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Espèces – Reçus, livres et registres

  • 1. Puis-je refuser une somme en espèces de mon client ou d’autres personnes?
    Oui. Ni le Code de déontologie des avocats, ni le Code de déontologie des parajuristes, ni les règlements administratifs ne précisent qu’un titulaire de permis est tenu d’accepter des sommes en espèces. Cette décision revient à l’avocat, au parajuriste ou au cabinet. Les titulaires de permis devraient envisager de communiquer les modes de paiement acceptables au client au début du mandat et de l’indiquer dans leur convention de mandat. 
  • 2. Si j’accepte des sommes en espèces conformément au Règlement administratif no 9, y a-t-il d’autres exigences en matière de tenue de registres ou de préparation de rapports?

    Oui. Le titulaire de permis qui choisit d’accepter des sommes en espèces doit tenir un livre de duplicata de reçus et chaque reçu doit indiquer :

    • la date à laquelle l’argent comptant a été reçu;
    • la personne qui a remis l’argent comptant;
    • la somme versée en argent comptant;
    • le client pour qui l’argent comptant a été versé;
    • tout numéro de dossier à l’égard duquel l’argent comptant a été versé.
     

    Le reçu doit également porter la signature du titulaire de permis ou de la personne qu’il a autorisée à recevoir de l’argent comptant ainsi que la signature de la personne qui a remis l’argent comptant.

    De plus, vous devez indiquer la méthode de réception des fonds (c.-à-d., qu’il a été remis en espèces) dans le livre-journal de reçus de fiducie ou le livre-journal de reçus généraux, selon le compte dans lequel l’argent a été déposé.

  • 3. Y a-t-il un format exigé pour les registres que je dois conserver pour les sommes en espèces reçues? Y a-t-il un modèle?
    Il n’existe aucun format prescrit ni modèle pour ces registres additionnels. En ligne, vous trouverez des lignes directrices et des exemples de format pour les livres de duplicata de reçus pour montants en espèces et les livres-journaux de reçus de fiducie et de reçus généraux dans les guides de tenue de livres pour avocats et pour parajuristes.
  • 4. Les exigences supplémentaires en matière de tenue de registres s’appliquent-elles à la réception de toute somme en espèces?
    Oui. Chaque fois qu’un titulaire de permis reçoit une somme en espèces, il doit inscrire cette somme dans son livre de duplicata de reçus pour montants en espèces et dans le livre-journal de reçus de fiducie et de reçus généraux, selon le compte dans lequel l’argent a été déposé.
  • 5. Pendant combien de temps les registres additionnels pour les sommes versées en espèces doivent-ils être conservés?
    Le titulaire de permis doit conserver le livre de duplicata de reçus pour montants en espèces et le livre-journal de reçus généraux pour la période couvrant au moins les six années qui précèdent immédiatement la fin de son dernier exercice financier. Le titulaire de permis doit également conserver le livre‑journal de reçus de fiducie pour la période couvrant au moins les dix années qui précèdent immédiatement la fin de son dernier exercice financier. Pour en savoir plus, voir l’art. 23 du Règlement administratif no 9.
  • 6. Que dois-je faire si la personne qui verse une somme en espèces refuse de signer le reçu comme l’exige le Règlement administratif no 9? M’est-il alors interdit d’accepter l’argent?
    Lorsqu’un titulaire de permis reçoit de l’argent comptant, il est tenu de faire des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui a versé l’argent comptant. S’il ne réussit pas à obtenir une signature après avoir déployé des efforts raisonnables pour en obtenir une, le titulaire de permis peut tout de même accepter l’argent. Cependant, selon les circonstances, le titulaire de permis devrait se méfier d’accepter de l’argent comptant d’une personne qui refuse de signer un reçu.

    S’il décide d’accepter l’argent comptant, le titulaire de permis devrait clairement indiquer dans ses notes que la personne qui a fourni l’argent a refusé de signer le reçu. Le titulaire de permis devrait également vérifier s’il y a un risque qu’il contribue ou pourrait contribuer à la commission d’une fraude ou autre conduite illicite, et déterminer s’il doit se prévaloir de son obligation de se retirer du dossier, au besoin, si l’article 24 du Règlement administratif n° 7.1 l’exige.
  • 7. Quelles mesures constituent des efforts raisonnables pour obtenir la signature de la personne qui fournit une somme en espèces?
    Le titulaire de permis devrait envisager d’expliquer à la personne qui fournit une somme en espèces :
     
    • les obligations du titulaire en vertu du Règlement administratif n° 9;
    • l’obligation du titulaire de permis de veiller à ne pas contribuer à la commission d’une fraude, au blanchiment d’argent ou à une autre activité illicite.

    Si la personne refuse toujours de signer le reçu après cette explication, le titulaire de permis s’est acquitté de son obligation en vertu du Règlement administratif no 9 et peut décider d’accepter ou de refuser la somme en espèces. Le titulaire de permis doit consigner au dossier les efforts qu’il a déployés pour obtenir la signature de la personne qui a fourni une somme en espèces.
  • 8. Le paiement initial que j’ai reçu était en espèces et maintenant un remboursement est requis. Comment puis-je rembourser de l’argent comptant?
    L’alinéa 6 d) du Règlement administratif no 9 permet aux titulaires de permis d’accepter de l’argent comptant pour le paiement des honoraires, des débours ou des dépenses, pourvu que tout remboursement à partir de ces reçus soit fait en espèces. Bien que le règlement administratif ne prescrit pas de méthode pour retirer de l’argent comptant du compte en fiducie ou du compte général, la méthode la plus simple pour un titulaire de permis consiste à remplir un bordereau de retrait en personne à l’institution financière. Aux fins de ses registres financiers, le titulaire de permis devrait obtenir un duplicata du bordereau de retrait sur lequel le numéro de dossier du client et l’objet du retrait sont inscrits. Cette méthode offre la meilleure piste de vérification.

    Il est interdit aux titulaires de permis de faire un chèque tiré sur un compte en fiducie payable « en espèces » ou au « porteur », si titulaire de permis a correctement codé sa carte bancaire afin de pouvoir effectuer des dépôts seulement, il ne devrait pas pouvoir retirer des fonds d’un compte en fiducie au moyen d’un GAB. Bien qu’il ne soit pas interdit de retirer de l’argent du compte général en utilisant ces méthodes, l’utilisation d’un bordereau de retrait à l’institution financière demeure la meilleure méthode.

    Si le titulaire de permis n’est pas à l’aise de retirer de l’argent directement de son compte en fiducie, il peut retirer de l’argent de son compte général et se rembourser au moyen de la fiducie, comme le permet le Règlement administratif no 9. Que les fonds pour le remboursement en espèces proviennent du compte en fiducie ou du compte général, le titulaire de permis devrait demander à la personne qui reçoit l’argent de signer un reçu. Si la personne qui reçoit l’argent refuse de signer un reçu, l’avocat ou le parajuriste devrait s’assurer qu’un témoin est présent afin de documenter la remise de l’argent comptant à la personne.

Dernière mise à jour : janvier 2022

Explication des termes et concepts