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Gestion de dossiers

L'objectif des Lignes directrices n'est pas de remplacer le jugement professionnel d'une avocate ou d'un avocat ou d'élaborer une méthode fourre-tout de l'exercice du droit. Sous réserve des dispositions des Lignes directrices qui incluent des exigences juridiques, réglementaires ou relatives au Code de déontologie, la décision d'un juriste de ne pas se conformer aux Lignes directrices ne constitue pas en soi une indication qu'elle ou qu'il a manqué à son devoir d'offrir un service de qualité. Inversement, la conformité aux Lignes directrices ne garantit en rien la prestation d'un service de qualité par une avocate ou un avocat. La prestation d'un service de qualité dépend des circonstances uniques de chaque dossier.

Table des matières

  3.1 Introduction

La gestion efficace des dossiers procure une base, une infrastructure au service à la clientèle efficace et à la gestion appropriée des affaires des clients. La Ligne directrice sur la gestion de dossiers énonce les fonctions essentielles des systèmes visant à gérer les affaires des clients afin qu’elles soient conformes aux exigences réglementaires applicables, notamment maintenir la confidentialité de la clientèle et éviter les conflits d’intérêts. Elle offre des suggestions pratiques sur l’ouverture et la fermeture des dossiers, la vérification de la présence ou de l’absence des conflits d’intérêts, les systèmes d’entreposage et les affaires liées à la conservation et à l’élimination des dossiers des clients.

3.2 Terminologie

La présente Ligne directrice fait appel à l’expression « gestion de dossiers » au sens large du terme pour parler de la gestion générale des affaires d’un client ou d’une cliente.

Un des paramètres de la gestion des affaires d’un client ou d’une cliente implique le traitement ou la gestion de « dossiers ». Historiquement, le terme « dossier » faisait référence à un fichier physique où étaient groupés les documents concrets reliés à l’affaire en question.

Les technologies informatiques permettent de stocker sous format électronique une partie ou l’ensemble des données relatives à la clientèle.

Dans un environnement électronique ou informatisé, l’équivalent du fichier physique sur papier (le « dossier ») est connu sous le nom de « fichier » ou « répertoire » et le corollaire d’un document papier unique est désigné sous le nom de « dossier » ou de « document ».

Les principes de la présente Ligne directrice sont suffisamment souples pour s’appliquer à la plupart des activités du personnel des cabinets, peu importe leur degré d’informatisation.

En conséquence, à moins d’avis contraire, les termes :

  • « fichiers » ou « sous-fichiers » désignent à la fois les banques de données physiques et électroniques des données sur la clientèle;
  • « documents » désignent les documents sous format électronique;
  • « systèmes » désignent les systèmes électroniques et les manuels.

3.3 Exigences obligatoires

Il importe que l’avocat ou l’avocate exploitent des systèmes qui :

  • emmagasinent et récupèrent aisément les données fondamentales au sujet de la clientèle du cabinet et des parties adverses;
  • ouvrent et maintiennent en activité les dossiers de clients et de clientes;
  • vérifient s’il y a des conflits d’intérêts;
  • vérifient les périodes de prescription;
  • ferment les dossiers,  les conservent et procèdent à leur élimination;
  • examinent les systèmes de gestion et, au besoin, leur apportent des modifications pour veiller à répondre aux normes, aux techniques ou aux pratiques en constante évolution;
  • déterminent les biens appartenant aux clients et les conservent en toute sécurité;
  • se conforment aux exigences relatives aux registres et à la tenue de livres du Barreau de l'Ontario.

3.4 Exigences facultatives

L’avocate ou l’avocat peut également examiner la possibilité d’exploiter des systèmes dans le but :

  • de gérer les documents;
  • de respecter les engagements pris;
  • de gérer les interactions auprès d’experts ou de tiers prestataires de services.  

3.5 Systèmes permettant l’enregistrement et la récupération des données des clients

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de maintenir :

  • des banques de données importantes sur leurs clients actuels et leurs anciens clients, notamment :
    • le nom des clientes et clients, leurs anciens noms et leurs pseudonymes;
    • les dates d’ouverture et de fermeture du dossier;
    • l’objet du dossier; 
     
  • une liste des parties adverses ou en conflit, y compris
    • le nom des personnes liées ou associées à un client ou à un ancien client et les noms des personnes pertinentes pour des mandats de clients actuels ou d’anciens clients;
    • des renvois au nom du dossier d’un client actuel ou d’un ancien client, le numéro de dossier et la référence du mandat
     
  • des données relatives à la comptabilité et à la facturation;
  • des données relatives aux dates importantes, au calendrier de rappel ou au système de gestion du temps.

3.6 Ouverture et maintien en activité des dossiers

L’ouverture et le maintien en activité des dossiers de clients exigent de l’avocate ou de l’avocat qu’il :

  • suive les procédures relatives à l’ouverture des dossiers;
  • organise le contenu des dossiers;
  • entrepose les dossiers de façon appropriée.

3.6.1 Procédures d’ouverture des dossiers

a) Moment d’ouverture du dossier

L’avocate ou l’avocat devrait procéder à l’ouverture d’un dossier lorsque ses services de représentation juridique sont retenus pour toute nouvelle affaire :

  • d’un nouveau client;
  • d’un client actuel;
  • d’un ancien client.

Au moment de l’échange initial, que l’avocat ou l’avocate accepte de se charger du dossier ou non, il ou elle devrait sans délai déterminer la période de prescription, l’inscrire dans un échéancier et informer le client ou la cliente si ladite période arrive sous peu à échéance. Lorsqu’une personne communique pour la première fois avec un cabinet (normalement par téléphone) en vue d’obtenir des services juridiques, l’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’ouvrir un dossier et de préparer un résumé des faits.

b) Dénomination et codification des dossiers en activité

L’avocate ou l’avocat devrait envisager une méthode de collecte de données au sujet des clients et des parties adverses, normalement lors de l’entrevue initiale ou lorsque le client ou la cliente retient officiellement les services de l’avocat ou de l’avocate. On conseille de faire appel à une liste de vérification lors de l’ouverture d’un dossier.

L’avocate ou l’avocat devrait assigner un nom et un numéro uniques à chaque dossier. Le nom du dossier devrait comprendre :

  • le nom du client ou des clients;
  • le numéro de référence ou du dossier.

3.6.2 Organisation du contenu du dossier

Pour permettre la récupération rapide du contenu d’un dossier, l’avocate ou l’avocat devrait veiller à ce qu’il soit bien organisé.

Pour ce faire, l’avocate ou l’avocat pourrait diviser son contenu en sous-fichiers correspondant au type ou à la catégorie des documents. Chaque dossier pourrait comprendre les sous-fichiers suivants :

  • communications, y compris les correspondances, notes, résumés à classer ou notes sur les conversations, rencontres ou appels téléphoniques, placés en ordre chronologique;
  • recherches et conclusions sur les règles juridiques de fond;
  • documents originaux;
  • mandats de représentation;
  • données relatives aux comptes et à la facturation du cabinet;
  • recherches juridiques;
  • objectifs;
  • toute autre question, selon le dossier.

3.6.3 Entreposage des dossiers en activité

Lorsque l’avocate ou l’avocat ne se sert pas d’un dossier actif (y compris les dossiers électroniques ou les données des clients sauvegardées sur disquettes), elle ou il devrait examiner la possibilité de l’entreposer dans un endroit :

  • distinct de celui où les dossiers clos sont entreposés;
  • sécuritaire ou dans une salle ou un classeur fermé à clef, archivé de façon ordonnée afin de permettre sa récupération rapide.

L’avocate ou l’avocat devrait insérer tous les documents ayant trait à l’affaire du client ou de la cliente dans le dossier du client.

Les cabinets pourraient examiner la possibilité de préparer des séances de formation à l’intention du personnel professionnel et du personnel de soutien sur l’importance de la confidentialité des dossiers des clients et sur les risques découlant du fait de laisser des dossiers ou des disquettes dans une salle ou sur un bureau non supervisé.

Les dossiers électroniques devraient contenir des renvois aux documents ou aux dossiers physiques et vice versa.

3.7 Conservation des biens du client

L’article 3.5 du Code de déontologie exige que l’avocat ou l’avocate apporte aux biens de ses clients le soin qu’une ou qu’un propriétaire avisé et prudent prendrait de biens semblables.

L’avocate ou l’avocat étiquette et identifie clairement les biens de ses clients et les conserve soigneusement à l’écart des siens.

L’avocate ou l’avocat devrait placer dans une salle ou un classeur sécuritaire et à l’épreuve des incendies:

  • les originaux des testaments;
  • les mandats de procuration;
  • les biens de ses clients ayant une certaine valeur, tels que les titres de propriété et les valeurs mobilières.

3.8 Systèmes de vérification des conflits d’intérêts

L’article 3.4 du Code de déontologie exige que l’avocate ou l’avocat gère les conflits d’intérêts éventuels ou réels. Les avocats devraient mettre en place un système qui leur permet de vérifier s’il y a des conflits d’intérêts:

  • lors de l’entrevue initiale, lorsque le client potentiel entre en communication avec le cabinet;
  • suite à la première entrevue ou lorsque des données supplémentaires sont disponibles;
  • chaque fois qu’une nouvelle partie ou personne s’ajoute à l’affaire;
  • lorsqu’un cabinet songe à retenir les services d’un avocat ou d’une avocate.

Avant de vérifier la présence de conflits d’intérêts, l’avocate ou l’avocat devrait préciser l’identité du client, notamment dans les cas où:

  • l’affaire fait appel à un mandat commun;
  • la cliente ou le client n’a pas encore atteint l’âge de la majorité et il faut faire appel à un tuteur ou à une tutrice à l’instance;
  • il ou elle agit dans l’intérêt des deux parties;
  • l’affaire implique la rédaction d’une lettre de procuration pour la partie cédante;
  • l’affaire touche à une succession;
  • l’affaire requiert des services juridiques à l’intention d’un client institutionnel, tel qu’une entreprise ou un gouvernement;
  • les honoraires et débours sont versés par un tiers.

L’avocate ou l’avocat devrait en outre préciser:

  • l’identité de toute autre personne impliquée dans l’affaire ou associée au client ou à la cliente;
  • l’identité de la partie ou des parties adverses;
  • l’identité de tout autre tiers impliqué dans l’affaire.

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de générer une liste de situations éventuelles de conflits d’intérêts qui devraient faire l’objet d’une étude avant qu’elle ou il accepte le mandat de représentation. Ces situations pourraient découler d’un intérêt financier personnel dans une entreprise ou du simple fait de siéger au conseil d’administration d’une entreprise.

Quand un client potentiel communique avec le cabinet, l’avocat (ou le personnel du cabinet) devrait vérifier le nom de ce client et tout nom de partie adverse que le client fournit avec les noms qui se trouvent dans les bases de données du cabinet (bases de données renfermant les noms des clients actuels et d’anciens clients, de parties adverses et de toute personne liée ou associée).

Si une concordance est établie, l’avocate ou l’avocat devrait se pencher sur l’information trouvée et juger s’il y a un conflit d’intérêts ou non.

Selon son jugement, en présence d’un conflit d’intérêts réel ou potentiel, l’avocate ou l’avocat se conforme à l’article 3.4 du Code de déontologie.

Conformément au Code de déontologie, si l’avocate ou l’avocat ne peut représenter un client ou une cliente en raison d’un conflit d’intérêts, elle ou il:

  • informe le client ou la cliente sur-le-champ de son incapacité à accepter le mandat ou à le poursuivre;
  • confirme par écrit son refus de prendre en charge le dossier.

3.9 Gestion des documents

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de mettre en exploitation des systèmes lui permettant de:

  • consigner le contenu de rencontres, entrevues, conversations ou échanges téléphoniques, y compris les messages laissés et reçus, par le biais de notes au dossier portant une date;
  • organiser, identifier et repérer l’information, les documents, les éléments de preuve et les biens de chaque dossier ou affaire.

Dans les dossiers mettant en jeu un nombre élevé de documents ou d’éléments de preuve, l’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’utiliser un système électronique de gestion de documents.

L’avocate ou l’avocat pourrait également examiner la possibilité de mettre en application une politique interne exigeant l’entreposage des documents qui ne sont pas pour usage immédiat.

3.10 Gestion des engagements et des conditions fiduciaires

Les avocates et avocats devraient exploiter des systèmes pour veiller à ce que tous les engagements et les conditions fiduciaires soient:

  • clairs;
  • confirmés par écrit;
  • consignés dans le système de gestion du temps de l’avocat ou de l’avocate;
  • atteints, conformément aux délais établis;
  • en conformité avec les règles 5.1-6 et 7.2-11 du Code de déontologie.

L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de consigner les engagements et les conditions fiduciaires dans des sous-fichiers afin de garantir qu’elle ou qu’il exécutera chacun d’entre eux de manière convenable.

3.11 Recours aux experts et autres professionnels

Dans les circonstances appropriées, l’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité de mettre en exploitation un système de suivi sur le recours à des experts ou à d’autres tiers prestataires de services dans le cadre des affaires de ses clients.

Ce système pourrait exiger que l’avocate ou l’avocat :

  • obtienne l’accord du client ou de la cliente et du prestataire des services et confirme ce qui suit par écrit :
    • le coût approximatif des services;
    • la personne qui assumera les coûts (l’expert ou le prestataire de services doit savoir à qui acheminer les factures);
    • en cas de défaut de paiement, l’indication de la personne qui sera responsable envers le prestataire des coûts des services;
    • les directives et un accusé de confirmation des directives;
     
  • examine les rapports ou les opinions des tiers pour confirmer que l’information recherchée s’y trouve;
  • inscrive une note de suivi au système de gestion du temps de l’avocat ou de l’avocate en question dans le cas où il ou elle doive respecter des exigences de dépôt d’un rapport.

3.12 Fermeture, conservation et destruction des dossiers

3.12.1 Politique de conservation des dossiers

L’avocate ou l’avocat devrait mettre en œuvre une politique de conservation des dossiers pour :

  • vérifier le dossier avant sa fermeture;
  • permettre l’entreposage des dossiers fermés à un endroit distinct des dossiers en cours;
  • veiller à ce que le contenu des dossiers soit transmis, conservé et éliminé de manière appropriée;
  • assigner un nouveau code au dossier fermé du client;
  • prévoir la destruction des dossiers fermés au moment approprié.

3.12.2 Moment de la fermeture d’un dossier

Avant de fermer un dossier, l’avocat doit veiller à ce que :

  • tout le travail pour lequel il a été retenu est terminé ou que l’avocat a été dessaisi de l’affaire ou s’en est retiré
  • le client ait reçu ses comptes-rendus
  • le client ait payé le compte final ou que le cabinet ait radié le solde dû au compte final
  • tous les engagements et les conditions fiduciaires aient été remplis.
  • tous les soldes dans son compte en fiducie au crédit du client aient été réglés

3.12.3 Distribution et élimination du contenu d’un dossier

Un avocat a l’obligation déontologique d’apporter aux biens de ses clients le soin qu’un propriétaire avisé et prudent prendrait de biens semblables et d’observer les lois et règlements pertinents concernant la conservation des biens que les clients confient aux avocats.

La loi dicte quels documents doivent ou devraient être fournis aux clients à la fin d’un mandat. Les avocats peuvent consulter le Guide sur la conservation et la destruction des dossiers fermés des clients sur la question de la propriété des documents.

À moins que les biens aient déjà été remis au client ou aient fait l’objet d’un arrangement avec celui-ci, avant la fermeture d’un dossier, l’avocate ou l’avocat devrait remettre au client tous les biens que le client a fournis au cabinet au cours de l’affaire avec tous les documents ou autres biens obtenus en relation avec l’affaire. L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de demander au client ou à la cliente de signer un accusé de réception des documents.

Quand un avocat transfère un dossier après avoir été dessaisi d’une affaire ou s’en être retiré, des considérations additionnelles s’appliquent. Dans ces cas, sous réserve de son privilège, l’avocat doit remettre tous les documents et biens auxquels ce dernier peut prétendre, ou en dispose selon ce qu’il lui ordonne et lui donner tous les renseignements nécessaires sur l’affaire. De plus, l’avocat doit collaborer avec le praticien juridique qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais encourus par le client et à éviter de lui nuire [article 3.7 du Code de déontologie].

3.12.4  Conserver les dossiers de clients

Avant de remettre les dossiers au client, l’avocat devrait déterminer s’il doit conserver des copies des documents relatifs au dossier fermé. Sa décision devrait tenir compte de facteurs tels que

  • toute exigence juridique visant à préserver le document
  • la vraisemblance que l’avocat demande le document à l’avenir
  • Les dispositions du mandat
  • l’existence chez le client d’une politique de conservation des registres et, le cas échéant, la durée de préservation d’un document en vertu de cette politique
  • le désir du client.

Les circonstances uniques du dossier dictent quels dossiers devraient être conservés et durant quelle période l’avocate ou l’avocat est tenu de les conserver, compte tenu :

  • de la possibilité de récupérer l’information contenue dans le dossier auprès d’autres sources, telles qu’un bureau d’enregistrement ou des archives judiciaires;
  • de la possibilité de poursuites contre un avocat ou une avocate en cas d’erreurs ou d’omissions;
  • des périodes de prescription qui s’appliquent.

L’avocate ou l’avocat devrait conserver dans les dossiers fermés d’un client :

  • documents relatifs au mandat
  • la correspondance, y compris les courriels et les notes relatives aux communications;
  • documents préparés par l’avocat pour le client;
  • les versions préliminaires des documents préparés par l’avocat pour le client si le document confirme les instructions du client et si l’avocat a des raisons de croire que cela peut causer un problème à l’avenir.
  • une liste de jugements
  • système de gestion de temps /dossiers
  • registres comptables du cabinet relatifs à l’affaire du client
  • registre des biens du client tel que requis par le Règlement administratif no 9

L’avocat devrait revoir la politique de conservation des dossiers du cabinet pour déterminer s’il doit conserver une copie de ce qui suit dans le dossier fermé du client :

  • documents existant avant le mandat
  • documents du tribunal
  • documents de la partie adverse
  • interrogatoire préalable et transcriptions d’audience
  • rapports d’expert
  • registre des procès-verbaux de la société et sceau

L’avocat ou l’avocate devrait examiner la possibilité de conserver les documents qui pourraient servir de précédents jurisprudentiels.

L’avocat ou l’avocate devrait assigner un code au dossier fermé d’un client.

L’avocate ou l’avocat devrait entreposer les dossiers fermés dans un lieu sûr.

3.12.5 Entreposage

L’avocate ou l’avocat devrait entreposer les dossiers fermés dans un classeur ou dans une salle en vue de :

  • les séparer des dossiers en cours de clients;
  • les protéger contre leur destruction ou les dommages qui pourraient leur être causés;
  • préserver la confidentialité des clients;
  • les classer de façon ordonnée permettant leur récupération rapide.

Si l’avocate ou l’avocat entrepose à l’externe les dossiers fermés de ses clients, elle ou il s’assure de préserver le caractère confidentiel des données qu’ils contiennent.

3.12.6 Récupération des dossiers fermés

Advenant le cas où le dossier fait l’objet d’un transfert au client ou à un autre avocat, l’avocate ou l’avocat chargé du dossier devrait discuter avec le client ou la cliente :

  • des frais, le cas échéant, relativement :
    • au travail et au temps requis pour la préparation du dossier en vue du transfert;
    • aux photocopies supplémentaires des documents du dossier;
     
  • des frais de récupération, si le dossier est fermé et entreposé;
  • des restrictions concernant le transfert de dossiers si des comptes restent impayés au moment du transfert.

3.12.7 Récupération des dossiers électroniques

L’avocate ou l’avocat devrait veiller à ce que les dossiers électroniques fermés soient entreposés ou sauvegardés sous une forme ou un format qui permettra facilement leur récupération.

3.12.8 Élimination des dossiers

L’avocate ou l’avocat devra décider entre l’élimination ou la conservation sur une période indéfinie du dossier d’un client.

Si l’avocate ou l’avocat décide de détruire le dossier, elle ou il devrait préciser :

  • la date d’élimination, en tenant compte :
    • des exigences législatives ou réglementaires concernant la conservation de certains éléments d’un dossier;
    • des périodes de prescription liées à la responsabilité professionnelle en matière de négligence ou de faute professionnelle;
     
  • du mode de destruction du dossier, afin d’en conserver le caractère confidentiel.

L’avocate ou l’avocat s’assure de préserver la confidentialité des données lors du processus d’élimination du dossier.

3.12.9 Examen des systèmes de gestion des dossiers

L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’élaborer et de tenir à jour un guide décrivant les systèmes et les procédures du cabinet juridique.

Il ou elle pourrait également examiner la possibilité d’évaluer et, au besoin, de mettre à jour :

  • les systèmes de gestion du cabinet;
  • les listes de vérification du cabinet, qu’il s’agisse de règles juridiques de fond ou de règles de procédure;
  • les précédents juridiques.

L’avocate ou l’avocat devrait envisager de former le personnel du cabinet en matière d’utilisation adéquate des systèmes internes et de la mise en œuvre des procédures.