fait à la discrétion de chaque faculté de droit. Une entrevue en personne sur le campus ne peut pas être menée dans les bureaux d’un cabinet, à moins que la faculté de droit ne l’autorise pour accommoder tout étudiant qui serait autrement incapable de participer pleinement en raison d’un facteur ou d’une condition énumérée dans le Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, chap. H.19. Les entrevues menées à distance sont assujetties aux mêmes exigences qui s’appliquent aux entrevues menées en personne.
4. Il est interdit de tenir des activités de recrutement visant les étudiant(e)s de deuxième année fréquentant une faculté de droit en Ontario entre le 16 aout 2021 à 17 h et le 1^er novembre 2021 à 8 h sauf en ce qui concerne la conduite d’entrevues sur le campus et l’établissement du calendrier des entrevues et d’autres activités de recrutement qui se dérouleront durant la semaine d’entrevues du 1^er novembre.
5. L’heure et la date des premières entrevues et d’autres activités de recrutement qui se dérouleront pendant la semaine d’entrevues du 1^er novembre ne sont communiquées d’aucune manière avant 8 heures le 22 octobre 2021.
  
  Commentaire : Un cabinet peut communiquer à tout moment après 17 h le 16 aout 2021 : a) qu’il invitera ou non un(e) étudiant(e) à une entrevue pendant la semaine d’entrevues du 1^er novembre, b) que l’entrevue sera menée en conformité avec la présente procédure et c) qu’il invitera ou non cet étudiant à un repas, une réception ou autre rencontre de ce type pendant la semaine d’entrevues du 1^er novembre. Les cabinets peuvent aviser les étudiants avant les dates et les heures prévues pour les rencontres auxquelles tous les candidats seront invités. Cependant, les cabinets ne peuvent suggérer d’heures ou de dates précises, ni l’étudiant(e) accepter de fixer la date d’une première entrevue, avant 8 heures le 22 octobre 2021. Les cabinets ne peuvent programmer une entrevue de suivi pendant la semaine d’entrevue qu’une fois que la première entrevue terminée.
6. Exception faite des entrevues sur le campus, les cabinets ne peuvent mener des entrevues visant à pourvoir à des emplois d’été pour 2022 à Toronto avant la semaine d’entrevues du 1^er novembre. La règle s’applique à tous les cabinets, qu’ils choisissent ou non de tenir des entrevues sur le campus.
  
  Commentaire : Les cabinets qui désirent faire passer une entrevue à des personnes inscrites dans une faculté de droit située dans une autre province peuvent le faire aux dates et par les moyens précisés par la faculté en question pour le processus de recrutement de cet établissement.
  
  Commentaire : Le Barreau permettra seulement aux étudiant(e)s qui ne peuvent se présenter au cours de la semaine d’entrevues du 1^er novembre de participer à des entrevues avant cette date dans des circonstances exceptionnelles et seulement avec l’approbation du Barreau. Les demandes d’approbation pour se présenter à une entrevue avant le 1^er novembre 2021 doivent être adressées, par écrit, au Barreau par courriel à articling@lso.ca à l’attention du Service de délivrance de permis et d’agrément. Ces exemptions ne s’appliquent qu’aux dates d’entrevue qui auront été approuvées par le Barreau. Tous les étudiant(e)s et tous les cabinets demeurent tenus de respecter la présente procédure en ce qui concerne la date à laquelle les offres d’emploi peuvent être communiquées.
7. Durant la semaine d’entrevues du 1^er novembre, les entrevues devront se dérouler seulement entre 8 h le 1^er novembre 2021 et 15 h le 3 novembre 2021. Entre 15 h et 17 h le 3 novembre 2021, il est interdit aux cabinets de contacter les étudiants ainsi qu’aux étudiants de contacter les cabinets. Les activités de recrutement ne sont pas autrement restreintes pendant la semaine d’entrevues du 1^er novembre.
8. À moins que ce soit indiqué dans la présente partie, il ne faudra pas communiquer une offre d’emploi avant 17 heures le 3 novembre 2021.
9. Toutes les offres d’emploi communiquées à partir de 17 h le 3 novembre 2021 restent en vigueur jusqu’à au moins 17 h le 4 novembre 2021.
10. Toute offre faite à 17 h le 4 novembre 2021 ou par la suite reste en vigueur pendant une période raisonnable.
11. Les règles suivantes s’appliquent aux offres précoces :
  1. Les cabinets peuvent faire une offre précoce d’emploi d’été pour 2022, conformément à cette procédure, à tout étudiant qui est ou a déjà été embauché comme étudiant d’été à ce cabinet, à n’importe quel moment avant la première occasion permise pour communiquer des offres d’emploi.
  2. Un étudiant qui reçoit une offre précoce doit répondre dans les deux jours ouvrables en avisant le cabinet qu’il accepte l’offre, la refuse, ou réserve sa réponse.
  3. Le fait d’accepter une offre d’emploi précoce constitue une entente exécutoire entre l’étudiant et le cabinet.
  4. Le refus d’une offre précoce par un étudiant libère immédiatement le cabinet de toute obligation envers l’étudiant à l’égard du processus de recrutement pour les emplois d’été de 2022 à Toronto, et autorise le cabinet à considérer d’autres postulants pour le poste.
  5. Le fait que l’étudiant réserve sa réponse à une offre précoce signifie que l’offre demeure en vigueur et exécutoire jusqu’à la date de celui des deux évènements suivants qui survient en premier :
    (i) l’étudiant avise le cabinet de son acceptation ou de son refus ;
    (ii) 17 h le 4 novembre 2021 (la première date jusqu’à laquelle les offres d’emploi doivent demeurer ouvertes).
  6. Les cabinets n’exercent pas de pressions indues sur les étudiants pour accepter ou refuser une offre précoce.
Commentaire : Si un cabinet fait une offre précoce qu’un candidat n’accepte qu’après que le cabinet a déjà prévu des entrevues avec d’autres candidats, et que ce poste n’est plus disponible par suite de cette acceptation, alors le cabinet doit contacter les autres candidats pour annuler ces entrevues aussi vite que possible.
D. Étudiant(e)s de première année
La partie D de cette procédure s’applique au recrutement des étudiants de première année.
1. Les cabinets ne doivent pas fixer de date limite de dépôt des candidatures avant le 19 janvier 2022 à 17 heures.
2. Les demandes d’entrevue des étudiants reçues avant 17 heures le 19 janvier 2022 seront traitées sans tenir compte de la date de réception.
  
  Commentaire : Pour déterminer si une entrevue sera accordée ou non, ainsi que l’heure et la date de cette entrevue, la date de réception d’une demande ne doit pas être prise en compte si la demande est reçue avant 17 heures le 19 janvier 2022.
3. Il n’y aura pas d’activités de recrutement pour les étudiants de première année entre 17 heures le 19 janvier 2022 et 8 heures le 22 février 2022, à l’exception de la planification des entrevues et de toute autre activité de recrutement à mener pendant la semaine d’entrevues du 22 février.
4. L’heure et la date d'une première entrevue et autres activités de recrutement qui seront planifiées pour la semaine d’entrevues du 22 février ne seront pas communiquées avant le 4 février 2022, à 8 heures.
  
  Commentaire : Un cabinet peut communiquer, à tout moment après le 19 janvier 2022 a) qu’il programmera ou non une entrevue pendant la semaine d’entrevues du 22 février, b) que l’entrevue sera menée conformément à la présente procédure, et c) qu’il invitera ou non cet étudiant à un repas, une réception ou un évènement similaire pendant la semaine d’entrevues du 22 février. Les cabinets peuvent informer les étudiants à l’avance des dates et heures des activités auxquelles toutes les personnes interviewées seront invitées. Toutefois, les cabinets ne doivent pas suggérer la date ou l’heure précise d’une première entrevue prévue avant 8 heures le 4 février 2022, et les étudiants ne peuvent pas participer à ces rendez-vous avant cette heure. Les cabinets ne peuvent programmer une entrevue de suivi pendant la semaine d’entrevue qu’une fois la première entrevue terminée.
5. Les entrevues ne doivent pas être menées avant le 22 février 2022 à 8 heures du matin.
  
  Commentaire : Les cabinets qui souhaitent interviewer des étudiants de facultés de droit de l’extérieur de la province peuvent se rendre dans une faculté de droit de l’extérieur de la province à une ou plusieurs dates spécifiées par l’école pour le processus de recrutement d’été de cette faculté.
  
  Commentaire : Le Barreau n’autorisera que les étudiants qui ne peuvent pas assister à la semaine d’entrevues du 22 février à assister aux entrevues avant la semaine d’entrevues du 22 février dans des circonstances exceptionnelles, et seulement après avoir obtenu l’approbation préalable du Barreau. Les demandes d’autorisation du Barreau pour assister à une entrevue avant le 22 février 2022 doivent être faites par écrit au Barreau, par courriel à articling@lso.ca, à l’attention du Service de délivrance de permis et d’agrément. Une dérogation accordée par le Barreau ne s’appliquera qu’aux dates qu’il a approuvées. Tous les cabinets et les étudiants restent liés par la présente procédure en ce qui concerne la date à laquelle les offres d’emploi peuvent être faites.
6. Pendant la semaine d’entrevues du 22 février, les entrevues ne seront menées qu’entre 8 heures le 22 février 2022 et 15 heures le 24 février 2022. Entre 15 heures et 17 heures le 24 février 2022, il est interdit aux cabinets de contacter les étudiants et aux étudiants de contacter les cabinets. Les activités de recrutement ne sont pas limitées à d’autres moments de la semaine d’entrevues du 22 février.
7. Aucune communication d’offres d’emploi ne doit être faite avant 17 heures, le 24 février 2022.
8. Toutes les offres faites à partir de 17 heures le 24 février 2022 peuvent rester en vigueur au moins jusqu’à 17 heures le 25 février 2022.
9. Les offres faites le 25 février 2022 ou après cette date sont autorisées à rester en vigueur pendant une période raisonnable.

Explication des termes et concepts