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Guide de clôture d’une pratique d'avocat

Introduction au Guide
Dossiers actifs ou ouverts
Dossiers de clients fermés
Engagements, obligations, reddition de comptes en suspens
Fonds de clients, comptabilité, livres et registres
Autres biens de client
Fiduciaire successoral ou procureur, autres nominations
Lieux, équipement, employés et avis public
Avis au Barreau de l'Ontairo
Avis à LawPRO
Clôture de pratique ou transfert pour cause de maladie, handicap ou décès

Annexes
Annexe 1 - Avis types
Annexe 2 - Tableau de suivi des dossiers actifs
Annexe 3 - Lettre au client l’informant de la clôture ou du transfert
Annexe 4 - Clause dans la lettre à l’égard des fonds de client, documents ou biens en fiducie
Annexe 5 - Directive de transfert du dossier du client, de ses fonds ou d’autres biens
Annexe 6 - Demande du client pour récupérer son dossier, ses fonds ou autres biens
Annexe 7 - Reconnaissance par le client de la réception du dossier, des fonds ou d’autres biens
Annexe 8 - Note de transfert au dossier ou au nouvel avocat
Annexe 9 - Tableau de suivi des dossiers fermés
Annexe 10 - Lettre au client : affaire terminée
Annexe 11 - Lettre au client : affaire non terminée
Annexe 12 - Liste de vérification de l’inventaire de bureau
Annexe 13 - Liste des contacts
Annexe 14 - Lettre au fournisseur de service
Annexe 15 - Lettre à l’intention du Barreau de l'Ontario
Annexe 16 - Lettre à LawPRO®
Annexe 17 - Lettre de l’avocat remplaçant au client
Annexe 18 - Lettre de l’avocat remplaçant au Barreau et à LawPRO®

Liste des ressources


Introduction au guide

Il existe de nombreuses circonstances où vous, ou quelqu’un qui agit en votre nom, aurez à faire un transfert ou fermer votre pratique : cette situation peut être entraînée par la vente de votre pratique, par un changement de carrière, par un passage à un nouveau cabinet, par une nomination à une commission ou à un tribunal, par une retraite officielle ou une maladie subite ou par un décès. S’il s’agit d’une pratique individuelle ou d’un petit cabinet, les répercussions sont plus importantes que pour un grand cabinet, puisqu’il n’y a personne sur place dans l’immédiat, pour continuer, transférer ou fermer la pratique d’une manière ordonnée.

Votre obligation d’assurer une représentation compétente comprend celle de prendre les mesures nécessaires pour préserver les intérêts de vos clients en toute circonstance. Idéalement, vous devriez préparer la fermeture de votre pratique bien avant que ce soit nécessaire et vous devriez avoir un plan d’urgence pour traiter de tout imprévu où vous auriez besoin de quelqu’un pour continuer, transférer ou fermer votre pratique en votre nom. Les parajuristes sous-estiment souvent le temps et les efforts nécessaires pour bien fermer une pratique de services juridiques. Si vous ne planifiez pas bien les départs prévus et imprévus de votre pratique, vous risquez d’exposer vos clients à de sérieux dommages ou préjudices, et de soumettre vos collègues et membres de votre famille à des ennuis financiers et émotifs associés au processus de transfert ou de fermeture.

Conçu à l’image du guide créé pour les avocats par le Barreau de l'Ontario et LawPRO®, le présent Guide de clôture d’une pratique de parajuriste a été créé pour vous aider à planifier et assumer les responsabilités de conduite professionnelle lorsque vous transférez ou fermez une pratique de services juridiques Lorsque la décision de fermer votre pratique est prise ou que vous en planifiez la fermeture, le présent guide décrit les diverses questions auxquelles vous devrez répondre. Il peut s’agir de transfert des dossiers actifs ou ouverts; de conservation ou de destruction de dossiers fermés; du maintien des livres et registres du cabinet; de tenir des engagements ou des obligations en suspens; d’honorer toutes les conditions fiduciaires; de répondre aux exigences de comptabilité et de dépôt; de traiter des biens des clients; de traiter convenablement d’affaires de personnel et de bureau et de satisfaire à toutes les exigences d’avis de changements de catégorie.

Le Guide est divisé en trois sections qui portent sur les différents aspects de la fermeture ou du transfert d’une pratique de services juridiques, dont certains peuvent ne pas s’appliquer à toutes les pratiques ou à toutes les situations. Chaque section fournit un bref survol, une liste de vérification et des références aux statuts pertinents et aux modèles de documents. Tous les modèles de documents devraient être étudiés et, au besoin, modifiés pour votre usage propre. Lorsqu’appropriés, des liens ou des coordonnées d’organisations extérieures ont été inclus, corrects à la date du présent guide.


Dossiers actifs ou ouverts 

Lorsque vous fermez ou transférez une pratique, vous devez déterminer quelles affaires de client vous pouvez terminer avant de fermer la pratique. Même si vous aviez prévu la fermeture de votre pratique, il est probable qu’il y aura encore des dossiers actifs que vous ne pouvez pas terminer avant la date prévue de la fermeture et devrez transférer à un autre avocat ou au client. Souvent, en cas de fermeture imprévue, tous les dossiers actifs et en cours doivent être transférés ailleurs.

Vous devriez commencer par travailler sur les affaires qui peuvent être terminées rapidement. Si vous avez l’intention de cesser d’offrir des services juridiques, vous devriez refuser de nouvelles affaires ou n’accepter que les affaires qui peuvent être résolues avant la date de fermeture prévue. Les clients dont les dossiers ne peuvent pas être terminés devraient être avisés dès que possible de la fermeture de votre pratique, afin qu’ils aient assez de temps pour trouver un nouveau représentant juridique et retenir ses services. Lorsque vous vendez ou transférez votre pratique à un autre parajuriste ou avocat, ou si vous fermez votre pratique pour vous joindre à un cabinet, vous pouvez donner aux clients les coordonnées de la personne qui achète ou reprend votre pratique, sachant que le choix du représentant juridique revient au client. Si vous transférez des dossiers actifs à un autre parajuriste ou avocat, vérifiez les conflits possibles pour vous assurer que le représentant juridique qui reçoit vos dossiers n’est pas en position de conflit au sens de l’article 3.4 du Code de déontologie des avocats.

Si vous avez des affaires en suspens qui ne seront pas terminées avant la date de fermeture de votre pratique, nous considérerons que vous vous êtes retiré de la représentation et vous devrez vous conformer à l’article 3.7 du Code. Un avocat ne peut retirer ses services que s’il a une bonne raison et donne un avis raisonnable au client.

Liste de vérification


  • Envisagez de mettre un avis dans votre journal local ou dans le Recueil de jurisprudence de l’Ontario pour annoncer la fermeture de votre pratique. Voir Les avis types.
  • Examinez votre liste de dossiers actifs et notez les dates importantes, les comparutions prévues, les dates limites et les périodes de prescription pour chaque affaire.
  • Identifiez les dossiers qui pourraient être terminés avant la fermeture et ceux qui ne le seront pas et qui doivent être transférés. Voir le Tableau de suivi des dossiers actifs.
  • Terminez le travail sur tous les dossiers ouverts pour lesquels vos services ont été retenus avant que le bureau soit fermé.
  • Avant de contacter les clients dont vous ne pouvez pas terminer les affaires, confirmez que vous pouvez fournir au client un avis raisonnable de retrait, en vous assurant aussi
    • que les intérêts véritables du client sont protégés au mieux de votre capacité
    • que le client n’est pas abandonné à un stade critique de l’affaire ou à un moment où il serait en position désavantageuse
    • que les dispositions législatives en cause ou les règles de la Cour sont respectées, le cas échéant
  • Si les affaires ne peuvent pas être réglées, contactez les clients pour obtenir des instructions à l’égard du transfert de leurs affaires (Lettre au client l’informant de la clôture ou du transfert de la pratique) et donnez un avis écrit les informant :
    • que la pratique de services juridiques ferme ou est transférée, et quand cela se produira;
    • que vous ne serez plus apte à agir en leur nom;
    • des coordonnées du cabinet, de l’avocat qui a accepté de reprendre le dossier, le cas échéant
    • qu’ils peuvent envoyer leur dossier à l’avocat de leur choix, s’ils préfèrent
    • qu’ils peuvent venir au bureau chercher leur dossier
  • Lorsque les dossiers de clients doivent être transférés à un autre avocat, que ce soit arrangé par vous ou par le client, obtenez une directive écrite du client vous demandant de transférer le dossier et les fonds applicables détenus en fiducie au nouveau représentant juridique. Voir Directive de transfert du dossier du client, de ses fonds ou d’autres biens.
  • Si le client veut avoir le dossier, obtenez une demande écrite confirmant l’adresse à laquelle le dossier et autres biens devraient être envoyés. Voir Demande du client pour récupérer son dossier, ses fonds ou d’autres biens.
  • Lorsque le client doit récupérer le dossier et d’autres biens, obtenez un accusé de réception écrit du client. Voir Accusé de réception du client du dossier, des fonds ou d’autres biens.
  • Décidez si vous devriez faire des copies du dossier et les conserver, pour votre bénéfice et à vos frais, avant de transférer le dossier au client ou à un autre représentant juridique.
  • Vous pouvez trouver d’autres renseignements sur la gestion de dossiers fermés dans le Guide sur la conservation et la destruction des dossiers fermés des clients
  • Après avoir fait tous les efforts raisonnables, si vous ne pouvez pas localiser le client et que vous n’avez pas d’instructions de sa part à propos du transfert de son affaire en cours, envoyez un avis écrit par courrier recommandé à la dernière adresse connue du client pour l’informer que vous fermez votre pratique et gardez une copie de l’avis et le reçu de livraison dans vos dossiers.
  • Pour les dossiers devant être transférés, soit à un nouveau représentant juridique soit au client, préparez une note de transfert (voir Note de transfert au dossier ou au nouveau représentant juridique) au nouvel avocat ou à votre dossier qui comprend : 
    • un résumé du dossier
    • les dates importantes
    • les tâches importantes
    • les questions importantes
    • les faits importants
    • les périodes de prescription
  • Au besoin, vous pouvez vous retirer comme avocat inscrit au dossier
    • en déposant un avis de changement d'avocatqui désigne un nouvel avocat à qui le dossier a été transféré
    • en déposant au nom du client un avis d'intention d'agir en son propre nom, ou
    • en déposant une requête en vue d’une ordonnance pour vous retirer comme avocat inscrit au dossier
  • Avisez le Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau par écrit pour indiquer quel avocat prendra la relève de vos dossiers actifs, ouverts ou fermés, le cas échéant. Voir Lettre à l’intention du Barreau de l'Ontario.

 

 

Dossiers de clients fermés 

Les avocats qui quittent ou ferment leur pratique ne savent souvent pas quoi faire avec les dossiers fermés de leurs clients. Pour prendre une décision à cet égard, il faudra voir à qui appartient le dossier ou, plus précisément, à qui appartiennent les documents conservés dans le dossier fermé.

Idéalement, les avocats devraient mettre en place des mesures pour retourner tous les documents au client avant ou au moment de fermer le dossier. Si ces mesures sont suivies pour chaque dossier, les seuls documents demeurant dans le dossier fermé au moment de la fermeture de la pratique ou du transfert seront les documents qui appartiennent à l’avocat. Cela peut comprendre des copies des documents originaux, des copies d’ébauche et d’ententes finales, de notes personnelles de l’avocat, de copies de correspondance (y compris des courriels, notes de service ou notes portant sur les communications avec le client), toutes étant conservées au bénéfice de l’avocat et à ses frais.

Lorsque tous les documents ou biens du client ont été éliminés des dossiers fermés, vous pouvez conserver le dossier pendant un certain temps après que votre pratique est fermée ou transférée pour vous défendre contre toute réclamation ou plainte futures contre vous. La période de conservation des dossiers fermés est à la discrétion de l’avocat et dépend d’un nombre de facteurs, comme la période de prescription pour des poursuites contre les avocats, la nature de l’affaire originale, et du résultat. Pour d’autres renseignements, voir le Guide sur la conservation et la destruction des dossiers fermés des clients du Barreau.

Si vous n’avez pas suivi la procédure recommandée, et qu’un dossier fermé contient des documents qui appartiennent à un client ou un ancien client, vous avez une obligation de les conserver conformément au Règlement administratif no 9 et à l’article 3.5 du Code de déontologie. Vous devez livrer les documents au client (ou selon ses instructions), continuer de conserver les documents (soit personnellement ou en les transférant à un autre avocat) et, dans certains cas, vous pouvez décider de remettre tout le dossier fermé à votre client. Avant de transférer un dossier fermé à un autre avocat ou de le livrer au client, vous devriez envisager les conséquences possibles.

Un examen de votre liste de dossiers fermés vous aidera à décider quels dossiers contiennent des documents de client, quels dossiers peuvent être détruits de manière à maintenir la confidentialité du client et quels dossiers devraient continuer à être conservés et pour combien de temps.

Liste de vérification


Dossiers clos contenant des documents ou des biens de clients

  • Examinez la liste des dossiers clos pour déterminer lesquels peuvent encore contenir des documents ou des biens appartenant au client.
  • Livrez des documents ou des biens qui sont dans le dossier au client par courrier recommandé ou demander au client de venir les chercher au bureau, et de signer un accusé de réception.
  • Si le client ne peut pas être localisé pour lui rendre des documents, vous devez :
    • continuer de préserver ses documents indéfiniment ou jusqu’à ce qu’il vous donne des instructions,
    • transférer le dossier à un autre avocat pour en continuer la préservation
  • S’il y a un différend à savoir qui a droit aux documents ou aux biens ou si vous êtes incertain du destinataire approprié, vous devez faire une demande auprès d’un tribunal de la juridiction compétente pour des directives tel que requis par la règle 3.5-7.

Dossiers clos contenant les copies de documents des avocats 

  • Une fois que les dossiers ont été purgés des documents et des biens de client et qu’ils contiennent seulement des documents qui vous appartiennent, examinez vos dossiers pour voir si
    • vous détruirez le dossier clos, de manière à préserver la confidentialité du client
    • vous garderez tout ou une partie du dossier clos, pendant combien de temps et sous quelle forme
    • transférerez le dossier clos à un autre avocat
    • délivrerez le dossier clos au client
  • Vos obligations de conserver certains registres, financiers et autres, continueront après que vous aurez fermé ou transféré votre pratique. Voir la section de ce guide sur les Fonds des clients, la comptabilité, les livres et les registres.

Destruction des dossiers clos  

  • Examinez votre liste de dossiers clos pour décider quels dossiers peuvent être détruits à la fermeture ou au transfert de votre pratique et quels dossiers devraient continuer à être conservés et combien de temps doit passer avant leur destruction. Voir Tableau du suivi des dossiers clos.
  • Même si vous décidez de conserver des dossiers clos, vous pouvez en réduire la taille en détruisant une partie du contenu, comme des copies excédentaires de documents individuels ou de documents qui viennent de source extérieure et peuvent être facilement retrouvées.
  • Si vous décidez de détruire des dossiers clos ou une partie du contenu, vous devez le faire de manière à préserver la confidentialité du client conformément à l’article 3.3 du Code de déontologie, par déchiqueteuse ou par incinération. Lorsque les dossiers clos ou le contenu de dossier ne sont pas en papier, il faut prendre des mesures particulières pour assurer l’efficacité de la suppression et de la destruction physique.
  • Si vous décidez de confier la destruction de dossiers clos à une tierce partie, sans égard au médium, assurez-vous que la tierce partie ait une bonne réputation et s’assure que les dossiers demeurent sécurisés jusqu’à leur destruction.

Conservation des dossiers clos 

  • Examinez votre liste de dossiers clos pour déterminer quels dossiers devraient être conservés et pour combien de temps. Voir Tableau du suivi des dossiers clos.
  • Déterminez quel contenu vous allez conserver, en tenant compte
    • des plaintes éventuelles à votre encontre pour erreur ou omissions
    • de la durée du délai de prescription pour actions contre des avocats
    • de la nature du travail juridique exécuté (p. ex., les dossiers immobiliers devraient être conservés plus longtemps que les dossiers criminels impliquant des périodes d’appels expirées)
    • de la période pendant laquelle les documents juridiques créés pour le client peuvent toucher les intérêts du client
    • de la possibilité que le client ait eu une capacité amoindrie ou ait été mineur au moment de l’exécution des services juridiques
    • des résultats obtenus pour le client dans l’affaire
    • de l’attitude du client ou de son approche à votre égard et des résultats de l’affaire
  • Déterminez si le contenu du dossier papier clos peut être converti à un format électronique ou non-papier, en tenant compte des exigences juridiques et réglementaires ainsi que de la véracité, de la lisibilité et de l’accessibilité du format converti.
  • Créez un calendrier de conservation décrivant combien de temps les dossiers doivent être conservés, à quel intervalle ils seront examinés et quand ils pourront être détruits.
  • Lorsque les renseignements sur des dossiers clos sont en format électronique et que l’information doit être sauvegardée, déterminez où et comment les données et les médias de sauvegarde seront emmagasinés, archivés et récupérés après la fermeture ou le transfert.
  • Déterminez où emmagasiner les dossiers clos, papier ou électroniques, pour maintenir la confidentialité conformément à l’article 3.3 du Code de déontologieet pour protéger le contenu des dossiers ou la destruction.
  • Si vous choisissez d’emmagasiner les dossiers clos des clients chez un tiers, qu’ils soient en papier ou en format électronique, assurez-vous que le tiers ait une bonne réputation et s’assurera que vos dossiers demeurent sécurisés et confidentiels.

Transfert de dossiers clos à un autre avocat 

  • Envisagez les conséquences potentielles avant de transférer des dossiers clos à un autre avocat. Les dossiers clos ne devraient être transférés qu’après que vous avez déterminé
    • que l’avocat qui les reçoit a accepté de les conserver pour une certaine période et vous en permette l’accès pour la durée de cette période,
    • que vous n’avez plus besoin d’avoir accès aux documents contenus dans le dossier clos
  • Pour vos registres, maintenez une liste des dossiers clos qui ont été transférés, à qui et quand, avec un sommaire de leur contenu.

Livraison des dossiers clos au client 

  • Envisagez les conséquences potentielles avant de livrer un dossier clos à un client. Un dossier clos ne devrait être livré à un client que lorsque vous avez déterminé que vous n’avez plus besoin d’avoir accès aux documents qui y sont contenus.
  • Retirez toutes vos notes personnelles se trouvant dans le dossier.
  • Obtenez une reconnaissance signée par le client indiquant qu’il a reçu la seule copie restante de ses documents dans le dossier clos. Conservez-la pour vos registres.
Avis au Barreau de l'Ontario
  • Signalez au Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau quel avocat reprendra les dossiers actifs ou ouverts et les dossiers clos, le cas échéant. Voir Lettre au Barreau de l'Ontario.

Engagements, conditions fiduciaires, obligations, reddition de comptes en suspens

La règle 7.2-11 du Code de déontologie exige que les avocats tiennent tous les engagements qu’ils ont pris et honorent toutes les conditions fiduciaires une fois qu’elles sont acceptées. Le commentaire accompagnant la règle énonce que la personne envers laquelle l’engagement a été pris est en droit de s’attendre à ce que l’avocat l’honore personnellement, à moins que l’engagement n’indique clairement le contraire au moment où il a été donné. De la même façon, les conditions fiduciaires sont des obligations que l’avocat doit honorer personnellement.

Ainsi, tous les engagements, conditions fiduciaires et obligations doivent être tenus avant que votre pratique ne soit fermée ou transférée à un autre avocat. Si ce n’est pas possible ou pratique, vous devez aviser le client et l’avocat vous remplaçant de la nature de l’engagement, de la condition fiduciaire ou de l’obligation. Vous devez déterminer si l’avocat vous remplaçant sera en mesure de tenir votre engagement, votre condition fiduciaire ou votre obligation, si vous êtes obligé de les tenir ou si vous pouvez être dégagé de l’observation stricte de l’obligation par la personne envers laquelle vous avez pris l’engagement, la condition fiduciaire ou à qui vous devez une obligation. Si vous ne pouvez pas honorer une condition fiduciaire avant de fermer ou de transférer votre pratique et que ses conditions ne peuvent pas être modifiées par écrit selon une entente amiable, le sujet de la condition fiduciaire devrait immédiatement être renvoyé à la personne qui impose la condition.

Pour conclure, vous devez envoyer une lettre de rapport à tous les clients ayant des questions non réglées, peu importe si une facture finale est envoyée ou non pour tous les honoraires impayés ou tous les remboursements. Veuillez consulter la section Autres biens de client pour les obligations particulières qui existent lorsque vous détenez des biens de clients autres que des fonds, y compris des objets de valeur, les originaux de testaments ou de procurations ou d’autres dossiers d’entreprise.

Liste de vérification


  • Examinez chaque dossier pour déterminer si vous avez des engagements, des conditions fiduciaires ou d’autres obligations non tenus.
  • Tenez autant que possible tous vos engagements, conditions fiduciaires ou obligations avant de fermer ou de transférer la pratique.
  • Si vous ne pouvez pas tenir vos engagements, vos conditions fiduciaires ou vos obligations avant la fermeture ou le transfert de la pratique, veuillez obtenir :
    • l’engagement par écrit de l’avocat vous remplaçant d’honorer l’engagement, la condition fiduciaire ou de remplir l’obligation
    • de la personne envers laquelle vous avez pris l’engagement initial, une condition fiduciaire ou une exemption par écrit de l’observation stricte de l’engagement
     
  • Si vous ne pouvez pas honorer une condition fiduciaire avant de fermer ou de transférer votre pratique et que ses conditions ne peuvent pas être modifiées par écrit selon une entente amiable, le sujet de la condition fiduciaire devrait immédiatement être renvoyé à la personne qui impose la condition.
  • Si vous livrez le dossier au client, veuillez-vous assurer que la lettre de rapport souligne clairement tous les engagements non tenus, sous réserve des conditions fiduciaires, ou toutes les autres questions non réglées, puis expliquez comment celles-ci seront réglées et par qui. Veuillez consulter les Lettres aux clients
  • Veuillez remplir et envoyer toutes les lettres de rapport avant la fermeture ou le transfert de la pratique et pendant que vous avez encore une couverture d’assurance responsabilité civile professionnelle (puisque cela est considéré comme une prestation de conseils, d’opinions et de services juridiques.)
  • Si au moment du transfert du dossier à un autre avocat, la lettre de rapport adressée au client n’est pas achevée, veuillez le signaler particulièrement à l’avocat vous remplaçant.

Dossiers d’aide juridique  

  • Veuillez soumettre les comptes achevés au bureau d’aide juridique approprié.
  • Veuillez facturer et signaler toutes les affaires dont le dossier est incomplet.
  • Informez le bureau d’aide juridique par écrit que vous fermez ou transférez votre pratique et fournissez-lui la date d’entrée en vigueur de la fermeture ou du transfert.
  • Dans votre avis écrit et adressé au client l’informant de la fermeture ou du transfert de votre pratique, veuillez lui dire qu’il ou qu’elle doit contacter le bureau d’aide juridique pour soumettre une demande de changement d’avocat.
  • Si le client a demandé que son dossier soit envoyé à un autre avocat, veuillez aviser le bureau d’aide juridique par écrit de la fermeture ou du transfert de votre pratique et du transfert de dossier à l’avocat vous remplaçant.
  • Veuillez contacter le bureau ou la direction d’aide juridique dans votre région pour tous les renseignements concernant d’autres mesures à prendre.

Fonds de clients, comptabilité, livres et registres 

L’article 3.5 du Code de déontologie prévoit qu’un avocat a l’obligation de sauvegarder tous les biens d’un client, y compris ses fonds en y apportant le soin d’un propriétaire avisé et prudent. Lorsque les fonds sont détenus au nom d’un client, l’avocat doit également se conformer aux exigences du Règlement administratif no 9 concernant les opérations financières et les registres. Lorsque vous quittez la pratique, vous devez vous assurer que tous les fonds en fiducie des clients sont comptabilisés et tous les documents comptables et dépôts sont exacts et à jour à compter de la date de fermeture ou de transfert de la pratique. S’il y a des fonds en fiducie non réclamés, vous pouvez faire une demande de transfert de ces fonds au Barreau de l'Ontario conformément au Règlement administratif no 10 pour une sauvegarde permanente. Vos obligations de maintenir certains registres financiers et autres demeurent après la fermeture ou le transfert de votre pratique. Vous devez continuer à respecter les règlements administratifs du Barreau et les autres lois relatives aux registres de votre cabinet.

 

Liste de vérification


Fonds des clients

  • Contactez vos clients pour obtenir des directives concernant tous les fonds que vous détenez en fiducie (consultez la Lettre au client l’informant de la clôture ou du transfert de la pratique et la Clause dans la lettre à l’égard des fonds de client, documents ou biens en fiducie).
  • Si vous détenez les fonds d’un client en fiducie à la date de fermeture ou du transfert de votre pratique, vous devez :  
  • Si le client ne réclame pas les fonds en fiducie, ne fournit aucune directive concernant les fonds ou ne peut être localisé,
    • vous devez conserver les fonds dans votre compte en fiducie conformément aux exigences de l’article 3.5 du Code de déontologie et de l’article 59.6 de la Loi sur le Barreau, ou
    • en fonction des circonstances, vous pouvez soumettre une demande conformément au Règlement administratif no 10 pour livrer les fonds au Fonds en fiducie non réclamés du Barreau de l'Ontario.
     
  • Pour transférer les fonds au Fonds en fiducie non réclamés conformément au Règlement administratif no 10 :
    • Vous devez avoir été incapable de déterminer qui a droit aux fonds ou vous devez ne pas avoir été en mesure de localiser la personne ayant droit au fonds après avoir effectué des efforts raisonnables au cours d’une période d’au moins 2 ans
    • Un formulaire de demande doit être soumis par l’avocat responsable du compte en fiducie et une autre demande doit être faite pour chaque dossier ou chaque affaire (consultez la Formule de demande de fonds en fiducie non réclamés de titulaire de permis)
    • Une fois que votre demande de versement au Fonds en fiducie non réclamés a été approuvée, un chèque en fiducie doit être signé au nom du Barreau de l'Ontario pour le montant accordé
    • Vous devez informer le Barreau si vous avez de nouveaux renseignements concernant la personne qui a droit ou peut avoir droit aux fonds
  • Pour renseignements supplémentaires, veuillez contacter la boîte vocale du Fonds en fiducie non réclamés au 416 947-3300, poste 3312 ou au numéro sans frais au 1 800 668-7380, poste 3312.

Comptes en fiducie

  • Si vous gardez des fonds en fiducie dans votre compte après la fermeture de votre pratique, vous devez continuer à respecter les exigences de comptabilité de fiducie et de déclaration annuelle du Barreau comme le prévoient les règlements administratifs nos 9 et 8 respectivement.
     
  • Ne fermez le compte qu’une fois que le solde est à zéro et que tous les fonds ont été distribués et comptabilisés.
     
  • Contactez la banque pour demander que le compte en fiducie soit fermé et demandez à obtenir confirmation par écrit et une dernière attestation bancaire qui montre que le compte a été fermé.
  • Suivant la fermeture de tout compte mixte en fiducie, veuillez remplir et soumettre au Barreau de l'Ontario, le Rapport sur l'ouverture et la fermeture d’un compte en fiducie. Cette information sera partagée avec la Fondation du droit de l'Ontario. 

Comptes généraux

  • Déterminez si vous aurez besoin de continuer à gérer ces comptes pour un certain temps après la fermeture de la pratique pour les comptes créditeurs ou les comptes débiteurs.

Collecte des comptes débiteurs

  • Préparez et livrez les dernières factures ou derniers comptes.
  • Continuez la collecte des comptes débiteurs après la fermeture ou le transfert de votre pratique.
  • Songez à vendre vos comptes débiteurs si vous vendez ou transférez votre pratique.

Livres et registres

  • Examinez les exigences concernant les livres et les registres dans le Règlement administratif no 9 ou consultez le Guide de tenue de livres des avocats.
  • Conservez les livres et les registres des comptes en fiducie pendant les dix années précédant la date à laquelle s’est terminé le dernier exercice [articles 18.9 et 23(2) du Règlement administratif no 9].
  • Le cas échéant, conservez les registres des biens de valeur pour les autres biens des clients en fiducie pour les dix années précédant la date à laquelle s’est terminé le dernier exercice [articles18.9 et 23(2) du Règlement administratif no 9].
  • Le cas échéant, conservez les registres des hypothèques ou les autres charges sur les biens réels en fiducie pour les dix années précédant la date à laquelle s’est terminé le dernier exercice [article 23(2) du Règlement administratif no 9].
  • Conservez les livres et les registres des comptes généraux pendant les six années précédant la date à laquelle s’est terminé le dernier exercice [article 23(1) du Règlement administratif no 9].
  • Conservez les renseignements et les registres sur l’identification des clients et la vérification pendant au moins six années à partir [article 23 (14) du Règlement administratif no 7.1].
    • de la date à laquelle vous avez achevé vos travaux pour les clients sur les affaires clôturées avant la fermeture ou le transfert de votre pratique
    • de la date à laquelle le dossier a été transféré à un autre avocat ou au client sur des affaires encore actives ou en cours au moment de la fermeture ou du transfert de votre pratique
    • Examinez les exigences prescrites dans la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) afin de déterminer toute exigence juridique concernant le maintien des registres financiers ou autres concernant votre pratique.

Autres biens de client 

Comme avec les fonds de client, lorsqu’un avocat quitte la pratique il doit remettre au client (ou selon les instructions du client) tout autre bien qu’il peut encore détenir. Ces biens peuvent comprendre des objets de valeur, des testaments originaux ou des procurations, des livres ou sceaux de société, et vous les avez peut-être entreposés dans un coffre à l’épreuve du feu ou dans un coffre de banque. Vous devez continuer de prendre soin de ces biens jusqu’à ce que vous ayez obtenu les instructions du propriétaire concernant la livraison ou, si vous ne trouvez pas le propriétaire, une ordonnance d’un tribunal de juridiction compétente qui vous indique comment traiter de ces biens.

Bien qu’il soit courant qu’un avocat détienne les testaments originaux, les procurations ou les documents de société et biens en fiducie après avoir fourni les services au client, idéalement, les fonds de client et les biens de valeur détenus en fiducie devraient être retournés au client dès que l’avocat a fini de fournir les services pour lesquels il a été retenu.

Que vous déteniez ou non les testaments originaux ou les procurations, si vous avez été nommé fiduciaire successoral ou procureur, vous avez des obligations particulières qui peuvent se poursuivre après que vous avez clos ou transféré votre pratique. Vous pourriez avoir des obligations similaires si vous avez été nommé administrateur d’une société que vous représentez aussi comme client. Les obligations reliées à des nominations extraordinaires font l’objet de discussion en plus amples détails dans la section Fiduciaire succesoral ou procureur, autres nominations du présent guide.  

Liste de vérification


  • Examinez vos dossiers et vos registres, y compris ceux qui portent sur des biens entreposés hors site et au bureau, pour déterminer les clients pour qui vous détenez
    • des testaments originaux
    • des procurations originales
    • des livres, sceaux et registres de société
    • des biens de client de valeur
    • des clés d’accès aux coffres fort loués par le client
     
  • Préparez une liste de contacts pour ces clients (ou dans le cas d’une société, les dirigeants ou les responsables), en faisant des efforts raisonnables pour trouver ceux pour qui vous n’avez pas d’adresse actuelle.
  • Contactez les clients (ou les dirigeants ou responsables) pour avoir des instructions concernant tout bien que vous détenez en fiducie (voir Lettre au client l’informant de la clôture ou du transfert de la pratique et Clause dans la lettre à l’égard des fonds de client, documents ou biens en fiducie) et donnez un avis par écrit qui indique
    • que la pratique de droit ferme, et quand
    • les coordonnées du cabinet ou de l’avocat qui a accepté de reprendre la garde des biens du client, le cas échéant
    • que les clients peuvent envoyer leurs biens à l’avocat de leur choix, s’ils le préfèrent
    • que les clients peuvent venir au bureau pour reprendre leurs biens
  • Si vous avez été nommé fiduciaire successoral, procureur ou administrateur d’une société, vous avez des obligations particulières qui peuvent se poursuivre après que vous avez clos ou transféré votre pratique, que vous déteniez ou non des testaments, procuration ou registres de société originaux. Si vous n’avez pas l’intention d’exécuter une de ces fonctions additionnelles, vous devez en informer le client par écrit.
  • Si les biens du client doivent être transférés à un autre avocat, que vous soyez responsable de l’arrangement ou que le client l’ait choisi, obtenez des instructions par écrit du client quant au transfert des biens au nouvel avocat. Voir Directive de transfert du dossier du client, de ses fonds ou autres biens.
  • Si, après avoir fait une recherche suffisante, vous ne pouvez pas localiser le client (ou les responsables ou mandataires de société) et que vous n’avez pas d’instructions à l’égard du transfert ou de la remise des biens du client, envoyez un avis par écrit à la dernière adresse connue du client par courriel enregistré pour confirmer que votre pratique ferme et pour savoir comment les biens seront préservés, et conservez-en une copie pour vos dossiers. Selon l’article 3.5 du Code de déontologie, vous devez
    • continuer de préserver et maintenir les biens du client indéfiniment ou jusqu’à ce que le client vous donne des instructions,
    • transférer les biens à un autre avocat pour la préservation continue et la conservation
  • Informez le Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau si vous continuez de détenir les biens du client de la façon décrite ci-haut ou fournissez le nom et les coordonnées de l’avocat qui a accepté de reprendre les testaments originaux, procurations ou autres biens du client après la fermeture ou le transfert de votre pratique. Voir Lettre à l’intention du Barreau de l'Ontario.

Fiduciaire successoral ou procureur, autres nominations

Un avocat qui a été nommé pour exercer ou qui exerce des fonctions qui vont au-delà de son rôle d’avocat peut avoir des obligations particulières qui ne se terminent pas nécessairement avec la fermeture ou le transfert de sa pratique de droit. Vous pouvez avoir de telles obligations ou considérations si vous avez été nommé fiduciaire successoral d’un testament ou procureur en vertu d’une procuration, si vous avez été nommé comme administrateur de société ou notaire, ou avez agi comme commissaire aux affidavits.

Liste de vérification


Fiduciaire successoral ou procureur en vertu d’une procuration

  • Que vous déteniez ou non le testament original ou la procuration, votre nomination de fiduciaire successoral (sous réserve de dispositions précises du testament) ou de procureur en vertu d’une procuration (sous réserve de dispositions précises de la procuration) demeure en vigueur, peu importe si vous arrêtez d’exercer le droit.
  • Si vous avez l’intention de continuer d’agir comme fiduciaire successoral ou comme procureur, confirmez-le dans votre avis écrit au client lorsque vous l’informez de la fermeture ou du transfert de votre pratique.
  • Notez que, si vous agissez comme fiduciaire successoral ou comme procureur au moment de la fermeture ou du transfert de votre pratique, si vous agissez à ce titre pour des clients ou pour des personnes liées au sens de l’article 251 de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada), votre capacité à faire une demande de remise de permis d’exercice du droit ou d’exemption de cotisation annuelle et des dépôts est limitée. Pour des détails, voir la section Avis au Barreau de l'Ontario​.
  • Si vous ne voulez pas agir comme fiduciaire successoral ou procureur et que vous pouvez joindre le client
    • Informez-en le client dans votre avis écrit sur la fermeture ou le transfert de votre pratique
    • Si vous ne pouvez pas aider le client à faire des modifications au testament ou à la procuration, recommandez-lui d’obtenir des conseils juridiques d’un autre avocat à cette fin
    • Obtenez des directives par écrit du client pour lui rendre son testament original ou sa procuration, ou pour le transfert à un autre avocat
  • Si vous ne voulez pas agir comme fiduciaire successoral ou procureur et, après des efforts raisonnables, vous ne pouvez pas trouver le client pour obtenir des instructions concernant la remise ou le transfert du testament original ou de la procuration
    • Préparez une renonciation du droit à un certificat de nomination à titre de fiduciaire de la succession testamentaire (ou de nouveau fiduciaire de la succession) en vertu des Règles de procédure civile, le cas échéant, et joignez-la au testament original
    • Préparez une lettre de démission comme procureur en vertu de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui, le cas échéant, et joignez-la à la procuration originale
    • Envoyez un avis écrit à la dernière adresse connue du client par courrier recommandé pour confirmer que votre pratique ferme, que vous n’avez pas l’intention d’agir comme fiduciaire ou procureur, pour donner les coordonnées d’un avocat qui continuera à préserver le testament original ou la procuration (vous ou quelqu’un d’autre), et conservez une copie de l’avis et du reçu de livraison pour vos dossiers.

Administrateur de société 

  • Que vous déteniez ou non les livres, sceaux ou registres d’une société, votre nomination d’administrateur de société (sous réserve de dispositions précises de la nomination originale) demeure en vigueur, peu importe si vous arrêtez de pratiquer le droit.
  • Si vous avez l’intention de continuer d’agir comme administrateur de société, confirmez-le dans votre avis écrit au client (responsable ou mandataire) lorsque vous l’informez de la fermeture ou du transfert de votre pratique.
  • Si vous ne voulez pas continuer d’agir comme administrateur de société, vous devez
    • en informer le client (responsable ou mandataire) dans votre avis écrit sur la fermeture ou le transfert de votre pratique
    • déterminer s’il faut remettre des avis additionnels de démission (p. ex,. selon la loi provinciale ou fédérale) et qui les déposera
    • obtenir des directives par écrit du client pour lui rendre ses documents et biens de société originaux pour le transfert à un autre avocat.

Commissaire aux affidavits, notaire

  • Relisez la Loi sur les commissaires aux affidavits et la Loi sur les notaires, étant donné que la capacité de faire signer des affidavits ou d’authentifier des documents ne relève pas du Barreau. Ces lois s’appliquent si vous avez exercé vos pouvoirs de commissaire aux affidavits et si vous avez déjà été nommé comme notaire.
  • Si votre statut au Barreau a changé (p. ex., vous n’exercez plus, avez été exempté de l’exigence de payer la cotisation annuelle ou de déposer votre déclaration annuelle ou avez rendu votre permis d’exercer le droit), assurez-vous que le statut pertinent vous permette de continuer à faire signer des affidavits ou à authentifier des documents.
  • Sans égard à votre statut, lorsque vous cessez d’exercer comme avocat ayant une assurance responsabilité professionnelle, vous devez vous assurer que vous n’offrez pas de services juridiques lorsque vous exercez à titre de commissaire ou de notaire.

Lieux, équipement, employés et avis public  

Outre les affaires de clients, lorsque vous fermez ou transférez une pratique, vous pouvez être appelé à régler de nombreuses affaires administratives ou commerciales qui ont trait aux lieux de travail, à l’équipement et aux employés, et à afficher des avis publics sur la clôture ou le transfert de votre pratique.

Liste de vérification


Lieux

  • Lorsque vous possédez vos propres bureaux, déterminez si vous devriez vendre, louer ou utiliser les lieux à d’autres fins.
  • Lorsque vous louez vos bureaux, examinez votre bail ou contactez le propriétaire pour déterminer si vous pouvez rompre votre bail, le céder ou sous-louer les lieux. Si rien de cela n’est possible, mettez de côté des fonds pour continuer de faire vos paiements de location ou pour payer le bail au complet.
  • Si vous partagez des bureaux, examinez le bail commun ou le contrat avec vos collègues de travail ou de bureau pour déterminer vos responsabilités, le cas échéant.
  • Retirez toute mention du nom du cabinet des murs extérieurs de l’immeuble, du répertoire, de la porte du bureau et de la fenêtre.
  • Remettez les cartes d’accès à l’immeuble, les clés de porte et de boîte postale, et les cartes d’accès au stationnement.
  • Fournissez les coordonnées au gérant de l’immeuble ou au concierge où vous pouvez être joint pour tout problème non réglé.
  • Annulez les services d’entretien ou de ménage.

Inventaire

  • Faites un inventaire des systèmes, équipement, meubles, bibliothèque de droit et fourniture dans votre bureau. Voir Liste de vérification de l’inventaire de bureau et Liste des contacts.
  • Faites l’inventaire de l’équipement de communication, en notant si vous louez ou si vous possédez
    • ordinateur et cellulaire ou téléphone intelligent
    • combinés, casque à écouteurs, écouteurs
    • répondeurs
    • télécopieurs
    • accessoires (p. ex., câbles, fils, piles, chargeurs)
    • routage des appels, gestion ou système de boîte vocale
     
  • Faites l’inventaire de l’équipement informatique, en notant si vous louez ou si vous possédez
    • des modèles de bureau ou portables, assistants numériques personnels (PDA)
    • des périphériques (p. ex., clavier, écran, souris, imprimante, scanneur, webcam, microphone, haut-parleurs, modem externe ou routeur)
    • des disques durs, disques de sauvegarde, disque portable et serveurs
    • une mémoire mobile (p. ex., port de mémoire, clé USB)
    • des accessoires (p. ex., écran ou tours, câbles, fils, piles, chargeurs, barres d’alimentation, protecteurs de surtension)
     
  • Faites l’inventaire du reste de l’équipement de bureau, en notant si vous louez ou si vous possédez
    • photocopieuses
    • déchiqueteuses
     
    • dictaphones
    • imprimante de cartes de débit ou de crédit, terminal de point de vente
  • Faites l’inventaire des meubles de bureau (p. ex., bureaux, tables, sièges, cabinets, étagères et rangement) et accessoires (p. ex., portemanteau, décorations, petits électroménagers), bibliothèque de droit et fournitures de bureau.

Écoulement de l’inventaire de bureau

  • Lorsque vous possédez l’équipement, les meubles ou autres articles inventoriés ci-dessus, déterminez si vous devriez vendre, donner, jeter ou garder à d’autres fins.
  • Notez qu’il est presque impossible d’effacer complètement l’information emmagasinée sur un disque dur. Pour vous conformer à l’article 3.3 du Code de déontologie, envisagez d’utiliser un programme qui efface les renseignements sur votre ordinateur pour vous assurer de ne pas laisser de renseignements confidentiels de client avant de disposer de vos disques durs ou de les détruire.
  • Si vous désirez vendre ou donner de l’équipement, des meubles ou d’autres articles, envisagez d’afficher cette information avec votre avis public de fermeture ou de transfert de pratique (mentionné ci-dessous).
  • Si vous louez de l’équipement ou des meubles inventoriés ci-dessus, examinez votre bail pour déterminer si vous pouvez rompre le bail ou le céder. Si ce n’est pas possible, mettez de côté des fonds pour continuer de payer le bail ou le payer au complet.
  • Examinez les contrats de service ou les manuels d’entretien pour déterminer si vous devez mettre fin au bail, le céder ou le payer au complet.

Fournisseurs de services

  • Informez tous vos fournisseurs de la fermeture ou du transfert de votre pratique et fournissez des coordonnées où l’on peut vous joindre pour toute question non réglée. Voir Lettre au fournisseur de service.
  • Annulez le service de téléphone, de télécopieur et d’accès à Internet. Annulez tout autre service, le cas échéant.
  • Annulez les abonnements dans les annuaires généraux (p. ex., Pages jaunes), les répertoires juridiques (p. ex., le répertoire des avocats de l’Ontario, Canada Law List, Martindale et Hubbell) et les services de référence, versions papier et versions en ligne. Assurez-vous que les liens à votre site Web sont retirés.
  • Changez votre message de boîte vocale et votre site Web pendant un certain temps pour informer les visiteurs de la fermeture de votre pratique et pour donner les coordonnées de l’avocat qui reprend vos activités, le cas échéant. Vous pouvez créer une réponse automatique par courriel avec cette information.
  • Si vous louez un espace d’entrepôt hors site (p. ex., pour les dossiers fermés), déterminez si vous en aurez encore besoin. Sinon, examinez le contrat pour déterminer les conditions d’annulation.
  • Si vous avez loué un coffre-fort qui a été vidé de son contenu, annulez-en la location et remettez les clés à la banque. Si vous avez reçu la clé d’un coffre-fort d’un client, remettez-lui.
  • Si vous avez une boîte sécurisée pour l’échange de documents juridiques, annulez l’abonnement à ce service.
  • Donnez votre changement d’adresse au bureau de poste et faites les arrangements pour faire suivre votre courrier. Annulez tout arrangement de service postal avec des tiers ou tout autre service commercial.
  • Examinez vos souscriptions aux associations de droit locales et autres organisations professionnelles pour voir si vous voulez en demeurer membre. Donnez vos nouvelles coordonnées à ceux que vous voulez garder.
  • Examinez vos abonnements aux recueils et journaux pour voir si vous voulez garder vos abonnements. Donnez vos nouvelles coordonnées à ceux que vous voulez garder.
  • Examinez vos comptes bancaires qui ne sont pas en fiducie, vos marges de crédit et vos cartes de crédit pour décider si vous aurez encore besoin de ces comptes, ou si vous pouvez les utiliser à d’autres fins ou les fermerez. Donnez vos nouvelles coordonnées à ceux que vous voulez garder.
  • Annulez vos polices d’assurance commerciales reliées à votre pratique.

Employés 

  • Donnez assez d’avis de licenciement ou une indemnisation en guise d’avis, conformément à la loi applicable.
  • Préparez des relevés d’emploi pour chaque membre du personnel. Obtenez les formulaires nécessaires d’Emploi et Développement social Canada.
  • Donnez aux employés leurs avantages courus, comme leur indemnité de vacances, le cas échéant.
  • Envoyez l’impôt retenu sur les revenus à l’agence de revenu du Canada.
  • Préparez et livrez les bordereaux T-4.
  • Envoyez les paiements retenus au Régime de pensions du Canada et les paiements d’assurance emploi.
  • Envoyez toute autre contribution d’employeur (p. ex., régime d’avantages collectif, régime collectif d’épargne retraite ou régime de pension privé), le cas échéant.
  • Assurez-vous que les stagiaires sont affectés à un autre responsable de stage qualifié. Si vous transférez ou vendez votre pratique, le stagiaire peut vouloir continuer son stage auprès de l’avocat qui reprend votre pratique.

Avis public  

  • Envisagez d’afficher des avis de clôture ou du transfert de la pratique (voir Avis types)
    • Dans l’entrée de l’immeuble de votre bureau ou à la porte de votre bureau
    • Dans les bureaux des associations de droit, les bibliothèques de droit, les salons de juristes ou des palais de justice
    • Dans les publications juridiques (p. ex., le Recueil de jurisprudence de l’Ontario, les magazines de droit), versions papier et en ligne
    • Dans d’autres publications (p. ex., journaux locaux ou régionaux, magazines communautaires), versions papier et en ligne
    • Babillards en ligne ou sites Web

Avis au Barreau de l'Ontario 

Il est bien possible que la fermeture ou le transfert de votre pratique entraîne un changement dans votre catégorie professionnelle au Barreau de l'Ontario. Vous devez fournir un avis de la fermeture ou du transfert de votre nouvelle catégorie au Barreau et vous devriez le faire aussi à l’avance que possible pour vous assurer que vos registres sont à jour et, si vous quittez la pratique du droit, que vos cotisations annuelles soient ajustées.

Il y a des considérations particulières si vous devez quitter votre pratique pour une nomination judiciaire, si vous désirez faire une demande pour remettre votre permis ou si vous demandez une exemption des cotisations ou des dépôts obligatoires, ou si vous voulez un jour revenir à la pratique privée du droit. Pour plus d’information à cet égard, consultez la page sur les changements de catégorie et les cotisations et sur les assurances en ligne.

De plus, si votre pratique du droit était une société à responsabilité limitée, si vous avez exercé le droit par l’entremise d’une société professionnelle ou si vous l’avez fait en collaboration avec des non-titulaires de permis, vous devriez peut-être déposer des avis et des déclarations additionnelles. Ils sont séparés des autres avis ou des déclarations requis par la loi. Pour discuter de toute exigence additionnelle du Barreau concernant la structure d’entreprise de votre pratique, contactez le Service à la clientèle du Barreau au Centre des ressources au 416 947-3315 ou sans frais à 1 800-668-7380, poste 3315.

Liste de vérification


Changement de catégorie

  • Avisez le Barreau par écrit de votre intention de fermer ou de transférer votre pratique. Donnez la date d’entrée en vigueur, tout changement dans votre catégorie, et vos nouvelles coordonnées. Voir l’Avis de changement d’information du Barreau de l'Ontario.
  • Le cas échéant, avisez le Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau par écrit sur la fermeture ou le transfert de votre pratique et fournissez l’endroit où se trouveront les dossiers fermés, les testaments originaux, les procurations, les registres et les biens de société, le statut des comptes en fiducie et les nouvelles coordonnées. Voir Lettre au Barreau de l'Ontario.
  • Si vous n’exercez plus le droit, mais fournissez encore des services qui sont souvent, mais non exclusivement fournis par des avocats, faites clairement savoir aux clients et à d’autres que vous n’agissez pas en tant qu’avocat. Il peut s’agir par exemple de fonctions de fiduciaire successoral, d’administrateur de société, de commissaire, de notaire ou de médiateur.
  • Si vous maintenez votre permis, mais passez à une catégorie de titulaire de permis qui n’exerce pas, vous pouvez avoir une réduction de cotisation et vous pouvez avoir droit à un remboursement de solde à la suite d’un rajustement au pro rata.
  • Notez que, si vous quittez la pratique du droit et désirez y revenir plus tard, vous pouvez changer votre catégorie, mais vous devrez peut-être satisfaire à des exigences de réinsertion en pratique privée.

Nomination judiciaire

  • En vertu du paragraphe 31(1) de la Loi sur le Barreau, si vous avez été nommé à un poste judiciaire, votre permis pourrait être en suspens, vous exemptant par là des exigences de payer la cotisation annuelle et de faire vos déclarations annuelles.
  • Le cas échéant, informez le Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau par écrit de la clôture ou du transfert de votre pratique et fournissez-lui l’emplacement des dossiers fermés, des originaux des testaments et des documents de procuration, des registres et biens des entreprises, des états des comptes en fiducie ainsi que les nouvelles coordonnées. Voir la Lettre à l’intention du Barreau de l'Ontario.
  • Sont admissibles au suspens les avocates et les avocats nommés à temps plein en tant que :
    • juges de tribunaux fédéraux, provinciaux ou territoriaux;
    • protonotaires ou protonotaires chargés de la gestion des causes de la Cour supérieure de justice;
    • protonotaires de la Cour fédérale du Canada;
    • membres de la Commission des affaires municipales de l’Ontario;
    • les membres d’un tribunal qui a une fonction judiciaire ou quasi judiciaire et qui sont nommés dans les règlements aux fins de l’article 31(1) de la Loi sur le Barreau.
  • Si vous avez été nommé à la magistrature et que vous souhaitez demander un suspens, vous devez fournir au Barreau une copie du décret à titre de preuve de la nomination judiciaire accompagnée d’une demande écrite.
  • Dès le suspens de votre permis, vous serez exempté du paiement de la cotisation annuelle et aurez le droit de demander le remboursement du solde créditeur résultant de l’ajustement de vos cotisations au pro rata.
  • Veuillez noter que si vous cessez d’occuper une charge telle que décrite ci-dessus et que souhaitez ultérieurement reprendre l’exercice du droit, vous pouvez faire une demande de remise en vigueur de votre permis par écrit. Par la suite, vous serez tenu de verser la cotisation annuelle et de produire la Déclaration annuelle des avocats. Il se peut également que vous deviez satisfaire à des exigences de réinsertion en pratique privée. Si vous n’avez pas l’intention de retourner à l’exercice du droit (et que vous y êtes admissible), vous pouvez demander de passer directement au statut d’exempté, sous lequel vous demeurerez exempt de la cotisation et des déclarations annuelles.

Remise du permis d’exercice du droit

  • Si vous souhaitez remettre votre permis d’exercice du droit, vous devez présenter une demande officielle au Barreau accompagnée de documents à l’appui, et ce conformément au Règlement administratif n° 4. Voir la Demande de remise de son permis d’exercice du droit.
  • Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire de fournir un avis distinct au  Service de la conformité aux règlements administratifs concernant l’emplacement des dossiers fermés, des originaux des testaments et des documents de procuration, des registres et biens des entreprises, des états des comptes en fiducie ainsi que les nouvelles coordonnées, car ces informations seront recueillies dans votre demande de remise du permis.
  • Pour être admissible à la remise de votre permis d’exercice du droit, vous devez être en règle et n’exerçant plus le droit. En remettant votre permis, vous renoncez à votre droit d’exercer en Ontario.
  • Si vous agissez à titre de fiduciaire testamentaire ou de procureur uniquement pour les personnes liées au sens de l’article 251 de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada), vous pouvez être admissible à présenter une demande de remise de votre permis d’exercice du droit. Si vous agissez à titre de fiduciaire testamentaire ou de procureur pour les personnes non affiliées, vous ne pouvez pas remettre votre permis.
  • Lorsque vous aurez remis votre permis, vous ne serez plus tenu de verser la cotisation annuelle et aurez le droit de demander le remboursement du solde créditeur résultant de l’ajustement de vos cotisations au pro rata.
  • Veuillez noter que si vous remettez votre permis et que vous souhaitez ultérieurement reprendre l’exercice du droit, vous pouvez demander le renouvellement de votre permis d’exercice du droit. Vous devez soumettre les documents exigés ainsi que les frais de dossier. Après le renouvellement de votre permis, vous serez tenu d’acquitter la cotisation annuelle et de produire la Déclaration annuelle des avocats. Il se peut également que vous deviez satisfaire à des exigences de réinsertion en pratique privée.

Exemption de la cotisation et des déclarations annuelles

  • Si vous désirez quitter définitivement l’exercice du droit, vous devez présenter une demande officielle au Barreau accompagnée de documents à l’appui, et ce conformément au Règlement administratif n° 5. Voir la Demande d’exemption de la cotisation annuelle et de l’obligation de faire des déclarations.
  • Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire de fournir un avis distinct au Service des normes administratives concernant l’emplacement des dossiers fermés, des originaux des testaments et des documents de procuration, des registres et biens des entreprises, des états des comptes en fiducie ainsi que les nouvelles coordonnées, car ces informations seront recueillies dans votre demande d’exemption.
  • Pour avoir droit à une exemption des cotisations et des déclarations annuelles, vous devez être en règle, être soit âgé de plus de 65 ans et n’exerçant plus le droit, soit être frappé d’une incapacité permanente et incapable d’exercer le droit. Une fois exempté, vous êtes officiellement réputé avoir pris votre retraite de l’exercice du droit en Ontario. Vous pouvez cependant continuer à exercer le droit en participant à un programme approuvé par Services juridiques Pro Bono Ontario.
  • Si vous agissez à titre de fiduciaire testamentaire ou de procureur uniquement pour les personnes liées au sens de l’article 251 de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada), vous pouvez être admissible à présenter une demande d’exemption des cotisations annuelles et des déclarations. Si vous agissez à titre de fiduciaire testamentaire ou de procureur pour les personnes non affiliées, vous pouvez être admissible à l’exemption de l’obligation de payer la cotisation annuelle, toutefois, vous devez tout de même :
    • déclarer la tutelle au Barreau par l’entremise de votre demande d’exemption;
    • continuer à produire la Déclaration annuelle des avocats;
    • continuer à être sujet au programme de vérification ponctuelle;
    • déposer les formulaires d’exemption appropriés chaque année auprès de LawPRO® pour confirmer votre statut d’exemption du paiement des primes d’assurance.
  • Une fois exempté, vous ne serez plus tenu d’acquitter la cotisation annuelle et aurez le droit de demander le remboursement du solde créditeur résultant de l’ajustement de vos cotisations au pro rata.
  • Veuillez noter que, si vous bénéficiez de l’exemption et que vous souhaitez ultérieurement reprendre l’exercice du droit en dehors d’un programme approuvé par Services juridiques pro bono de l’Ontario, vous pouvez le faire en présentant une demande écrite au Bureau. Si votre demande d’exemption était basée sur l’incapacité, une lettre originale provenant d’un médecin dûment qualifié et indiquant que vous êtes apte à reprendre l’exercice du droit est également nécessaire. Une fois votre statut modifié, vous serez tenu de verser la cotisation annuelle et de produire la Déclaration annuelle des avocats. Il se peut également que vous deviez satisfaire à des exigences de réinsertion en pratique privée.

Avis supplémentaires

  • Si vous avez exercé le droit par l’intermédiaire d’une société professionnelle qui ne sera plus utilisée, vous devez remettre le certificat d’autorisation conformément au Règlement administratif n° 7. Voir la Demande de permission de remise de son certificat d’autorisation. Pour obtenir de l’aide, contactez le Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau par le biais du Centre de ressources du Barreau au 416 947-3315 ou sans frais au 1 800 668-7380, poste 3315.
  • Dans le cas où le Barreau aurait reçu un avis de l’entente liée à la pratique ou l’aurait approuvée, veuillez indiquer dans votre lettre au Barreau que la clôture ou le transfert de votre pratique entraînera la dissolution de l’entente. Les ententes peuvent inclure :
    • une société à responsabilité limitée;
    • une pratique ou un partenariat multidisciplinaires;
    • une affiliation.

Avis à LawPRO 

Sachant que la clôture ou le transfert de votre pratique risque également de se traduire par un changement aux exigences en matière d’assurance vous concernant, un avis de clôture ou de transfert doit être fourni à LawPRO® dans les plus brefs délais pour garantir une couverture adéquate et sans faille. Contactez LawPRO® pour tout renseignement au sujet de l’assurance responsabilité civile professionnelle au 416 598-5899 ou sans frais au 1 800 410-1013, ou consultez leur site Web à l’adresse suivante : www.lawpro.ca.

Liste de vérification


  • Évaluez nos besoins en couverture d’assurance une fois que la pratique est fermée et contactez LawPRO® directement pour discuter de meilleures options pour vous.
  • Avertissez LawPRO® au moins 60 jours avant la clôture ou le transfert de votre pratique et précisez si vous exercerez toujours le droit (p. ex., au sein d’une entreprise, en tant que conseiller interne ou par l’intermédiaire d’un programme approuvé par Services juridiques Pro Bono Ontario) ou si vous changez pour le statut de non-exercice du droit. En raison de la période d’attende de 60 jours pour l’augmentation de la protection pour actes antérieurs, l’information devrait être communiquée dans les plus brefs délais pour éviter les failles dans votre couverture. Voir la Lettre à LawPRO®.
  • Obtenez un remboursement au pro rata de la couverture d’assurance jusqu’au jour de toute prime payée, en gardant à l’esprit que tout remboursement sera rétroactif un maximum de 30 jours.
  • Envisagez de souscrire à une protection pour actes antérieurs qui dépasse le montant de 250 000 $ disponible automatiquement, pour vous protéger contre toute réclamation qui pourrait survenir après la clôture de la pratique. Noter que la protection pour actes antérieurs ne couvre que le travail accompli avant votre changement de statut et non celui effectué par la suite.

Clôture de pratique ou transfert pour cause de maladie, handicap ou décès

Le devoir de représentation compétente d’une avocate ou d’un avocat comprend la protection des intérêts personnels de ses clients en cas de décès, de handicap, d’invalidité ou d’incapacité. Idéalement, en tant que praticiens seuls ou en petit cabinet vous devriez prendre les mesures nécessaires pour qu’un avocat de remplacement prenne la relève dans votre pratique si vous n’êtes plus en mesure de continuer à exercer. Toute information critique concernant les dossiers des clients et le fonctionnement de votre pratique doit être placée dans un endroit qui en permet l’accès facile et efficient pour que l’avocate ou l’avocat qui vous remplacera puisse continuer le travail et procéder à la clôture ou au transfert de votre pratique en votre nom. Idéalement, ces mesures préparatoires pour l’imprévu devraient avoir été prises peu de temps après l’ouverture de votre pratique ou société.

Toutefois, si vous consultez ce guide, car il vous a été demandé d’aider à la gestion ou à la clôture de la pratique d’une avocate ou d’un avocat qui a omis de mettre en place un plan d’urgence, consultez la liste de vérification pour l’avocat remplaçant qui prend en charge le cabinet d’un autre avocat dans le Guide de planification d’urgence des avocats et tenez compte de l’information décrite ci-dessous. Pour obtenir des conseils, contactez le syndic du Barreau au 416 947-3315 ou sans frais au 1 800 668-7380, poste 3315.

Liste de vérification


  • Selon le cas, déterminez si l’avocate ou l’avocat a rédigé une procuration pour les biens dans le cadre de sa pratique, ses comptes généraux et en fiducie ou un testament qui contient les instructions nécessaires pour cela. Si ce n’est pas le cas, discutez avec l’établissement financier des exigences pour continuer à gérer les comptes généraux et en fiducie jusqu’à ce que l’avocate ou l’avocat puisse reprendre l’exercice, ou jusqu’à ce que la pratique puisse être transférée en votre nom ou au nom d’un autre avocat ou avocate.
  • Déterminez si l’avocate ou l’avocat a un manuel de bureau que vous pouvez consulter, décrivant les procédures à suivre pour ce qui est du fonctionnement de la pratique de droit. Si cela n’est pas le cas, rencontrez son personnel de soutien pour discuter de ces procédures.
  • Effectuez une vérification initiale de conflits d’intérêts pour vous assurer qu’il ne vous est pas interdit de traiter certains dossiers en suspens des clients de l’avocate ou de l’avocat, et savoir si vous pouvez en fin de compte prendre en charge le dossier ou référer les clients à une autre avocate ou avocat.
  • Examinez les systèmes de rappel et de calendrier de l’avocate ou de l’avocat pour déterminer les délais urgents ou les dates imminentes à respecter ainsi que les comparutions dans lesquelles il faut agir en son nom.
  • Passez brièvement en revue les dossiers ouverts de l’avocat pour vous familiariser avec les affaires actuelles des clients et déterminer quels dossiers vous serez en mesure de traiter et lesquels vous renverrez à un autre avocat.
  • Examinez les relevés de temps et les registres de facturation pour déterminer quels clients peuvent être facturés pour les services antérieurs rendus. Préparez et envoyez les factures et assurez-vous du paiement de celles-ci pour être en mesure de gérer les comptes clients jusqu’à ce que l’avocat puisse reprendre l’exercice ou que la pratique puisse être transférée.
  • Examinez les comptes clients de l’avocat pour garantir que ses obligations financières continuent à être remplies jusqu’à ce qu’elle ou il puisse reprendre l’exercice ou que la pratique puisse être transférée.
  • Assurez-vous de remplir les obligations de l’avocat envers son personnel salarié y compris la paie, les avantages sociaux et les versements pour l’impôt sur le revenu, l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada.
  • Informez les clients par écrit de l’incapacité de l’avocat à continuer d’agir en leur nom et avertissez-les de la raison. Indiquez si vous serez en mesure de prendre en charge un dossier, si la cliente ou le client doit faire appel à un autre avocat et si vous pourrez renvoyer les clients à un avocat compétent. Voir la Lettre de l’avocat remplaçant au client.
  • Avertissez le Barreau de l'Ontario a et LawPRO® que l’avocat est incapable d’exercer le droit temporairement ou de façon permanente, et ce en fournissant les dates et les informations pertinentes. Voir la Lettre de l’avocat remplaçant au Barreau et à LawPRO®.

Annexes
Annexe 1 - Avis types
Annexe 2 - Tableau de suivi des dossiers actifs
Annexe 3 - Lettre au client l’informant de la clôture ou du transfert
Annexe 4 - Clause dans la lettre à l’égard des fonds de client, documents ou biens en fiducie
Annexe 5 - Directive de transfert du dossier du client, de ses fonds ou d’autres biens
Annexe 6 - Demande du client pour récupérer son dossier, ses fonds ou autres biens
Annexe 7 - Reconnaissance par le client de la réception du dossier, des fonds ou d’autres biens
Annexe 8 - Note de transfert au dossier ou au nouvel avocat
Annexe 9 - Tableau de suivi des dossiers fermés
Annexe 10 - Lettre au client : affaire terminée
Annexe 11 - Lettre au client : affaire non terminée
Annexe 12 - Liste de vérification de l’inventaire de bureau
Annexe 13 - Liste des contacts
Annexe 14 - Lettre au fournisseur de service
Annexe 15 - Lettre à l’intention du Barreau de l'Ontario
Annexe 16 - Lettre à LawPRO®
Annexe 17 - Lettre de l’avocat remplaçant au client
Annexe 18 - Lettre de l’avocat remplaçant au Barreau et à LawPRO®

Liste des ressources

Articles, guides et ressources   


Barreau de l'Ontario

Guide de tenue de livres pour avocats

Lignes directrices sur les services à la clientèle et communications

Lignes directrices sur la gestion de dossiers  

Lignes directrices sur la gestion financière

Guide sur la conservation et la destruction des dossiers fermés des clients 

Services du syndic

Fonds en fiducie non réclamés

LawPRO® 

Assurance erreurs et omissions

Questions d’assurance – responsabilité professionnelle pour avocats retraités, administrateurs de succession, avocats émérites, juges et autres personnes qui ne se livre plus à l’exercice du droit  

 

Sites Web


Agence du revenu du Canada 

Emploi et Développement Canada

Aide juridique Ontario 

LawPRO®

Barreau de l'Ontario  

 

Numéros de téléphone 


LawPRO® 1 800 410-1013 ou 416 598-5899

Barreau de l'Ontario 1 800 668-7380 poste 3315 ou 416 947-3315

Fonds de fiducie non réclamés 1 800 668-7380, poste 3312 ou 416 947-3300, poste 3312

 

Règles, règlements et législation


Loi sur le Barreau

Code de déontologie

Règlements administratifs en application de la Loi sur le Barreau

           Règlement administratif no 4 : Octroi de permis

           Règlement administratif no 5 : La cotisation annuelle

           Règlement administratif no 7 : Les sociétés à responsabilité limitée

           Règlement administratif no 7.1 : Obligations et responsabilités opérationnelles

           Règlement administratif no 9 : Opérations financières et registres

           Règlement administratif no 10 : Fonds de fiducie non réclamés

Loi sur les commissaires aux affidavits

Loi de l’impôt sur le revenu (Canada)

Loi sur les notaires

Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui

Règles de procédure civile

 

Formulaires  


Demande d’exemption de l’obligation de payer la cotisation et de déposer la déclaration annuelle des avocats (en vertu des règlements administratifs nos 5 et 8)

Demande de permission de rendre son certificat d’autorisation (en vertu de la partie II du Règlement administratif no 7)

Demande de permission de rendre son permis d’exercice du droit (en vertu du Règlement administratif no 4)

Rapport sur l'ouverture et la fermeture d’un compte en fiducie

Avis de changement d’information

Formulaire de demande de fonds en fiducie non réclamés, titulaire de permis