Gestion du temps
L'objectif des Lignes directrices n'est pas de remplacer le jugement professionnel d'une avocate ou d'un avocat ou d'élaborer une méthode universelle de l'exercice du droit. Sous réserve des dispositions des Lignes directrices qui incluent des exigences juridiques, réglementaires ou relatives au Code de déontologie, la décision d'un juriste de ne pas se conformer aux Lignes directrices ne constitue pas en soi une indication qu'elle ou il a manqué à son devoir d'offrir un service de qualité. Inversement, la conformité aux Lignes directrices ne garantit en rien la prestation d'un service de qualité par une avocate ou un avocat. La prestation d'un service de qualité dépend des circonstances uniques de chaque cas.
7.1 Introduction
Agir à temps : voilà la pierre angulaire du service à la clientèle. Les avocates et les avocats qui gèrent avec efficacité leur temps connaissent un rendement élevé et occupent une position privilégiée pour répondre à temps aux besoins de leur clientèle. La Ligne directrice sur la gestion du temps énumère les fonctions essentielles des méthodes efficaces de gestion du temps. Elle propose des moyens d’organiser et d’utiliser à bon escient le temps alloué aux cabinets juridiques tout en donnant un aperçu des fonctions essentielles des méthodes de planification du temps, de rappel et de calcul des heures travaillées sur un dossier.
7.2 Fonctions essentielles
L’avocate ou l’avocat devrait exploiter les méthodes suivantes :
- méthodes de planification du temps;
- méthodes de rappels;
- méthode d’enregistrement des heures travaillées.
7.3 Temps alloué au cabinet juridique
L’avocate ou l’avocat devrait utiliser à bon escient les heures d’ouverture du cabinet.
Elle ou il devrait examiner la possibilité d’ouvrir le bureau à des heures régulières et planifier suffisamment de temps pour achever tout travail entamé de façon rapide, efficace et rentable.
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’allouer des blocs de temps, au quotidien et selon le champ de pratique du cabinet pour :
- préciser les activités et les objectifs de la journée en question;
- retourner les appels et les messages électroniques, plus précisément ceux des clients;
- lire la correspondance et répondre aux messages;
- enregistrer les heures travaillées ou les assigner aux dossiers des clients appropriés;
- répondre aux affaires urgentes ou prioritaires.
Chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, selon la nature des activités du cabinet :
- planifier les activités de la semaine, du mois ou à long terme;
- rencontrer les clients;
- travailler de façon ininterrompue sur les dossiers des clients et clientes, notamment sur :
- la rédaction;
- les recherches;
- la lecture de documents pertinents;
- planifier des rencontres à l’extérieur du cabinet, telles que :
- rencontres avec les clients;
- interrogatoires;
- plaidoiries devant les tribunaux et les autres cours;
- clôtures de transactions;
- rencontrer le personnel du cabinet ou des collègues;
- participer à l’administration ou aux autres aspects de la vie du cabinet;
- collaborer à la comptabilité, à la tenue de livres et à la reddition de comptes, conformément à la Loi sur le Barreau, aux règlements administratifsou au Code de déontologie;
- mener des examens périodiques, normalement mensuels, de tous les dossiers en cours.
Tous les mois ou tous les ans
- Participer à des cours de formation juridique permanente sur le perfectionnement professionnel.
7.4 Faire usage du temps à bon escient
L’avocate ou l’avocat devrait perfectionner ses compétences et adopter des politiques et des procédures qui lui permettraient d’utiliser efficacement le temps qui est alloué au cabinet.
Afin d’améliorer son rendement, elle ou il pourrait examiner la possibilité d’adopter l’une ou l’autre des méthodes suivantes :
7.4.1 Réduction des interruptions
N’acceptez les appels ou les échanges en personne (à moins d’une urgence) que pendant certains moments précis de la journée. Gardez au minimum les politiques « portes ouvertes », surtout lors des heures au cours desquelles le rendement est élevé et lors de rencontres avec des clients ou d’autres juristes.
7.4.2 Une seule tâche à la fois
Essayez d’accomplir vos tâches sans interruption.
7.4.3 Délégation de responsabilités
Assignez du travail au personnel du cabinet ou à d’autres professionnels, en veillant à une supervision adéquate selon l’article 6.1 du Code de déontologie.
7.4.4 Promotion d’aptitudes efficaces en gestion du temps
- apprenez à éviter de toujours reporter ou à gérer cette habitude;
- apprenez à établir vos limites ou à refuser des demandes déraisonnables, qu’elles proviennent de clients potentiels, de clients actuels ou de collègues.
7.4.5 Enregistrement du temps
Précisez la nature des activités non rentables ou improductives et enregistrez le temps passé de façon individuelle ou par dossier. Examinez également la possibilité de conserver un registre temps/activités personnelles de toutes les activités facturables ou autres.
7.4.6 Mise en place de procédures visant à éliminer les pratiques non productives
- évitez les rencontres, à moins qu’elles ne soient nécessaires; faites des conférences téléphoniques et suivez l’ordre du jour des rencontres;
- conservez un registre du travail accompli afin d’éviter les dédoublements;
- conservez les dossiers de façon organisée et, lorsqu’ils ne sont pas utilisés, retournez-les dans la salle ou le classeur approprié pour en permettre facilement l’accès et prévenir les pertes;
- veillez à prendre promptement des mesures à l’égard de tous les documents, classez-les de façon méthodique;
- normalisez et systématisez les tâches routinières.
7.5 Méthodes de planification du temps et de rappels
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’exploiter les méthodes suivantes :
7.5.1 Liste des tâches à accomplir
- Énumérez en ordre d’importance les tâches quotidiennes ou autres à accomplir.
7.5.2 Agendas ou calendriers de bureau
- planification du temps de l’avocate ou de l’avocat sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle;
- ils agissent à titre de rappel :
- des rendez-vous;
- des comparutions, des clôtures ou autres fonctions relatives aux affaires des clients;
- des dates importantes, y compris :
- les périodes de prescription;
- les exigences de dépôts de documents et de reddition comptes auprès du Barreau de l'Ontario.
7.6 Calendrier de rappel et méthode de rappels centralisés
Ces méthodes devraient aider à :
- rappeler à l’avocate ou à l’avocat les périodes de prescription et les échéanciers;
- effectuer le suivi de façon à ce que l’avocate ou l’avocat réponde à temps aux rappels;
- rappeler à l’avocate ou à l’avocat la marche à suivre dans certains dossiers précis.
L’avocate ou l’avocat devrait prendre en charge ou déléguer, normalement aux adjoints administratifs, la responsabilité :
- d’inscrire les dates importantes dans ses méthodes de gestion du temps et
- de veiller à la conformité aux échéanciers.
Toutefois, la responsabilité finale des échéanciers et des périodes de prescription repose sur les épaules des avocats et avocates.
L’avocate ou l’avocat devrait mener des examens périodiques, normalement mensuels, de tous les dossiers en activité de façon à ce que le travail relié à ces dossiers soit achevé efficacement et de façon rentable.
7.6.1 Méthodes d’inscription et d’enregistrement du temps
L’avocate ou l’avocat devrait enregistrer ou inscrire le temps travaillé, facturable ou non, sur chaque dossier ou sur chaque question.
À l’égard de chaque client ou cliente, l’avocate ou l’avocat devrait plus précisément prendre note :
- du nom du client ou de la cliente;
- du numéro de référence de l’affaire ou du dossier et son code;
- du type d’activité ou de travail effectué, y compris les appels téléphoniques et la correspondance;
- du temps consacré à accomplir l’activité ou le travail en question.
L’avocate ou l’avocat devrait se servir de fiches manuelles ou électroniques d’emploi quotidien du temps pour :
- enregistrer le temps consacré à une activité ou à un travail donné, immédiatement après avoir achevé l’activité ou le travail en question;
- y inscrire quotidiennement les données susmentionnées aux dossiers des clients.
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’exploiter des méthodes d’inscription et d’enregistrement du temps qui :
- expliquent la nature des services à rendre;
- calculent le temps travaillé sur un dossier;
- permettent d’enregistrer le temps facturable et non facturable;
- génèrent des relevés intérimaires ou définitifs des acomptes reliés aux services rendus à l’intention des clients;
- génèrent des données reliées au temps dans le cadre de rapports mensuels, trimestriels et annuels, afin de faciliter la gestion du cabinet juridique.