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Le textage

Transcription d'un balado sur le textage et sur certains enjeux liés aux communications entre avocat et client, au cryptage et à la sauvegarde des messages. On y donne également des conseils pour renforcer la confidentialité de vos communications.

Animateurs :   PB Phil Brown, DW David Whelan

PB : Bonjour, ici Phil Brown en compagnie de David Whelan. Aujourd'hui, nous allons parler de textage. 

DW : Vous pensiez peut-être que le textage n'était que pour les adolescents, mais c'est une façon intéressante d'envoyer de courts messages d'une personne à une autre et c'est très commun chez les gens qui ont des téléphones intelligents et d'autres types d'appareils pour avoir des conversations rapides. Toutefois, ce mode de communication peut être très délicat pour les avocats. Leurs clients pourraient communiquer avec eux en utilisant la technologie à laquelle ils sont habitués sur leur téléphone intelligent, mais cela peut ne pas être des plus utiles pour les avocats. 

PB : Les messages textes, que l'on connait également sous le nom de « service de messages courts » ou « SMS », diffèrent légèrement du courriel à quelques égards. 

DW : Oui. Entre autres, le textage n’utilise pas la même application puissante que vous utilisez pour envoyer des courriels; vous perdez donc certaines fonctionnalités. La partie de base d'un message texte est évidemment le message et vous ne pouvez taper qu'un certain nombre de caractères. C'est donc un message abrégé. Il est possible de joindre des pièces au moyen de votre téléphone intelligent ou de votre appareil, comme une photo que vous avez prise. Vous pourriez la joindre à votre message SMS, puis l'envoyer à votre contact. 

PB : Vous pouvez aussi envoyer un court vidéo, mais parfois, lorsque vous tentez de joindre une vidéo à un message texte, le système abrège la vidéo et le destinataire ne reçoit que la moitié ou un quart de cette vidéo. Bien sûr, certaines personnes désactivent la fonctionnalité multimédia sur leurs téléphones pour éviter de recevoir des vidéos. Dans ce cas, les vidéos disparaissent parfois dans le cyberespace. Vous ne saurez jamais que cette vidéo n'a pas été reçue. 

DW : C'est une excellente remarque. Si vous n'avez pas activé les « données » ou si vous n'avez pas le bon forfait sur votre téléphone, même si vous pouvez envoyer et recevoir des messages, vous ne recevrez pas nécessairement les pièces jointes plus lourdes. 

PB : Oui, et un certain nombre de téléphones intelligents et autres appareils ont des applications de textage intégrées. 

DW : Dans la plupart des cas, lorsque vous allumez votre téléphone, vous pouvez téléphoner à d'autres personnes. Le téléphone sera également muni de quelque application de textage qui vous permettra de taper un message, puis de choisir une personne à qui l'envoyer parmi vos contacts, tout comme vous le feriez pour un appel téléphonique. 

PB : Tout comme les courriels et les télécopies, il est possible de les envoyer au mauvais destinataire. 

DW : Oui, et vous ne réaliserez probablement pas votre erreur à moins de retourner dans le message texte et de vérifier à qui le message a été envoyé. L'autre problème est que la plupart des applications de textage ne cryptent pas les messages, ce qui s’applique aussi aux téléphones Android et Apple. Lorsque vous envoyez un message texte, vous envoyez essentiellement un texte clair. Votre message peut donc être exposé au cours de la transmission. C'est probablement la même préoccupation de base qu'ont les avocats relativement aux courriels. Mais lorsque le message texte se rend à l'autre bout, si le téléphone est accessible à d'autres personnes ou a été perdu, d'autres personnes pourront voir ce message texte. 

PB : Nous devons également au moins mentionner que ces messages textes (tout comme les courriels) passent à travers les serveurs des entreprises, que ce soit le serveur de votre cabinet ou celui de votre fournisseur de téléphone cellulaire. Il y a donc plusieurs points de vulnérabilité. 

DW : Un appareil qui offre un environnement un peu plus complexe ou puissant pour le textage est le BlackBerry. Vous pouvez utiliser BBM ou la plate-forme de textage BlackBerry afin de transmettre des messages cryptés. Vous pouvez également utiliser ce qu'on appelle la fonctionnalité NIP à NIP sur BlackBerry. 

PB : Ce cryptage intégré protège l'information transmise d'un appareil à l'autre, même si elle passe par un fournisseur. Cependant, l'une des vulnérabilités potentielles est la clé de cryptage de BlackBerry qui, à ma connaissance, est essentiellement disponible pour le BlackBerry et peut déchiffrer vos messages à tout moment au cours de la transmission. C'est l'une des choses auxquelles il faut faire attention –votre fournisseur détient habituellement les clés, même s'il vous offre de crypter information, peu importe l'application que vous utilisez. 

DW : Une nouvelle tendance en ce qui concerne le textage sur les téléphones est le téléchargement d’une autre application pour remplacer l'application fournie par le fabricant du téléphone, que ce soit sur un téléphone iPhone ou Android. Ces applications offrent beaucoup plus de fonctionnalités et permettent d’envoyer des messages textes qui ressemblent beaucoup à des courriels. Elles sont plus puissantes, mais cela peut engendrer d'autres problèmes si vous envoyez ou recevez des renseignements relatifs à un client avec de telles applications. 

PB : Oui, il y a davantage de mains dans la pâte lorsqu’on utilise certaines applications tierces. Encore une fois, les renseignements possiblement confidentiels sont vulnérables ailleurs. 

DW : Si vous avez un adolescent, demandez-lui quelle application il utilise – il pourrait être préférable d'éviter ces applications. Certaines applications, comme textPlus, utilisent un serveur tiers pour le message et, si vous envoyez une pièce jointe comme une photo, ils utilisent un serveur supplémentaire qui n'utilise pas son propre nom de domaine pour stocker cette image. Vous répandez donc votre information dans plusieurs endroits différents. 

PB : Parlons aussi de communications avocat-client, ce qui représente traditionnellement l'un des points de vulnérabilité en ce qui a trait à la négligence en ce sens où un client pourrait affirmer qu'ils ont modifié les directives et que l'avocat n'a pas fait ce qu'ils ont demandé ou ce qu'ils lui ont dit de faire, etc. Parlons donc des copies de secours. 

DW : Si l'on présume que, dans la réalité, vous n'envoyez pas de messages textes à vos clients, l'une des choses que vous pouvez faire est ceci – vous pourriez finir par envoyer des messages texte à vos clients, mais, même si vous ne le faites pas, vous pouvez utiliser une application pour faire des copies de secours – une application pour sauvegarder les SMS – que vous pourrez trouver dans le magasin d'applications (des versions gratuites sont habituellement offertes), mais vous pouvez en acheter une si vous nécessitez certaines fonctionnalités. Ce type d'application vous permettra de faire des copies de secours des messages SMS ou textes que vous avez reçus. Ces copies de secours prendront la forme de fichiers textes que vous pourrez ensuite sauvegarder sur votre ordinateur. Donc, si le client dit : «Je vous ai envoyé un message texte et j'ai indiqué ceci...», et que ce n'est pas réellement le cas, vous aurez un fichier que vous pourrez montrer au client. Il n'est pas nécessaire que vous ayez répondu au message texte. 

PB : Certaines personnes ne voudront pas utiliser une application pour faire des copies de secours ou n'ont pas les capacités techniques pour installer la bonne application pour convertir les messages en fichiers textes, etc. Il y a donc d'autres options. 

DW : L'une des options est de prendre un instantané d'écran, tout comme vous pouvez le faire sur votre ordinateur. De cette façon, vous prenez une photo de ce qu'il y a sur votre écran. Ouvrez votre téléphone et visionnez le message texte du client, puis utilisez la fonctionnalité sur votre téléphone qui vous permet de prendre un instantané d'écran. 

PB : À mon avis, vous devriez aviser vos clients que vous ne prévoyez pas communiquer avec eux au moyen de messages textes, car il pourrait être difficile de faire le suivi des messages textes plus tard. Je suppose que, si vous en venez à une action en justice, vous pourriez obtenir une copie de ces messages auprès des compagnies de téléphone en leur signifiant une assignation, car toutes les compagnies de téléphone conservent un registre de tous vos messages textes. Aussi, puisqu'il s'agit de communication entre avocat et client, si vous recevez un message texte à l'occasion et que vous ne prenez pas un instantané d'écran ou ne conservez pas de copies de secours de vos messages textes, vous devriez au moins préparer une note de service et la verser au dossier ou l'envoyer au client pour confirmer ce qui a été discuté. 

DW : C'est une excellente idée. La communication entre avocat et client est une question importante et, plus vous communiquez avec vos clients, mieux c'est. Vous ne voudrez probablement pas envoyer de messages textes régulièrement et, si vous recevez des messages textes de vos clients, tentez de garder les choses aussi simples que possible, comme, oui, je vous téléphone à 15 h, ou des renseignements de base quant au moment où vous allez interagir avec eux au lieu de parler des détails de l'affaire en question. 

PB : Excellent. Merci beaucoup. 

DW : Merci Phil. 

Explication des termes et concepts