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La trousse personnelle de sécurité

Qu’est-ce qu’une trousse personnelle de sécurité ?

Toute personne d’un cabinet qui utilise l’enregistrement électronique (« l’utilisateur ») doit obtenir une trousse personnelle de sécurité auprès de Teranet. Cette trousse consiste en une disquette (ou une clé) personnalisée spécialement cryptée et une phrase de passe unique, créée par l’utilisateur. La trousse représente un dispositif de sécurité interne au réseau d’enregistrement électronique. L’utilisateur doit utiliser la disquette (ou la clé) et la phrase de passe pour avoir accès à l’enregistrement électronique.

Quelles sont mes responsabilités à l’égard de l’utilisation des trousses personnelles de sécurité dans mon cabinet ?

L’intégrité et la sécurité du réseau d’enregistrement électronique reposent en partie sur le fait que Teranet établit et maintient une piste de vérification de toutes les transactions et des parties qui les ont effectuées.

Étant donné qu’un cabinet d’avocats est tenu de connaitre ses membres et de contrôler leurs activités, les avocats doivent faire preuve de vigilance et veiller à ce que des mesures de protection adéquates soient appliquées à l’égard des trousses de sécurité données aux membres du cabinet.

Si un avocat a une disquette ou une clé personnalisée spécialement cryptée lui donnant accès au réseau d’enregistrement électronique de titres documentaires (l’« enregistrement électronique »), l’avocat ne doit pas permettre à d’autres personnes, notamment à un employé non-avocat, d’utiliser la disquette de l’avocat, ni leur divulguer sa phrase de passe personnalisée pour l’enregistrement électronique.

Si un non-avocat employé par un avocat a une disquette ou une clé personnalisée et spécialement cryptée lui donnant accès au réseau d’enregistrement électronique de titres documentaires, l’avocat doit veiller à ce que le non-avocat ne permette pas à d’autres personnes d’utiliser la disquette, ni ne leur divulgue sa phrase de passe personnalisée pour l’enregistrement électronique.

Voir Ligne directrice 1 : Protéger l’intégrité de l’accès et des comptes et les règles 6.1-5 et 6.1-6 du Code de déontologie.

Comment protéger ma trousse personnelle de sécurité ?

Un avocat doit :

  • veiller à ne jamais partager sa trousse avec qui que ce soit,
  • protéger l’accès à sa trousse personnelle de sécurité,
  • obtenir une trousse individuelle pour chaque personne au cabinet qui a besoin d’avoir accès à l’enregistrement électronique.

Ligne directrice 1 : Protéger l’intégrité de l’accès et des comptes

Comment puis-je protéger l’utilisation des trousses personnelles de sécurité au sein de mon cabinet ?

  • Les avocats devraient prendre au moins les mesures suivantes :
  • insister auprès de tous les utilisateurs au sein du cabinet sur l’importance de protéger la confidentialité des phrases de passe et de protéger les disquettes cryptées,
  • prendre des mesures appropriées pour dissuader les utilisateurs de partager leur phrase de passe avec une autre personne et pour éviter que cela se produise,
  • établir des lignes directrices appropriées pour la création des phrases de passe de façon à tirer pleinement profit des éléments de sécurité du système,
  • prendre des mesures appropriées pour détruire, désactiver et remplacer les phrases de passe et les disquettes dont la confidentialité a été compromise ;
  • mettre en œuvre des procédures de surveillance appropriées pour éviter tout accès non autorisé au système d’enregistrement électronique au moyen des comptes d’utilisateur du cabinet,
  • enregistrer et faire un rapprochement de tout ce qui est débité par Teranet, car cela pourrait révéler des accès non autorisés à votre compte,
  • établir des procédures afin que Teranet soit immédiatement informé de tout changement parmi les utilisateurs autorisés du cabinet d’avocats. Plus particulièrement, lorsqu’un utilisateur autorisé quitte votre cabinet, vous devriez vous assurer de récupérer toutes les copies de sa disquette cryptée et avertir Teranet immédiatement de la résiliation de son accès au compte.

Ligne directrice 1 : Protéger l’intégrité de l’accès et des comptes

Accéder à votre compte Teraview à distance

J’exerce le droit immobilier. J’ai une transaction à clôturer à la fin de la semaine, mais je ne serai pas au bureau ce jour-là. Bien que j’aie signé les documents pour attester qu’ils sont complets, je crains que des changements soient apportés aux documents à la date de la clôture, ce qui nécessiterait que je les signe à nouveau. J’ai entendu parler de programmes qui me permettraient de me connecter à distance à mon ordinateur au cabinet et d’avoir accès à mon compte Teraview. Il me suffirait alors d’appeler mon assistant et lui demander d’insérer ma clé dans le port USB de mon ordinateur. Je pourrais alors saisir ma phrase de passe à distance, et signer et envoyer les documents électroniques pour enregistrement.

Puis-je accéder à mon compte Teraview de cette façon et demeurer en conformité avec mes obligations en vertu de la règle 6.1-5 du Code de déontologie, interdisant aux avocats de partager leur trousse de sécurité (disquette/clé et phrase de passe utilisées pour accéder à e-regMC) ?

Oui, tant que vous ne divulguez pas votre phrase de passe e-regMC personnalisée à votre assistant administratif ou à qui que ce soit d’autre et tant que vous ne leur déléguez pas, après avoir accédé à Teraview à l’aide de votre phrase de passe e-regMC et de votre clé personnalisées, la tâche de travailler sur les documents ou de le signer ou de les envoyer à l’aide de votre clé.

Le Règlement 6.1-5 interdit à un avocat qui a une disquette ou une clé personnalisée servant à accéder à e regMC d’autoriser d’autres personnes à utiliser sa disquette ou sa clé et de leur divulguer sa phrase de passe e regMC personnalisée. Le simple fait d’autoriser son assistant(e) à insérer la disquette ou la clé de l’avocat dans l’ordinateur du bureau ne constitue pas, en soi, une violation de la règle 6.1-5.

Dans un article intitulé « Up, Up & Away (and still be able to close) » publié en décembre 2011 dans la section Droit immobilier (The Abstract Page) de l’Association du Barreau de l’Ontario, Jeffrey Schwartz énonce certains des avantages pour les praticiens autonomes de pouvoir accéder à leur compte Teraview à distance.

Je dois signer un document pour attester qu’il est complet, alors que je suis absent du bureau. Comment puis-je faire cela ?

Il existe différentes solutions possibles, vous devez juger par vous-même de la solution qui convient le mieux à votre situation. Vous pouvez donner pouvoir de mise à jour sur un document dans votre compte Teranet à un autre avocat qui a sa propre trousse de sécurité, par le biais d’un message envoyé sur le réseau e regMC. Il est possible d’accorder un tel pouvoir à un avocat de votre cabinet qui est un utilisateur dans le même compte, ou à un avocat d’un autre cabinet qui a sa propre trousse de sécurité sous son propre compte. Il convient de noter que les droits de cession immobilière et les frais d’enregistrement sont débités du compte à partir duquel le document a été signé pour attester qu’il est complet. Autrement, vous pouvez prendre des dispositions pour accéder à Teranet à distance.

Le guide de référence Teraview contient des informations sur l’octroi du pouvoir de mise à jour. Voir aussi les questions et réponses sur l’accès à votre compte Teraview à distance.

Enregistrement électronique : questions et réponses 

Explication des termes et concepts