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Livres et registres

  • 1. Quels registres le Barreau exige-t-il que je maintienne pour ma pratique?

    Le Règlement administratif no 9 établit les exigences de tenue de registres du Barreau.

    L’article 18 énumère les registres financiers minimums que vous devez tenir pour consigner tous les encaissements et décaissements de fonds en fiducie et autres et d’autres biens en rapport avec votre pratique. L’article indique les détails requis dans ces registres. Les duplicatas de reçus détaillés doivent indiquer pour chaque article la source des fonds, le client concerné et le montant. Vous trouverez de plus amples renseignements sur les télévirements de fonds en fiducie et les formulaires d’autorisation de retrait Teranet aux articles 12 et 15 du Règlement administratif no 9 respectivement.
     
    L’article 20 décrit les registres supplémentaires que les avocats doivent conserver s’ils détiennent des hypothèques en fiducie, soit directement, soit par l’intermédiaire d’une personne ou société liée, et le paragraphe 24 (1) énonce les registres supplémentaires que les avocats doivent conserver dans le dossier du client s’ils agissent pour un prêteur ou reçoivent des fonds d’un prêteur, sauf si l’opération relève de l’une des exceptions du paragraphe 24 (2).

  • 2. Pendant combien de temps dois-je conserver mes dossiers financiers pour mes comptes en fiducie et généraux?

    Selon le paragraphe 23 (2) du Règlement administratif no 9, les registres suivants doivent être conservés pendant au moins les dix exercices financiers complets qui précèdent immédiatement le dernier exercice financier :

    • Un livre-journal des reçus de compte en fiducie [par. 18 (1)]
    • Un livre-journal des décaissements de fonds [par. 18 (2)]
    • Un grand livre des clients [par. 18 (3)]
    • Un état comparatif mensuel du total des soldes des comptes en fiducie et du total des soldes des fonds détenus en fiducie pour les clients [par. 18 (8)]
    • Un état de tous les biens [par. 18 (9)]
    • Les relevés bancaires ou livrets de banque, les chèques encaissés et les doubles des bordereaux de dépôt de tous les comptes en fiducie et comptes généraux [par. 18 (10)]
    • Les demandes de télévirement de fonds en fiducie et les confirmations de télévirement de fonds en fiducie imprimées et signées [par. 18 (11)]
    Le paragraphe 23 (1) du Règlement administratif no 9 exige que le reste des registres couvrent les six exercices financiers complets précédant la date à laquelle s’est terminé le dernier exercice :
    • État des virements de fonds entre les comptes du grand livre des clients [par. 18 (4)]
    • Un livre-journal de fonds généraux [par. 18 (5)]
    • Un livre-journal des décaissements généraux [par. 18 (6)]
    • Un livre des honoraires ou un dossier chronologique des factures [par. 18 (7)]
    • Autorisations de retrait par Teranet signées et les confirmations de retrait par Teranet imprimées et signées [par. 18 (12)]
    • Duplicatas de reçus [par. 19 (1)]

    Les avocats et les parajuristes devraient également tenir compte des articles pertinents de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada), car certains articles pourraient imposer des exigences supplémentaires.

  • 3. À quelle fréquence dois-je enregistrer des opérations afin de tenir à jour mes livres et registres financiers?

    Le paragraphe 22 (1) du Règlement administratif no 9 exige que les données des registres financiers soient saisies et reportées de façon à être continuellement à jour. Le Barreau a toujours exigé que les données soient saisies au moins une fois par jour. Toutefois, il peut être prudent d’effectuer les écritures et les reports immédiatement si vous transférez électroniquement des fonds en fiducie. Voir l’article 12 du Règlement administratif no 9 pour les exigences concernant les transferts électroniques de fonds en fiducie.

  • 4. J’ai fait une erreur dans mes dossiers financiers. Que devrais-je faire?

    Toutes les erreurs doivent être corrigées immédiatement après leur découverte. Pour éviter toute confusion par la suite, les détails de l’erreur, la façon dont elle s’est produite et les mesures prises pour corriger l’erreur doivent être clairement documentés. En cas d’erreur bancaire, vous devriez demander une lettre de la banque pour confirmer la correction et la conserver dans vos dossiers. Il est généralement plus facile de recevoir cette lettre immédiatement qu’à une date ultérieure. Si vous utilisez un système de comptabilité électronique, vous devez vous assurer que vos rapports indiquent toutes les écritures et non seulement celles qui ont été corrigées.

  • 5. Que sont les « comparaisons » et les « rapprochements »? Pourquoi et quand dois-je les faire?

    Un rapprochement est un processus utilisé pour s’assurer que le solde indiqué dans vos registres comptables pour votre compte en fiducie concorde avec le montant indiqué dans les registres de l’institution financière. Un rapprochement approprié vous donne une certaine assurance qu’il n’y a pas eu d’erreurs de traitement en ce qui concerne les fonds du compte et vous donne une idée de l’exactitude de vos registres. Chaque mois, vous recevrez un relevé de votre institution financière indiquant toutes les opérations traitées par l’entremise du compte au cours du mois, ainsi que le solde du compte à la fin du mois. Vous devez vous assurer que vos dossiers concordent avec le relevé bancaire, après avoir tenu compte des chèques non encaissés, des erreurs bancaires, des erreurs d’écriture et des dépôts retardés le dernier jour du mois.

    Une fois que vous avez rapproché les registres de votre compte en fiducie avec les relevés bancaires pour le compte en fiducie, vous devez préparer une liste, à partir de votre registre de fiducie de client, de tous vos clients ayant des soldes de fiducie à la fin du mois correspondant et additionner ces soldes. Ce total doit ensuite être comparé au solde du rapprochement de votre fiducie. Si ces deux montants ne concordent pas, vous devez déterminer la raison de tout écart. Tout solde en fiducie d’un client qui est à découvert doit faire l’objet d’une enquête et être corrigé immédiatement.

    Les paragraphes 18 (8) et 22 (2) du Règlement administratif no 9 exigent que les rapprochements et les comparaisons de tous vos comptes en fiducie soient préparés mensuellement et dans les 25 jours suivant la fin de la période couverte par le relevé mensuel de l’institution financière. Le Règlement ne dit rien au sujet du compte général, mais il serait prudent d’effectuer un rapprochement de ce compte tous les mois afin de maintenir un contrôle adéquat sur votre entreprise. Vous trouverez également un exemple de rapprochement et de comparaison des fiducies dans le Guide de tenue de livres pour avocats et le Guide de tenue de livres pour parajuristes du Barreau.

  • 6. Mon institution financière n’émet pas de chèques certifiés, seulement des traites bancaires. Est-ce que cela répond aux exigences en matière de tenue de livres et de registres prévues au Règlement administratif no 9?

    Oui, mais sachez que les chèques certifiés offrent une meilleure piste de vérification pour votre entreprise que les traites bancaires. Les originaux des traites bancaires sont la propriété de l’institution financière et ne seront pas retournés à votre cabinet. Il se peut que vous ne sachiez jamais quand, ni si, ni par qui la traite bancaire est encaissée. De plus, les institutions financières ne conservent souvent pas leurs documents au-delà de cinq ans, alors que vous êtes tenu de conserver vos registres de fiducie et les documents sources connexes pendant dix exercices financiers complets. Demandez-vous si vous aurez peut-être plus tard besoin une meilleure preuve que fournit un chèque certifié encaissé pour établir quand et par qui le chèque a été encaissé. Vous devriez conserver une copie de la traite bancaire dument remplie dans vos registres financiers. Vous devriez vous assurer que votre institution financière retourne tous vos chèques encaissés, y compris les chèques certifiés.

  • 7. Au lieu de me retourner les chèques encaissés de mon compte en fiducie et de mon compte général, mon institution financière fournit des images électroniques de ceux-ci. Est-ce que cela répond aux exigences en matière de tenue de livres et de registres du Règlement administratif no 9?

    Le paragraphe 18 (10) du Règlement administratif no 9 exige que les avocats et les parajuristes tiennent des « relevés bancaires ou livrets de banque, les chèques encaissés et les doubles des bordereaux de dépôt de tous les comptes en fiducie et comptes généraux » pendant au moins les dix années précédant la fin du dernier exercice financier du cabinet. Des copies papier ou électroniques lisibles des chèques numérisés, recto et verso, satisferont à cette exigence. Les entreprises qui choisissent de conserver les images de chèques sous forme électronique devraient vérifier auprès de leur institution financière combien de temps les images seront accessibles sur le site Web de l’institution financière et, au besoin, prendre des dispositions pour télécharger les images aux fins de conformité. Les entreprises doivent s’assurer que les images des chèques peuvent être imprimées pendant la période de conservation de dix ans, si nécessaire, et que les images imprimées des deux côtés des chèques seront lisibles.

  • 8. Que puis-je faire si mon institution financière ne me retourne pas mes chèques encaissés ou certifiés, que ce soit sous forme originale ou électronique?

    Vous devriez aviser l’institution financière de votre choix de l’exigence règlementaire prévue au paragraphe 18 (10) du Règlement administratif no 9 de tenir des registres de tous les comptes en fiducie et comptes généraux, et demander que des dispositions soient prises pour que vous puissiez satisfaire aux exigences du règlement administratif. Si l’institution financière que vous avez choisie ne peut pas ou ne veut pas vous aider, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser cette institution pour vos comptes en fiducie et comptes généraux.

  • 9. J’aimerais conserver les registres financiers de mon compte en fiducie et de mon compte général en format électronique seulement, au lieu d’imprimer des registres papier. Est-ce que cela est conforme aux exigences du Règlement administratif no 9 en matière de tenue de livres et de registres

    Oui. Le paragraphe 21 (1) du Règlement administratif no 9 vous permet de tenir vos registres financiers par des moyens manuels, mécaniques ou électroniques. Toutefois, le paragraphe 21 (2) exige que vous produisiez vos registres rapidement lorsque le Barreau vous en fait la demande. Le Barreau recommande d’imprimer les rapports mensuels et de conserver les copies papier selon les périodes de conservation prévues à l’article 23 du Règlement administratif no 9 afin d’éviter des problèmes d’inaccessibilité des données en raison d’une panne informatique, de mises à niveau incompatibles du matériel et des logiciels ou de corruption des données. Vous devez également mettre en œuvre des procédures de sécurité, de sauvegarde et de purge appropriées pour votre système.

  • 10. Puis-je utiliser mon compte bancaire personnel pour effectuer des opérations non fiduciaires? Le cas échéant, quelles sont les exigences en matière de tenue des registres?
    Oui, mais on vous le déconseille compte tenu des exigences en matière de tenue des registres dans le Règlement administratif no 9 qui portent sur les comptes non fiduciaires. Voici certaines de ces exigences :
    • tenir un livre-journal où sont inscrits les encaissements et les décaissements de fonds qui ne sont pas détenus en fiducie (p. ex., le livre-journal de fonds généraux et le livre-journal des décaissements généraux) [par. 18 (5) et (6)];
    • tenir un livre des honoraires ou un dossier chronologique des copies de factures indiquant tous les honoraires facturés à chaque client [par. 18 (7)];
    • conserver les relevés bancaires ou livrets de banque, les chèques encaissés et les doubles des bordereaux de dépôt de tous les comptes en fiducie et comptes généraux [par. 18 (10)].
    Si vous utilisez votre compte personnel pour des activités financières non fiduciaires de votre cabinet d’avocats ou de services juridiques, il devient votre compte général aux fins du règlement administratif. Vous devez produire les relevés bancaires ou les livrets bancaires, les doubles des bordereaux de dépôt et les chèques encaissés de votre compte général lorsque le Barreau l’exige, sans égard au type de compte que vous utilisez pour vos opérations non fiduciaires. Pour éviter de révéler vos renseignements financiers personnels, le Barreau recommande d’ouvrir un compte général distinct pour votre pratique qui respecte les exigences du Règlement administratif no 9.
  • 11. Quelles sont les exigences en matière de tenue de livres et de registres si je suis un(e) avocat(e) ayant le contrôle de l’actif de la succession ou si j’exerce une procuration relative aux biens?
    Si vous avez le contrôle de l’actif de la succession à titre d’avocat(e), soit en tant que fiduciaire successoral ou que procureur de la succession, ou des biens d’un client par l’entremise d’une procuration, vous devriez tenir des registres appropriés, comme vous le feriez pour les fonds en fiducie, et rapprocher mensuellement vos registres avec les relevés bancaires. L’article 18 du Règlement administratif no 9 exige que vous teniez des registres financiers de tous les fonds et autres biens reçus et déboursés en rapport avec votre pratique.

    Vos obligations à titre de fiduciaire et de procureur exigent que vous puissiez rapidement rendre des comptes à vos clients ou aux bénéficiaires. Lorsque vous gérez les actifs d’une succession, il est prudent de tenir des registres selon un mode pour la présentation des comptes au tribunal, énumérant les actifs originaux, les rentrées et sorties du compte capital, les rentrées et sorties du compte revenus et les investissements et les indemnités réclamées.

    Si vous êtes à la fois fiduciaire successoral et procureur de la succession, ou si vous exercez des fonctions au nom du fiduciaire successoral, vous devez faire la différence entre vos services en tant que procureur et que fiduciaire successoral afin d’éviter la double facturation pour les mêmes services. Si vous réclamez des honoraires pour vos services de fiduciaire successoral, l’affaire Re: Knoch (1982), 12 E.T.R. 162 (C. succ.) précise que vous devez soit obtenir le consentement de tous les bénéficiaires qui doivent tous être des adultes légalement capables, ou faire une demande d’approbation de la reddition de comptes auprès du tribunal.
Dernière mise à jour : 1er janvier 2022
Explication des termes et concepts