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Conseils pour les sites Web

Transcription d'un balado sur les sites Web des avocats et sur les risques de la création de relations avocat-client, avec conseils pour améliorer les fonctionnalités des sites.

Animateurs : PB Phil Brown, DW David Whelan

PB : Bonjour, ici Phil Brown en compagnie de David Whelan et aujourd'hui nous allons offrir quelques conseils sur les sites Web.

DW : Si vous avez un site Web pour votre cabinet, vous pouvez y publier toutes sortes de renseignements qui aideront les gens à vous trouver plus rapidement et à en apprendre plus long sur les types de services que vous offrez. C'est donc une bonne occasion d'avoir un outil qui travaille pour vous 24 heures par jour, car si les gens tapent un mot‑clé dans Google ou si un ami les dirige vers votre site Web, ils pourront rapidement s’informer sur vous.

PB : Il serait bon d'y indiquer les coordonnées de votre cabinet, les langues qui y sont parlées, les types de services que vous offrez, etc.

DW : Si vous avez d'autres contenus ou si vous tenez un blogue axé sur votre pratique ou votre domaine du droit, vous pourriez incorporer ce contenu à votre site Web. Si vous avez des bulletins et d'autres types de contenus, un site Web est une bonne façon de réutiliser le contenu que vous avez envoyé à vos clients ou à des clients potentiels par la poste ou en format papier en le publiant sur votre site Web également.

PB : Cela peut également faire partie de votre image de marque avec le nom de votre site Web. L'adresse pourrait être www.davidwhelan.com. Si vous avez votre propre nom de domaine, vous pouvez également établir un intranet à l'arrière-plan et permettre aux clients d'accéder à ce site qui n'est pas accessible au public.

DW : Exactement. C'est un bon exemple des ressources auxquelles tous les cabinets d'avocats ont maintenant accès, peu importe leur taille. Il n'est pas nécessaire d'être un grand cabinet pour avoir ce qu'on appelle un Extranet. Vous pouvez créer un endroit confidentiel auquel vos clients pourront accéder pour visionner les renseignements que vous voulez leur fournir ou partager des renseignements avec vous de façon confidentielle, peu importe la taille de votre cabinet.

PB : Parlons donc d'autres fonctionnalités que vous devriez incorporer à votre site Web et qui sont peut-être moins excitantes, comme un document sur les conditions d'utilisation.

DW : Vous devriez probablement publier divers documents sur votre site Web, comme votre avis relatif à la confidentialité des courriels. Il ne sera peut-être pas très efficace, car vous le mettrez probablement au bas de votre site Web, tout comme vous le faites dans vos courriels. Souvent, il est possible d'accéder à ces documents en cliquant sur un lien au bas du site Web, mais il demeure important de fournir ces renseignements afin d’indiquer clairement aux gens qui visitent votre site Web ce à quoi ils peuvent s'attendre de votre part et de l'information publiée sur votre site Web. Ces avis permettent également aux visiteurs de bien comprendre quels renseignements sont recueillis lors de leur visite, tant l'information donnée volontairement que les données recueillies, comme la date de la visite, d’où ils proviennent, etc.

PB : Il est donc utile d'indiquer dans vos conditions d'utilisation que l'information publiée sur votre site Web est fournie telle quelle, qu’elle pourrait ne pas être à jour et qu'il ne s'agit pas de conseils juridiques.

DW : Exactement. Je crois que le fait d’avoir un site Web public revient essentiellement à se tenir sur un coin de rue et souhaiter le bonjour à toutes les personnes qui passent par là. Et cela risque de donner l’impression à des personnes avec qui vous n’aurez pas vraiment interagi qu’il existe une relation avocat-client entre eux et vous.

PB : Lorsque nous disons « avocat », nous parlons également des parajuristes et des cabinets de services juridiques qui ont des sites Web. Donc, en ce qui concerne les autres documents, est-ce que l'énoncé de confidentialité qui figure normalement au bas d'un site Web s’applique?

DW : Eh bien, lorsque les gens visitent un site Web, ils laissent de l'information au sujet de l'endroit d’où ils proviennent. Ils laissent parfois de l'information au sujet de l'endroit où ils sont ensuite allés. Ils sont peut-être arrivés sur votre site Web après avoir tapé un mot-clé ou après avoir fait une recherche en particulier dans Google, et vous pouvez recueillir toute cette information. Il est habituellement recommandé d'aviser les gens que vous avez recueilli ces renseignements afin qu'ils comprennent quels types de renseignements sont recueillis sur votre site Web.

PB : C'est ça. Il y a également des avis au sujet de sujets comme la propriété intellectuelle, à savoir qui conserve ces renseignements et avec qui communiquer s'il y a un différend, etc. En ce qui concerne l'envoi de courriels à votre adresse Web, nous pouvons donner quelques conseils à ce sujet.

DW : Tu as fait une bonne suggestion, soit d'utiliser un formulaire pour les courriels. Je te laisse en parler. À mon avis, une autre bonne raison d’éviter d’indiquer votre adresse de courrier électronique sur votre site Web, est que cette adresse peut ensuite être recueillie par des gens qui pourraient ensuite vous envoyer des pourriels, ce qui augmente les problèmes qui pourraient vous être transmis par courriel, que ce soit un ver informatique, un virus ou quelque autre mauvaise information.

PB : Ce que je veux souligner c'est qu’il est recommandé d'utiliser un formulaire à remplir pour vous envoyer un courriel sur votre site Web au lieu d'indiquer votre adresse de courrier électronique seulement. C'est un formulaire que les gens doivent remplir pour communiquer avec vous. Ils doivent indiquer leur nom, leur adresse et comment vous pouvez les joindre. Ce type de formulaire les empêche de vous envoyer des pièces jointes, car, comme David l'a mentionné, ces dernières peuvent contenir des virus ou des logiciels malveillants. En utilisant un formulaire, vous évitez tout ça.

DW : L'autre avantage des formulaires est que vous pouvez y fournir un lien vers vos conditions d'utilisation, votre avis sur la confidentialité et toute autre clause de non‑responsabilité. Donc, même si les gens ne se sont pas rendus au bas de votre site Web et n'ont pas cliqué sur ces liens pour lire ces documents, lorsqu'ils remplissent votre formulaire, vous leur donnez une autre occasion de comprendre que vous n'avez pas établi une relation avocat-client.

PB : Sur votre formulaire de courriel, vous devriez indiquer aux gens qu'ils ne sont pas considérés comme des clients jusqu'à ce qu'ils aient retenu vos services en passant par les processus courants et qu'aucune information qu'ils vous envoient ne sera considérée comme confidentielle jusqu'à ce qu'une relation avocat-client soit établie.

DW : Excellent. 

PB : Cela évite également une situation de conflit d'intérêts. Il faut éviter qu'une personne vous donne des renseignements sur une affaire et établisse une relation avant que vous ayez vérifié s'il y a conflit d'intérêts. Vous devez également les protéger.

DW : Le nombre de personnes qui utilisent des sites Web pour interagir avec des avocats et leur demander de recouvrer des sommes ou d'effectuer des activités en leur nom alors qu'il s'agit en fait de fraude est à la hausse. Il y a des choses qui ne font que nuire à l'avocat et au compte en fiducie de l'avocat.

PB : De tels incidents se produisent beaucoup dernièrement. Les avocats de petits et moyens cabinets sont ciblés pour des fraudes pour la simple raison qu’ils ont une adresse de courrier électronique. Une personne leur envoie un courriel et affirme qu'une certaine personne leur a recommandé d’entrer en communication avec lui ou elle et a indiqué que l’avocat pourrait faire ce genre de travail pour elle. C’est de cette façon que ça commence. Il faut vraiment faire preuve de diligence lorsque vous vérifiez l'identité du client et remplissez les autres exigences en matière de vérification pour éviter d’établir une relation avec un fraudeur.

DW : L'utilisation d'un formulaire pour l’envoi de courriels peut également ralentir le fraudeur. S'il est en train de recueillir des adresses de courrier électronique pour communiquer avec des avocats et qu’il doit passer par votre formulaire, le fraudeur ne prendra peut-être pas le temps de le faire. C'est une fraude d'occasion. Le formulaire vous permet donc de vous protéger un peu plus. Et n’oubliez pas, si ça semble trop beau pour être vrai, c'est probablement le cas.

PB : C'est un bon conseil, car, vous savez, si vous êtes en affaires depuis 20 ans et qu'une personne communique avec vous pour recouvrer une somme alors que cela ne vous est jamais arrivé, et qu'elle affirme que vous n'avez rien à faire et que, tout d'un coup, vous recevez un chèque de 200 000 $ par la poste, vous devriez vraiment y penser deux fois et peut-être envisager de téléphoner à des gens pour voir s'il pourrait s'agir d'une fraude.

DW : Nous avons parlé de certaines politiques et de certains contenus que vous devriez publier sur votre site Web. Que penses-tu Phil de l'idée de rendre le site Web un endroit vraiment personnel, un endroit qui leur en apprend un peu plus long sur vous en tant que personne et non seulement en tant qu'avocat?

PB : Beaucoup d'avocats ont tendance à faire ça. Ils personnalisent le site Web et publient des photos moins formelles d’eux au bureau et ailleurs. C'est une bonne idée. Ça permet certainement de rendre l'avocat un peu plus abordable et accessible, mais le danger réside dans ce qu'il y a dans la photo. Quelle information cette photo contient‑elle? J'ai vu certains sites Web d'avocats où vous pouvez voir toutes leurs photos de famille à l'arrière-plan et parfois leurs enfants devant la maison. Il faut réaliser que cette information est publique et que n'importe qui peut y accéder. Il n'est pas très difficile de déterminer où vous habitez avec des photos de ce genre ou à quoi ressemblent vos enfants et c'est un danger dont il faut tenir compte.

DW : C'est un excellent point, Phil.

PB : L'autre chose dont il faut parler est d’éviter de publier des numéros de téléphone personnels plutôt que des numéros professionnels sur votre site Web, car une personne pourrait utiliser des outils de recherche inverse. Il n'est pas difficile de trouver où vous habitez. Et nous devrions peut-être parler de quelques aspects supplémentaires pour terminer, soit les mises à jour et pourquoi il est recommandé de les faire.

DW : Il est vraiment important de vous assurer que votre site Web est à jour. S’il ne l’est pas, les gens s’en rendront compte. Donc, si vous ne voulez pas garder votre contenu à jour, veillez au moins à ce que votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique et le reste de vos coordonnées soient exacts.

PB : Et qu'en est-il des avocats et des parajuristes qui n'ont pas de site Web à l'heure actuelle?

DW : Si vous n'avez pas de site Web, vous êtes dans la minorité, et c'est une bonne occasion maintenant de penser à tout cela. De cette façon, lorsque vous mettrez en ligne votre site Web et commencerez à l'utiliser pour trouver des clients, vous aurez déjà des conditions d'utilisation et un avis sur la confidentialité ainsi que les formulaires en place pour éviter d'être en retard ou de vous retrouver dans une position étrange.

PB : Merci, David.

DW : Merci Phil.

Explication des termes et concepts