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Lettres d’engagement et mandat de représentation

Transcription d’un balado sur les problèmes liés à l’utilisation de la technologie pour les lettres d’engagement et les mandats de représentation.  

Animateurs :    PB : Phil Brown    DW : David Whelan

PB : Bonjour, ici Phil Brown en compagnie de David Whelan. Aujourd’hui, nous allons discuter des lettres d’engagement et des mandats de représentation. 

DW : Une des choses auxquelles vous devriez penser lorsque vous amorcez une relation avec votre client, c’est comment vous allez lui expliquer la technologie que vous utilisez, et quel sera son impact sur ses renseignements et sa communication avec vous.

PB : La première question qu’un avocat ou un parajuriste devrait envisager, c’est : devrais-je utiliser une lettre d’engagement ou un mandat de représentation? Et la réponse est : oui, vous devriez. C’est le contrat dans lequel vous devez prévoir ce que vous voulez et ce que veut le client, et comment toute la relation sera traitée. 

DW : Un des débats émergents est : dois-je réellement parler de la technologie que j’utilise avec mes clients? Vous vous posez la question : n’est-ce pas la même chose que de décrire l’endroit où je garde mon argent dans mon compte de banque, de même que les autres aspects de ma pratique? Qu’en penses-tu? 

PB : Ce sont tous des renseignements que vous ne voulez pas nécessairement partager avec votre client. Par exemple, à quelle fréquence dois-je réapprovisionner le photocopieur? Combien de fois dois-je acheter une nouvelle technologie? Mes ordinateurs sont-ils à jour? Ce sont des questions, je pense, qui ne devraient pas nécessairement être partagées avec un client. Il est plus probable que votre client voudra savoir où ses renseignements confidentiels seront stockés, comment vous allez communiquer avec lui, si vous lui enverrez des courriels, si vous utilisez un service comme la messagerie Gmail  ou le nuage, et si vous avez votre propre serveur de messagerie avec votre nom de domaine d’entreprise. Je pense que ce sont des renseignements importants qu’un client devrait connaitre pour faire un choix ou avoir la possibilité de se retirer éventuellement de ces moyens de communication.   

DW : Il me semble que si vous tentez d’être clair concernant les rôles, les obligations et les risques, vous devez aborder ces choses-là. Il y a plusieurs choix. Vous pouvez les laisser de côté, mais je ne le recommanderais pas. Cependant, même si vous décidez de les aborder, vous avez réellement deux choix : le premier est de dire : voici les technologies que j’utilise dans ma pratique. J’ai développé ma pratique autour de ces technologies, alors, soit vous acceptez que je les j’utilise, soit vous ne me prenez pas comme avocat. L’autre possibilité est de dire: j’utilise toutes ces technologies, mais j’ai également une autre façon de faire certaines tâches. Si vous désirez exclure certains de ces éléments, je peux accepter et nous pouvons trouver d’autres façons de communiquer ensemble, plutôt que d’utiliser le courriel, par exemple, ou d’autres façons de traiter vos renseignements. 

PB : C’est l’information confidentielle d’un client que vous avez stockée. Vous êtes responsable de sa confidentialité. Une des choses que vos clients voudront savoir, c’est où l’information sera stockée. Est-ce dans un panier dans votre bureau? Est-ce dans un coffre-fort? Est-ce stocké électroniquement ailleurs? 

DW : Il semble juste de dire que le client devrait pouvoir choisir. Il peut être mal à l’aise, par exemple, d’avoir ses renseignements transmis d’un pays à un autre ou qu’ils soient stockés sur des serveurs dans un pays donné. Je ne sais pas s’il y a de bons ou de mauvais pays selon ce point de vue, mais il peut y avoir des cas particuliers, ou des affaires particulières, et il y a certains pays dans lesquels il est déconseillé de stocker vos renseignements personnels. Il peut être utile d’informer le client dans la mesure où vous vous-même savez où les renseignements seront stockés. 

PB : Donc, tu évoques deux points : (1) savoir où cette information sera stockée. Je sais qu’avec certains cabinets d’avocats et de parajuristes, le nuage informatique qu’ils utilisent peut être uniquement l’interface d’un service d’hébergement de données, ailleurs. Ils peuvent ne pas stocker de renseignements eux-mêmes, et sous-traiter le stockage à des serveurs qui se trouvent en Californie, à New York, en Angleterre, ou ailleurs.  

DW : Si vous utilisez un service comme Dropbox par exemple, ce qui semble être un des plus communs que les avocats utilisent, il y a une bonne chance que votre information soit effectivement stockée aux États-Unis. Alors, vous devez avoir cette discussion, ou, au moins, l’expliquer à votre client. C’est le meilleur des cas, parce que vous pouvez trouver cette information directement sur Dropbox. Si vous demandez à Google où sont leurs serveurs, ils ne vous le diront pas nécessairement ni lesquels ils utilisent. Si c’est un problème pour votre client dans une affaire particulière, il est préférable d’avoir cette discussion dès le départ plutôt qu’au moment où le client se plaint. 

PB : Le deuxième point, c’est que vous pourriez avoir un client particulièrement pointilleux par rapport à un pays dans lequel votre information sera stockée. Par exemple, vos clients peuvent avoir des biens aux États-Unis, ou faire l’objet d’enquête aux États-Unis, et ils pourraient ne pas vouloir que vous stockiez leur information confidentielle sur les serveurs dans ce pays.  

DW : Il faut aussi penser à la façon dont s’effectue le stockage des renseignements. Quel est le type de cryptage utilisé, comment l’information est-elle traitée, comment souhaitez-vous partager cette information avec un client?

PB : Je voudrais que le client sache si oui ou non l’information a été cryptée par une tierce partie. Par exemple, si je transférais mes renseignements dans un système de logiciel de gestion de la pratique dans le nuage, il ne fait aucun doute que si cette tierce partie faisait l’objet d’une perquisition quelconque, même si ces renseignements avaient été cryptés sur mon site et en chemin vers celui de la tierce partie, cette tierce partie divulguerait les renseignements. Le client pourrait aussi vouloir savoir si vous allez précrypter cette information avant de la télécharger dans le nuage informatique. C’est bon à mettre dans une convention de mandat. 

DW : Cela serait difficile à inclure dans une lettre d’engagement – sans rentrer dans trop de détails techniques– qui pourrait également changer si vous changez de services informatiques durant l’affaire. Ces genres de détails peuvent aussi changer. 

PB : C’est exact. Alors, vous pourriez leur décrire la façon dont l’information est stockée et comment vous allez accéder à ces renseignements plus tard. Par exemple, si un fichier est fermé, vos clients seront-ils capables d’accéder à cette information si elle est stockée quelque part? Y a-t-il des coûts liés à la récupération de cette information? Ce sont des points importants à inclure.

DW : Oui, vous ne le savez pas peut-être pas ou les réponses peuvent changer au fil du temps, mais si vous en avez l’occasion et si vous avez vraiment fait vos recherches en installant les technologies pour votre pratique, vous avez probablement une idée de ces coûts ou des considérations que vous voulez inclure. Bien que vous ne soyez pas capable de donner tous les détails à votre client, vous pouvez lui donner une idée de l’ampleur de votre utilisation de la technologie.  

PB : C’est exact. Et la convention de mandat ne doit pas nécessairement être coulée dans le béton. Selon le client que vous avez, vous pouvez faire preuve de souplesse et changer certaines parties en cours de route, selon les besoins du client. 

DW : C’est une excellente remarque. 

PB : La clé de tout ça, c’est la communication avec le client; c’est l’engagement; c’est sa compréhension de sa relation avec un avocat ou un parajuriste. 

DW : Il y a une échelle; certains peuvent être réticents, soit en raison de l’affaire ou à cause de leurs propres connaissances, à utiliser la technologie ou à consentir à l’utiliser de la façon dont vous voulez. Mais, vous aurez également des clients à l’autre extrême qui comprennent bien la technologie que vous utilisez, les gains en productivité que vous obtenez en l’utilisant et la possibilité que vous avez de partager avec eux l’information comme le partage de fichiers en ligne ou d’autres outils offerts par des produits de gestion de cas, pour qu’ils puissent rester à jour concernant les renseignements concernant leur affaire, sans qu’ils aient à vous contacter.    

PB : C’est une bonne idée de dire au client que vous utilisez cette technologie et qu’elle réduira vos coûts. Vous serez plus efficace. Vous utilisez la technologie, c’est l’une des exigences des avocats et des parajuristes. C’est également une bonne idée de leur dire quelle est votre politique de destruction des documents. 

DW : Oui. Vous devriez préciser comment vous allez faire. Si vous avez toutes les données électroniques sauvegardées là, qu’est-ce que vous allez faire avec, lorsque l’affaire sera terminée et comment allez-vous les stocker? Allez-vous les enlever des serveurs nuagiques si c’est là que vous les aviez stockées? Ou si vous les avez dans votre bureau, allez-vous les supprimer de vos disques durs?

PB : Voilà pour notre tour d’horizon sur les lettres d’engagement et les mandats de représentation. Merci David. 

DW : Merci Phil.

Explication des termes et concepts