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Technologies

L’objectif des Lignes directrices sur la gestion d’un cabinet juridique (les « Lignes directrices ») n’est pas de remplacer le jugement professionnel d’une avocate ou d’un avocat ou d’élaborer une méthode fourretout de l’exercice du droit. Sous réserve des dispositions des Lignes directrices qui incluent des exigences juridiques, règlementaires ou relatives au Code de déontologie, la décision d’une avocate ou d’un avocat de ne pas se conformer aux Lignes directrices ne constitue pas en soi une indication qu’elle ou qu’il a manqué à son devoir d’offrir un service de qualité. Inversement, la conformité aux Lignes directrices ne garantit en rien la prestation d’un service de qualité par une avocate ou un avocat. La prestation d’un service de qualité dépend des circonstances uniques de chaque dossier.


Table des matières

5.1 Introduction

La présente Ligne directrice en matière de technologies fait le point sur les circonstances dans le cadre desquelles l’utilisation des technologies de l’information est obligatoire, comme dans le cas des enregistrements électroniques, ou est simplement conseillée. La présente Ligne directrice en matière de technologies, tout en rappelant aux avocats et aux avocates de traiter des enjeux propres à la sécurité des systèmes, à la gestion en cas de désastre et à la désuétude des diverses technologies, les incite à s’ouvrir aux nouvelles technologies pour répondre avec efficacité aux attentes de leur clientèle et renforcer les systèmes de gestion de la pratique.

5.2 Recours obligatoire aux technologies

L’avocate ou l’avocat doit veiller à se conformer aux exigences obligatoires relatives à l’utilisation des technologies de l’information dans le cadre de l’exercice du droit, y compris, mais non de façon limitative :

  • l’enregistrement électronique des transactions immobilières;
  • les exigences relatives au dépôt électronique ou les procédures obligatoires des cours de justice ou autres tribunaux;
  • Les documents du Barreau déposés par voie électronique (p. ex., la déclaration annuelle des avocats et les heures de formation professionnelle déclarées dans le portail du Barreau).  

L’avocate ou l’avocat doit connaitre les dispositions juridiques ou règlementaires qui gouvernent les technologies de l’information ou qui y sont reliées. En particulier, si cela est pertinent pour le champ de pratique d’une avocate ou d’un avocat, elle ou il devrait examiner les dispositions législatives ou autres qui s’appliquent au statut juridique des signatures et des documents numérisés.

5.3 Systèmes de soutien et service à la clientèle

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’utiliser les technologies de l’information pour lui permettre d’assurer à sa clientèle une gamme de services complets de manière consciencieuse, prompte et rentable [règles 3.1-1 e) et 3.1-2 du Code de déontologie].

L’avocate ou l’avocat pourrait notamment examiner la possibilité d’avoir recours aux technologies de l’information suivantes :

5.3.1 Outils électroniques de recherche juridique

L’avocate ou l’avocat devrait examiner ses habiletés de recherche en vue de déterminer si elle ou il fait usage des outils de recherche juridique en ligne, (p.ex., CanLII ou Quicklaw) [règle 3.1-1 c)(i) du Code de déontologie].

5.3.2 Systèmes ou services de gestion de documents électroniques

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux systèmes de gestion de documents électroniques tels que :

  • logiciels de soutien en matière de gestion de dossiers ou de litiges, dans le cadre de litiges;
  • logiciels d’assemblage de documents pour créer divers formulaires et documents juridiques.

5.3.3 Logiciel de soutien d’analyses

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux technologies de l’information qui appuient ses habiletés et fonctions d’analyse, y compris les chiffriers électroniques lorsqu'approprié  [règle 3.1-1 c) (ii) du Code de déontologie].

5.3.4 Logiciel de productivité

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours à un logiciel de productivité ou un logiciel de reconnaissance vocale de façon à ce que le processus global de rédaction soit accompli rapidement et de façon rentable (p.ex., Word, Word Perfect et Google Docs) [règles 3.1-1 e) et 3.1-2 du Code de déontologie].

5.3.5 Technologie des communications

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux technologies de l’information pour communiquer efficacement avec ses clientes ou ses clients, en temps utile, de façon rentable et qui tient compte des leurs capacités et de leurs attentes. À cette fin, elle ou il pourrait examiner la possibilité d’utiliser l’ensemble ou quelques-uns des systèmes suivants [règles 3.1-1) d) et 3.1-2 du Code de déontologie] :

  • messagerie vocale ;
  • courriel ;
  • transmissions par télécopieur;
  • plateformes d’envoi de messages textes ou de messagerie privée (p. ex., WhatsApp®) ;
  • vidéoconférences ou conférences téléphoniques (p. ex., FaceTime®).

5.4 Systèmes de soutien et gestion du cabinet

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux technologies de l’information suivantes pour l’aider à se conformer aux dispositions du Code de déontologie et aux règlements administratifs édictés en vertu de la Loi sur le Barreau [règles 3.1-1 g) et 3.1-2 du Code de déontologie] :

5.4.1 Systèmes de gestion des banques de données

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’exploiter des systèmes-logiciels de gestion des banques de données en vue :

  • de préciser l’existence de conflits d’intérêts tels que définis à la règle 3.4 du Code de déontologie;
  • de conserver les données relatives à sa clientèle ou des listes de dossiers pour gérer efficacement son cabinet [règles 3.1-1 i) et 3.1-2 du Code de déontologie].

    Les avocats peuvent aussi envisager l’utilisation de bases consultables de données qui identifient facilement les dossiers de clients ouverts et fermés.

5.4.2 Systèmes d’établissement des horaires et de gestion du temps

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’avoir recours aux technologies disponibles en matière d’établissement des horaires et de gestion du temps pour :

  • dispenser ses services et exercer les fonctions de gestion de façon efficace [règles 3.1- 1 e) et 3.1-2 du Code de déontologie],
  • mettre en place un système de calendrier ou un système de rappel efficace afin de noter les dates ou échéances importantes.

5.4.3 Systèmes de comptabilité juridique et de facturation

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’exploiter des systèmes électroniques de comptabilité juridique et de facturation pour l’aider à se conformer aux exigences relatives à la tenue de livres et à la comptabilité [Règlement administratif no 9 et article 3.6 du Code de déontologie].

5.5 Utilisation des technologies de l’information par du personnel compétent

Au minimum, l’avocate ou l’avocat devrait connaitre les grandes lignes des fonctions primaires des technologies utilisées par le personnel du cabinet ou, en cas de besoin, devrait pouvoir consulter quelqu’un de compétent en la matière.

5.6 Prestation de services juridiques sur Internet

5.6.1 Préséance de la loi de l’autre ressort

L’avocate ou l’avocat de l’Ontario qui exerce le droit dans un autre ressort par l’intermédiaire d’Internet devrait :

  • respecter la législation de l’autre ressort et lui donner préséance,
  • éviter d’exercer le droit de façon non autorisée.

5.6.2 Conflits d’intérêts

Pour éviter les conflits d’intérêts dans le cadre de la prestation de services juridiques sur Internet ou par l’intermédiaire du courriel, l’avocate ou l’avocat devrait prendre les mesures nécessaires pour préciser l’identité véritable des parties avec qui elle ou il transige.

5.6.3 Qualité en laquelle l’avocat agit

Une avocate ou un avocat qui communique avec quiconque dans le cadre de sessions de clavardage, de blogues, de groupes de discussion, ou par le biais d’un média électronique ou des médias sociaux devrait veiller à ce que la qualité en laquelle elle ou il agit soit établie, en autant que possible, avec la personne avec laquelle elle ou il transige.

En particulier, l’avocat devrait informer la partie avec laquelle il transige qu’il n’est pas en train d’offrir des services ou des opinions juridiques.

5.7 Attestation électronique de documents 

Certains avocats souhaitent recourir à des outils et à des plateformes électroniques ou en ligne pour attester des documents juridiques (p. ex., Skype® ou FaceTime®). Cette pratique est désignée comme l’attestation électronique ou à distance, car le commissaire utilise une technologie audiovisuelle pour authentifier le document signé par le déposant ou en être témoin.

Compte tenu de la loi actuelle et des risques associés à l’attestation électronique, le Barreau recommande aux commissaires de s’abstenir de recourir à l’attestation électronique pour le moment. La pratique exemplaire veut encore que l’avocat ou l’avocate qui agit en qualité de commissaire se trouve en présence physique du déposant pour attester un ou plusieurs documents. Les avocates et avocats devraient consulter la ressource intitulée Recommandation de pratique exemplaire : poursuivre lattestation en personne et non par voie électronique pour obtenir des conseils et de plus amples renseignements.  

5.8 Confidentialité des communications

L’avocate ou l’avocat ayant recours aux moyens électroniques de communication devrait veiller à se conformer aux exigences juridiques propres à la confidentialité ou à la divulgation de renseignements confidentiels [article 3.3 du Code de déontologie].

Lorsque l’avocate ou l’avocat utilise des moyens électroniques de communication pour transmettre un message en toute confidentialité à un client ou pour transmettre un message confidentiel au sujet d’un client, elle ou il devrait :

  • garder à l’esprit les outils disponibles pour minimiser les risques de divulgation, de découverte fortuite ou d’interception de telles transmissions,
  • discuter les risques inhérents à la sécurité associés à chaque technologie avec le client et confirmer par écrit que le client désire communiquer par cette méthode, utiliser des pare-feux et des logiciels de sécurité pour protéger l’information, utiliser et aviser le client d’utiliser des logiciels de cryptage pour conserver la confidentialité et le privilège,
  • prendre des mesures appropriées pour protéger l’information confidentielle lors de l’utilisation d'un service infonuagique,
  • veiller à ce que les employés non titulaires de permis qui ont accès aux communications des clients saisissent l’importance de préserver la confidentialité des clients et sachent comment la protéger,
  • se tenir au courant des normes et politiques en matière de gestion et d’exploitation d’un cabinet qui assurent une protection raisonnable contre la communication préalable ou la divulgation fortuite des messages confidentiels transmis électroniquement.

5.9 Marketing et accessibilité des services juridiques

5.9.1 Application des règles du Code de déontologie

Les publicités faisant la promotion des services offerts par une avocate ou un avocat par le biais de diverses méthodes électroniques, que ce soit notamment par l’intermédiaire d’un site Web, d’un babillard électronique en réseau ou par courriel direct, tombent sous l’égide du Code de déontologie (article 4.1 sur l’accessibilité des services juridiques, article 4.2 sur le marketing et article 4.3 sur la publicité de la nature des activités professionnelles).

5.9.2 Identification de l’avocat et média électronique

L’avocate ou l’avocat qui émet des observations par le biais de médias électroniques accessibles au grand public devrait inclure son nom, l’adresse postale de son cabinet, le ressort où elle ou il est habilité à exercer le droit et l’adresse électronique d’au moins un avocat ou une avocate responsable du message.

5.9.3 Portée de la publicité dans plusieurs ressorts

Lorsqu’une avocate ou un avocat est habilité à exercer le droit dans plusieurs ressorts et que ceux-ci sont précisés dans le cadre des observations effectuées sur média électronique, elle ou il veille à ce que ladite publicité réponde aux règles traitant de la publicité de services professionnels juridiques de chaque ressort.

5.9.4 Restrictions de communication

Une avocate ou un avocat peut offrir ses services aux clients potentiels sous réserve de certaines restrictions, notamment convaincre une personne qui a retenu les services d’un autre avocat ou d’un parajuriste dans une affaire donnée de changer de représentant pour cette affaire [règle 4.1-2 du Code de déontologie et commentaire].

Les interactions d’une avocate ou d’un avocat avec le grand public qui sont incompatibles avec les intérêts de ce dernier, qui jetteraient le discrédit sur la profession ou l’administration de la justice, comprennent notamment :

  • la publicité de services professionnels par le biais de médias électroniques où ladite publicité est distribuée directement ou aléatoirement à un nombre important de groupes de discussion ou d’adresses courriel;
  • l’affichage de messages électroniques dans des groupes de discussion, sur des serveurs de listes ou sur des babillards électroniques où l’entête diffère du corps du message.

5.9.5 Contrôle de l’usage abusif des échanges électroniques

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de mettre en place des politiques internes au cabinet et de les faire respecter relativement à l’usage approprié des moyens électroniques de communication afin qu’aucun contenu discriminatoire ne soit disséminé. Exemples de politiques internes :

  • restrictions interdisant le téléchargement, le visionnement ou la diffusion à l’interne ou à l’externe de matériel susceptible de choquer ;
  • suppression obligatoire d’un tel matériel à la réception d’un document non sollicité.

5.10 Prévention du piratage de logiciels

L’avocate ou l’avocat devrait se prémunir contre le piratage intentionnel ou accidentel de logiciels. Outre le personnel de soutien, elle ou il possède l’ultime responsabilité de la gestion et de l’organisation des ententes de service des logiciels utilisés par le cabinet et de la conformité à ces ententes.

L’avocate ou l’avocat devrait également se prémunir contre le piratage accidentel de logiciels en lisant attentivement les dispositions des ententes d’utilisation des logiciels exploités au sein du cabinet.

5.11 Mesures de sécurité

Les avocates et avocats devraient connaitre les risques de sécurité associés à l’utilisation dans leur cabinet des technologies de l’information, dont :

  • la reproduction non autorisée de données numériques;
  • les virus informatiques qui peuvent détruire tant les données numériques que les pièces d’équipement;
  • les pirates de l’informatique qui trouvent une porte d’accès aux dossiers électroniques d’un avocat ou d’une avocate;
  • les pannes d’électricité et les tempêtes électriques qui endommagent les pièces d’équipement et détruisent l’information numérisée;
  • le vol de grandes quantités de données numériques emmagasinées dans des pièces d’équipement volées.

L’avocate ou l’avocat devrait mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour les protéger des menaces susmentionnées et, au besoin, remplacer des pièces d’équipement et effacer certains dossiers électroniques.

5.12 Mesures de sauvegarde et gestion en cas de désastre

L’avocate ou l’avocat devrait mettre en œuvre des mesures de sauvegarde et des plans de procédures de reprise après incident en matière de technologies de l’information. Elle ou il devrait examiner la possibilité de mettre en place quelques-unes ou l’ensemble des politiques et procédures suivantes :

  • sauvegarde fréquente des données;
  • entreposage des disques ou cassettes de sauvegarde à l’externe et en lieu sûr;
  • vérifications régulières visant à assurer la récupération des données;
  • assurance valide couvrant le cout de la récupération en cas de perte de pièces d’équipement et de données numérisées.

5.13 Désuétude

L’avocate ou l’avocat devrait veiller à garantir l’accès futur de l’information numérisée. L’avocate ou l’avocat devrait examiner les avantages et les risques liés à la sauvegarde des données critiques sur papier ou sous format électronique.