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Sociétés professionnelles

Objectif

La Loi sur les sociétés par actions (Ontario) et la Loi sur le Barreau permettent aux avocats et aux parajuristes titulaires de permis d’exercer le droit et de fournir des services juridiques par l’entremise d’une société professionnelle. Ces lois, ainsi que la partie II du Règlement administratif no 7 énoncent les exigences concernant les sociétés professionnelles.

Tous les actionnaires d’une société professionnelle doivent être des avocats autorisés à exercer le droit en Ontario ou des parajuristes titulaires de permis autorisés à fournir des services juridiques en Ontario.

Les avocats et les parajuristes ne peuvent pas exercer le droit ni fournir de services juridiques par l’entremise d’une société professionnelle avant que ladite société ait reçu un certificat d’autorisation du Barreau.

Qui peut faire une demande

Les avocats et les parajuristes qui sont habilités à exercer le droit ou à fournir des services juridiques peuvent faire une demande par l’intermédiaire d’une société professionnelle à cet effet.

Exigences pour la demande d’attestation de dénomination sociale d’une société professionnelle (recommandé - aucuns frais)

  • Faire une demande d’attestation de dénomination sociale d’une société professionnelle est recommandé et peut faire épargner des frais à la société si le nom n’est pas approuvé et qu’une modification est requise. 
  • Envoyer une demande sous pli séparé pour chaque nom envisagé. 
  • Toutes les dénominations sociales doivent comprendre les mots « société professionnelle » en entier et ceux-ci ne peuvent pas être séparés par d’autres mots. 
  • Toutes les dénominations doivent être conformes à l’article 3 du Règlement administratif no 7, ainsi qu’à l’article 4.2 du Code de déontologie pour les avocats ou la règle 8.03 du Code de déontologie des parajuristes .

Exigences pour la demande de certificat d’autorisation 

Processus de demande

Toutes les demandes et les pièces jointes sont examinées par le Service de la conformité aux règlements administratifs. Si l’examen révèle que la demande ne peut pas être approuvée, un représentant contactera le requérant pour obtenir des renseignements additionnels ou pour l’informer des changements requis pour la conformité avec la partie II du Règlement administratif no 7, la Loi sur les sociétés par actions (Ontario) et le Code de déontologie pour les avocats et le Code de déontologie des parajuristes.

Le Service de la conformité aux règlements administratifs exige 15 jours pour traiter les demandes dument remplies. Un certificat sera délivré sur approbation.

Tous les certificats d’autorisation doivent être renouvelés chaque année avant le 31 décembre de l'année en cours dans le portail au http://portal.lso.ca, sans égard à la date d'approbation. Cela signifie qu’un certificat d’autorisation approuvé, par exemple, le 27 décembre, doit être renouvelé avant le 31 décembre. Sinon, le certificat d’autorisation expirera le 31 décembre et la société professionnelle ne sera pas habilitée à exercer le droit ou à fournir des services juridiques, ou les deux en Ontario. Pour permettre assez de temps à la livraison de votre certificat d’autorisation avant le 31 décembre de l’année civile en cours (soit la date avant laquelle le processus de renouvèlement doit être terminé assurez-vous que les demandes de nouveau certificat d’autorisation soient envoyées bien avant la fin de l’année. Les certificats d’autorisation approuvés après le 31 décembre ne seront pas rétroactifs.

Frais administratifs 

Tous les frais administratifs sont non remboursables et non transférables.

Des frais de demande non remboursables et non transférables de 282,50 $ (250 $ plus TVH) doivent être reçus au Barreau pour que la demande soit traitée. Les frais de demande devraient être payés par le biais du magasin du Barreau au https://store.lso.ca. Une preuve de paiement doit accompagner la demande de Certificat d’autorisation. 

Sinon, un chèque certifié ou un mandat-poste de 282,50 $ (250 $ plus TVH) peut être envoyé avec la demande de Certificat d’autorisation et envoyée à :

Services de la conformité aux règlements administratifs
Barreau de l’Ontario
Osgoode Hall, 130, rue Queen O.
Toronto (Ontario) M5H 2N6

Des frais annuels de renouvèlement de 113 $ (100 $ plus TVH), doivent être payés par le biais du magasin du Barreau avant la date limite du 31 décembre de chaque année si la société professionnelle entend exercer le droit ou fournir des services juridiques, ou les deux au cours de l’année civile suivante. 

Les frais de demande de changement de nom d’une société professionnelle ou de remplacement de Certificat d’autorisation sont de 28,25 $ (25 $ plus TVH). Ces frais devraient être payés par le biais du magasin du Barreau au https://store.lso.ca. Ces frais s’appliquent si la société professionnelle change de nom après la délivrance de son certificat d’autorisation ou pour remplacer un certificat perdu.

Exigences continues

Le Certificat d’autorisation d’une société professionnelle doit être renouvelé chaque année, avant le 31 décembre, conformément aux paragraphes 7 (1) et (2) du Règlement administratif no 7. Les frais de renouvèlement de 113 $ (100 $ plus TVH) doivent être payés par le biais du portail au https://portal.lso.ca. Seuls les actionnaires d’une société professionnelle ont le droit de payer les frais de renouvèlement.

Si les frais de renouvèlement ne sont pas payés avant le 31 décembre, un avis sera envoyé indiquant que le Certificat d’autorisation a expiré et que la société professionnelle n’a plus le droit d’exercer le droit ou de fournir des services juridiques, ou les deux, en Ontario. Un certificat d’autorisation qui n’est pas renouvelé dans les 12 mois après son expiration est automatiquement révoqué en vertu du Règlement administratif no 7. Les tribunaux seront avisés de l’expiration et de la révocation.

Si une société professionnelle n’a pas pratiqué le droit ou fourni des services juridiques, ou ne le fera pas, elle doit faire une demande de permission de rendre son certificat d’autorisation en conformité avec l’article 10 du Règlement administratif no 7. 

Foire aux questions sur le renouvèlement des sociétés professionnelles par le biais du portail du Barreau

Liens aux demandes et documents requis

Information pour les avocats

Information pour les parajuristes

Rendre les certificats d’autorisation

Législation applicable

Questions

Pour toute question, veuillez contacter le Service de la conformité aux règlements administratifs au 416 947-3315 (sans frais en Ontario 1 800 668-7380, poste 3315) et demandez à être transféré, ou envoyez un courriel en utilisant la page de contact.

FAQ

Comment remplir le renouvèlement de ma société professionnelle ?

Les actionnaires d’une société professionnelle peuvent aller dans leur compte du portail au https://portal.lso.ca pour effectuer le renouvèlement pour l’année civile suivante.

Les frais de renouvèlement doivent être payés chaque année avant le 31 décembre.

Combien sont les frais de renouvèlement ? 

Les frais de renouvèlement, qui sont non remboursables et non transférables, sont de 113 $ (100 $ + TVH).

Quand faut-il renouveler les frais de renouvèlement ?

Les frais de renouvèlement peuvent être payés par le biais du Barreau en tout temps après le 1er octobre et avant le 31 décembre.

Comment payer les frais de renouvèlement dans le portail du Barreau ? 

Pour payer les frais de renouvèlement,  un actionnaire de la société professionnelle doit ouvrir une session dans le portail du Barreau. Sous Aperçu des entreprises, il doit sélectionner la société professionnelle  devant être renouvelée. Sous Détails sur l’entreprise, il doit sélectionner Renouvèlement de la société professionnelle  et cliquer sur Renouveler maintenant.

Quels modes de paiement sont acceptés pour le renouvèlement des sociétés professionnelles ?

Vous pouvez payer dans le portail du Barreau avec Visa, MasterCard ou Amex.

Vous pouvez aussi payer par chèque certifié, mandat-poste ou traite bancaire. Ces paiements doivent être accompagnés d'un bordereau de paiement dument rempli, qui se trouve dans le portail, et devraient être envoyés à : 

Service de la conformité aux règlements administratifs
Barreau de l'Ontario
Osgoode Hall, 130 Queen St O.
Toronto ON  M5H 2N6

Quelle est la date limite pour renouveler le Certificat d'autorisation d'une société professionnelle ?

La date limite pour renouveler le certificat d'autorisation de votre société professionnelle est le 31 décembre de chaque année.

Que se passe-t-il si le Certificat d'autorisation n'est pas renouvelé avant le 31 décembre ?

Si le Certificat d'autorisation de la société professionnelle n'est pas renouvelé avant le 31 décembre, un avis sera envoyé indiquant que le certificat d’autorisation a expiré et que la société professionnelle n’a plus le droit d’exercer le droit ou de fournir des services juridiques, ou les deux, en Ontario.

Un certificat d'autorisation qui n'est pas renouvelé dans les 12 mois après son expiration est automatiquement révoqué en vertu du Règlement administratif no 7.

Les tribunaux seront avisés de l'expiration et de la révocation des certificats d'autorisation.

Qui peut payer les frais de renouvèlement et faire des changements dans le dossier de la société professionnelle ?

Seuls les actionnaires d'une société professionnelle peuvent payer les frais de renouvèlement, mettre à jour l’adresse de l’entreprise et l’information sur le personnel dans le portail.

Comment recevrai-je le certificat d’autorisation ?

Une fois les frais de renouvèlement payés dans le portail du Barreau, le certificat renouvelé est affiché dans le sous-portail Documents d’entreprise dans l’heure qui suit.  

Si les frais de renouvèlement sont payés par chèque certifié ou mandat-poste, le certificat renouvelé est affiché dans le sous-portail Documents d’entreprise une fois que le paiement est traité. 

Que faire s’il y a un changement dans le personnel ou dans l’adresse de la société ?

Seuls les actionnaires peuvent mettre à jour l’information sur le personnel et l’adresse de la société professionnelle.

Pour faire ces changements, ouvrez une session dans votre compte du portail et cliquez sur Aperçu des entreprises en haut à gauche de l’écran. Sélectionnez la société professionnelle pour laquelle vous désirez mettre à jour l’information sur le personnel ou l’adresse, puis allez au sous-portail Détails sur l’entreprise. Utilisez la section Personnel pour ajouter du personnel à la société professionnelle ou en retirer. Utilisez la section Adresse de l’entreprise pour mettre à jour l’adresse de la société. Veuillez vous assurer de cliquer « Sauvegarder » au bas de l’écran pour sauvegarder vos changements.

Que faire s’il y a un changement dans le personnel ou dans l’adresse après que j’ai fini le renouvèlement ? 

Les actionnaires peuvent aller à Aperçu des entreprises dans le portail pour mettre à jour l’adresse de la société ou l’information sur le personnel en tout temps. Tout changement de numéro de téléphone, de télécopieur ou de courriel doit être fait dans Aperçu du titulaire de permis.

Remarque : Si les coordonnées de la société professionnelle sont changées, outre le fait que les actionnaires doivent mettre à jour les coordonnées dans l’Aperçu des entreprises du portail, tous les titulaires de permis liés à cette société professionnelle sont responsables de mettre à jour les coordonnées dans l’Aperçu du titulaire de permis. Pour ce faire, chaque titulaire doit sélectionner le sous-portail Changement d’information et utiliser la section Information sur l’entreprise pour mettre à jour les coordonnées. 

Quels documents se trouvent dans le sous-portail Documents d’entreprise ?

Le Barreau affiche les documents sur les sociétés professionnelles dans le sous-portail des documents d’entreprise, à commencer par les documents liés au cycle de renouvèlement. Cela comprend les certificats d’autorisation, les rappels de renouvèlement, les avis d’expiration et les avis de révocation le cas échéant.

Comment ajouter une société de portefeuille ou une autre société professionnelle en tant qu’actionnaire dans mon registre de société professionnelle ?

Appelez le 416 947-3315 et demandez le Service de la conformité aux règlements administratifs.

Je n’exerce plus le droit ou je n’offre plus de services juridiques par le biais de ma société professionnelle ; comment indiquer cela dans l’aperçu des entreprises ?

Remplissez et envoyez la demande de permission de rendre son certificat d’autorisation. Voici le lien : 
Demande de permission pour rendre un certificat d'autorisation 

Pour d’autres questions, contactez le Service de la conformité aux règlements administratifs au 416 947-3315.

Accessibilité

Le Barreau de l’Ontario s’est engagé à assurer l’accessibilité de ses sites Web et applications Web pour les personnes ayant une incapacité. Nous avons aussi pris des mesures pour rendre les documents du Barreau accessibles pour tous. Si vous avez besoin d’un de nos documents ou formulaires en format accessible, veuillez nous contacter.