Saisie de dépôt à distance

Lorsqu’il utilise un appareil mobile, comme un téléphone intelligent ou une tablette pour déposer des chèques, l’utilisateur doit télécharger l’application mobile de son institution financière sur son appareil (« appli de SDD »). L’utilisateur prend ensuite une image numérique (p. ex., une photo ou numérisation) avec son appareil portable du recto et du verso du chèque puis l’envoie par voie électronique à son compte d’institution financière par le biais de l’appli de SDD.

Les avocats et les parajuristes devraient tenir compte des risques associés à l’utilisation d’appareils mobiles pour déposer des chèques à distance, comme les risques liés à la sécurité, à l’accès et à la confidentialité des SDD. Voici certains des risques les plus communs en la matière :
 

1. Périodes de rétention. Les avocats et les parajuristes devraient être conscients que la capacité de déposer des chèques à l’aide d’une appli ne signifie pas que les fonds sont irrévocables. Il y aura une période de rétention avant que les fonds soient accessibles pour déboursement. Il peut se passer quelques jours avant que le chèque soit traité par l’institution financière. Par conséquent, les avocats et les parajuristes devraient vérifier la durée de cette période auprès de leur institution pour les chèques déposés avec une appli de SDD mobile et s’assurer que les chèques sont traités avant de retirer les fonds.

 

2. Présentation de nouveau chèque. Il y a toujours un risque que des erreurs se glissent dans une appli de SDD. Par exemple, un chèque peut être déposé par accident deux fois causant une surestimation des fonds déposés dans un compte. Cela peut se produire de différentes façons : le chèque papier pourrait être envoyé deux fois par erreur avec l’appli de SDD, ou déposé par l’appli de SDD mobile puis déposé physiquement dans la même institution ou dans une autre. Dans ces situations, il y a un risque que l’avocat ou le parajuriste ne se rende pas compte de l’erreur et utilise ou vire les fonds déposés, exposant ainsi son compte à un découvert avant que l’erreur ne soit relevée et corrigée par l’institution.

 

3. Risques de fraude. Les avocats et les parajuristes devraient être conscients du risque de fraude en matière de dépôts mobiles de chèques dans des comptes. Par exemple, les avocats et les parajuristes peuvent s’exposer à une fraude d’identité si leur appareil mobile n’est pas protégé par un mot de passe ou un mécanisme de verrouillage biométrique et est volé par une personne qui a les coordonnées personnelles de l’avocat ou du parajuriste ou peut y avoir accès. Si cette personne obtient l’accès à l’information sur l’appareil mobile de l’avocat ou du parajuriste, elle pourrait ouvrir une session dans l’appli de SDD mobile de l’institution financière et retirer les renseignements sur le compte de l’avocat ou du parajuriste. Ce risque peut être accru si l’avocat ou le parajuriste :

       ○ emmagasine l’information sur les paiements ou les mots de passe dans un portefeuille numérique
         sur l’appareil mobile qui n’est pas bien protégé,
       ○ utilise des connexions Wifi publiques quand il fait un dépôt à distance. 

Pour mieux comprendre comment bien protéger leurs appareils mobiles contre de tels cybercrimes, les avocats ou les parajuristes peuvent consulter les balados sur la technologie du Barreau.
 

Avant d’utiliser une méthode de SDD, les avocats et les parajuristes devraient :

• Examiner les modalités de l’accord de leur institution financière concernant l’utilisation de leur appli de SDD. En particulier, les avocats et les parajuristes doivent examiner les obligations, les déclarations, les garanties et les indemnités que l’avocat ou le parajuriste et l’institution financière sont tenus de fournir en vertu des modalités de l’accord. Ces modalités doivent informer les avocats et les parajuristes de leurs responsabilités dans l’utilisation de l’appli de SDD mobile, y compris, par exemple, le traitement des chèques, les limites de dépôt, les frais de service, la disponibilité des fonds et la destruction des chèques.
• Revoir leur police d’assurance responsabilité professionnelle ou consulter leur assureur pour s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes de couverture liés à l’utilisation de la SDD.

Un bordereau de dépôt n’est pas automatiquement créé à l’aide d’une appli de SDD mobile. Toutefois, un document source original contenant les renseignements requis peut être fourni par l’intermédiaire de l’historique des opérations de dépôt faites par l’appli de SDD mobile.

L’historique des opérations de dépôt contiendra la plupart des renseignements que les avocats et les parajuristes sont tenus de consigner sur le bordereau de dépôt, qu’ils peuvent imprimer ou conserver sous forme de copie électronique. Toute information requise sur le bordereau de dépôt mentionnée ci-dessus qui n’apparait pas dans l’historique des opérations (c’est-à-dire la source du reçu, le nom du client, etc.) doit être ajoutée au dossier et ensuite déposée.
 

Les avocats et les parajuristes devraient conserver les chèques originaux déposés jusqu’à ce qu’ils aient procédé au rapprochement des comptes fiduciaires ou des comptes bancaires généraux du mois en question. Les chèques déposés à l’aide d’une appli de SDD mobile doivent être copiés ou numérisés en format PDF pour référence ultérieure. De plus, les avocats et les parajuristes devraient tenir compte des exigences de leur institution financière de dépôt à distance en matière d’accord sur la conservation, la protection et la destruction des chèques déposés.