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Exemple de note au client : information sur la facturation

À : [Nom du client]
Nom du dossier : [Nom du dossier]
Numéro du dossier : [Numéro de dossier]
Date : [date de la note]
 

HONORAIRES

Base de calcul des honoraires
Nos honoraires sont basés sur les éléments suivants :
  1. Les heures consacrées à votre dossier et les services qui ont été rendus
  2. Notre expérience et nos habiletés
  3. La complexité du dossier et vos risques financiers potentiels
  4. Le degré et le type de résistance rencontrée
  5. Le degré d’urgence pour faire le travail
  6. Les circonstances particulières, comme la perte d’autres mandats, le report d’un paiement ou l’incertitude de la rémunération (le cas échéant)
  7. Les résultats obtenus
 
Il est impossible de calculer avec précision ces éléments et nous n’avons pas tenté de le faire, sauf de manière générale, en ce qui concerne les heures consacrées au dossier. Nous avons appliqué le taux horaire standard qui est indiqué ci-dessous pour convertir les heures en montant d’argent. Les montants qui dépassent le nombre d’heures multiplié par les taux standards, ou qui y sont inférieurs, résultent de la pondération des autres éléments mentionnés ci-dessus.
 

Nos taux horaires

Des taux horaires standards sont facturés pour le travail effectué par les [avocats/parajuristes] et nos auxiliaires juridiques et pour le temps consacré à votre dossier. Nous enregistrons le temps consacré (dans notre système de comptabilisation du temps) au dixième d’heure près pour toutes les activités liées à votre dossier, y compris les conférences, les appels téléphoniques, les messages vocaux, les courriers électroniques, la préparation de la correspondance et des notes de service, la rédaction de documents, les recherches et le temps de déplacement. Chaque heure qui vous est facturée se fonde sur le travail réellement effectué dans votre dossier en particulier.

 
Les heures pendant lesquelles nous devons nous absenter du bureau pour votre dossier sont facturées au taux horaire standard. Le temps de déplacement comprend le temps passé au palais de justice ou le temps de participation à des conférences de règlement, à des réunions ou à des consultations en votre nom. Nous réduirons autant que possible les frais de déplacement et le temps passé au palais de justice, le cas échéant. Les frais de déplacement s’ajoutent aux honoraires de l’avocat ou aux honoraires de représentation juridique.

 
Voici nos taux horaires actuels :

[Avocat/parajuriste] n1        $ de l’heure
[Avocat/parajuriste] n2        $ de l’heure

Lorsque des [avocats/parajuristes] consultent d’autres [avocats/parajuristes] sur votre dossier, vous êtes facturé pour le temps des [avocats/parajuristes] concernés. La consultation entre [avocats/parajuristes] vise à décider de l’attribution des tâches dans des dossiers de plus grande envergure, de déléguer des tâches, de déterminer la stratégie et de consulter sur des questions juridiques.
 

Comparution devant le tribunal facturée à titre [d’honoraires d’avocat/de frais de représentation]

Si votre dossier comprend une poursuite judiciaire, les services rendus en cour et la participation aux conférences de règlement sont facturés sur la base des [honoraires d’avocat/frais de représentation], calculés à la journée plutôt qu’à l’heure. Cette méthode vise à tenir compte, en partie, de notre indisponibilité à l’égard d’autres clients pendant ces périodes et de la nécessité de réserver des périodes fixes pour les comparutions devant le tribunal. Lorsque notre présence n’est requise que pour une partie de la journée, les honoraires en tiennent compte.

 

Voici nos honoraires d’avocat et de représentation juridique actuels :
 
 [Avocat/parajuriste] n1                                  $ par jour

                        $ par demi-journée

[Avocat/parajuriste] n2                                      $ par jour

                         $  par demi-journée

Consultations facturées à taux fixes

Si votre rendez-vous ne porte que sur une consultation, par exemple pour obtenir des conseils sur un nombre limité de questions ou pour un deuxième avis, des frais de consultation forfaitaires vous seront facturés à l’issue de la consultation.

Il s’agit de taux réduits qui s’appliquent seulement si les honoraires sont payés au moment de la consultation. Les taux sont calculés sur la base du temps moyen consacré par les [avocats/parajuristes] à des consultations au cours de l’année la plus récente.
 
Les taux de consultation ne s’appliquent pas si vous retenez les services du cabinet pour effectuer du travail en votre nom ni si vous revenez pour une deuxième rencontre. Dans ce cas, nous vous enverrons une facture à nos taux horaires standards.

Voici nos taux de consultation standards :
 
[Avocat/parajuriste] n1               $ de l’heure
 
[Avocat/parajuriste] n2               $ de l’heure

Augmentation annuelle des taux

Nous augmentons parfois nos taux horaires et nos [honoraires d’avocats/frais de représentation], afin de faire face à la hausse des couts et de tenir compte de notre expertise en la matière. Ce mandat de représentation est assujetti à notre droit d’effectuer des ajustements semblables si les circonstances devaient changer de nouveau. Sauf avis contraire, nos taux augmenteront annuellement d’un maximum de ____%.

 

EXPERTS

Dans certains cas, il peut nous être nécessaire de consulter des experts externes pour votre dossier. Dans de tels cas, nous demandons généralement à nos clients de traiter directement avec l’expert et de prendre eux-mêmes des dispositions de paiement avec l’expert.
 
Ce contact direct a également l’avantage d’éviter les dédoublements et de réduire les couts.
 

DÉBOURS

Frais pour dépenses remboursables

Les débours sont des dépenses remboursables, comme les suivantes :

  • Frais de messagerie, d’impression, de photocopie ou de numérisation de documents papier au cout de ____ $ par page

  • Appels interurbains

  • Transmissions par télécopieur au cout de ____ $ par page à envoyer, ____ $ par page à recevoir

  • Frais d’affranchissement

  • Frais de dépôt au tribunal

  • Frais de stationnement

  • Transcriptions d’interrogatoires

  • Frais de comptables et d’autres experts, le cas échéant


Vous trouverez ci-joint une copie du barème des droits exigés par la Cour supérieure de justice [ou un autre tribunal] pour la délivrance de documents par cette cour et le dépôt de documents auprès de cette cour. Ces éléments sont indiqués séparément dans nos relevés de compte et vous sont facturés au prix coutant, en plus des honoraires.
 

PROVISION
             

Vous devez verser une provision afin que nous commencions et continuions à vous servir

La provision est un montant versé à notre cabinet en fiducie, pour dépôt à votre crédit, étant entendu qu’il servira à régler nos comptes pour services juridiques fournis et débours engagés lorsque le compte sera émis. La provision est une source de paiement pour votre compte. Nous nous attendons à ce que vous fournissiez et remplaciez la provision sur demande, au fur et à mesure qu’elle est utilisée, afin que nous ayons toujours suffisamment d’argent en fiducie pour payer les services juridiques fournis et les prochaines étapes nécessaires. Nous ne travaillerons pas sur votre dossier jusqu’à ce que vous fournissiez une provision ou que vous la remplaciez lorsqu’elle est épuisée.
 
La provision n’est pas un montant fixe ou une estimation du cout de votre dossier. Vous êtes responsable des honoraires et débours non couverts par la provision initiale ou de remplacement. Bien entendu, toute portion inutilisée de la provision vous sera remboursée lorsque nous aurons terminé notre travail pour vous.
 
Le montant de la provision ne doit pas être considéré comme une estimation du cout de l’achèvement du travail dans votre dossier particulier. À ce stade, avant de clarifier les enjeux et de connaitre le degré de résistance à offrir, nous ne pouvons prédire la quantité de travail à accomplir ni le temps nécessaire pour l’accomplir.
 
Si nous amorçons des négociations en votre nom, notre provision habituelle est de _______________$. Si nous commençons un litige en votre nom, notre provision habituelle se situe entre __________$ et __________$, selon l’urgence de la situation et la complexité du dossier. Si votre affaire est déjà en litige, la provision peut être plus élevée, surtout s’il y a beaucoup à faire ou si l’affaire est urgente.
 

COUT DES SERVICES JURIDIQUES

Estimation du cout des services juridiques

En général, les clients veulent savoir « combien tout ceci va-t-il couter ? ». C’est une question raisonnable. Cependant, il n’est pas possible d’estimer avec précision les couts à l’avance dans certains cas. De nombreux facteurs importants qui influent sur les couts nous sont inconnus, et échappent même à notre contrôle, y compris la réaction et les tactiques de l’autre partie, le nombre de questions en litige dans votre affaire, le temps nécessaire pour résoudre toutes les questions, la complexité de l’affaire, les nouvelles questions qui pourraient surgir et la possibilité de régler l’affaire sans passer par le tribunal.
 
Dans certains cas, les questions juridiques changent pendant que nous travaillons pour vous. De nouveaux problèmes peuvent surgir et les problèmes existants peuvent devenir plus complexes. Nous considérons qu’il est de notre devoir de fermer votre dossier aussi rapidement et économiquement que possible, tout en protégeant vos intérêts.
 
Même s’il est difficile de prédire les frais juridiques dans votre affaire pour les raisons susmentionnées, nous tenterons de vous donner une estimation du cout des services juridiques en fonction de certaines hypothèses. Vous recevrez un devis personnalisé sous pli séparé. Toutefois, sachez que si les hypothèses changent et que de nouveaux développements surviennent, il est possible que l’estimation des couts ne tienne plus. Nous vous le rappellerons de temps à autre et tenterons de corriger nos estimations au fur et à mesure.
 

RELEVÉS DE COMPTE

Vous recevrez une facture le ____ de chaque mois

Nous préparons des relevés de compte intérimaires sur une base régulière, habituellement le ______ du mois, pour les honoraires et les débours. S’il y a beaucoup d’activités dans votre dossier, particulièrement si nous sommes en cour pour vous, il est possible que nous vous envoyions un relevé de compte plus fréquemment.
 
En partie, cela vise à vous tenir au courant du cout de l’affaire en tout temps. Dans notre expérience, pour la plupart des gens, le cout de l’affaire influencera les décisions qu’ils prendront concernant la prochaine étape et leur réponse à l’autre partie. Le montant des honoraires indiqués sur les relevés de compte intérimaires se fonde généralement sur le temps consacré au dossier. Cependant, le montant peut comprendre des charges supplémentaires basées sur les autres éléments mentionnés ci-dessus.


Relevés de compte envoyés par courriel

Nous envoyons les relevés de compte par courriel, si cela est possible. Si nous ne pouvons pas vous les envoyer de cette façon, veuillez nous le faire savoir.

 

Modalités de paiement

Nous acceptons le paiement des honoraires et débours par carte de crédit, et vous pouvez considérer cela comme une alternative pour régler vos comptes en souffrance avec nous, ou pour fournir ou remplacer la provision.
 

INTÉRÊTS [POUR LES COMPTES D’AVOCATS SEULEMENT]

Le compte doit être payé lorsque le relevé est envoyé. Si le compte n’est pas payé dans les 30 jours, des intérêts seront imputés au solde impayé au taux permis par la Loi sur les procureurs et seront indiqués sur le relevé de compte. (Ils commenceront à courir à compter de la date du compte jusqu’à la date du paiement).


 COUTS DE REPRODUCTION DU MATÉRIEL DÉJÀ FOURNI

Nous vous tiendrons au courant de l’évolution de votre dossier. Nous vous ferons parvenir des copies électroniques ou papier de toute correspondance, actes de procédure, autres documents judiciaires et rapports pertinents. Il est important de conserver ce matériel et il est dans votre intérêt de le conserver de façon organisée. Si vous avez besoin de copies papier ou électroniques supplémentaires de la correspondance ou des actes de procédure, nous pouvons vous les fournir selon nos tarifs habituels pour l’impression, les photocopies ou la numérisation. Nous vous suggérons de conserver la correspondance dans un dossier et les actes de procédure et autres documents judiciaires dans un autre dossier et tous les documents en ordre chronologique.

 
TERMINER NOTRE TRAVAIL POUR VOUS

Vous pouvez mettre fin à nos services à tout moment

En tout temps, vous pouvez mettre fin à nos services en nous donnant un avis écrit et en payant tout solde dû. Si les documents judiciaires indiquent que le cabinet est votre représentant légal, les dossiers judiciaires doivent être officiellement modifiés par écrit. Habituellement, nous pouvons déposer un document que vous avez signé afin d’indiquer au tribunal et à l’autre partie que nous ne sommes plus vos [avocats/parajuristes].

 

Nous pouvons mettre fin à nos services dans certaines circonstances

Sous réserve de notre obligation d’assurer des normes de conduite professionnelle adéquates, nous pouvons également mettre fin à la relation [avocat-client/parajuriste-client]. Si cela devait se produire, nous le ferons par écrit et nous vous aiderons à transférer votre dossier, le cas échéant.
 
Voici certaines des circonstances qui peuvent nous amener à mettre fin au mandat de représentation :
 

  • Nous n’arrivons pas à recevoir des instructions de votre part

  • Vous avez perdu confiance en nos compétences ou nos conseils

  • Un conflit d’intérêts est apparu

  • Nous ne pouvons accepter vos instructions pour des raisons éthiques

  • Vous nous avez induits en erreur sur un point substantiel ou nous avez menti

  • La provision n’a pas été fournie ou remplacée

  • Votre compte est impayé depuis 30 jours et aucune entente mutuellement acceptable n’a été conclue

 
Si nous devons prendre des mesures juridiques pour mettre fin à notre mandat ou pour recouvrer l’argent qui nous est dû, le temps pour ce faire sera ajouté à votre facture.
 
Si vous avez des questions sur notre politique de facturation, veuillez nous en aviser dès maintenant afin d’éviter tout malentendu à l’avenir.
 

 
Date du document

Explication des termes et concepts