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Foire aux questions sur l’identification et la vérification de l’identité des clients

AVIS – COVID-19 : La vérification de l’identité par vidéoconférence est une mesure d’urgence autorisée par le Barreau de l’Ontario pendant la COVID-19. Le Barreau surveille activement la situation et cette mesure. Le Barreau publiera des mises à jour selon l’évolution de la pandémie. Pour obtenir les dernières mises à jour et des renseignements supplémentaires, consultez la section Identification des clients et vérification dans la FAQ sur la gestion de la pratique dans le contexte de la COVID-19.

La présente foire aux questions a été rédigée pour aider les titulaires de permis à comprendre et à respecter les obligations qui leur incombent en matière d’identification des clients et des tiers, et de vérification de l’identité de ces derniers, conformément au Règlement administratif no 7.1. Les titulaires de permis devraient se familiariser avec les exigences d’identification et de vérification de l’identité énoncées dans le Règlement administratif no 7.1 et avec les autres ressources et soutiens mentionnés ci‑dessous. Si, après avoir lu le règlement administratif et la FAQ, vous avez encore des questions ou des points à clarifier concernant les exigences d’identification et de vérification, nous vous recommandons de communiquer avec la Ligne d’aide à la gestion de la pratique du Barreau.

  1. Terminologie
  2. Résumé et objet
  3. Identification
  4. Tiers
  5. Vérification
  6. Vérification au moyen d’un mandataire
  7. Provenance des fonds
  8. Surveillance
  9. Registres
  10. Obligation de se retirer du mandat
  11. Information propre aux domaines de pratique

Terminologie

Aux fins de la présente FAQ, les termes en caractères gras ont la signification qui leur est attribuée dans le Règlement administratif no 7.1 et dans le Glossaire de termes définis préparé par le Barreau pour aider les titulaires de permis à respecter les exigences établies pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes. Les titulaires de permis devraient se familiariser avec les définitions établies dans le règlement administratif et le glossaire avant de consulter la présente FAQ.

Résumé et objet


Identification


Tiers

  • 20. Qu’entend-on par « tiers »?
    Un tiers est une personne ou un organisme qui charge une autre personne ou un autre organisme d’effectuer une activité ou une opération financière en son nom. Pour déterminer si c’est un tiers qui donne des instructions, la question n’est pas de savoir qui bénéficie de l’activité ou de l’opération financière, ou qui effectue l’activité ou l’opération financière, mais plutôt qui donne les instructions pour l’activité ou l’opération financière.
     
    Vous devez poser des questions pour déterminer si quelqu’un d’autre que le client tire les ficelles. Si vous déterminez que la personne ou l’organisme qui vous confie le mandat agit sur les instructions de quelqu’un d’autre, cette personne est un tiers aux fins des exigences d’identification et de vérification. 
  • 21. Un tiers agit pour mon client ou représente mon client. Quelles sont mes obligations en matière d’identification et de vérification?
    Si un tiers agit pour votre client ou le représente (p. ex., un avocat qui agit en vertu d’une procuration, un tuteur à l’instance, etc.), vous devez établir l’identité de votre client et du tiers. Si le tiers fournit des instructions pour une opération financière, vous devez vérifier l’identité du client et du tiers.
     
    Si votre client est représenté par une autre personne, vous devez obtenir les mêmes renseignements sur cette autre personne que si elle était votre cliente : nom complet, adresse et numéro de téléphone à la maison, profession et, le cas échéant, lieu de travail ou adresse professionnelle et numéro de téléphone au travail. Cela s’applique également si le tiers est un organisme; vous devez obtenir les mêmes renseignements que vous obtiendriez si vous représentiez directement l’organisme.
  • 22. Ai-je l’obligation de demander à mon client s’il agit pour le compte d’un tiers?
    Bien que cela ne soit pas obligatoire, vous devez prendre des mesures raisonnables pour déterminer si un tiers est impliqué et s’il est autorisé à vous donner des instructions au nom du client ou si le client agit pour un tiers ou représente un tiers dans l’affaire pour laquelle vos services ont été retenus.
  • 23. Des parents qui agissent au nom de leur enfant mineur ont retenu mes services. Dois-je identifier l’enfant mineur?
    Oui, à moins qu’une exemption s’applique. Vous devez établir l’identité de tout client pour lequel on vous confie un mandat de prestation de services juridiques. Pour déterminer qui est votre client, vous devez déterminer les droits de qui sont touchés dans l’affaire ou par l’opération. Dans ce cas-ci, ce sont les parents qui sont entrés en contact avec vous afin que vous représentiez leur enfant mineur. L’enfant est donc un client à qui vous fournissez des services juridiques. Par conséquent, vous devez identifier le client mineur comme le prévoient les exigences d’identification. Si les parents sont autorisés à vous donner des instructions au nom du client mineur, vous devez également identifier les parents.
     
    Si le mandat comprend une opération financière, vous devez également vérifier l’identité du client mineur. Les exigences de vérification pour les mineurs diffèrent selon l’âge (voir la question « Comment puis-je vérifier l’identité d’un mineur? » ci-dessous).
     
    Veuillez noter que, si vos services ont été retenus pour représenter un mineur, vous devez également vous conformer aux obligations professionnelles relatives aux clients ayant une capacité amoindrie.
  • 24. Que faire si c’est un tiers qui paie pour les services juridiques fournis à mon client?
  • 25. Mon client agit pour un tiers, mais je n’aurai pas l’occasion de rencontrer ce tiers en personne. Comment puis-je vérifier l’identité du tiers?
    Si le tiers est un particulier, vous pouvez utiliser la méthode liée au dossier de crédit ou la méthode du processus double, ou vous pouvez faire appel à un mandataire pour vérifier l’identité du particulier. Pour en savoir plus sur ces deux méthodes, voir les questions dans la section Vérification ci-dessous ou le Diagramme sur l’identification et la vérification du client. Pour en savoir plus sur le recours à un mandataire, voir Recourir à un mandataire pour vérifier l’identité d’un client.
     
    Si le tiers est un organisme, vous devez obtenir les documents et renseignements nécessaires pour confirmer l’existence de l’organisme (voir la question « Comment puis-je vérifier l’identité d’un organisme? » ci-dessous). Vous ne pouvez pas recourir à un mandataire pour vérifier l’identité d’un organisme.

Vérification


Vérification au moyen d’un mandataire 


Provenance des fonds 

  • 69. En quoi consiste l’exigence relative à la provenance des fonds?
    Si un client retient vos services pour fournir des services juridiques comportant une opération financière et qu’aucune des exemptions relatives à l’identification des clients et aux vérifications prévues au Règlement administratif no 7.1 ne s’applique, vous devez demander au client de fournir des renseignements sur la provenance des fonds reçus, versés ou virés. 
     
    Par provenance des fonds, on entend l’activité économique qui a généré les fonds ou l’origine des fonds utilisés pour l’opération financière.

    Vous devez également consigner ces renseignements et la date à laquelle ils ont été obtenus. Le dossier doit être tenu conformément aux exigences énoncées dans le Règlement administratif no 7.1. Pour en savoir plus, voir la section Tenue de registres ci-dessous.
  • 70. S’agit-il d’une nouvelle exigence?

    Les titulaires de permis ont déjà l’obligation de connaitre leurs clients, de comprendre la nature des mandats qu’ils acceptent, et d’éviter de contribuer à des conduites illicites ou de faciliter de telles activités. Tout au long de leurs mandats, ils doivent rester à l’affut des signaux d’alerte et poser des questions aux clients sur leurs opérations financières.

    Ces exigences sont codifiées dans le Code de déontologie (Code), le Code de déontologie des parajuristes (Code des parajuristes), les Lignes directrices sur le Code de déontologie des parajuristes (Lignes directrices des parajuristes) depuis un certain temps. Entre autres, voir les règles 3.2-7 à 3.2-8 du Code, les règles 3.02 (4) à (6) du Code des parajuristes, et les articles 4 à 7 de la Ligne directrice 7 des Lignes directrices des parajuristes.

    Seule l’exigence prévoyant que les titulaires de permis doivent obtenir des renseignements sur la provenance des fonds est nouvelle.

  • 71. Quand dois-je obtenir des renseignements sur la provenance des fonds?

    Même si le règlement administratif ne précise pas le délai pour obtenir des renseignements sur la provenance des fonds car l’exigence relative à la provenance des fonds s’applique lorsque vous recevez, payez ou virez des fonds, ou donnez des instructions à cet égard, vous devriez obtenir des renseignements auprès de votre client au sujet de la provenance des fonds au moment de la vérification de son identité et dans le délai prescrit pour respecter les exigences de vérification. Le délai de vérification de l’identité d’un client varie selon que le client est un particulier ou un organisme. Pour en savoir plus, voir la question « À quel moment dois-je vérifier l’identité» qui précède.

  • 72. Quels renseignements dois-je obtenir et enregistrer relativement à la provenance des fonds?
    Pour chaque mandat comprenant une opération financière, vous devez obtenir les renseignements suivants et les consigner au dossier :
     
    • l’explication du client quant à la provenance des fonds;
    • si le payeur n’est pas le client, la raison pour laquelle le client ne paie pas et le nom complet du payeur, son adresse, sa profession, sa relation avec le client et l’explication quant à la provenance des fonds;
    • la date à laquelle les renseignements sur la provenance des fonds ont été obtenus.
     
    Si cela est indiqué, vous devez également consigner les renseignements suivants :
     
    • les suivis effectués au sujet des demandes de renseignements et les réponses reçues, le cas échéant;
    • le(s) document(s) justificatifs examiné(s), le cas échéant, et à quel endroit les copies de ces documents sont conservées;
    • la ou les date(s) auxquelles vous avez demandé des renseignements et/ou auxquelles vous avez examiné les documents, le cas échéant.
     
    Pour faciliter l’enregistrement des renseignements sur la provenance des fonds, le Barreau a incorporé des sections à ce sujet dans les formulaires suivants pour les dossiers des titulaires de permis :
       
    Vous devez également respecter vos obligations concernant la tenue de dossiers, telles qu’elles sont énoncées dans le Règlement administratif no 9, comme vous le feriez en temps normal. Pour en savoir plus, voir la section Tenue de registres ci-dessous.
  • 73. Puis-je simplement accepter l’explication du client quant à la provenance des fonds sans poser d’autres questions ou examiner des documents justificatifs?

    Dans de nombreux cas, oui. S’il n’y a pas d’incohérences ou d’autres signaux d’alerte concernant le client ou l’opération, vous pouvez accepter l’explication du client quant à l’activité ou à l’action économique à l’origine des fonds. Dans un tel cas, il n’est pas nécessaire de faire d’autres recherches ou d’obtenir des copies de documents démontrant la provenance des fonds.

    Cependant, si, à tout moment, l’explication fournie par le client quant à la provenance des fonds est inhabituelle ou incompatible avec ce que vous savez du client ou du mandat, vous devez poser davantage de questions, envisager d’obtenir du client des documents qui corroborent son explication quant à la provenance des fonds et évaluer s’il est risqué de participer à une opération financière avec le client.

  • 74. Quels sont les exemples de signaux d’alerte qui devraient m’inciter à poser des questions supplémentaires ou à demander des documents justificatifs pour vérifier la provenance des fonds?

    Pour obtenir des exemples, consultez la Fiche sur les signaux d’alerte à la fraude, au blanchiment d’argent, au financement du terrorisme et autres activités illégales préparée par le Barreau.   

    Pour obtenir des renseignements détaillés sur les signaux d’alerte et les risques dans divers domaines du droit, voir les Études de cas sur l’évaluation des risques préparées par le Barreau et les Avis à la profession juridique concernant les risques préparés par la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada (décembre 2019).

    Ultimement, ce seront les circonstances de chaque affaire qui détermineront si vous devez vous renseigner davantage sur la provenance des fonds ou demander des documents justificatifs. L’explication fournie par le client quant à la provenance des fonds correspond-elle à ce que vous savez du client et de l’opération? Certains renseignements éveillent-ils des soupçons dans votre esprit ou devraient-ils éveiller des soupçons?

  • 75. Quels sont certains exemples de documents justificatifs concernant la provenance des fonds?
    Voici une liste non exhaustive de documents justificatifs que vous pourriez demander à un client pour vérifier son explication quant à la provenance des fonds :
     
    • Bordereaux de paie ou autres preuves de revenu
    • Déclaration d’impôt
    • Convention d’achat-vente
    • Acte de vente
    • Contrat de prêt
    • Jugement du tribunal
    • Procès-verbal de transaction
    • Testament ou lettre de don
    • Preuve de paiement d’une indemnité d’assurance-vie
    • Preuve de gains de loterie ou de jeux
    • Convention d’achat d’actions ou d’actifs
    • Entente de partenariat
    • Preuve de levée ou d’apport de capitaux
    • Document d’instrument de créance
  • 76. Quelles sont les étapes à suivre si je décide d’examiner des documents justificatifs sur la provenance des fonds?

    1.      Examinez les documents pour vous assurer qu’ils concordent avec l’explication donnée par le client et/ou pour obtenir réponse à vos préoccupations : Examinez le(s) document(s) pour vous assurer qu’ils concordent avec l’explication donnée par le client concernant la provenance des fonds et pour déterminer si les documents répondent à vos préoccupations s’il y a des circonstances inhabituelles ou des incohérences avec le profil du client ou le mandat.

    2.      Posez d’autres questions, si nécessaire : Si les documents ne répondent pas à vos préoccupations concernant les circonstances inhabituelles, les incohérences avec le profil du client ou le mandat, ou si les documents ne concordent pas avec l’explication donnée par le client quant à la provenance des fonds, posez plus de questions.

    Si les réponses ou les documents sont satisfaisants :

    3.      Prenez note des documents examinés et des mesures de vérification prises; envisagez de faire des copies pour vos dossiers : Si les documents confirment l’explication donnée par le client et que vous n’avez pas d’autres préoccupations quant à la provenance des fonds, consignez au dossier la liste des documents examinés et des mesures de vérification que vous avez prises. Envisagez de verser au dossier des copies des documents qui confirment la provenance des fonds.  

    4.      Évaluez les risques aux fins de surveillance continue : Pour en savoir plus sur ce processus, voir la section Surveillance ci-dessous.

    5.      Allez de l’avant : Vous pouvez agir dans l’affaire en suivant vos procédures normales. 

    Si les réponses ou les documents ne sont pas satisfaisants :

    6.      Refusez le mandat ou retirez-vous du mandat : Si vous savez que, en acceptant le mandat ou en continuant d’agir pour le client, vous aideriez le client à commettre une fraude ou à se livrer à une conduite illégale, vous devez refuser le mandat ou vous retirer du mandat.

  • 77. Je reçois des fonds du représentant juridique de l’autre partie dans une opération immobilière, un prêt ou autre opération financière. Quelle information sur la provenance des fonds dois-je obtenir?
  • 78. Que faire si mon client ne peut fournir des documents pour démontrer d’où proviennent les fonds?
    Cela dépend. N’oubliez pas que vous n’êtes pas tenu(e) d’examiner des documents démontrant la provenance des fonds si l’opération financière ne comporte rien d’inhabituel et s’il n’y a pas d’incohérences. En outre, dans certaines situations, il se peut que le client ne puisse fournir des documents démontrant d’où proviennent les fonds. Cela ne signifie pas nécessairement que le client trempe dans des activités de blanchiment d’argent ou d’autres activités illicites. Il se peut, par exemple, que le client ne maintienne pas diligemment des registres financiers ou que la provenance des fonds date d’un certain temps. Vous devez évaluer l’ensemble des circonstances pour déterminer si vous devriez agir pour le client et de quelle façon.

    Si, au cours du processus de collecte de renseignements sur la provenance des fonds, vous réalisez ou devriez réaliser qu’en agissant pour le client vous pourriez l’aider à commettre une fraude ou à se livrer à une conduite illégale, vous devez refuser le mandat ou vous retirer du mandat.
  • 79. Que dois-je faire pour respecter l’exigence relative à la provenance des fonds si un tiers paie pour l’obtention de services juridiques au nom d’un client?

    Si la personne qui paie vos honoraires ou vos débours n’est pas le client, vous devez consigner les renseignements suivants au dossier :

    • la raison pour laquelle ce n’est pas le client qui paie;
    • le nom complet du payeur, son adresse, sa profession et son lien avec le client;
    • une explication quant à la provenance des fonds.
     

    Vous devez également veiller à ce que le tiers qui paie n’ait pas l’impression que vous protègerez ses intérêts ou que vous lui communiquerez des renseignements confidentiels sur l’affaire sans que le client y ait consenti. Il est également crucial que le tiers comprenne que vous agissez exclusivement dans l’intérêt du client et que, par conséquent, seul le client peut vous donner des instructions. Pour atténuer les risques, vous devriez envoyer au tiers une lettre de non‑engagement qui confirme ces précisions.


Surveillance 

  • 80. En quoi consiste l’exigence de surveillance?

    Au cours d’un mandat continu comportant une opération financière, vous devez, sur une base régulière :

    • déterminer si les renseignements obtenus au sujet des activités du client, de la provenance des fonds utilisés dans l’opération et des instructions du client pour l’opération financière sont conformes à l’objet du mandat et aux renseignements obtenus sur le client;
    • évaluer s’il y a un risque que vous contribuiez à la commission d’une fraude ou de toute autre conduite illicite.
       

    Vous devez aussi conserver un dossier des mesures prises pour respecter les exigences de surveillance, de la date à laquelle les mesures ont été prises et des renseignements obtenus. Le dossier doit être tenu conformément aux exigences énoncées dans le Règlement administratif no 7.1. Pour vous aider à vous conformer à ces obligations, nous vous recommandons d’utiliser l’Exemple de dossier de surveillance (docx) préparé par le Barreau.

  • 81. À quelle fréquence devrais-je assurer la surveillance?
    Cela dépend. Bien qu’une surveillance régulière soit requise, le degré et la fréquence varieront en fonction de la nature et de la durée du mandat, du type de services juridiques offerts et de votre évaluation de l’existence possible de signes d’alerte ou de risques associés à l’affaire, au client ou à l’opération. Une fois que vous aurez terminé cette évaluation, vous devrez exercer votre jugement pour déterminer la fréquence à laquelle vous devez faire un suivi auprès du client. Pour vous aider à reconnaitre et à évaluer les risques, pensez à utiliser la fiche d’information du Barreau sur les signes d’alerte à la fraude, au blanchiment d’argent, au financement du terrorisme et autres activités illégales.
     
    En général, vous devrez effectuer une surveillance moins fréquente pour les clients que vous identifiez comme présentant un faible risque, tandis que ceux qui se trouvent dans votre catégorie de risque élevé nécessiteront des mesures renforcées, notamment en effectuant des activités de surveillance plus fréquentes. Une fois que vous avez déterminé le degré et la fréquence de la surveillance, vous devez, chaque fois que vous vous entretenez avec le client, rester attentif aux nouveaux signes d’alerte ou facteurs de risque qui pourraient avoir une incidence sur votre évaluation initiale du risque et sur la fréquence à laquelle vous surveillerez la relation professionnelle à l’avenir. Vous pourriez utiliser l’exemple de dossier de surveillance du Barreau pour documenter vos efforts.
  • 82. J’ai déterminé que je bénéficie d’une exemption de l’obligation de surveillance, y compris celle sur la provenance des fonds. Dois-je me conformer aux exigences de surveillance?
    Oui, si l’affaire se poursuit. L’exigence de surveillance n’est pas liée à l’obligation de vérifier l’identité de votre client. Autrement dit, lorsque vous vous livrez à la réception, au paiement ou au virement de fonds, ou donnez des instructions à cet égard, vous devez surveiller régulièrement la relation professionnelle avec votre client, peu importe si vous avez l’obligation de vérifier son identité ou d’obtenir des renseignements sur la provenance des fonds. Cependant, bien qu’une surveillance régulière soit requise, dans les cas d’exemption à la vérification, le degré et la fréquence de la surveillance seront limités. Par exemple, cela peut ne pas viser l’obtention, l’examen et la confirmation de la provenance des fonds.
  • 83. Dois-je consigner la conformité avec l’exigence de surveillance? Le cas échéant, que devrais-je inclure dans le dossier?
    Oui. Le règlement administratif exige que vous conserviez un registre daté des mesures prises et des renseignements obtenus pour vous conformer à vos obligations en matière de surveillance. Ce registre devrait être conservé conformément aux obligations en matière de registre du Règlement administratif no 7.1. Pour savoir comment vous conformer à ces obligations, vous pouvez consulter le formulaire du Barreau sur la vérification de client (particulier ou organisme) pour mener votre première évaluation de surveillance et l’exemple de dossier de surveillance du Barreau pour consigner votre conformité à cette obligation.
  • 84. S’agit-il d’une nouvelle exigence?

    Les titulaires de permis ont déjà l’obligation de connaitre leurs clients, de comprendre la nature des mandats qu’ils acceptent, et d’éviter de contribuer à des conduites illicites. Tout au long de leurs mandats, ils doivent rester à l’affut des signaux d’alerte et d’autres préoccupations qui pourraient s’avérer problématiques. L’exigence dont il est question ici porte sur la surveillance de leur relation professionnelle avec leurs clients et des activités pour lesquelles leurs services ont été retenus.

    Ces exigences sont codifiées dans le Code de déontologie, le Code des parajuristes et les Lignes directrices des parajuristes depuis un certain temps. Entre autres, voir les règles 3.2-7 à 3.2-8 du Code, les règles 3.02 (4) à (6) du Code des parajuristes, et les articles 4 à 7 de la Ligne directrice 7 des Lignes directrices des parajuristes.

    Seule l’exigence prévoyant que les titulaires de permis doivent assurer une surveillance est nouvelle.

  • 85. L’exigence de surveillance s’applique-t-elle à toutes les relations avec les clients?

    Cette exigence s’applique à tous les clients qui ont retenu vos services pour une affaire comportant une opération financière, y compris les clients de longue date.

  • 86. Quelles mesures dois-je prendre pour me conformer à l’exigence de surveillance?
    • En général
    • Pour chaque affaire comportant une transaction financière
      • Déterminez s’il y a des signaux d’alerte et procédez à une évaluation des risques que l’affaire comporte
        Au début d’un mandat, et tout au long d’un mandat, déterminez s’il y a des signaux d’alerte et procédez à une évaluation des risques selon la nature de votre pratique, le niveau de risque que présente le client et le niveau de risque que présente l’affaire.
         
        A. Quel est le niveau de risque que présente votre pratique? 

        Fournissez-vous des services juridiques qui sont susceptibles d’être utilisés pour blanchir de l’argent? Par exemple :
         
        • Achat et vente de biens immobiliers
        • Constitution, achat et vente d’entités commerciales
        • Démarches pour financer l’achat, la vente ou l’exploitation d’entités commerciales ou d’actifs
        • Exécution de contrats prévoyant des virements de fonds entre entités
         
        Cette liste n’est pas exhaustive. Cependant, si vous fournissez des services juridiques qui sont susceptibles d’être utilisés pour blanchir de l’argent, vous devez faire preuve d’une vigilance accrue pour éviter que vos services soient utilisés à des fins illégales.
         
        B. Quel est le niveau de risque que présente ce client? 

        Par exemple, posez-vous les questions suivantes :
         
        • Le client est-il excessivement secret? Vous met-il beaucoup de bâtons dans les roues?
        • Le client est-il une personne politiquement exposée?
        • Êtes-vous en mesure de déterminer qui sont les propriétaires bénéficiaires du client?
        • Le client se trouve-t-il dans un pays qui présente un risque élevé de blanchiment d’argent?
        • Avez-vous rencontré le client en personne?
        • Le client est-il une personne ou une entité règlementée?
        • Quelle est la structure d’entreprise du client?
        • Le client agit-il pour le compte de quelqu’un d’autre?
        • Si le client se trouve dans un lieu géographique éloigné de vous, pourquoi ce client a‑t-il décidé de retenir vos services?

        Si le client présente des risques élevés, vous devriez poser des questions supplémentaires pour confirmer que le client a retenu vos services à des fins légitimes.

        C. Quel est le niveau de risque que présente cette affaire? 

        Par exemple, posez-vous les questions suivantes :
        • La transaction aura-t-elle lieu dans un pays présentant des risques élevés?
        • La transaction est-elle d’une complexité ou d’une ampleur inhabituelles pour les parties ou la transaction?
        • Y a-t-il une série ou un modèle inhabituel de transactions?
        • La transaction poursuit-elle un objectif juridique ou économique clair?
        • Si le client a retenu vos services pour une affaire qui ne relève pas de votre domaine d’expertise, pour quelle raison a-t-il pris cette décision?
         
        Note : Ces listes de questions pour évaluer les risques que présentent le domaine de pratique, le client et l’affaire sont fournies à titre d’exemple seulement et ne sont pas exhaustives.
      • Déterminez quels types d’activités de surveillance sont appropriées pour le client et l’affaire, ainsi que l’exhaustivité et la fréquence requises.
        En vous fondant sur votre évaluation des risques que présentent le domaine de pratique, le client et l’objet du mandat, déterminez à quelle fréquence vous devriez faire des vérifications à des fins de surveillance pour ce client. Les titulaires de permis sont tenus d’assurer une surveillance périodique, mais la nature, l’exhaustivité et la fréquence de la surveillance dépendront de ce qui est raisonnable dans chaque cas.
         
        En règle générale, vous devez faire des vérifications occasionnelles auprès des clients avec lesquels vous avez des relations à plus long terme. Les clients qui présentent de faibles risques nécessiteront une surveillance moins fréquente, tandis que les clients à haut risque devront être surveillés de plus près et plus fréquemment. Si la relation professionnelle est de courte durée, il se peut que l’exigence de surveillance ne s’applique pas.
         
        Par exemple :
         
        • Si vous représentez une partie qui achète plusieurs biens immobiliers sur une période de 20 mois, vous devez vous renseigner périodiquement sur la provenance des fonds utilisés pour chaque transaction et faire des vérifications auprès du client.
        • Si vous représentez une partie qui vend un logement en copropriété de 500 000 $ et que la vente se conclut en trois semaines, il se peut que l’exigence de surveillance soit limitée ou ne s’applique pas.
      • Tout au long du mandat, restez à l’affut des nouveaux signaux d’alerte ou facteurs de risque qui pourraient apparaitre en cours de route ; augmentez la surveillance, s’il y a lieu, et prenez note des mesures prises.
        Si la surveillance périodique révèle des changements ou un risque accru, vos mesures de surveillance peuvent comprendre les suivantes :
         
        • Mettre à jour les renseignements sur le client (sa profession, ses actifs, etc.).
        • Obtenir des renseignements sur la provenance des fonds et la source de la richesse du client.
        • Poser des questions sur l’objet des transactions envisagées ou effectuées.
        • Recueillir des documents, des données ou des renseignements supplémentaires ou prendre d’autres mesures pour vérifier les documents obtenus.
        • Signaler certaines activités qui semblent s’écarter des attentes.
        • Examiner les transactions des clients qui s’inscrivent dans le mandat pour lequel vos services ont été retenus par rapport à vos processus et procédures habituels pour des affaires similaires.
      • Surveillez la relation en fonction des signaux d’alerte et des risques, et consignez les renseign

        Le Barreau a créé un exemple de dossier de surveillance (.docx) pour aider les titulaires de permis à respecter cette exigence.

  • 87. Que faire si je constate qu’il se peut que je sois en train d’aider un client à blanchir de l’argent, à financer des activités terroristes, à frauder ou à se livrer à une conduite illicite?
    Si, à tout moment pendant le mandat, que ce soit lorsque vous recueillez les renseignements requis ou en vous acquittant de vos obligations de surveillance, vous réalisez ou devriez réaliser que vous êtes en train d’aider le client à commettre une fraude ou à se livrer à une conduite illicite, ou que l’acceptation du mandat pourrait vous mettre dans une telle situation, vous devez immédiatement cesser toute activité pour ce client et/ou cesser de représenter le client.
  • 88. Que faire si j’ai besoin de clarifications sur les signaux d’alerte ou sur mon évaluation des risques?
    Vous pouvez communiquer avec la Ligne d’aide à la gestion de la pratique par courriel à practicehelpline@lso.ca ou par téléphone au 416 947-3315 ou au 1 800 668-7380 (sélectionnez l’option permettant de joindre la Ligne d’aide).
     
    Si vous êtes une avocate ou un avocat et que vous soupçonnez qu’un client se livre à des activités de fraude ou tente de vous utiliser pour blanchir de l’argent ou à d’autres fins illicites, nous vous encourageons à communiquer avec le service Avoid a claim de LAWPRO® pour obtenir des conseils. Les parajuristes devraient quant à eux communiquer avec leur compagnie d’assurance.

Registres 


Obligation de se retirer du mandat

  • 94. Mon client s’est montré évasif lorsque j’ai essayé d’obtenir les renseignements et les documents nécessaires aux fins d’identification et de vérification de l’identité. Que devrais-je faire?
    Ce type de comportement pourrait indiquer que votre client essaie d’obtenir vos services pour se livrer à une conduite illicite ou malhonnête. Vous avez l’obligation de prendre des mesures pour éviter de contribuer à une conduite malhonnête, frauduleuse, criminelle ou illicite. Par conséquent, si votre client est évasif, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous renseigner auprès du client pour déterminer s’il y a des risques de conduite illégale avant d’accepter d’agir ou de continuer à agir pour le client. Si vous savez ou devriez savoir qu’en acceptant le mandat ou qu’en continuant d’agir pour le client, vous pourriez contribuer à une fraude ou à une conduite illicite, vous devez refuser le mandat ou vous retirer du mandat.
     
    Si votre client ne peut fournir les renseignements d’identification ou de vérification parce qu’ils n’existent pas, vous devez prendre note de ces faits dans le cadre du processus d’identification et de vérification et utiliser votre propre jugement pour évaluer les risques et déterminer si vous devriez vous retirer du mandat. Pour vous aider à faire cette détermination, vous pouvez communiquer avec la Ligne d’aide à la gestion de la pratique du Barreau.
  • 95. Je viens de me rendre compte qu’il est possible qu’un client ait retenu mes services à des fins illégales. Que devrais-je faire?
    Si vous savez ou devriez savoir qu’en continuant de fournir des services à votre client vous pourriez contribuer à une activité malhonnête, frauduleuse, criminelle ou illicite, vous devez immédiatement cesser de fournir des services et, si vous n’êtes pas en mesure de le faire, éviter de fournir d’autres services juridiques au client, conformément à l’obligation de retrait prévue dans les codes de déontologie du Barreau.

Information propre aux domaines de pratique

Dernière mise à jour : 28 janvier 2022
Explication des termes et concepts