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La Reconnaissance et directive

Qu’est-ce qu’une Reconnaissance et directive ?

Lorsqu’il s’agit d’un enregistrement électronique, les documents sont signés et enregistrés électroniquement par les avocats ou leurs assistant(e)s. La Reconnaissance et directive est un formulaire généré par le système d’enregistrement électronique ou préparé par l’avocat. Ce formulaire résume le contenu du document à enregistrer et contient des instructions écrites du client à l’avocat, permettant à ce dernier de libérer et d’enregistrer le document.

Le formulaire Reconnaissance et directive généré par le système d’enregistrement électronique comprend les informations suivantes :

La reconnaissance du client que l’information contenue dans la Reconnaissance et directive est exacte ;

  • L’autorisation du client à l’avocat d’enregistrer le document électroniquement ;
  • L’autorisation du client à l’avocat de participer à la convention d’enregistrement de documents (CED) ;
  • La reconnaissance du client qu’il ou elle comprend le contenu du document ;
  • La garantie du client quant à sa propre identité.

Ligne directrice 3 — Reconnaissance et directive

Où puis-je obtenir le formulaire Reconnaissance et directive ?

Le système d’enregistrement électronique a été conçu pour générer 5 différents formulaires standard de Reconnaissance et directive :   

Transfert (cédant)

  • Transfert (cessionnaire)
  • Charge (constituant de la charge)
  • Mainlevée de charge/hypothèque (titulaire de charge)
  • Document général

Vous pouvez obtenir un formulaire standard Reconnaissance et directive sur le site Web de Teranet www.teraview.ca. Vous devez apporter des modifications au formulaire standard, selon les circonstances de la transaction en question. Autrement, vous pouvez aussi rédiger votre propre formulaire Reconnaissance et directive en y incluant les informations pertinentes. Toutefois, si vous rédigez votre propre formulaire, il est quand même recommandé que le rapport d’enregistrement de l’enregistrement électronique de document soit joint à votre formulaire.

Ligne directrice 3 — Reconnaissance et directive

À quel moment est-ce que mon client devrait signer la Reconnaissance et directive ?

Le formulaire approprié de Reconnaissance et directive pour chaque document électronique à enregistrer par enregistrement électronique devrait être signé par le client avant que le document électronique ne soit libéré pour enregistrement.

Ligne directrice 3 — Reconnaissance et directive

Dois-je faire référence à la convention d’enregistrement de documents (CED) dans la Reconnaissance et directive ?

Si un document électronique a trait à une transaction pour laquelle il est aussi approprié que l’avocat participe à une CED (lorsque l’avocat représente le vendeur ou l’acheteur d’une propriété dans une convention d’achat et vente), une déclaration autorisant l’avocat à participer à une CED devrait être incluse dans la Reconnaissance et directive. Une copie certifiée conforme de la CED devrait être jointe en annexe et devrait aussi être signée par le client.

Ligne directrice 3 — Reconnaissance et directive

Que faire si des modifications doivent être apportées au document après que mon client a signé la Reconnaissance et directive ?

La description du document électronique contenue dans la Reconnaissance et directive doit correspondre exactement au document électronique qui est finalement enregistré. Si une modification qui n’est pas simplement de nature administrative est apportée à un document électronique après que la Reconnaissance et directive a été signée, une nouvelle Reconnaissance et directive modifiée, qui comprend toutes les modifications, doit être préparée et signée par le ou les clients avant l’enregistrement.

Ligne directrice 3 — Reconnaissance et directive

Dois-je continuer à obtenir des instructions par écrit de mon client concernant les questions qui ne sont pas traitées dans la Reconnaissance et directive ?

La Reconnaissance et directive ne confirme que les directives du client pour l’enregistrement d’un document électronique et dans certains cas, d’une CED. L’avocat doit continuer à obtenir des directives par écrit de son ou ses clients pour les questions qui ne sont pas directement liées à l’enregistrement du document électronique, et en particulier pour les questions relatives aux transactions pour lesquelles il fournit une opinion avec réserve sur le titre.

Par exemple, si l’avocat représente les parties nommées comme acheteurs dans une convention d’achat et vente de propriété et que l’avocat reçoit des directives de ces parties d’enregistrer électroniquement un transfert en faveur d’une tierce partie à titre de cessionnaire, l’avocat doit aussi, en plus d’obtenir une Reconnaissance et directive de la partie nommée cessionnaire dans le document de transfert, obtenir des instructions par écrit de toutes les parties qui sont acheteurs selon la convention d’achat et vente. Ces directives doivent indiquer la partie nommée cessionnaire.

Ligne directrice 3 — Reconnaissance et directive

Mes clients vont signer une Reconnaissance et directive. Comment dois-je gérer cela ?

Dans la mesure du possible, l’avocat doit rencontrer son ou ses clients et examiner avec eux la Reconnaissance et directive et toute autre directive écrite des clients avant que le document électronique ne soit libéré pour enregistrement. Si l’avocat ne peut pas rencontrer le client, l’avocat devrait faire en sorte que ce document soit signé selon les mesures adéquates prises pour la signature de tout document original.

L’examen devrait comprendre une explication détaillée du contenu de la Reconnaissance et directive et des autres directives du client avant la signature.

L’avocat doit continuer à demander une preuve d’identification des clients pour vérifier leur identité, et il doit se conformer aux exigences du règlement administratif n°7.1.

De plus, l’avocat doit conserver des copies signées de la Reconnaissance et directive au dossier comme preuve écrite des directives du client et procuration pour l’enregistrement des documents.

Ligne directrice 3 — Reconnaissance et directive

Enregistrement électronique : questions et réponses

Explication des termes et concepts