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Liste de vérification d’ouverture de dossier

RAISON D’ÊTRE

La raison d’être de la liste générale de vérification d’ouverture de dossier est:   

  • d’aider le titulaire de permis à recueillir les renseignements clés sur le dossier, à les inscrire et à savoir où ils se trouvent 

  • d’inciter le titulaire de permis à effectuer les tâches importantes pour la gestion du dossier

  • de l’encourager à utiliser des systèmes de gestion des dossiers pour faciliter sa pratique

  • de permettre le repérage facile des renseignements essentiels du dossier, ce qui est particulièrement important pour l’application d’un plan d’urgence au cas où l’avocat ou le parajuriste principal serait absent pour quelque raison que ce soit.   

La liste de vérification d’ouverture de dossier n’est pas une formule de nouvelle affaire. Elle ne porte que sur les renseignements nécessaires pour alimenter les systèmes de gestion et ne concerne pas les faits et questions de fond de l’affaire du client. En tant que ressource de gestion de cabinet, la liste de vérification d’ouverture de dossier peut être utilisée seule ou être intégrée à la formule de nouvelle affaire du cabinet. Elle peut être agrafée à l’intérieur du dossier du client pour être consultée plus facilement. La liste de vérification d’ouverture de dossier est un document qui vise à aider les avocats et les parajuristes à diminuer les risques. Les références pertinentes au Code de déontologie et au Code de déontologie des parajuristes ont également été notées.

COMMENT UTILISER LA LISTE DE VÉRIFICATION D’OUVERTURE DE DOSSIER

Nom du client et identificateur de dossier du client

Le nom du client et l’identificateur de dossier devraient être indiqués clairement sur le document. L’identificateur de dossier est généralement un numéro de dossier attribué au dossier conformément au système d’ouverture de dossier du cabinet. Lorsque le dossier est ouvert, l’affaire est inscrite au système de comptabilité et d’ouverture de dossier du cabinet, et cela est confirmé sur la liste de vérification d’ouverture de dossier.

Date critique de l’affaire

La « date critique » du dossier est toute date ou échéance importante qui influe sur les droits du client quant au fond de l’affaire. Des exemples sont les dates de prescription dans les litiges et les dates de réquisition dans les affaires immobilières. Une fois le dossier ouvert, c’est le professionnel titulaire de permis, l’avocat ou le parajuriste, et non le personnel du bureau, qui détermine:

a) les mesures à prendre pour préserver ou promouvoir les droits et les intérêts du client quant au fond

b) la date avant laquelle ces mesures doivent être prises.

Le titulaire de permis ou un membre du personnel inscrit l’information dans le système de rappel du cabinet et la confirmation de ce fait dans la liste de vérification d’ouverture de dossier.

Une fois qu’une mesure a été prise pour respecter la date limite, ou si une mesure a déjà été prise au moment de l’ouverture du dossier (un exposé de la demande a été envoyé, ou des réquisitions ont été transmises), cela est noté sur la liste de vérification. Un titulaire de permis remplaçant qui examine le dossier peut déterminer rapidement et facilement si des mesures doivent être prises pour préserver ou promouvoir les droits du client quant au fond, et avant quelle date. Si aucune date critique ne s’applique à l’affaire (par exemple si on n’a demandé que des conseils dans une affaire non litigieuse), le titulaire de permis le confirme dans la liste de vérification d’ouverture de dossier et donne une explication.

Renseignements essentiels sur le ou les clients, l’affaire et la partie adverse

La liste de vérification d’ouverture de dossier contient les coordonnées des parties, des renseignements sur l’affaire et, s’il y a lieu, des directives spéciales sur les communications avec le client. Si le client est un établissement, on inscrit le nom de la personne qui donne les directives. On inscrit aussi, par souci de commodité, les noms des parties adverses et les coordonnées de leurs représentants juridiques, ainsi qu’une brève description de l’affaire.

Où trouver le contenu du dossier ou les biens du client

Avocat : chapitre 3, « Les rapports avec les clients », La conservation des biens des clients, 3.5

Parajuriste : règle 3, « Les devoirs envers les clients », Les biens des clients, 3.07.

Pour assurer le repérage efficace du contenu ou de l’information, la liste de vérification d’ouverture de dossier indique où trouver les documents électroniques et sur papier, ainsi que les biens du client qui se rapportent à l’affaire et sont en la possession du titulaire de permis.

Exigences des systèmes de gestion des dossiers
Un présupposé de cette section de la liste de vérification d’ouverture de dossier est que le titulaire de permis a établi des systèmes ou des procédures de gestion pour satisfaire aux exigences obligatoires (du Code de déontologie ou des règlements administratifs) qui prennent naissance lors de l’ouverture du dossier ou dont il est préférable de s’occuper à cette étape.

1. Systèmes de rappel

Avocat : chapitre 3, « Les rapports avec les clients », Compétence, 3.1-1 e), 3.1-2

Parajuriste : règle 3, « Les devoirs envers les clients », Compétence, 3.01, 3.01(4) g).

Les titulaires de permis sont tenus de respecter des échéances importantes et d’exercer toutes leurs fonctions rapidement et efficacement, conformément à leur obligation de compétence. La liste de vérification d’ouverture de dossier rappelle à l’avocat ou au parajuriste qu’il devrait utiliser un système de rappel dès le début, au moment de l’ouverture du dossier du client. La liste de vérification incite le titulaire de permis à inscrire dans le système la première date de rappel.

2. Systèmes de vérification des conflits

Avocat : chapitre 3, « Les rapports avec les clients », Les conflits d’intérêts, 3.4

Parajuriste : règle 3, « Les devoirs envers les clients », Les conflits d’intérêts – Généralités, 3.04.

Les titulaires de permis sont tenus de vérifier la présence de conflits d’intérêts et de gérer ceux-ci correctement. Le document leur rappelle que, même si le personnel peut effectuer la recherche initiale, c’est l’avocat ou le parajuriste qui doit en examiner et en évaluer les résultats. Le titulaire de permis détermine si tous les noms (et orthographes) appropriés ont été cherchés, s’il y a un conflit d’intérêts et, dans l’affirmative, quelles mesures il faut prendre pour le gérer. La liste de vérification d’ouverture de dossier confirme la date à laquelle la recherche de conflits a été évaluée et par qui, et elle indique où se trouvent les documents de la recherche. Un titulaire de permis remplaçant pourra facilement déterminer quand la recherche initiale a été faite et retrouver si nécessaire les documents de la recherche sur les conflits.

3. Confirmation des conditions du mandat

Avocat : chapitre 3, « Les rapports avec les clients », Compétence, 3.1-1 d), 3.1-2, Les honoraires et les débours, 3.6-1

Parajuriste : règle 3, « Les devoirs envers les clients », Compétence, 3.01, 3.01(4) e), règle 5, « Les honoraires et les mandats », Honoraires et débours raisonnables, 5.01(1).

Les règles du Code de déontologie pertinentes prescrivent aux titulaires de permis de communiquer rapidement et efficacement l’information à toutes les étapes pertinentes de l’affaire. En particulier, les honoraires perçus doivent être divulgués en temps utile. Il incombe au titulaire de permis de s’assurer que le client comprend la nature des services juridiques qu’il peut attendre, qu’il sait quand ces services seront rendus et à quel prix, et qu’il y consent. La liste de vérification d’ouverture de dossier incite le titulaire de permis à confirmer que le client a compris les services et y a consenti par écrit, soit par voie de mandat écrit signé par lui, soit par voie de lettre au client confirmant les conditions du mandat.

4. Mandat commun 

Avocat : chapitre 1, « Citation et interprétation », Définitions, 1.1-1, « consentement », chapitre 3, « Les rapports avec les clients », Les conflits d’intérêts, 3.4-5 à 3.4-7

Parajuriste : règle 1, « Titre et interprétation », Définitions, 1.02, « consentement », règle 3, « Les devoirs envers les clients », Les conflits d’intérêts – Généralités, 3.04(7) à (9).

Si l’affaire exige que le titulaire de permis agisse pour plus d’un client, le titulaire de permis doit respecter la règle relative au mandat commun. Cette règle inclut une disposition selon laquelle tous les clients doivent consentir au mandat commun et ce consentement doit être consigné par écrit. La liste de vérification d’ouverture de dossier rappelle aux titulaires de permis qu’ils doivent respecter cette disposition en demandant de confirmer que tous les documents relatifs au consentement sont au dossier.

5. Identification des clients

Règlement administratif 7.1, « Obligations et responsabilités professionnelles », partie III, Identification des clients et vérification, al. 22(1) a)

Les titulaires de permis sont tenus de respecter les dispositions concernant l’identification des clients chaque fois qu’ils reçoivent le mandat de fournir des services juridiques. Il y a des exceptions. La liste de vérification d’ouverture de dossier exige que le titulaire de permis indique où se trouve le dossier concernant l’identification du client ou, si une exception s’applique, où se trouve la note confirmant les motifs de l’exception.

6. Vérification de l’identité des clients
Règlement administratif 7.1, « Obligations et responsabilités professionnelles », partie III, Identification des clients et vérification, al. 22(1) b)

En général, un titulaire de permis doit satisfaire aux exigences de vérification de l’identité des clients (en plus des dispositions relatives à leur identification) chaque fois qu’il manipule des sommes d’argent pour le compte d’un client. La liste de vérification d’ouverture de dossier incite l’avocat ou le parajuriste à déterminer si la vérification de l’identité du client est nécessaire. Si elle est nécessaire, la liste rappelle à l’avocat ou au parajuriste de prendre les mesures de conformité requises ou, si une exception s’applique, de confirmer les motifs de l’exemption. L’endroit où se trouve la documentation sur la vérification de l’identité du client ou la note expliquant l’exemption est indiqué sur la liste de vérification.

7. Utilisation légitime du fonds en fiducie

Avocat : chapitre 3, « Les rapports avec les clients », La qualité des services, 3.2-7.2 et 3.2-7.3

Parajuriste : règle 3, « Les devoirs envers les clients », Les conseils dispensés aux clients, 3.02(5) et (6)

Règlement administratif 9, « Opérations financières et registres », partie V, Obligation de tenir des registres, art. 18(1).

Les titulaires de permis doivent connaître et consigner par écrit la raison d’être de toute somme d’argent reçue. Ils n’ont le droit d’utiliser leurs comptes de fiducie que pour la prestation de services juridiques. La liste de vérification d’ouverture de dossier rappelle à l’avocat et au parajuriste qu’ils doivent examiner et inscrire dans leurs livres et registres la raison d’être de toute somme reçue en fiducie pour le compte d’un client. 

Explication des termes et concepts