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Questions sur l’enregistrement électronique de titres

Sujet no 1 : CED et clôture 
Sujet no 2 : Questions de sécurité quant aux disques de la TPS et phrases de passe 
Sujet no 3 : Obligation d'informatiser 
Sujet no 4 : Déclarations de conformité avec la loi 
Sujet no 1 : CED et clôture

Les deux parties à l’opération d’achat et de vente ont signé la CED telle qu’approuvée par le comité conjoint. Les documents et les clés ont été échangés. Le transfert a été signé comme complet par les deux parties et communiqué pour l’enregistrement par le vendeur, mais il n’a pas encore été enregistré.

Discussion :

  1. L’avocat des acheteurs reçoit un appel téléphonique des acheteurs disant qu’ils ont maintenant réalisé qu’ils payaient trop pour la maison et ne voulaient pas conclure. Ils veulent récupérer leur argent. Que devraient faire les avocats respectifs ?
  • L’avocat de l’acheteur devrait :  
    • confirmer verbalement et par écrit aux clients que (i) ce n’est pas une raison valable pour refuser de conclure en vertu de la convention d’achat et de vente, et (ii) ils perdront leur dépôt et pourraient être poursuivis en dommages-intérêts si le vendeur ne peut pas revendre la propriété pour le montant équivalent ;
    • envoyer une demande écrite à l’avocat du vendeur (avant le délai de communication autorisé en vertu de la CED) pour la remise de leur argent et de leurs documents ;
    • informer le prêteur que l’opération ne sera pas conclue et que les fonds hypothécaires seront rendus.
  • L’avocat du vendeur est obligé en vertu de la CED de rendre l’argent.  
    • Vérifier si l’avocat du vendeur devrait demander au client vendeur s’il souhaite se conformer à la CED, ou immédiatement introduire une action et verser l’argent à la Cour. Comme la CED est un engagement des cabinets, bien que pris sur les instructions du client, il semble approprié pour l’avocat du vendeur de prendre la position qu’il/elle doit rendre l’argent et ensuite (si nécessaire) faire face à des allégations que le client pourrait porter sur l’autorité de l’avocat de donner l’engagement.
    • Notez que la Reconnaissance et directive (imprimée à partir du système d’enregistrement électronique, un document à la fois) doit déjà avoir été signée par le client à ce stade de la transaction ; la Reconnaissance comprend les instructions du client de conclure conformément à la CED (dont une copie devrait être jointe).
  • L’avocat du vendeur doit confirmer dans la lettre rendant les fonds que l’avocat de l’acheteur n’a jamais mentionné de défaillance dans les livraisons du vendeur en vertu de la CED, et que le vendeur insiste toujours pour conclure la transaction. 
  • b) Bien que la transaction soit par ailleurs prête à être conclue, l’avocat du vendeur reçoit un appel téléphonique de ses clients disant qu’ils viennent d’apprendre que le dernier chèque de dépôt de l’acheteur a rebondi. Les vendeurs veulent toujours conclure lorsque l’acheteur fournit les fonds manquants. Que devrait faire l’avocat des vendeurs ?
  • L’avocat des vendeurs devrait : c) Supposons que dans le scénario ci-dessus, l’avocat du vendeur n’a pas retiré la signature d’exhaustivité du document (ou bloqué électroniquement son enregistrement). L’avocat de l’acheteur était parti déjeuner, demandant au technicien juridique d’enregistrer le transfert et d’informer l’autre partie. Le technicien juridique enregistre le transfert, puis trouve la télécopie de l’autre partie (qui était sur le télécopieur au moment de l’enregistrement), indiquant « ne pas enregistrer ».
    • immédiatement entrer dans le système d’enregistrement électronique et supprimer du document la signature d’exhaustivité, de sorte qu’il ne puisse pas être enregistré en attendant les communications avec l’autre partie (notez que toute modification au document supprimera toutes les approbations qu’il contient) ;
    • sous réserve des instructions du client, envoyer une communication écrite immédiate à l’avocat de l’acheteur (i) l’avisant du défaut en vertu du contrat d’achat et de vente (ii) exigeant la production d’un chèque bancaire ou d’un chèque certifié pour remplacer le dépôt manquant, (iii) fixant une nouvelle date de clôture dans un délai raisonnable.
  • Dans cette situation, le cabinet d’avocats de l’acheteur semble avoir enfreint la CED.
  • La CED exige que l’avis soit donné à l’avocat qui fait l’enregistrement. Le personnel dirigerait le bureau en tant que mandataires de cet avocat pendant sa période d’absence.
  • Pensez à des méthodes pour grever le titre afin de protéger le privilège du vendeur pour l’argent d’achat impayé.
  • Tout avocat impliqué dans cette situation devrait considérer et remplir son obligation de signaler une réclamation potentielle, le cas échéant, à LPIC en vertu des règles de déontologie. e) Qu’arrive-t-il si le technicien juridique dans le scénario ci-dessus a personnellement reçu un appel téléphonique, disant de ne pas faire l’enregistrement, mais l’a quand même fait ?
  • La CED n’exige pas que l’avis soit fait par écrit.
  • Encore une fois, bien qu’il ne soit pas donné directement à l’avocat qui fait l’enregistrement, on s’attend à ce qu’un tribunal considère le personnel comme mandataire de l’avocat aux fins de la notification.
Sujet no 2 : Questions de sécurité quant aux disques de la TPS et phrases de passe 

a) Le marché du personnel juridique est actuellement instable et votre entreprise connait un taux de rotation élevé. Il faut payer pour obtenir un laissez-passer de sécurité personnelle pour chaque nouveau membre du personnel. Un de vos associés suggère d’obtenir un laissez-passer commun pour tous les techniciens juridiques de droit immobilier.

Discussion : 

b) Votre technicien juridique de droit immobilier prend sa retraite après 20 ans, après avoir été le champion de l’enregistrement électronique dans votre entreprise. Avez-vous des responsabilités autres que de lui acheter un cadeau et de lui faire une fête ?

Discussion :

  • Ceci est clairement interdit dans la demande de licence de sécurité personnelle Teraview.
  • Cela contrevient également au paragraphe 5.01 (8) du Code de déontologie qui prévoit que les avocats doivent s’assurer que leurs employés non juristes n’autorisent pas les autres à utiliser leurs disquettes personnalisées cryptées et ne divulguent pas leurs phrases de passe d’enregistrement électronique personnalisées aux autres.
  • D’un point de vue pratique, si l’un des techniciens juridiques avait entrepris des activités inappropriées dans le système (y compris dépenser l’argent du cabinet d’avocats dans le compte de dépôt Teraview sans autorisation), il n’y aurait aucun moyen de déceler l’auteur.
  • Vous devez récupérer le disque TPS auprès de l’employé qui quitte l’entreprise et immédiatement informer Teranet par écrit de la suppression de cet utilisateur de votre compte.
 Sujet no 3 : Obligation d’informatiser 

En tant que nouveau praticien dans une partie de la province qui utilise l’enregistrement informatisé, vous vous retrouvez avec un budget serré et vous vous demandez si votre pratique en immobilier a vraiment besoin d’un accès à l’enregistrement électronique.

a) Devriez-vous simplement vous rendre au bureau d’enregistrement immobilier et demander au personnel de créer vos enregistrements ?

Discussion :

  • C’est un processus qui peut être long sur place. Le processus d’enregistrement « sans rendez-vous » sera de plus en plus axé sur les enregistrements occasionnels des consommateurs.
  • Le rapport final du comité conjoint du BHC et de l’ABO indique que les avocats ne peuvent pas compter sur le bureau d’enregistrement immobilier pour préparer et enregistrer leurs documents en format électronique. Il vaut mieux équiper correctement le cabinet de l’avocat avec le matériel et les logiciels nécessaires. b) Devriez-vous compter sur l’avocat de l’autre partie pour faire le travail électronique dans le dossier ?
  • Vous avez une obligation de vous équiper pour pratiquer avec compétence. Les Lignes directrices sur la pratique, conformément aux suggestions contenues dans le rapport final du comité conjoint du BHC et de L’ABO, notent que si un avocat ne se conforme pas à l’informatisation, il pourrait causer des inconvénients sérieux à l’autre avocat et soulever des préoccupations au sujet de sa capacité à remplir son devoir envers le client.
  • Il est fort probable que vous deviez retenir quelqu’un d’autre pour faire la partie électronique de votre dossier.
  • Même si l’autre avocat fait le travail, les publications ci-dessus prévoient que l’avocat non informatisé devrait indemniser l’autre avocat pour les couts de l’exécution de ce travail.
  • Les avocats qui effectuent des enregistrements électroniques pour le compte d’autres avocats devraient s’assurer que la portée et l’étendue du travail à exécuter sont très clairement définies par écrit.
Sujet no 4 : Déclarations de conformité avec la loi

a) Vous agissez dans le cadre d’une cession successorale où l’une de vos options consiste à faire une déclaration de conformité avec la loi (une « DCL ») plutôt que de produire des pièces justificatives au bureau d’enregistrement immobilier. Vous ne pouvez pas décider si vous voulez faire la DCL, bien que vous soyez convaincu en droit que toutes les exigences pertinentes ont été satisfaites.

Discussion :

  • La capacité de faire une DCL est un avantage important pour la profession juridique, qui ne devrait pas être négligée ou traitée à la légère.
  • Compte tenu de votre confiance dans la position de votre client, vous risqueriez de mettre en péril ses intérêts si vous présentiez la documentation réelle et qu’un différend survient avec l’autre partie à la transaction, même si elle est mal orientée en droit ou simplement tactique.
  • Si vous n’êtes pas sûr de la capacité de votre client à céder un titre valide, sans aucune charge inappropriée, il serait judicieux d’envisager de retenir les services d’un avocat pour un second avis, plutôt que de se fier à l’opinion de l’autre partie ou du personnel Bureau d’enregistrement immobilier qui ne verra pas la transaction du point de vue de votre client.
  • L’effet combiné des paragraphes 57 (1) et (12) de la Loi sur l’enregistrement des droits immobiliers et de l’article 40 (3) du Règl. De l’Ont. 19/99 est de limiter l’exposition à des tiers (y compris la Caisse d’assurance des droits immobiliers) pour l’avocat faisant la déclaration. La responsabilité de l’avocat (le cas échéant) pour une DCL mal faite devrait être limitée à une réclamation directement du client (vraisemblablement pour négligence, le cas échéant). L’avocat devrait néanmoins conserver les éléments de preuve sur lesquels repose la DCL dans son dossier. e) Votre client achète une propriété qui, dans le passé, a été cédée dans une transaction visée par un pouvoir de vente où une DCL a été effectué. Devriez-vous enquêter sur le bienfondé de l’utilisation de la DCL par l’avocat précédent ?
  • En supposant que le vendeur dans votre transaction apparait comme le propriétaire enregistré dans le registre de parcelle, il n’y a aucune raison de demander ou d’enquêter sur l’utilisation passée d’une DCL, d’autant plus que vous ne mettriez pas en doute (dans le système papier) à ce moment-ci le bienfondé de la décision du registrateur (sur la base de documents papier) qui a mené au transfert du titre dans le registre des parcelles de titres fonciers. b) Votre client achète une propriété en vertu d’un pouvoir de vente, et l’avocat de l’établissement prêteur a l’intention d’utiliser une DCL. Devriez-vous exiger des preuves pour soutenir l’utilisation de la DCL ?
  • On peut soutenir que l’obligation de l’avocat de l’acheteur est de s’assurer que ce qui sera soumis au registrateur lui suffira pour transférer le titre dans le registre des parcelles à l’acheteur. Par exemple, l’avocat de l’acheteur devrait vérifier que les déclarations appropriées ont été sélectionnées, conformément à la loi, aux règlements et aux exigences du logiciel d’enregistrement électronique. Cela ressemble à l’utilisation actuelle des énoncés de la Loi sur l’aménagement du territoire. L’avocat de l’acheteur n’exige pas une preuve de l’avocat du vendeur indiquant qu’il a effectivement demandé au cédant de déterminer si le transfert ne contrevient pas aux règles de contrôle de la subdivision ou s’il est un avocat ontarien en règle.
  • Que se passe-t-il si l’autre avocat commet une erreur et qu’un grevant non dument assigné en vertu du pouvoir de vente (par exemple) communique avec le bureau d’enregistrement immobilier avant que la certification ne soit faite en vertu du paragraphe 78 (4) de la Loi sur l’enregistrement des droits fonciers ? Ce risque existe également dans le système papier actuel, car aucune norme de pratique n’oblige les avocats à faire plus qu’examiner les pièces justificatives telles qu’elles seront présentées au registraire pour s’assurer qu’elles répondent aux exigences d’enregistrement. Les procureurs ne vérifient pas de manière indépendante la véracité et l’exactitude du contenu des pièces justificatives.
  • Bien sûr, toute connaissance défavorable de votre part ou de votre client nécessiterait une enquête plus approfondie de votre part, et pourrait à ce moment donner lieu à d’autres demandes de renseignements du vendeur.
  • Il convient de noter que LawPRO a adopté une position selon laquelle il n’y a pas de frais de franchise ou d’historique de réclamations pour tout avocat (en vertu de la police LawPRO) qui croit de bonne foi une DCL effectuée par l’avocat de l’autre partie à la transaction. Cette information est disponible sur le site Web de LawPRO, www.lawpro.ca.
Explication des termes et concepts