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Les applications de prise de notes

Transcription d'un balado sur l’écriture des applications et comment cela fonctionne.

 Animateurs :   PB Phil Brown, DW David Whelan

PB : Bonjour, ici Phil Brown en compagnie de David Whelan. Aujourd’hui, nous allons parler des applications de prise de notes pour les tablettes, iPad et autres appareils similaires.

DW : Les avocats aiment écrire. Notre profession est très axée sur les documents et nous avons tous l’habitude d’écrire sur des blocs-notes jaunes ou de format légal. Comment transférer ces informations manuscrites vers un support électronique? Heureusement, il existe des façons très intéressantes de sauvegarder les informations manuscrites et conservées en format papier, en les transférant à un format électronique bien plus facile à exploiter, en cas de besoin, à une date ultérieure.

PB : D’accord. Je voudrais clarifier d’emblée que nous ne recommandons aucun produit en particulier. Nous allons bien sûr citer quelques-uns des produits les plus connus au début de notre conversation, mais uniquement pour illustrer qu’il existe de nombreuses solutions sur le marché, et que les membres de la profession doivent faire un choix éclairé, en fonction de leurs besoins.

DW : OK, parce qu’il existe des solutions adaptées à tous les besoins et à la façon dont chacun consigne l’information. Prenons pour commencer les cahiers de recherches, qui sont des outils où vous pouvez consigner des images et du texte, que vous pouvez par la suite synchroniser et organiser en ligne. Evernote, dont vous avez probablement entendu parler, et Microsoft OneNote en sont quelques exemples. Ces deux applications sont très légères et elles fonctionnent soit sur un navigateur Web (sur votre ordinateur ou tablette), soit sur votre téléphone et elles vous permettent de prendre des notes rapidement, puis de les synchroniser et de les intégrer à un cadre de travail plus global, comme un cahier électronique par exemple.

PB : D’accord. À titre d’exemple, j’utilise souvent Evernote pour prendre des notes sur mon téléphone ou mon ordinateur. Mes notes sont stockées ou entreposées sur Internet, et je peux ensuite les consulter à partir de tous mes appareils électroniques.

DW : Un des facteurs à prendre en compte lorsque vous commencez à prendre des notes électroniques est : êtes vous à l’aise avec un clavier? De nombreux appareils ont maintenant un clavier incorporé dont les touches s’affichent directement sur l’écran. Est-ce que vous préférez écrire à la main, comme moi? Mes doigts sont trop gros pour la plupart des touches à l’écran, donc je peux continuer à écrire à la main. La plupart des dispositifs offrent cette possibilité. Pour ma part, j’utilise une tablette Samsung. Elle me permet d’écrire à l’aide d’un petit stylet incorporé, ou directement avec mon doigt. Quels que soient la méthode et le type d’outil utilisé, par exemple Evernote ou OneNote, je peux ensuite sauvegarder l’image de mes notes manuscrites à l’écran, comme si je numérisais des notes prises sur un support papier.

PB : Je comprends. Et certains appareils prennent simplement l’image des notes manuscrites. Il existe certaines applications qui peuvent même convertir ces notes manuscrites en caractères typographiques.

DW : Oui, c’est assez impressionnant à voir. Je ne prétends pas avoir une écriture plus lisible que celle d’un médecin, mais l’application arrive malgré tout à déchiffrer mes notes. Comme elles sont converties immédiatement en caractères typographiques, je n’ai pas besoin de refaire deux fois le même travail. Si je partage l’information avec d’autres personnes, elles peuvent lire mes notes facilement et, au besoin, copier-coller des passages dans d’autres documents. 

PB : D’accord. Et le type d’applications un peu plus sophistiquées, si j’ose dire, sont celles qui permettent la prise de notes et l’enregistrement audio en simultané. Là, il suffit ensuite de cliquer sur les notes qu’on a faites pour pouvoir écouter le contenu audio qui est lié à ces notes.

DW : OK. C’est bien plus efficace que de se dicter des notes et les faire transcrire par la suite. Ça permet de convertir le contenu audio en texte immédiatement. 

PB : Voilà. Notability, par exemple, est une de ces applications et elle existe en versions iPad et iPhone. Je ne sais pas si elle existe dans d’autres versions.

DW : Même Evernote et Samsung S Note permettent l’enregistrement audio, mais pas la transcription. Ces deux applications sauvegardent l’enregistrement comme une note, pour qu’on puisse y avoir accès dans le même environnement que les notes écrites.

PB : Je comprends. Il y a aussi une autre application qui s’appelle NoteBook, conçue par la compagnie Circus Ponies. Elle est un peu plus chère, mais elle offre une fonctionnalité supplémentaire qui permet de faire un enregistrement audio et d’y ajouter des commentaires pendant l’enregistrement, de façon à pouvoir cliquer, par la suite, sur un commentaire ajouté pour réécouter cette partie précise de l’enregistrement.

DW : On peut aussi avoir la sensation du bon vieux papier. Il y a une appli qui s’appelle Papyrus, disponible sur Android et, je crois, sur iOS aussi. Elle a l’apparence et donne la sensation d’une feuille de papier, et on n’a qu’à écrire dessus. Contrairement à bon nombre d’outils de prise de notes sur lesquels on doit créer une nouvelle page et qui donnent la sensation de travailler sur un cahier, Papyrus « déroule » de façon continue, comme un long rouleau. Il existe donc de nombreuses possibilités d’adapter très précisément le processus de prise de notes électronique aux préférences de chacune et chacun en format papier.

PB : Bien sûr. Et nous n’avons pas abordé toutes les autres fonctionnalités qui existent. On peut créer des dossiers de couleur différente pour chaque type de notes. On peut aussi changer l’apparence du papier : beige ou blanc, taille légale ou normale, ligné ou non, à carreaux ou non. Les possibilités sont quasi illimitées.

DW : Deux options à considérer lorsqu’on choisit une application de prise de notes sont : la possibilité de synchroniser, et la possibilité d’exporter. Evernote, OneNote ou Google Keep sont des outils de prise de notes qui offrent la possibilité de synchroniser et stockent des copies ailleurs. On peut non seulement synchroniser avec un autre ordinateur, mais aussi créer une copie de sauvegarde des notes. De cette façon, si votre ordinateur ou téléphone ne fonctionne plus, vous avez quand même une copie du document. Quant à la possibilité d’exporter, si je prends des notes à l’aide de mon outil de prise de notes et que je désire les partager avec quelqu’un immédiatement, mais que je n’ai pas la possibilité de les exporter ou de les envoyer sous forme de courriel, je peux les sauvegarder en format PDF et envoyer ce fichier PDF à quelqu’un, qui pourra l’exploiter.

PB : D’accord. De plus, plusieurs de ces applications ont une fonction « import », par exemple Evernote. On peut importer des PDF et autres, et les annoter.

DW : Oui, c’est très utile.

PB : Donc nous avons parlé de tout juste quelques-unes des applis existantes. Il en existe probablement des centaines, selon le système d’exploitation que vous utilisez. Nous voulons simplement que les gens sachent qu’ils ne sont pas limités au papier crayon. Voilà, c’est tout pour nous à ce sujet. Merci, David.

DW : Merci Phil.

Explication des termes et concepts