Fermeture d'un cabinet juridique
L’objectif des Lignes directrices n’est pas de remplacer le jugement professionnel d’une avocate ou d’un avocat ou d’élaborer une méthode universelle de l’exercice du droit. Sous réserve des dispositions des Lignes directrices qui incluent des exigences juridiques, règlementaires ou relatives au Code de déontologie, la décision d’un juriste de ne pas se conformer aux Lignes directrices ne constitue pas en soi une indication qu’elle ou il a manqué à son devoir d’offrir un service de qualité. Inversement, la conformité aux Lignes directrices ne garantit en rien la prestation d’un service de qualité par une avocate ou un avocat. La prestation d’un service de qualité dépend des circonstances uniques de chaque cas.
Table des matières
9.1 Introduction
Les avocates et avocats qui cessent d’exercer le droit doivent le faire dans l’intérêt du client tout en répondant aux multiples exigences règlementaires en vigueur au moment de la fermeture du cabinet et pendant une période subséquente. La Ligne directrice sur la fermeture d’un cabinet juridique traite de la gestion appropriée des dossiers en cours et des biens des clients, de l’élimination et de l’entreposage des dossiers et des registres, des comptes en fiducie, des questions bancaires et des suggestions ayant trait à votre personnel et à votre cabinet.
9.2 Dossiers en cours et avis de fermeture
L’avocate ou l’avocat devrait faire parvenir aux clients qui possèdent un dossier en cours un avis indiquant :
- qu’elle ou qu’il s’apprête à cesser d’exercer le droit;
- le nom de l’avocate ou de l’avocat ou du cabinet qui a reçu ou recevra le dossier;
- que le client et la cliente peut remettre son dossier à l’avocate ou à l’avocat de son choix, s’il ou elle le désire;
- que le client peut se présenter au cabinet et récupérer son dossier.
S’il était impossible de localiser un client ou une cliente, un avis écrit devrait être signifié à sa dernière adresse connue.
9.3 Retrait d’une affaire
Conformément à l’article 3.7 du Code de déontologie, une avocate ou un avocat ne peut se retirer d’une affaire que pour des motifs valables et après en avoir avisé son client ou sa cliente dans un délai raisonnable.
L’avocate ou l’avocat qui prévoit ne pas être en mesure de clore les dossiers en activité de ses clients avant la fermeture du cabinet se conforme à l’avis prévu à l’article 3.7.
Conformément au Commentaire accompagnant la Règle 3.7-1, la notion « d’avis convenable » varie selon les circonstances. L’avocate ou l’avocat devrait veiller à :
- se conformer aux dispositions législatives applicables, aux règlements judiciaires ou aux règles des tribunaux, le cas échéant;
- protéger au mieux de ses compétences les intérêts de son client ou de sa cliente;
- ne pas abandonner le client à une étape critique ni à un moment où son retrait le placerait dans une position désavantageuse ou périlleuse.
9.4 Tribunaux, avis de modification de représentation
Conformément aux dispositions législatives et aux règles de procédure applicables, l’avocate ou l’avocat devrait modifier ou rayer son nom en tant « qu’avocate ou avocat inscrit au dossier » dans tous les dossiers instruits devant les tribunaux.
Selon le dossier et conformément aux dispositions législatives applicables ou aux règles de procédure propres à un tribunal précis, l’avocate ou l’avocat peut se retirer à titre « d’avocat inscrit au dossier » :
- sur Avis de constitution d’un nouvel avocat, précisant le nom de l’avocat ou de l’avocate à qui le dossier a été remis;
- par ordonnance de retrait;
- par le dépôt d’un Avis d’intention d’agir en son propre nom par le client ou la cliente.
9.5 Engagements et conditions fiduciaires
Selon la Règle 7.2-11 du Code de déontologie, l’avocat doit répondre aux engagements qu’il a pris et honorer toutes les conditions fiduciaires qui ont été acceptées. Le commentaire accompagnant la Règle 7.2-11 prévoit que la personne à qui l’engagement est donné est en droit de s’attendre à ce que l’avocate ou l’avocat qui a accepté l’engagement l’honore personnellement. Pareillement, un avocat ne devrait pas accepter des conditions fiduciaires qu’il ne peut pas honorer personnellement. Si un avocat accepte des biens soumis à des conditions fiduciaires, il ou elle doit respecter entièrement ces conditions, même si elles semblent déraisonnables par la suite.
Avant de procéder à la fermeture ou au transfert de son cabinet, l’avocate ou l’avocat devrait :
- honorer ses engagements et honorer toutes les conditions fiduciaires;
- obtenir un engagement écrit de l’avocate ou de l’avocat subséquent à répondre aux engagements en cours et honorer toutes les conditions fiduciaires;
- remettre au bénéficiaire de l’engagement initial un avis écrit pour veiller à ce que les nouvelles dispositions de l’engagement ou des conditions fiduciaires soient valables et satisfaisantes afin de libérer l’avocate ou l’avocat original des obligations en l’espèce.
Si un avocat est incapable ou refuse de respecter une condition fiduciaire imposée par une autre partie, le sujet de la condition fiduciaire devrait être retourné sans délai à la personne qui impose la condition, à moins que ses dispositions puissent être modifiées par écrit par entente mutuelle.
9.6 Lettres de rapport
Dans le cadre de l’exercice du droit, l’avocate ou l’avocat doit souscrire une assurance responsabilité professionnelle. En cas de fermeture graduelle du cabinet, il incombe à l’avocate ou à l’avocat de compléter toutes les lettres de rapport non exécutées pendant que la couverture de l’assurance responsabilité professionnelle est encore en vigueur.
Si l’avocat compte achever lui-même les lettres de rapport, il devrait le faire :
- avant la fermeture du cabinet;
- après la fermeture du cabinet, uniquement si l’avocate ou l’avocat prolonge la couverture de l’assurance responsabilité professionnelle.
Si l’avocate ou l’avocat ne compte pas compléter les lettres et que le dossier est remis à un autre avocat, la question des lettres de rapport non exécutées devrait être portée à l’attention de l’avocat subséquent.
9.7 Aide juridique
En matière de dossiers clos, l’avocate ou l’avocat devrait déposer ses factures finales au bureau d’aide juridique.
Pour tout dossier en cours, l’avocate ou l’avocat devrait déposer une facture finale des services juridiques offerts et :
- aviser par écrit le directeur régional de l’aide juridique de la fermeture du cabinet;
- informer le client ou la cliente qu’il ou qu’elle devra solliciter auprès du bureau d’aide juridique la nomination au dossier d’une nouvelle avocate ou d’un nouvel avocat;
- sur autorisation du directeur régional de l’aide juridique, remettre le dossier à l’avocate subséquente ou à l’avocat subséquent, selon les directives du client ou de la cliente.
Pour en connaître davantage, l’avocate ou l’avocat devrait communiquer avec le directeur régional du bureau d’aide juridique ou avec Aide juridique Ontario.
9.8 Élimination et entreposage des dossiers et des registres
9.8.1 Livres et registres
Conformément à certaines dispositions législatives et réglementaires, l’avocate ou l’avocat doit conserver certains livres et registres de comptabilité :
- conformément aux exigences du Barreau de l'Ontario a énoncées à l’art. 23 du Règlement administratif no 9;
- les registres financiers généraux doivent être conservés pendant six (6) ans;
- les registres des comptes en fiducie doivent être conservés pendant dix (10) ans;
- conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada), les exigences telles qu’énoncées dans la Loi et ses règlements, y compris les paragraphes 230 (4) à (8) de la Loi, et la Circulaire d’information en matière d’impôt sur le revenu IC78-10R5.
9.8.2 Documents clos
Lors de la fermeture du cabinet, l’avocate ou l’avocat doit préciser la marche à suivre au sujet des dossiers clos, surtout s’ils contiennent des documents ou des biens qui appartiennent à un client ou à une cliente.
Avant de se départir du dossier dans le cadre de la fermeture du cabinet, si un dossier clos contient d’importants documents ou des biens qui appartiennent au client ou à la cliente, l’avocate ou l’avocat se conforme à l’article 3.5 du Code de déontologie portant sur la conservation des biens des clients.
Les avocats et avocates peuvent conserver certains dossiers clos pendant une période donnée après la fermeture de leur pratique. Dans certains cas, ils peuvent être contraints de le faire. Ils peuvent conserver ces dossiers pour se défendre contre des allégations de négligence, pour répondre à des obligations en vertu de la loi et pour se conformer à des exigences réglementaires.
9.8.3 Conservation ou élimination des dossiers
Il importe que l’avocate ou l’avocat conserve les dossiers clos de sa clientèle s’il prévoit qu’ils pourraient servir dans le cadre de consultations futures ou dans sa défense contre des allégations d’actes fautifs ou de négligence professionnelle.
La décision relative aux dossiers à conserver et à leur période de conservation repose sur les circonstances uniques du dossier.
- Serait-il possible de récupérer l’information contenue au dossier à partir d’autres sources, telle que les registres du greffe ou des tribunaux?
- Quelle est la responsabilité professionnelle d’une avocate ou d’un avocat en matière d’erreurs ou d’omissions et, le cas échéant, sa période de prescription?
Si l’avocate ou l’avocat choisit de se départir des dossiers de ses clients, elle ou il doit s’assurer de préserver la confidentialité des renseignements qu’ils contiennent au cours du processus de destruction ou d’élimination.
Malgré la fermeture du cabinet ou la retraite de l’avocate ou de l’avocat, celui-ci ou celle-ci peut choisir de ne pas détruire les dossiers de ses clients et de les conserver pendant une période indéterminée.
9.8.4 Remise des dossiers aux clients
En supposant qu’il est possible de localiser les clients, l’avocate ou l’avocat peut décider de leur remettre leurs dossiers clos. Il incombe à l’avocate ou à l’avocat de juger s’il s’avère prudent de procéder de la sorte, puisque :
- l’avocate ou l’avocat ne possèdera aucun registre (sauf peut-être une photocopie du dossier) advenant une poursuite pour négligence professionnelle ou toute autre question ou litige concernant le dossier;
- le dossier pourrait contenir des notes personnelles qui pourraient malencontreusement susciter une polémique.
9.8.5 Remise des dossiers à un autre avocat
Sous réserve de l’article 3.5 du Code de déontologie, l’avocat peut remettre la garde des dossiers clos à un autre avocat à des fins d’entreposage en lieu sûr.
9.9 Biens du client
9.9.1 Conservation des biens du client
Conformément aux règles 3.5-1 et 3.5-6 du Code de déontologie, si une avocate ou un avocat a en sa possession des biens appartenant au client au moment de la fermeture du cabinet, elle ou il :
- continue d’apporter aux biens de ses clients le soin qu’une ou qu’un propriétaire avisé et prudent prendrait de biens semblables;
- observe les lois et règlements pertinents concernant la conservation des biens que les clients confient aux avocats;
- remet au client les biens qui lui appartiennent.
Si la cliente ou le client ne peut être localisé :
- et qu’un nouvel avocat a accepté de conserver la garde en lieu sûr des biens du client, sous réserve des dispositions juridiques au contraire, l’avocat peut alors procéder à la remise des objets du client à l’autre avocat qui devra à son tour apporter aux biens du client le même soin qu’une ou qu’un propriétaire apporterait à des biens semblables conformément à l’article 3.5;
- et qu’une avocate ou qu’un avocat qui n’est pas certain à qui remettre les biens du client ou de la cliente, conformément à la Règle 3,5-7, s’adresse au tribunal compétent et suit ses directives;
- l’avocate ou l’avocat peut conserver la garde des biens du client conformément à l’article 3.5;
- l’avocate ou l’avocat avise par écrit le Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau de l'Ontario du lieu où le client ou la cliente pourra récupérer ses biens;
- et étant donnée la fermeture du cabinet, l’avocate ou l’avocat doit faire parvenir une lettre à la dernière adresse connue du client l’informant des dispositions d’entreposage prises en son nom.
9.10 Testaments
Les avocates et avocats qui ont la garde des testaments de clients (testateurs) et qui sont dans l’incapacité de localiser leurs clients actuels ou anciens devraient par écrit :
- les informer de la fermeture ou de la vente du cabinet;
- en cas de vente ou de transfert de propriété du cabinet, les aviser du nom, de l’adresse et du numéro de téléphone de l’avocate ou de l’avocat qui assumera la direction du cabinet;
- solliciter leurs directives quant au transfert du testament à l’avocate ou à l’avocat assumant désormais la direction du cabinet, à une autre avocate ou à un autre avocat, ou à sa remise au client ou à la cliente.
Si le testament devait être remis à un avocat subséquent ou à un tiers, l’avocate ou l’avocat devrait obtenir un document en bonne et due forme, signé par le client et indiquant le nom de la personne à qui remettre le testament.
L’avocate ou l’avocat qui a la garde de testaments et qui est dans l’incapacité d’obtenir des directives de ses clients, tel que dans le cas où ces derniers ne pourraient être localisés, devrait :
- dans le cas où une avocate ou un avocat aurait accepté la garde des testaments et sous réserve de toute disposition législative au contraire, les remettre à l’avocate subséquente qui devra à son tour les conserver conformément à l’article 3.5;
- dans le cas où l’avocate ou l’avocat ne serait pas certain à qui remettre le testament d’un client, conformément à la Règle 3.5-7, elle ou il déposera une requête auprès d’un tribunal compétent pour obtenir des directives et s’y conformer;
- l’avocate ou l’avocat peut conserver la garde des testaments de ses clients conformément à la l’article 3.5;
- l’avocate ou l’avocat doit aviser par écrit le Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau de l'Ontario de l’emplacement des testaments et
- étant donnée la fermeture du cabinet, faire parvenir une lettre à la dernière adresse connue du client ou de la cliente l’informant de l’emplacement du testament.
L’avocat ou l’avocate devrait éviter d’envoyer l’original du testament à la dernière adresse connue d’un client à moins qu’elle ou il ne soit certain que le client sera sur les lieux pour le recevoir.
L’avocate ou l’avocat devrait signaler l’emplacement des originaux des testaments des clients au Service de la conformité aux règlements administratifs du Barreau de l'Ontario en composant le 416 947-3300 ou sans frais au 1 800 668-7380, poste 3315.
9.11 Livres, sceaux et registres des entreprises
L’avocate ou l’avocat veille à se conformer aux exigences législatives relatives à la garde et à l’entreposage des livres, des sceaux et des registres des entreprises.
Si une avocate ou un avocat se demande à qui remettre les documents et sceaux de l’entreprise, elle ou il devrait déposer une requête auprès d’un tribunal compétent et suivre ses directives conformément à la Règle 3.5-7.
9.12 Questions reliées à la comptabilité et aux transactions bancaires
9.12.1 Comptes en fiducie
L’avocate ou l’avocat qui possède des comptes en fiducie en activité en date de la fermeture ou de la vente du cabinet devrait :
- imputer les fonds aux montants impayés si des honoraires et frais judiciaires demeuraient impayés, pour lesquels un relevé a été remis au client conformément à la Partie IV du Règlement administratif no 9, et sauf réclamations ou droits auxdits fonds;
- remettre les fonds au client ou à la cliente;
- remettre les fonds à l’avocate subséquente ou à l’avocat subséquent, sur directive écrite du client.
Lorsqu’un client ne réclame aucun fonds en fiducie, n’émet aucune directive relativement au virement de fonds en faveur d’un tiers ou lorsqu’il ne peut être localisé, l’avocate ou l’avocat :
- conserve les fonds dans le compte en fiducie conformément aux exigences de conservation des biens du client énoncées à l’article 3.5 et dans toute autre disposition législative ou exigence réglementaire;
- dépose une requête visant à remettre les fonds non réclamés au Fonds en fiducie non réclamé du Barreau de l'Ontario en composant le 416 947-3312 ou sans frais le 1 800 668-7380.
L’avocate ou l’avocat qui conserve des soldes dans des comptes en fiducie suite à la fermeture du cabinet continue de se conformer aux exigences de reddition des comptes en fiducie du Barreau de l'Ontario.
L’avocate ou l’avocat ne peut procéder à la fermeture des comptes en fiducie qu’après avoir rendu compte de tous les fonds en fiducie et que leur solde soit remis à zéro. Une fois qu’un compte en fiducie est fermé, l’avocat doit aviser le Barreau de l'Ontario en utilisant le rapport sur l'ouverture et la fermeture de comptes en fiducie. Cette information sera partagée avec la Fondation du droit de l'Ontario.
9.12.2 Comptes généraux
Si des comptes débiteurs demeurent impayés suite à la fermeture du cabinet, l’avocate ou l’avocat peut continuer à exploiter des comptes généraux sur une période indéterminée.
9.12.3 Déclaration annuelle
L’avocate ou l’avocat qui ferme son cabinet doit se conformer aux exigences de reddition annuelle de comptes du Barreau de l'Ontario.
9.12.4 Collecte des comptes débiteurs
Advenant la vente du cabinet ou son transfert à un autre avocat ou à une autre avocate, l’avocate ou l’avocat peut continuer de collecter les comptes débiteurs ou de vendre ces derniers.
9.13 Questions reliées au personnel et au cabinet
9.13.1 Personnel
L’avocate ou l’avocat prépare, remet et dépose tout document et effectue tout versement prescrit par la législation relative au personnel d’un cabinet, y compris :
- le relevé d’emploi de chaque employé;
- le montant des impôts retenus;
- le montant retenu relativement au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi;
- le montant des cotisations versées par l’employeur.
9.13.2 Locaux du cabinet
Il importe que l’avocate ou l’avocat étudie les baux de location des locaux occupés par le cabinet afin de préciser les dispositions qui s’appliquent en matière d’annulation, de cession ou, le cas échéant, de sous-location.
9.13.3 Téléphone
Il importe également que l’avocate ou l’avocat se penche sur la question relative à l’élimination des systèmes téléphoniques du cabinet, y compris :
- le transfert ou la vente des systèmes téléphoniques ou des numéros de téléphone;
- l’annulation du service téléphonique en avisant le prestataire approprié;
- l’annulation de toute publicité dans tout annuaire;
- l’annulation de toute inscription dans tout annuaire, notamment :
- les Pages jaunes;
- Martindale et Hubbell;
- Annuaire téléphonique des avocats et avocates de l’Ontario;
- Canada Law List.
9.13.4 Location d’équipement
L’avocate ou l’avocat doit prendre les dispositions nécessaires pour se départir de l’équipement loué conformément aux dispositions du contrat de location, notamment :
- systèmes informatiques;
- dictaphones;
- déchiqueteurs;
- photocopieurs;
- télécopieurs;
- systèmes téléphoniques.
9.13.5 Meubles et équipements de bureau usagés
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de vendre ses meubles et équipements usagés à des commerçants spécialisés en la matière.
9.13.6 Bibliothèque juridique
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de vendre le contenu de sa bibliothèque juridique à des libraires de livres usagés ou dans le cadre d’une vente privée.
9.13.7 Annuaire de l’édifice et enseignes
L’avocate ou l’avocat devrait penser à retirer sa raison sociale ou son nom de l’annuaire de l’édifice et des enseignes où il apparaît.
9.14 Avis de modification
9.14.1 Assurance responsabilité civile professionnelle des avocats
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’aviser l’Assurance responsabilité civile professionnelle des avocats (LawPRO) de la fermeture prochaine du cabinet, préférablement soixante (60) jours avant la date de fermeture. Une fois les clefs dans la porte, l’avocate ou l’avocat devrait évaluer ses besoins en assurance.
Selon les circonstances, on conseille parfois aux avocates et aux avocats de souscrire une assurance supplémentaire visant à les protéger en cas de réclamation subséquente à la fermeture du cabinet.
Les avocates et avocats devraient communiquer avec LawPRO au 416 598-5800 ou sans frais au 1 800 410-1013 pour examiner les options qui leur sont offertes.
9.14.2 Avis au Barreau de l'Ontario
Quelque temps avant la fermeture du cabinet, l’avocate ou l’avocat devrait aviser par écrit le Barreau de l'Ontario de la réduction progressive de ses activités, de la raison de la fermeture du cabinet et de l’adresse de réexpédition.
Conformément au Règlement administratif no 5, les avocates et avocats âgés de plus de 65 ans peuvent continuer de demeurer membres du Barreau de l'Ontario sans obligation de verser la cotisation annuelle.
9.14.3 Boîtes postales aux greffes, aux palais de justice et aux centres d’échange de documents
Il importe que l’avocate ou l’avocat prenne les dispositions nécessaires pour libérer les boîtes postales occupées aux différents greffes, aux palais de justice ou aux centres d’échange de documents et leur indique une adresse de réexpédition.
9.14.4 Souscriptions et publications
L’avocate ou l’avocat devrait examiner la possibilité d’annuler certaines souscriptions et d’aviser les maisons d’édition de tout changement d’adresse.
9.14.5 Affichage d’avis
On conseille aux avocates et aux avocats de préparer un court avis traitant de la fermeture du cabinet et de l’afficher dans un endroit approprié ou le faire paraître sur un babillard électronique :
- dans l’annuaire d’un immeuble de bureaux;
- sur la porte du cabinet;
- au Bureau du shérif;
- aux bureaux d’enregistrement des titres;
- dans tous les greffes de la région d’exercice normal du droit;
- à la bibliothèque de l’association juridique de comté;
- au bureau du greffier;
- aux bureaux de la Cour d’appel;
- sur des babillards électroniques;
- sur des sites Web et leurs liens;
- dans les journaux régionaux.
9.14.6 Réexpédition du courrier et du courriel
On conseille aux avocats d’informer le bureau de poste, le directeur-gérant de l’immeuble et les bureaux avoisinants de l’adresse de réexpédition.
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité d’exploiter brièvement un service courriel programmé pour répondre automatiquement aux messages électroniques et aviser l’expéditeur de la fermeture du cabinet.
9.14.7 Affiliations
L’avocate ou l’avocat pourrait examiner la possibilité de résilier ou de modifier son statut dans le cadre d’affiliations à divers organismes ou groupes professionnels.
9.15 Divers
9.15.1 Procurations
L’avocate ou l’avocat nommé à titre de procureur conformément à un acte de procuration devrait comprendre que, sous réserve des dispositions précises de l’acte précité, cette nomination conserve pleine force et effet nonobstant le fait qu’elle ou qu’il continue à exercer le droit ou non.
L’avocate ou l’avocat qui désire cesser d’agir à titre de procureur aux fins de l’acte de procuration devrait communiquer avec le client ou la cliente en question et obtenir de nouvelles directives.
9.15.2 Notaires et commissaires aux affidavits
L’avocate ou l’avocat devrait examiner les textes législatifs pertinents traitant des commissaires aux affidavits et des notaires, notamment la Loi sur les commissaires aux affidavits, L.R.O. 1990, c. C.17 et la Loi sur les notaires, L.R.O. 1990, c.N6.
L’avocate ou l’avocat qui a cessé d’exercer le droit devrait éviter d’offrir des conseils à caractère juridique lorsqu’elle ou il agit à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire.
Une avocate ou un avocat qui n’exerce plus le droit peut continuer à agir en qualité de notaire conformément à la Loi sur les notaires pourvu que son permis d’exercer le droit soit actif (n’ait pas été suspendu, remis ou révoqué) et n’est pas en désuétude. L’avocate ou l’avocat doit décider de sa capacité à agir en tant que notaire à la lumière de la loi précitée.
Conformément à la Loi sur les commissaires aux affidavits, les avocates et les avocats sont des commissaires d’office pourvu qu’elles ou ils soient habilités à exercer le droit en Ontario. L’avocate ou l’avocat qui n’exerce plus le droit peut agir en qualité de commissaire aux affidavits pourvu qu’elle ou il n’offre aucun conseil juridique et qu’elle ou il ne remplit ces fonctions qu’occasionnellement et à titre de service envers la collectivité.