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Gestion des comptes en fiducie

1. Que contient un compte mixte en fiducie?
En général, tous les fonds reçus d’un client, ou au nom d’un client, ou en fiducie pour un client doivent être déposés immédiatement dans un compte en fiducie. Cela comprend les fonds de règlement devant être détenus en attendant la réalisation des conditions, les fonds reçus conformément à une convention d’entiercement ou de dépôts reçus d’un acheteur en vertu d’une convention d’achat-vente, et les honoraires provisionnels pour des services juridiques non encore rendus ou des débours ou des services non encore facturés au client. De la même façon, les paiements d’Aide juridique Ontario pour rembourser les débours qui n’ont pas encore été effectués (par opposition à ceux qui ont déjà été engagés) vont dans le compte en fiducie.

Il est interdit à un titulaire de permis d’utiliser son compte en fiducie à des fins non reliées à la prestation de services juridiques. En d’autres mots, les fonds reçus dans le compte en fiducie d’un titulaire de permis doivent être liés directement aux services juridiques fournis par le titulaire de permis. Les fonds qui ne sont pas détenus par vous à titre de titulaire de permis ne doivent pas être déposés dans votre compte en fiducie. Cela comprend par exemple un « flottant » pour couvrir de possibles erreurs bancaires, des fonds recueillis du personnel d’un cabinet pour des activités caritatives ou pour l’achat de café pour le cabinet, des fonds que vous détenez à titre de trésorier d’un club ou d’une organisation, le paiement d’un loyer ou d’une hypothèque qui vous est dû personnellement, ou des fonds qui sont essentiellement des investissements pour vous ou votre famille.
2. Puis-je déposer des honoraires provisionnels dans le compte général du cabinet?
Non. Si le client vous verse des honoraires provisionnels pour des sommes que vous n’avez pas encore facturées au client, ou pour des débours que vous n’avez pas encore effectués, les titulaires sont tenus de verser les fonds dans leur compte en fiducie. Des honoraires provisionnels pour des frais ou des débours sont des sommes détenues pour des services juridiques ou des débours futurs au nom du client ou pour des services juridiques rendus, mais non encore facturés. Veuillez noter que les honoraires provisionnels sont différents des autres types de paiements. Les paiements de vos clients pour vos comptes de services rendus et facturés, ou le remboursement de débours que vous avez correctement effectués au nom du client vous appartiennent et doivent être déposés directement dans votre compte général et non dans votre compte en fiducie.
3. Puis-je laisser la TPS/TVH et les primes LawPRO® dans mon compte en fiducie après avoir facturé le client?
Non. Les droits de TPS/TVH et les primes LawPRO® sur les transactions ne sont pas considérés comme des fonds de fiducie de client. Parce que ces montants sont au passif de votre cabinet, et non du client, ils doivent être tirés de votre compte en fiducie lorsqu’ils sont facturés au client. Vous pouvez virer ces fonds à un compte général distinct portant intérêt jusqu’à ce qu’ils soient exigibles si vous craignez de ne pas avoir suffisamment de fonds pour payer la TPS/TVH et les primes LawPRO® le temps venu. Cependant, les fonds pour les dépenses futures, comme les frais d’enregistrement, appartiennent au client et doivent rester dans le compte en fiducie au nom du client jusqu’à ce qu’ils soient déboursés.
4. Puis-je ouvrir un grand livre de fonds divers pour gérer des petits montants que je détiens en fiducie pour les clients?
Non. Tous les fonds en fiducie que vous recevez des clients doivent être consignés séparément au nom de chaque client dans le grand livre de client, sans égard au montant des fonds versés. De plus, il n’est pas adéquat d’utiliser un seul compte de grand livre en fiducie (ouvert comme « compte divers » ou au nom du cabinet) pour consigner des transactions liées à divers clients. Pour assurer que les fonds liés à un client ne sont pas utilisés de manière irrégulière au bénéfice d’un autre client, les titulaires de permis sont tenus de maintenir un compte distinct de grand livre en fiducie pour chaque client.
5. Que faire si mon institution financière m’informe qu’un chèque de client a été refusé pour insuffisance de fonds?
L’institution financière débitera votre compte en fiducie du montant du chèque sans provision. Cela est acceptable. Cependant, vous devriez vous assurer qu’aucuns frais de service en découlant ne sont déduits de votre compte en fiducie. Vous devez soit demander à l’institution financière de débiter les frais de service de votre compte général directement ou virer le montant de votre compte général à votre compte en fiducie. Tous les frais de service devraient provenir de votre compte général. Assurez-vous de consigner le contrepassement de l’insuffisance de fonds dans vos livres et registres et d’y mettre une explication détaillée pour le contrepassement. Vous n’avez pas besoin de déclarer la transaction au Barreau.

Si vous avez déboursé des fonds de votre compte en fiducie en anticipation d’un chèque d’un client qui a ensuite été refusé pour insuffisance de fonds, vous devez en discuter avec le bénéficiaire et prendre des mesures pour faire reporter le paiement ou, si le chèque a été encaissé, vous devrez compenser les fonds à partir de votre propre argent et recouvrer le paiement auprès de votre client. Autrement, il manquera une somme de votre compte en fiducie et vous aurez essentiellement détourné des fonds appartenant à vos autres clients. Si vous ne pouvez pas corriger un compte de grand livre à découvert, vous devriez le déclarer au Barreau.

Vous devriez faire attention de ne pas tirer de fonds de clients détenus en fiducie avant d’être sûr que le paiement par chèque du client ou par carte de crédit a été reçu. Vérifiez auprès de votre institution financière avant de débourser des fonds pour confirmer les délais d’autorisation qui s’appliquent.
6. Quand puis-je virer des fonds du compte en fiducie vers mon compte général pour rembourser mes honoraires et débours payables par le client?
Il est interdit aux titulaires de permis de prélever leurs honoraires sur les fonds de leurs clients détenus en fiducie, ou sous le contrôle du titulaire de permis, sauf dans les cas prévus par les règlements administratifs pris en application de la Loi sur le Barreau.

Les exigences dans le règlement administratif concernant le retrait de fonds d’un compte en fiducie pour payer les services juridiques ou les débours sont différentes. Les débours peuvent être prélevés directement d’un compte en fiducie, sur instruction ou avec le consentement du client, puisqu’ils représentent des frais engagés au nom du client. Cependant, un titulaire de permis peut prélever ses honoraires sur un compte en fiducie seulement si les conditions suivantes sont réunies :
- Il a rendu les services juridiques pour lesquels les honoraires sont facturés.
- Il a envoyé une facture ou un état de compte au client.
- Il y a suffisamment de fonds en fiducie au crédit du client pour payer les honoraires facturés.
De plus, les titulaires de permis ne devraient pas retirer de fonds en fiducie pour payer leurs honoraires ou se rembourser pour les débours si l’argent est réservé à une autre fin, comme pour un règlement fourni par le client en anticipation d’un paiement à un tiers ou les produits de la vente d’une propriété pour lequel il a été convenu de garder les sommes en fiducie jusqu’à ce que certaines conditions soient remplies.

Il est également interdit aux titulaires de permis de garder dans un compte en fiducie les fonds associés aux services juridiques qu’ils ont fournis au-delà d’un délai minimal raisonnable après avoir rendu ses services. Si tous les services visant le dossier n’ont pas encore été rendus, une facture provisoire qui tient compte des services rendus et des débours payés jusqu’alors peut être présentée et remise au client (c.-à-d. qu’il ne suffit pas de simplement mettre la facture provisoire dans le dossier du client). Si une facture d’honoraires est remise à un client personnellement, le titulaire de permis devrait envisager de lui faire signer et dater la copie du dossier pour en confirmer la livraison.
7. Quand et avec qui puis-je partager un compte en fiducie?
Les avocats et les parajuristes ne sont autorisés à partager un compte en fiducie avec un autre avocat ou parajuristeque s’ils sont associés dans le même cabinet ou s’ils ont une relation employeur-employé.

Par souci de clarté, les avocats et les parajuristes ne sont pas autorisés à partager un compte en fiducie :
- with a non-licensee, or
- avec un non-titulaire de permis ;
- avec d’autres avocats ou parajuristes avec qui ils partagent des espaces de bureau ou pratiquent le droit ou fournissent des services juridiques en association.
Lorsqu’ils partagent un compte en fiducie, les avocats et les parajuristes doivent s’assurer qu’ils respectent les exigences relatives aux comptes en fiducie énoncées dans le Règlement administratif n^o 9. Ils doivent notamment s’assurer que les fonds en fiducie des clients sont déposés immédiatement dans un compte en fiducie désigné au nom de l’avocat ou du parajuriste, ou au nom du cabinet d’avocats ou de services juridiques dont l’avocat ou le parajuriste est un associé ou pour lequel il est employé.

Notez toutefois que les avocats et les parajuristes ne sont pas autorisés à détenir un compte en fiducie au nom d’un cabinet ou d’une entité qui n’est pas une véritable société de personnes. En outre, si le cabinet est une société à responsabilité limitée (SRL) ou une société professionnelle, les avocats et les parajuristes doivent s’assurer que cette information figure au nom de leur cabinet sur le relevé bancaire fiduciaire, avec une indication qu’il s’agit d’un compte de fiducie.
8. Je change d’institution financière pour mon compte en fiducie. Quelles sont les étapes à suivre?
Les avocats et les parajuristes devraient envisager de prendre les mesures suivantes lorsqu’ils changent d’institution financière pour leur compte en fiducie :
1. Ouvrir un nouveau compte en fiducie auprès de l’institution financière de votre choix. L’institution financière que vous choisissez doit se conformer aux exigences de l’article 7 du Règlement administratif n° 9.
2. Discuter avec le représentant de votre institution financière :
  - des méthodes disponibles pour vous permettre de transférer le solde total de votre compte en fiducie existant vers votre nouveau compte en fiducie. Ces méthodes peuvent inclure :
    - la production d’un chèque en fiducie pour le solde total du compte initial, libellé à votre ordre ou à celui de votre cabinet d’avocats ou de services juridiques en fiducie et déposé dans le nouveau compte,
    - un transfert électronique ou télégraphique du solde total du compte d’une institution financière à l’autre institution financière.
    - Les périodes d’autorisation qui s’appliqueront à chaque type de retrait et de dépôt et les pièces justificatives qui seront générées par chacun d’eux, tant par l’institution financière d’origine que par l’institution financière destinataire.
3. Avant de transférer les fonds du compte en fiducie initial au compte en fiducie de votre nouvelle institution financière, vous devez vous assurer que tous les chèques en fiducie tirés sur le compte ont été encaissés. Si ce n’est pas le cas, vous devez :
  - attendre que les chèques en circulation aient été compensés avant de transférer le solde total,
  - s’assurer qu’il reste suffisamment de fonds sur le compte en fiducie d’origine pour couvrir les chèques en circulation tout en transférant le solde restant.
    - Il est également possible de prendre des dispositions avec un bénéficiaire individuel pour qu’il vous renvoie tout chèque en circulation afin que vous puissiez lui fournir un chèque de remplacement tiré sur le nouveau compte en fiducie.
4. Une fois que le compte en fiducie original a un solde nul, vous pouvez demander à votre institution financière de fermer le compte original et vous devriez demander une confirmation écrite de la fermeture. En outre, vous devrez informer le Barreau que le nouveau compte en fiducie mixte a été ouvert et que le compte en fiducie original a été fermé. Vous pouvez le faire en remplissant le formulaire Rapport sur l’ouverture et la fermeture d’un compte en fiducie et en l’envoyant à bylawadmin@lso.ca ou par télécopieur au 416 947-3408.
5. Lorsque vous transférez des fonds d’un compte en fiducie du même nom dans la nouvelle institution financière, l’autorisation et les instructions du client pour transférer les fonds ne sont pas requises. Toutefois, lorsque vous transférez le solde du compte en fiducie d’une institution financière à une autre en raison d’un changement de nom ou de structure de votre société (par exemple, votre société individuelle est devenue une société professionnelle ou vous avez formé une association), l’autorisation et les instructions du client peuvent être requises.
9. J’ai reçu un avis de mon institution financière concernant les modifications au cadre de règlementation de l’assurance-dépôts de la SADC. Comment ces modifications affecteront-elles les titulaires de permis?
Oui. Le 30 avril 2022, les modifications au cadre d’assurance-dépôts de la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) entrent en vigueur. Ces modifications touchent les exigences actuelles de divulgation et de rapports des titulaires de permis qui détiennent des fonds de clients en fiducie auprès d’une institution membre de la SADC. Pour en savoir plus sur ces changements, voir Modifications apportées au cadre d’assurance-dépôts de la SADC — fiduciaires professionnels et comptes en fiducie et celle du Barreau sur les exigences de la SADC.

Dernière mise à jour : 12 mai 2022

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