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Audit technologique

Transcription d’un balado sur les audits technologiques, ce que c’est et comment ils vous aident dans votre pratique.

 Animateurs :    PB : Phil Brown,   DW : David Whelan

PB : Bonjour, ici Phil Brown en compagnie de David Whelan. Aujourd’hui, nous allons discuter des audits technologiques. 

DW : Que penses-tu qu’un audit technologique implique pour les cabinets d’avocats ? 

PB :  Je pense que pour la plupart des cabinets d’avocats, un audit technologique porterait sur le nombre d’ordinateurs au cabinet, le type de logiciels que le bureau a, et la façon dont est stockée l’information.

DW : Je pense que ces considérations résument bien ce que pourrait être un audit technologique. C’est une façon de faire l’inventaire de toute la technologie que vous avez. On fait ce genre de vérification pour être prêt au cas où on aurait besoin de mettre à niveau ou de faire des modifications ou de répondre à un client qui vous demande si vous pouvez faire quelque chose qui nécessite une technologie particulière.

PB :  Mais un audit technologique peut bien sûr couvrir davantage que cela. Il peut servir à parer aux éventualités en cas d’urgence et aussi à vous assurer que vous avez des politiques appropriées en place pour utiliser Internet en toute sécurité et savoir ce que votre personnel fait durant les heures de travail pour bien les superviser.  

DW : C’est une excellente remarque. Je pense que nous négligeons souvent les politiques ou que nous présumons que tout le monde les connait. Mais si vous utilisez la technologie avec votre personnel ou si vous êtes dans un service infonuagique et que vous utilisez des applications en ligne, vous pouvez commencer par une politique simple visant à assurer que tout le monde sait créer un mot de passe difficile à deviner. Ensuite, vous pouvez discuter des autres politiques qu’on retrouve dans de nombreux cabinets, par exemple sur l’usage approprié des courriels et d’Internet, et autres.

PB :  Certainement – et par exemple est-ce qu’il est possible de payer ses factures de câblodistribution ou d’accéder à divers réseaux sociaux à partir du bureau, ou encore de connecter un appareil ou un média apporté de la maison, comme une clé USB par exemple, à un des ordinateurs du bureau.

DW : C’est exact. C’est surprenant de voir toutes les lacunes que l’on peut trouver quand on fait un audit technologique. La vérification peut vraiment vous aider à comprendre un problème que vous pouvez régler et peut-être vous donner les moyens de savoir comment le régler.  

PB :  Alors il serait pertinent de dire qu’une des premières questions qu’un audit devrait poser est : « ai-je mis en place toutes les politiques pour protéger mon cabinet ? »

DW : Absolument.

PB :  J’ai brièvement mentionné la planification des mesures d’urgence, mais c’est évidemment une des raisons principales d’un audit technologique dans votre bureau. Dans l’éventualité d’un désastre à votre bureau – une apocalypse de zombies, par exemple, comment allez-vous remettre votre bureau en marche ?

DW : Bon, vous devez vous assurer d’avoir le logiciel et les numéros de série dont vous avez besoin pour tout réinstaller dans le cas où votre ordinateur tomberait en panne ou qu’une application particulière cesserait de fonctionner subitement. Et je crois que cela devient de plus en plus difficile. Vous n’achetez peut être déjà plus un disque réel contenant le logiciel, et si vous l’avez téléchargé à partir d’Internet ou l’avez installé, alors vous devriez vous assurer d’avoir une copie de sauvegarde de ce logiciel pour être capable de le réinstaller. 

PB :  Alors, il est très important d’avoir le logiciel de sauvegarde et des copies des licences. Je suppose que l’autre chose importante est, dans l’éventualité où votre bureau serait inondé ou qu’il y aurait un incendie, que ce logiciel soit entreposé dans un endroit sécuritaire ailleurs que dans votre bureau.

DW : Absolument, oui. Vous ne voulez pas récupérer ou restaurer une bande de secours pour découvrir que les logiciels dont vous avez besoin sont sur cette bande. Vous avez besoin d’avoir une bande de secours opérationnelle pour remettre votre système en état de fonctionner.

PB :  C’est exact. Donc, lors d’un audit technologique, il faudrait penser à certaines autres choses — aux questions d’usage, je suppose — par exemple : votre information est-elle stockée dans le service infonuagique ? Avez-vous des copies de secours sur place ou à l’extérieur ? À quelle fréquence faites-vous des copies de sauvegarde de votre information ? Ce genre de choses.

DW : C’est certain. Je pense que lors d’un audit technologique, il faut non seulement identifier si vous faites les choses de la bonne façon ou non, parce que l’utilisation de la technologie en pratique et par un avocat variera selon ses préférences, ses domaines de pratique, et ainsi de suite. L’audit technologique peut vraiment vous aider à mettre en évidence là où vous n’avez pas couvert l’essentiel plutôt que de vous dire de le faire d’une façon ou d’une autre. 

PB :  Exactement. En fait, l’audit technologique vous sert à vous à vérifier votre cabinet pour savoir quelles sont vos exigences techniques.   

DW : C’est ça. L’autre avantage d’un audit technologique, c’est de mettre en lumière les problèmes que vous savez que vous avez, mais que vous n’avez jamais vraiment résolus, et ça peut probablement vous aider à les prendre en note ou les expliquer pour trouver la nouvelle technologie qui comblera les lacunes.  

PB :  C’est exact. On pourrait donc se demander quels sont ses besoins en technologie pour les prochaines années et s’ils sont prévus dans le budget.

DW : C’est juste.

PB :  Ou encore, combien d’espace dans le disque dur ai-je utilisé l’année dernière, ou il y a deux ans ou trois ans. Y a-t-il une tendance qui indique que j’aurai besoin de prévoir plus d’espace de stockage dans le disque dur et que je devrais le prévoir dans le budget. De plus, il faudra décider du type de stockage – disques durs distincts dans le bureau ou services infonuagiques...

DW : C’est exact. Et quelques fois, on pense au nuage comme à une panacée pour planifier la technologie, parce qu’essentiellement on évacue ainsi beaucoup de problèmes de maintenance, d’installation de logiciel sur le disque dur ou de mises à niveau. Cependant, vous devrez quand même maintenir et connaitre les mots de passe, parce si vous avez un problème avec votre ordinateur et que vous ne pouvez pas revenir dans votre système parce que vous avez oublié vos mots de passe, alors vous serez bloqué. Ainsi, vous devez tenir compte de chaque élément, même s’il ne semble pas y avoir de problèmes de composantes technologiques, afin de vous assurer de couvrir tous les aspects.

PB :  C’est exact. De plus, l’audit technologique est une bonne occasion pour voir s’il y a eu des lacunes, par exemple un employé qui aurait quitté votre bureau et pour lequel vous auriez oublié d’invalider son mot de passe ou son accès aux ordinateurs à partir de la maison.

DW : Un des défis de l’audit technologique, c’est que vous pouvez réellement vous y perdre. Il y a beaucoup de choix. Par exemple, si vous voulez surveiller les changements dans les fichiers sur votre serveur, vous pouvez télécharger des applications qui vous aideront à le faire. Si vous voulez vérifier que vos serveurs de messagerie ou d’Internet restent en fonction, vous pouvez le faire. Si vous voulez trouver des services qui vous avertissent lorsque votre disque dur manque d’espace, c’est possible. Alors, à un moment donné, vous pouvez vous dire, bon, c’est trop de détails. Mais vous pouvez faire une vérification de haut niveau et identifier les problèmes, et alors, s’il y a un problème en particulier qui vous inquiète, vous pouvez chercher des outils ou des services pour vous aider à combler les lacunes. 

PB :  C’est exact. C’est important d’avoir des politiques en vigueur. C’est important d’avoir une vue d’ensemble de vos besoins pour la prochaine année ou plus. C’est également important de savoir ce que fait votre personnel et comment la technologie est utilisée, et ce qui est vraiment important, c’est de faire au moins un audit technologique chaque année.

DW : Je pense qu’une fois par année, c’est bon.

PB :  Si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez toujours engager un consultant pour faire l’audit technologique de votre cabinet, pour savoir quelles pourraient être vos exigences futures et voir comment vous vous en sortez avec vos politiques sur la sécurité et votre équipement informatique. 

DW : C’est certain. Et si vous planifiez un budget pour la technologie, cela peut en faire partie. Vous pouvez faire un budget pour engager ce consultant pour faire votre audit technologique. Il y a beaucoup de consultants qui seraient heureux de venir discuter avec vous pour identifier comment vous utilisez la technologie. Il y en a qui se spécialisent dans la technologie pour la profession juridique, et qui comprennent les problèmes liés à la confidentialité et à vos autres obligations.  

Par conséquent, si vous avez prévu ça au budget, ce peut être une excellente façon pour vous de ne pas trop vous inquiéter sur le plan de la technologie.

PB :  C’est exact. Voilà pour notre tour d’horizon sur les audits technologiques. Merci beaucoup David. 

DW : Merci Phil.

 

Explication des termes et concepts