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Considérations relatives à la gestion de la pratique

 Exigences et obligations professionnelles
Les formateurs, les conseillers et les participants au Réseau d’encadrement de la pratique sont assujettis à toutes les exigences et obligations énoncées dans les ententes soumises, dans la Loi sur le Barreau, dans les règlements administratifs du Barreau, dans le Code de déontologie (le « Code ») et dans le Code de déontologie des parajuristes (le « Code des parajuristes »), selon le cas.

Confidentialité
Les formateurs, conseillers et participants doivent respecter leurs obligations envers leurs clients en vertu de l’article 3.3 du Code et de la règle 3.03 du Code des parajuristes. Le participant ne doit pas divulguer de renseignements confidentiels au formateur ni au conseiller à moins que le Code ou le Code des parajuristes ne le permettent, et il doit veiller à ce que le privilège soit protégé.

Lorsque des renseignements confidentiels doivent être divulgués par le participant pour avoir une discussion de fond entre un formateur ou un conseiller et un participant, ce dernier doit obtenir le consentement du client et le consigner pour divulguer ces renseignements conformément au Code ou au Code des parajuristes, et cette divulgation ne doit porter que sur ce qui est nécessaire pour la discussion. Une fois le consentement obtenu, le participant doit informer le formateur ou le conseiller que les renseignements confidentiels seront divulgués pour que le formateur ou le conseiller puisse satisfaire à son obligation de faire une vérification de conflit adéquate.

Conflits
Tous les formateurs, conseillers et participants doivent garder à l’esprit leurs obligations envers leurs clients en vertu de l’article 3.4 du Code et de la règle 3.04 du Code des parajuristes, selon le cas.

Les participants du REP doivent consulter la liste de bénévoles du REP [hyperlink] et nommer les personnes avec lesquelles un engagement risque d’entrainer un conflit d’intérêts actuel ou potentiel dans leur demande de rencontre. Le personnel du REP évitera de vous jumeler à ces personnes, mais il ne peut pas tenir compte des préférences quant au jumelage à un bénévole du REP en particulier. Toutes les demandes doivent être présentées au REP par le biais d’une demande de rencontre pour veiller à ce que tous les engagements du REP répondent aux protocoles de gestion des risques du REP. Les participants ne doivent pas communiquer directement avec les bénévoles du REP.
 
Il incombe au participant du REP de mentionner si des renseignements confidentiels doivent être divulgués pour avoir une discussion en profondeur, et de le signaler au bénévole avant toute divulgation, afin que le formateur et le conseiller puissent mener une vérification des conflits adéquate.
 
Le formateur ou le conseiller refuse une référence s’il craint de ne pas pouvoir respecter le Code ou le Code des parajuristes, selon le cas.

Devoir de faire rapport
Le statut du formateur, du conseiller ou du participant n’a aucun effet sur l’application de l’article 7.1-3 du Code ou du paragraphe 9.01 (2) du Code des parajuristes.

Erreurs et omissions
Si le formateur ou le conseiller se rend compte d’une erreur ou d’une omission faite par un participant, le formateur ou le conseiller devrait rappeler au participant ses obligations de rapporter une réclamation éventuelle ou réelle. Le formateur ou le conseiller devrait renvoyer le participant à l’article 7.8 du Code et au paragraphe 3.02 (21) du Code des parajuristes, et aux obligations énoncées dans la police d’indemnisation professionnelle du participant. Les participants peuvent contacter la ligne confidentielle d’aide à la gestion de la pratique.

Admissibilité des bénévoles
Le REP invite tous les titulaires de permis autorisés à pratiquer le droit ou à fournir des services à présenter une demande pour devenir bénévoles. Le REP accepte les demandes de titulaires de permis qui travaillent en entreprise, en pratique privée ou pour des cliniques juridiques communautaires, le gouvernement, des organismes à but non lucratif, des établissements d’enseignement et Aide juridique Ontario, ainsi que de ceux qui ont pris leur retraite ou qui n’exercent plus.

Le Barreau peut posséder ou entrer en possession de renseignements au sujet d’un candidat ou d’un bénévole et de sa pratique (« renseignements existants »), lesquels sont examinés afin d’évaluer la demande et l’admissibilité continue au programme du bénévole par le REP.

Un titulaire dont le permis est suspendu, ou qui fait l’objet d’une requête de mise en faillite ou d’une cession en faillite, d’une plainte en cours, d’une enquête, d’une instance règlementaire ou d’instances judiciaires connexes, ne peut pas devenir bénévole ou continuer d’agir en cette qualité. D’autres problèmes de nature règlementaire sont susceptibles d’avoir une incidence sur l’évaluation d’une demande pour devenir bénévole par le REP, notamment : une condition ou une restriction imposée sur le permis ; une pratique actuellement sous tutelle ou sous engagement ; un rapport d’inspection des activités professionnelles contenant l’opinion de l’examinateur que le titulaire de permis ne satisfait pas ou n’a pas satisfait aux normes de compétence professionnelle requises ; ou une instance règlementaire entrainant la décision que le titulaire est incapable, ou qu’il a adopté une conduite constituant un manquement professionnel ou indigne.

Assurance responsabilité professionnelle
La couverture d’erreur et omissions pour les sinistres découlant d’une relation du Réseau d’encadrement de la pratique exige que soit faite une enquête sur les faits par un assureur de responsabilité professionnelle. Certaines réclamations peuvent ne pas être couvertes.

LAWPRO
Tous les avocats qui exercent et certains parajuristes qui sont dans une pratique multidisciplinaire ou en société de personnes avec des avocats sont assurés par LAWPRO . LAWPRO encourage les relations de mentorat et a établi des critères qui entrainent, s’ils sont satisfaits, une renonciation des frais de franchise et d’historique de réclamations dans le cas d’une réclamation découlant de la relation de mentorat. Cependant, vous devez savoir que, tel que mentionné ci-dessus, la couverture de LAWPRO peut ne pas s’appliquer à toutes les réclamations découlant d’une relation du Réseau d’encadrement de la pratique.

 Toute couverture additionnelle sera assujettie aux conditions de la police d’assurance excédentaire pertinente.
LAWPRO exige ce qui suit :

  • Les relations de mentorat doivent être confirmées par écrit

  • Les mentors n’ont aucun contact avec les clients des mentorés qui risquerait de créer une relation avocat-client

  • Le mentoré comprend qu’il est personnellement responsable de vérifier le bien-fondé des suggestions, des recommandations ou des commentaires ressemblant à des conseils faits par le mentor.

 Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le feuillet de LAWPRO intitulé Managing a Mentoring Relationship, disponible sur le site Web de practicePRO au www.practicepro.ca.

LAWPRO fournit également une assurance liquidation de sinistre de base de 250 000 $ qui peut répondre aux réclamations couvertes par la police pour certains avocats qui sont admissibles à une exemption d’assurance. Voir www.lawpro.ca pour de plus amples renseignements.

Autres assureurs
Les parajuristes (sauf ceux et celles qui doivent être assurés en vertu du programme de LAWPRO) obtiennent leur assurance erreurs et omissions de divers assureurs. Pour de plus amples renseignements sur la couverture à l’égard de leur participation au REP, les formateurs et les conseillers parajuristes devraient informer leur assureur responsabilité professionnelle et leur remettre des copies de leur demande auprès du REP, et de leur entente et de leur demande de rencontre avec un formateur (ou conseiller) et de leur entente (selon le cas).

Registres
Les formateurs, les conseillers et les participants devraient conserver des registres de leurs engagements à la fois pour établir la portée limitée de leur relation et pour soutenir toute réclamation d’heures de FPC, y compris les demandes d’agrément auprès du Barreau pour des heures de professionnalisme résultant de leur participation au REP, le cas échéant.

Durée
Les demandes de rencontre avec un formateur ou un conseiller ne sont pas conçues pour créer des relations permanentes.

Si un formateur ou un conseiller et un participant désirent poursuivre leur relation sans l’intervention du Réseau d’encadrement de la pratique, ils peuvent le faire. Cela peut consister en un arrangement pour discuter de tout nouveau développement portant sur la demande originale, une entente pour offrir du soutien pour la durée d’une affaire particulière ou une relation de mentorat plus traditionnelle.

Le formateur ou le conseiller et le participant doivent structurer la relation tel que noté ci-dessus pour profiter du traitement préférentiel pour mentors en vertu du programme d’assurance de LAWPRO. Pour savoir comment établir les conditions de la relation de mentorat, veuillez consulter le feuillet de LAWPRO managing a Mentoring Relationship. Bien que ce document soit conçu pour les avocats, l’information qu’il contient peut être utile aux parajuristes.

Autre soutien
Même si les demandes de rencontre avec un formateur ou un conseiller seront vérifiées dans la mesure du possible, un participant pourrait avoir un problème qui serait mieux géré par la ligne d’aide à la gestion de la pratique du Barreau ou par le Programme d’aide aux membres.

Pour des conseils sur des problèmes éthiques et pratiques plus pressants, les avocats et les parajuristes devraient appeler au 416 947-3315 et demander la ligne d’aide à la gestion de la pratique du Barreau, service entièrement confidentiel. La ligne d’aide à la gestion de la pratique est disponible durant les heures ouvrables, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h et répond dans un délai d’un jour ouvrable.

Pour les questions de santé personnelle et de bien-être, les avocats et les parajuristes peuvent se prévaloir des services confidentiels offerts par le Programme d’aide aux membres. Pour appeler le Programme d’aide aux membres, allez au monpam.com ou faites le 1 855 403-8922 – 24 h par jour/7 jours par semaine.

Explication des termes et concepts