Dépôts en fiducie, virements, retraits

Vous ne pouvez pas utiliser un guichet automatique bancaire pour retirer ou virer des fonds d’un compte en fiducie. Les fonds retirés d’un compte en fiducie ne doivent l’être que par chèque ou au moyen de systèmes de télévirement de fonds en fiducie qui répondent aux exigences de l’article 12 du Règlement administratif n^o 9.

Cependant, vous pourriez prendre des dispositions pour faire des dépôts en fiducie en utilisant des guichets automatiques bancaires. Pour cela, vous devez faire codifier toutes les cartes bancaires qui seront utilisées pour accéder au compte en fiducie afin d’autoriser uniquement les dépôts. Avant de prendre des dispositions pour utiliser les guichets afin de faire des dépôts en fiducie, vous devriez examiner soigneusement l’entente bancaire portant sur les guichets automatiques et en discuter avec un représentant de votre institution financière pour vous assurer que les fonds déposés à un guichet ne courent pas plus de risques que s’ils étaient déposés en personne auprès d’un commis.

Une fois que vous vous êtes assuré de ce qui précède, vous devrez utiliser votre livret de dépôt et y faire vos inscriptions. Inscrivez tous les détails requis sur le bordereau de dépôt : date, source des fonds, client concerné et montant. Le reçu généré par le guichet automatique doit être agrafé à votre copie du bordereau de dépôt et conservé dans votre livret de dépôt comme document source, tel que requis par le paragraphe 18 (10) du Règlement administratif n^o 9.

 Bien qu’aucune disposition du Règlement administratif n^o 9 n’interdise que des fonds soient déposés dans votre compte en fiducie à l’aide de ces méthodes, il faut tenir compte de plusieurs facteurs.

Avant de permettre à un tiers payeur de déposer des fonds dans votre compte en fiducie en se rendant personnellement à l’institution financière, par voie électronique (p. ex., services bancaires par Internet) ou par virement télégraphique, vous devriez tenir compte de ce qui suit :

• Les risques associés à la communication à un tiers payeur de renseignements sur votre compte en fiducie nécessaires pour faire le dépôt (p. ex., nom de votre institution financière, numéro de succursale ou de transit, numéro de compte) et la méthode par laquelle on vous invite à les fournir (p. ex., chèque en fiducie annulé).
• Si le fait de fournir ces renseignements sur votre compte en fiducie permettra au tiers payeur de faire de futurs dépôts, sans que vous ne le sachiez ou sans votre autorisation préalable.
• Si le fait de fournir ces renseignements sur votre compte en fiducie permettra au tiers payeur de retirer des fonds de votre compte en fiducie.
• La période d’attente appropriée avant le décaissement de ces fonds, en tenant compte des périodes suggérées à la fois par l’institution émettrice et votre institution financière.
• Si votre institution financière facture des frais de gestion pour de tels dépôts, et le cas échéant, si les frais seront prélevés sur votre compte général et non pas sur votre compte en fiducie. 
• Si les frais de service seront déduits des fonds qui sont versés, pour déterminer qui sera responsable du paiement des frais (pour en savoir plus sur les virements télégraphiques, consulter la Q. Lorsqu’un paiement est effectué par virement télégraphique, qui est responsable des frais de virement associés à l’envoi ou à la réception des fonds?)
• Si le dépôt produit les documents sources dont vous avez besoin pour satisfaire à l’obligation de tenue de livres et de registres en vertu du Règlement administratif n^o 9.

Souvent, les fonds déposés par ces méthodes ne génèrent pas de documents sources suffisants pour ceux qui les reçoivent. Pour satisfaire à vos obligations en matière de tenue de livres et de registres, vous devez obtenir du tiers payeur une copie des documents de confirmation générés lors du virement des fonds. Cette confirmation doit indiquer de quelle institution financière et de quel compte les fonds ont été tirés, dans quelle institution financière et dans quel compte les fonds ont été déposés (soit votre compte en fiducie), le montant déposé et la date et l’heure du virement des fonds.

Avant d’accepter le dépôt d’un tiers dans votre compte en fiducie, vous devriez confirmer à l’avance et par écrit que vous permettez le dépôt de fonds pour ce cas particulier, et que le tiers accepte de vous fournir une copie de sa confirmation du virement, tel que décrit ci-dessus.