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Paiement par carte de débit ou de crédit

Les avocats et les parajuristes peuvent conclure des ententes avec des institutions financières ou d’autres entreprises qui offrent des services de traitement de cartes de débit ou de crédit, sous réserve de certaines conditions. Les frais exigés par ces institutions ou entreprises sont considérés comme des frais d’exploitation de la pratique et ne doivent pas être facturés aux clients. Par conséquent, toute entente conclue par un avocat ou un parajuriste pour le traitement des paiements par carte de débit ou de crédit doit prévoir que tous les frais de service, escomptes et autres frais payables par l’avocat ou le parajuriste à son institution financière ou autre entreprise seront portés au compte général de l’avocat ou du parajuriste et que ces frais ne doivent pas être prélevés du compte en fiducie de l’avocat ou du parajuriste. Le client doit recevoir un crédit intégral pour le montant nominal payé à l’égard de la facture.
 
La confidentialité des renseignements sur les clients doit également être préservée lors de l’utilisation de cartes de débit ou de crédit. Le bordereau de vente par carte de débit ou de crédit émis par l’avocat, le parajuriste ou le cabinet au client peut indiquer le nom de l’avocat, du parajuriste ou du cabinet et son adresse, les mots « services juridiques », un numéro de dossier, tout autre code nécessaire, le montant et la date. La nature des services juridiques ne doit pas être indiquée. Les détails des services doivent être fournis au client de la manière habituelle.
 
Il est important que les avocats et les parajuristes tiennent compte du fait que les procédures de certaines institutions financières ou entreprises de traitement de cartes de débit et de crédit peuvent placer les avocats ou les parajuristes en contravention du Règlement administratif no 9. Certaines institutions ou entreprises exigent que les commerçants (y compris les avocats et les parajuristes) désignent un seul compte dans lequel les paiements par carte de débit ou de crédit doivent être déposés.

De plus, les frais facturés par l’institution financière ou l’entreprise de traitement des cartes de débit ou de crédit sont automatiquement débités de ce compte. Ce processus ne permet pas aux avocats ou aux parajuristes de recevoir à la fois les provisions et les paiements pour les honoraires ou débours facturés par carte de débit ou de crédit. Le paragraphe 7 (1) du Règlement administratif no 9 exige que les avocats et les parajuristes déposent les fonds reçus en fiducie (p. ex. les provisions) dans un compte en fiducie. De plus, le paragraphe 8 (2) du Règlement administratif no 9 interdit le dépôt dans des comptes en fiducie des fonds reçus par l’avocat ou le parajuriste au titre des honoraires pour lesquels une facture a été remise. Par conséquent, l’utilisation d’un seul compte à ces deux fins n’est pas autorisée. Les avocats et les parajuristes doivent discuter de cette question avec l’institution financière ou l’entreprise qu’ils utilisent ou qu’ils envisagent d’utiliser pour traiter les paiements par carte de crédit ou de débit. Si l’institution financière ou l’entreprise impose les restrictions ci-dessus, les avocats et les parajuristes peuvent seulement désigner leur compte général et peuvent donc seulement recevoir les paiements par carte de débit ou de crédit pour les honoraires ou débours facturés.
 
Certains avocats ou parajuristes souhaitent prendre les numéros de carte de crédit des clients par téléphone et traiter les paiements de cette façon. Bien que la signature du client sur le bordereau de vente soit la meilleure preuve de son consentement à utiliser ce service de paiement, l’acceptation des numéros de carte de crédit par téléphone pourrait être acceptable à condition que l’avocat ou le parajuriste ait remis la facture au client pour les services rendus avant de traiter le paiement par carte de crédit et que l’entente avec l’entreprise de traitement permette cette façon de faire. Pour les paiements traités de cette façon, il y a un risque que le client puisse prétendre que l’avocat ou le parajuriste n’était pas autorisé à traiter le paiement. Les avocats ou parajuristes qui choisissent de traiter les paiements en prenant les numéros de carte de crédit au téléphone devraient envisager la mise en place de mesures de protection supplémentaires afin d’éviter tout malentendu entre le cabinet et le client.

Ressources supplémentaires 

Paiement par commerce électronique
Guide de tenue de livres des avocats
Guide de tenue de livres des parajuristes

Explication des termes et concepts