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Attestation mobile

Responsabilités concernant la délégation et la supervision, risques et conseils pour les avocats

Pour répondre aux demandes de clients qui désirent davantage d’accès aux services juridiques et des couts juridiques moindres, certains avocats confient à des non-avocats la tâche de rencontrer les clients pour signer ou attester des documents. Lorsque cette pratique se fait à l’extérieur des bureaux des avocats, on parle de signature mobile ou d’attestation mobile.[1]  

L’attestation mobile diffère de l’attestation à distance ou électronique. Dans le cas de l’attestation à distance, le commissaire (le parajuriste ou l’avocat) utilise des outils ou technologies de vidéoconférence en ligne pour attester les documents. Autrement dit, le commissaire ne se trouve pas en présence physique du déposant lorsqu’il fait prêter serment ou qu’il reçoit la déclaration. Pour obtenir de plus amples renseignements ou des conseils à propos de l’attestation à distance, les parajuristes devraient consulter la ressource Attestation à distance sur le site Web du Barreau.

La présente ressource examine les responsabilités professionnelles des avocats qui ont recours à l’attestation mobile, en plus d’agir à titre de rappel de leurs obligations lorsqu’ils délèguent des tâches à des non-avocats et les supervisent, de cerner les risques associés à la délégation de services d’attestation mobile à un non-avocat, et de proposer des conseils pour aider les avocats à gérer ces risques  [2].

Se conformer à ses responsabilités professionnelles : délégation et supervision

Avant de confier des tâches ou des fonctions à un non-avocat dans sa pratique, l’avocat doit :
  • Vérifier si la tâche peut être déléguée,
  • S’assurer que le non-avocat à qui la tâche sera confiée a la compétence requise pour l’exécuter.
Une fois que l’avocat décide de déléguer une tâche au non-avocat, l’avocat doit :
  • Donner une autorisation et des instructions expresses et veiller à ce que le non-avocat n’agisse pas sans ces instructions
  • Continuer d’assumer la responsabilité de la tâche déléguée, y compris maintenir une relation directe avec le client,
  • Superviser directement la tâche déléguée, y compris revoir le travail du non-avocat à intervalles fréquents pour veiller à son exécution adéquate et en temps utile.
Le chapitre 6 du Code de déontologie (le « Code ») et la partie I du Règlement administratif no 7.1, Obligations et responsabilités opérationnelles décrivent les obligations particulières des avocats qui délèguent du travail juridique.

Reconnaitre les risques de déléguer des services d’attestation mobiles à des non-avocats

Engager des non-avocats pour fournir des services mobiles de signature et d’attestation ne va pas sans risques en matière de responsabilité professionnelle et de gestion de la pratique. Les risques peuvent concerner ce qui suit :

  • Exercice illégal de la profession et de prestation illégale de services juridiques. Les avocats ont l’obligation d’aider à prévenir l’exercice illégal du droit et la prestation illégale de services juridiques (Code, r. 7.6). Si un avocat engage un non-avocat pour fournir des services mobiles de signature et d’attestation, il existe un risque que le non-avocat fournisse des services que seul l’avocat est autorisé et apte à fournir (p. ex., fournir des conseils juridiques à un client concernant ses intérêts juridiques, ses droits et les responsabilités associés aux documents qu’il demande au client de signer).

  • Communications de renseignements confidentiels par inadvertance. Certains non-avocats peuvent être moins conscients des enjeux de confidentialité que les avocats et, selon le lieu où sont fournis les services mobiles de signature et d’attestation ou la manière dont ils le sont, ils peuvent communiquer par inadvertance des renseignements confidentiels (p. ex., si l’attestation se passe dans un lieu public).
  • Manquement à reconnaitre une influence indue ou une contrainte. Les non-avocats peuvent ne pas reconnaitre aussi facilement que des avocats une influence indue ou une contrainte chez des clients qui signent des documents. Ne pas reconnaitre ces problèmes peut avoir une incidence sur l’effet juridique du ou des document(s) signés.
  • Délégation ou supervision inadéquate. Selon la pratique de l’avocat, celui-ci peut ne pas avoir le temps ou les ressources pour se conformer à ses obligations de déléguer de façon appropriée et de superviser directement chaque non-avocat engagé pour les services mobiles de signature et d’attestation

Gérer les risques de déléguer l’attestation mobile à des non-avocats

Les avocats sont encouragés à être disponibles chaque fois qu’un client signe des documents. Si cela n’est pas possible, les avocats devraient se demander si la délégation est appropriée dans les circonstances. Si la délégation est appropriée, les avocats devraient envisager de mettre en œuvre et de suivre des stratégies de gestion de la pratique afin de réduire les risques associés à la signature ou l’attestation mobile par des non-avocats :

  1. Consigner la relation de travail avec les non-employés. Si le non-avocat n’est pas un employé de l’avocat, l’avocat devrait envisager de consigner clairement l’entente de travail par écrit. Entre autres, le document peut décrire la portée des services à fournir par le non-avocat, la manière dont les instructions et la supervision seront fournies, et les mesures requises pour protéger la confidentialité du client.

  2. Préparer des documents de politique et de procédure, et offrir une formation. Les avocats peuvent envisager de créer des documents de politique qui décrivent ce que les non-avocats devraient faire et ne pas faire lorsqu’ils fournissent des services mobiles de signature et d’attestation. De tels documents peuvent décrire les mesures que les non-avocats devraient prendre, les risques auxquels les non-avocats devraient penser, et toute considération pour gérer ces risques. Pour veiller à ce que ces documents soient compris, on peut envisager de donner une formation les concernant ou des occasions aux non-avocats de poser des questions à l’avocat.

  3. Préparer des instructions par écrit. Un avocat devrait fournir des instructions claires au non-avocat concernant les détails de la tâche déléguée. Si les instructions ne se trouvent pas dans un document de politique générale ou de processus remis au non- avocat, elles devraient répondre à des questions importantes qui pourraient être soulevées à la rencontre de signature avec le client, notamment :

    • Comment le commissaire non avocat devrait répondre aux questions de nature générale du client (p. ex., ce qu’est le document ou ses effets juridiques, ce qui sera fait avec le document, etc.)

    • Comment l’avocat peut être joint en cas de besoin à la séance de signature et quelles mesures prendre si l’avocat n’est pas disponible ou ne peut pas être joint

    • Quelles mesures le commissaire non avocat devrait prendre s’il ou elle sent que le client est mis sous pression pour signer le document

    • Ce que le commissaire non avocat devrait faire s’il ou elle a des préoccupations liées à la sécurité ou n’est pas convaincu de l’identité de la personne qui signe le document.

  4. Expliquer la relation de travail au client. Dans le cadre de l’obligation de l’avocat de maintenir une relation directe avec chaque client pendant la durée du mandat, les avocats devraient informer les clients de la portée des services qui seront fournis par les commissaires non avocats. Les avocats devraient aussi expliquer aux clients l’effet juridique de tous les documents que les clients signeront avant les séances de signature. Pour gérer le risque, les avocats devraient consigner ces explications par écrit.

  5. Exiger que le commissaire non avocat fasse un compte rendu de la réunion. Les avocats devraient envisager de demander aux commissaires non avocats de faire un rapport à l’avocat sur le déroulement de la séance de signature, y compris tout problème identifié ou toute question que le client aurait posée. L’avocat devrait s’assurer que tous les problèmes et les questions sont abordés avec le client et consignés dans son dossier.

Les avocats qui ont d’autres questions sur leurs obligations professionnelles concernant la délégation et la supervision des services mobiles de signature et d’attestation à des non-avocats peuvent contacter la Ligne d’aide à la gestion de la pratique. Pour ce faire, appelez le Barreau au 416 947-3315 ou au 1 800 668-7380, p. 3315 et demandez d’être transféré à la Ligne d’aide. La Ligne d’aide est disponible du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.


[1] Le Barreau de l’Ontario ne règlemente pas l’attestation de documents. Les avocats devraient consulter la Loi sur les commissaires aux affidavits pour avoir plus de renseignements sur leurs obligations liées à l’attestation.
[2] La présente ressource a été préparée pour aider les avocats à se conformer à certaines de leurs obligations professionnelles en ce qui a trait à la délégation et la supervision. Les avocats devraient consulter le Code et le Règlement administratif no 7.1 pour déterminer toute la portée de leurs obligations.

Ressources additionnelles

Commissaires aux affidavits
Attestation à distance
Notaire
 

Explication des termes et concepts