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Règlement administratif no 7.1

 

Adopté :  25 octobre 2007 
Modifié :  22 novembre 2007 
24 janvier 2008
24 avril 2008
26 juin 2008
30 octobre 2008
29 janvier 2009
29 janvier 2009 (changements de la rédaction)
20 mars 2009 (changements de la rédaction)
28 octobre 2010
10 novembre 2010 (changements de la rédaction)
25 septembre 2013
25 juin 2015
23 février 2017
2 mars 2017 (changements de la rédaction)
25 janvier 2018 


OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS OPÉRATIONNELLES

PARTIE I

SURVEILLANCE DES TÂCHES ET FONCTIONS

Interprétation

1.  (1)  Dans la présente partie,
 
« Annexe sur les indemnités d’accidents légales » Désigne l’Annexe sur les indemnités d’accidents légales au sens de la Loi sur les assurances.
 
« cabinet de titulaires de permis » S’entend d’une société de personnes ou d’un autre type d’association de titulaires de permis, d’une société de personnes ou d’une association visée à la partie III du Règlement administratif no 7 [Entreprises] ou d’une société professionnelle établie en vertu de la Loi sur le Barreau ;
 
« cours ou programme d’éducation clinique » Désigne
 
  a)  un cours, programme, projet, stage ou partenariat organisé ou accepté par une faculté de droit de l’Ontario et qui fournit aux étudiants en droit en Ontario une occasion d’acquérir une expérience juridique pratique et appliquée,
  b)  un cours, programme, projet, stage ou partenariat organisé ou accepté par un établissement d’enseignement de l’Ontario qui offre un programme de services juridiques et qui fournit aux étudiants parajuristes en Ontario une occasion d’acquérir une expérience juridique pratique et appliquée ;
 
« déficience » S’entend au sens de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales.
 
« déficience invalidante » S’entend au sens de l’Annexe sur les indemnités d’accident légales.
 
« demande » Demande d’indemnité d’accident légale au sens de la Loi sur les assurances.
 
« étudiant canadien en droit » S’entend d’une personne inscrite à une faculté de droit canadienne agréée par le Barreau ;
 
« étudiant en droit en Ontario » S’entend d’une personne inscrite à une faculté de droit en Ontario agréée par le Barreau ;
 
« étudiant parajuriste en Ontario » s’entend d’une personne inscrite à un programme d’enseignement de services juridiques en Ontario, approuvé par le ministère de la Formation et des Collèges et Universités et agréé par le Barreau ;
 
« non-titulaire de permis » S’entend d’une personne qui :
 
  a)  n’est pas un étudiant canadien en droit, un étudiant en droit en Ontario ou un étudiant parajuriste en Ontario,
  b)  est embauchée par un titulaire de permis pour lui fournir des services,
  c)  convient formellement avec le titulaire de permis que celui-ci aura le contrôle effectif sur les services que la personne lui rend,
  d)  dans le cas de l’assignation de tâches et de fonctions par une personne pourvue d’un permis l’autorisant à exercer le droit en Ontario à titre d’avocat, n’est pas une personne pourvue d’un tel permis et, dans le cas de l’assignation de tâches et de fonctions par une personne pourvue d’un permis l’autorisant à offrir des services juridiques en Ontario, n’est pas un titulaire de permis d’exercer le droit en Ontario ni un titulaire autorisé à fournir des services juridiques en Ontario.

Interprétation : « contrôle efficace »

  (2)  Aux fins du paragraphe (1), un titulaire de permis contrôle efficacement les services qu’une personne lui rend lorsqu’il peut, sans l’accord de la personne, prendre toute mesure nécessaire pour assurer qu’il se conforme à la Loi sur le Barreau, aux règlements administratifs, au Code de déontologie du Barreau et aux politiques et lignes directrices du Barreau.

Application : prestation de services juridiques par un étudiant

2.  La présente partie ne s’applique pas à la prestation de services juridiques par un étudiant placé sous la surveillance directe d’un titulaire de permis conformément à l’article 34 du Règlement administratif no 4.

Assignation de tâches et de fonctions : étudiant canadien en droit ou étudiant parajuriste en Ontario

2.1.  (1)  Un titulaire de permis qui exerce le droit ou qui fournit des services juridiques dans un des cadres suivants en Ontario peut assigner des tâches et des fonctions à un étudiant canadien en droit ou étudiant parajuriste en Ontario relativement à sa pratique du droit ou à sa prestation de services juridiques dans ce cadre :
 
  1.  Société professionnelle du titulaire de permis.
  2.  Cabinet de titulaires de permis.
  3.  Gouvernement du Canada.
  4.  Gouvernement de l’Ontario.
  5.  Administration municipale.
  6.  Gouvernement des Premières Nations, métis ou inuit.
  7.  Clinique, au sens de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique, financée par Aide juridique Ontario.
  8.  Aide juridique Ontario, conformément à la partie III de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique.
  9.  Programme créé par Pro Bono Students Canada.
  10. Services juridiques internes.

Assignation de tâches et de fonctions : étudiant canadien en Ontario ou étudiant parajuriste en Ontario

  (2)  Un titulaire de permis qui exerce le droit ou qui fournit des services juridiques dans un des cadres suivants en Ontario peut assigner des tâches et des fonctions à un étudiant canadien en droit ou étudiant parajuriste en Ontario relativement à sa pratique du droit ou à sa prestation de services juridiques dans ce cadre :
 
  1.  Société étudiante d’aide juridique, au sens de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique.
  2.  Cours ou programme d’éducation clinique.

Assignation de tâches et de fonctions : surveillance directe requise

  (3)  Un titulaire de permis assume l’entière responsabilité professionnelle de sa pratique du droit ou de prestation de services juridiques et surveille directement tout étudiant canadien en droit, étudiant en droit en Ontario ou étudiant parajuriste en Ontario à qui il assigne des tâches et des fonctions en vertu du présent article.
 
  (4)  Sans que soit limitée la portée générale du paragraphe (3),
 
  a)  le titulaire de permis n’assigne que les tâches et fonctions que le délégataire est capable de faire ;
  b)  le titulaire de permis s’assure que le délégataire n’agit pas sans les directives du titulaire de permis ;
  c)  le titulaire de permis donne au délégataire son autorisation expresse et des directives avant de lui permettre d’agir au nom d’une personne dans une instance devant un organisme d’arbitrage ;
  d)  le titulaire de permis passe en revue les tâches et les fonctions exécutées par le délégataire à intervalles fréquents ;
  e)  le titulaire de permis veille à ce que les tâches et les fonctions assignées au délégataire soient exécutées convenablement et en temps utile ;
  f)  le titulaire de permis assume la responsabilité des tâches et des fonctions exécutées par le délégataire, y compris tous les documents préparés par ce dernier.

Non-application d’articles portant sur l’assignation de tâches et de fonctions en vertu du présent article

  (5)  Par souci de clarté, les articles 3, 4, 5 et 5.1 et le paragraphe 6 (1) ne s’appliquent pas au titulaire de permis qui assigne des tâches et des fonctions en vertu du présent article.

Application d’articles portant sur l’assignation de tâches et de fonctions en vertu du présent article

  (6)  Le paragraphe 6 (2) et l’article 7, avec les modifications nécessaires, s’appliquent au titulaire de permis qui assigne des tâches et des fonctions en vertu du présent article.

Assignation des tâches et des fonctions : généralités

3.  (1)  Sous réserve du paragraphe (2), un titulaire de permis peut assigner à un non-titulaire de permis des tâches et des fonctions qui sont reliées à l’exercice du droit ou la prestation de services juridiques du titulaire de permis pour les affaires de son client.

Assignation des tâches et des fonctions : affiliation

  (2)  Un titulaire de permis qui est affilié à une entité en application du Règlement administratif no 7 peut assigner à l’entité ou au personnel de celle-ci, des tâches et des fonctions reliées à l’exercice du droit ou la prestation de services juridiques du titulaire de permis pour les affaires de son client, seulement si le client y consent.

Assignation des tâches et des fonctions : surveillance directe requise

4.  (1)  Un titulaire de permis assume l’entière responsabilité professionnelle de son exercice du droit ou de la prestation de services juridiques dans les affaires de ses clients et surveille directement tout non-titulaire de permis à qui il a confié des tâches et des fonctions particulières reliées à l’exercice du droit ou à la prestation de services juridiques du titulaire de permis pour les affaires de chaque client.
 
  (2)  Sans restreindre la portée du paragraphe (1),
 
  a)  le titulaire de permis ne permet pas à un non-titulaire de permis d’accepter un client en son nom ;
  b)  le titulaire de permis maintient un contact direct avec chaque client durant son mandat ;
  c)  le titulaire de permis n’assigne à un non-titulaire de permis que les tâches et fonctions pour lesquelles ce dernier est compétent ;
  d)  le titulaire de permis s’assure qu’un non-titulaire de permis n’agit pas sans ses instructions ;
  e)  le titulaire de permis vérifie fréquemment que le non-titulaire de permis a accompli les tâches et les fonctions qui lui ont été assignées ;
  f)  le titulaire de permis s’assure que les tâches et les fonctions assignées au non-titulaire de permis sont accomplies convenablement et à temps ;
  g)  le titulaire de permis assume l’entière responsabilité de toutes les tâches et les fonctions accomplies par un non-titulaire de permis, y compris tous les documents préparés par ce dernier ;
  h)  le titulaire de permis s’assure qu’un non-titulaire de permis n’agit pas de façon définitive dans les affaires du client du titulaire de permis.

Assignation des tâches et des fonctions : instructions et autorisation exprès préalables requises

5.  (1)  Un titulaire de permis donne des instructions et des autorisations exprès à un non-titulaire de permis avant de permettre à ce dernier,
 
  a)  de donner ou d’accepter un engagement au nom du titulaire de permis ;
  b)  d’agir au nom du titulaire de permis pour l’établissement du calendrier ou d’autres tâches connexes d’administration courante devant un organisme d’arbitrage ;
  c)  de recevoir des instructions du client du titulaire de permis.

Assignation des tâches et des fonctions : consentement et approbation préalables

  (2)  Un titulaire de permis obtient le consentement d’un client pour permettre à un non-titulaire de permis de mener des négociations courantes avec des tiers dans les affaires du client du titulaire de permis et approuve les résultats des négociations avant de prendre toute action subséquente.

Assignation de tâches et de fonctions : médiation portant sur des questions accessoires liées à des demandes découlant d’une déficience invalidante

5.1.  (1)  Malgré l’alinéa 6 (1) c), un ou une titulaire de permis de la catégorie L1 peut permettre à un ou à une non-titulaire de permis qui est titulaire d’un permis de la catégorie P1 de participer à la médiation portant sur des questions accessoires liées à une demande d’un particulier qui souffre ou qui semble souffrir d’une déficience invalidante, mais seulement si le ou la non-titulaire est engagé par le ou la titulaire ou par le cabinet de titulaires de permis dont celui-ci ou celle-ci est membre.
 
  (2)  Pour l’application du paragraphe (1), les questions liées à la qualification d’une déficience comme invalidante ne constituent pas des questions accessoires.

Tâches et fonctions qui ne peuvent être assignées : généralités

6.  (1)  Un ou une titulaire de permis ne permet pas à un non-titulaire de permis,
 
  a)  de donner des conseils juridiques à son client ;
  b)  d’agir au nom d’une personne dans une instance devant un organisme d’arbitrage, autrement qu’au nom du titulaire de permis conformément au paragraphe 5 (1), à moins que le non-titulaire de permis n’y soit autorisé en vertu de la Loi sur le Barreau ;
  c)  de mener des négociations avec des tiers, autrement qu’en conformité avec le paragraphe 5 (2) ;
  d)  de signer la correspondance, autre que la correspondance habituelle de nature administrative ;
  e)  de faire suivre au client du ou de la titulaire de permis des documents, autres que des documents de routine, que le ou la titulaire de permis n’a pas examiné auparavant.

Tâches et fonctions qui ne peuvent être assignées par les titulaires de permis de la catégorie L1

  (2)  Il est interdit aux titulaires de permis de la catégorie L1 d’autoriser un non-titulaire de permis à accéder au système d’enregistrement électronique de titres de propriété en utilisant la trousse personnelle de sécurité assignée au titulaire de permis aux fins d’accéder au système d’enregistrement électronique des titres de propriété.

Lettres de recouvrement

7.  Un titulaire de permis ne permet pas l’envoi d’une lettre de recouvrement à une personne sauf si,
 
  a)  la lettre porte sur les affaires du client du titulaire de permis ;
  b)  la lettre est préparée par le titulaire de permis ou par un non-titulaire sous la surveillance directe du titulaire de permis ;
  c)  la lettre est préparée par un non-titulaire de permis sous la surveillance directe du titulaire de permis, et si la lettre est examinée et approuvée par le titulaire de permis avant qu’elle soit envoyée ;
  d)  la lettre est imprimée sur le papier à entête du titulaire de permis ;
  e)  la lettre est signée par le titulaire de permis.
 

PARTIE II

Interprétation

8.  Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente partie.
 
« ancien client » Personne qui était le client ou la cliente d’un titulaire de permis suspendu ou d’une titulaire de permis suspendue avant le rendu de l’ordonnance de suspension, mais qui ne l’est plus à ce moment-là. (« former client »)
 
« client actuel » S’entend :
 
  a)  soit de la personne qui est le client ou la cliente d’un titulaire de permis suspendu ou d’une titulaire de permis suspendue lors du rendu de l’ordonnance de suspension ;
  b)  soit de la personne qui devient le client ou la cliente d’un titulaire de permis suspendu ou d’une titulaire de permis suspendue après le rendu de l’ordonnance de suspension, mais avant le début de la suspension. (« existing client »)
 
« client éventuel » La personne qui cherche à retenir les services d’un titulaire de permis suspendu ou d’une titulaire de permis suspendue après le rendu de l’ordonnance de suspension, mais avant le début de la suspension. (« prospective client »)
 
« ordonnance de suspension » Ordonnance rendue en application de la Loi qui a pour effet de suspendre un permis autorisant à exercer le droit en Ontario en qualité d’avocat ou à fournir des services juridiques en Ontario, que la suspension commence lors du rendu de l’ordonnance ou par la suite. (« suspension order »)
 
« titulaire de permis suspendu » Titulaire de permis qui fait l’objet d’une ordonnance de suspension. (« suspended licensee »)

Avis à donner avant le début de la suspension

9.  (1)  Les titulaires de permis suspendus font ce qui suit au plus tard à la date du début de la suspension :
 
  a)  ils avisent chacun et chacune des clients actuels dans le cadre des affaires desquels ils n’ont pas terminé leurs travaux avant le début de la suspension de l’ordonnance de suspension elle-même et de ce qui suit :
 
  (i)  ils ne seront pas en mesure de terminer les travaux,
  (ii)  le client ou la cliente devra retenir les services d’un autre ou d’une autre titulaire de permis pour terminer les travaux,
  (iii)  sous réserve des droits qu’ils peuvent avoir sur le dossier du client ou de la cliente, ils le transfèreront à la ou au titulaire de permis retenu par le client ou la cliente pour terminer les travaux, le cas échéant, ou au client ou à la cliente même;
 
  b)  ils avisent chacune et chacun des clients actuels et des anciens clients pour lesquels ils ont effectué des travaux visés au paragraphe 14 (1) du nom et des coordonnées du ou de la titulaire de permis à qui ils ont remis la possession des documents et des dossiers du client ou de la cliente.

Cas où l’observation des alinéas (1) a) (i) à (iii) est facultative

  (2)  Les titulaires de permis suspendus ne sont pas tenus de donner les renseignements exigés aux sous-alinéas (1) a) (i) à (iii) si les seuls travaux qui restent à terminer dans le cadre de l’affaire du client ou de la cliente sont visés à l’article 12 ou 13. Dans ce cas, toutefois, ils avisent le client ou la cliente, avant le début de la suspension, du nom et des coordonnées du ou de la titulaire de permis dont ils retiennent les services pour terminer les travaux.

Renseignements à donner pendant la suspension

10.  Pendant la durée de la suspension, les titulaires de permis suspendus :
 
  a)  d’une part, avisent toutes les personnes qui entrent en contact avec leur lieu d’affaires de l’ordonnance de suspension ;
  b)  d’autre part, avisent chaque client actuel ou cliente actuelle et chaque ancien client ou ancienne cliente qui entre en contact avec leur lieu d’affaires du nom et des coordonnées de l’autre titulaire de permis à qui ils ont remis la possession des documents et des dossiers le ou la concernant.

Renseignements à donner : clients éventuels

11.  Les titulaires de permis suspendus avisent de l’ordonnance de suspension le client éventuel ou la cliente éventuelle qui cherche à retenir leurs services.

Travaux restants : rapport final destiné au client

12.  Si, à la date du début de la suspension, le seul travail qui reste à terminer aux titulaires de permis suspendus dans le cadre de l’affaire d’un client ou d’une cliente est le rapport final destiné à celui-ci ou à celle-ci, ils retiennent, avant le début de la suspension, les services d’un ou d’une autre titulaire de permis, qui est autorisé à cette fin, pour qu’il ou elle examine le dossier du client ou de la cliente et qu’il ou elle rédige et lui envoie le rapport final.

Travaux restants : respect d’engagements

13.  Si, à la date du début de la suspension, les seuls travaux qui restent à terminer aux titulaires de permis suspendus dans le cadre de l’affaire d’un client ou d’une cliente sont de respecter un ou plusieurs engagements qu’ils ont pris, ils retiennent, avant le début de la suspension, les services d’un ou d’une autre titulaire de permis, qui est autorisé à cette fin, pour qu’il ou elle prenne toutes les mesures nécessaires au respect des engagements.

Autres exigences : testaments, procurations ou registres sociaux

14.  (1)  Le présent article s’applique aux titulaires de permis suspendus qui ont effectué l’un ou l’autre des travaux suivants pour un client ou une cliente :
 
  1.  La rédaction d’un testament.
  2.  La rédaction d’une procuration.
  3.  La préparation de registres sociaux ou leur tenue à jour.

Exigences : originaux

  (2)  Avant le début de la suspension, les titulaires de permis suspendus :
 
  a)  soit retournent tous les originaux au client ou à la cliente ;
  b)  soit transfèrent le dossier du client ou de la cliente, originaux compris, à un ou une autre titulaire de permis qui est autorisé à effectuer les travaux nécessaires.

Droit immobilier : directive concernant l’accès à Teranet

15.  Au plus tard à la date du début de la suspension, les titulaires de permis suspendus qui ont accès au réseau Teranet remplissent et déposent auprès du Barreau une directive rédigée selon la formule fournie par ce dernier, qui autorise celui-ci à prendre toutes les mesures nécessaires pour rendre inopérant leur accès à Teranet pendant la durée de la suspension.

Remise de la carte d’identité

16.  Au plus tard à la date du début de la suspension, les titulaires de permis suspendus remettent au Barreau la carte d’identité avec photo qu’il leur a délivrée.

Étudiants

17.  Les titulaires de permis suspendus qui ont accepté une personne en service en vertu de la convention de stage pour une durée de service qui tombe en totalité ou en partie dans la période de suspension font ce qui suit avant le début de la suspension :
 
  a)  ils avisent la personne de l’ordonnance de suspension et du fait qu’ils ne pourront pas la garder en service en vertu de la convention de stage après le début de la suspension ;
  b)  ils prennent des dispositions pour qu’un ou une autre titulaire de permis, qui est autorisé et approuvé par le Barreau pour ce faire, accepte la personne en service en vertu de la convention de stage après le début de la suspension ;
  c)  ils prennent les dispositions auprès du Barreau pour que le service que la personne effectue auprès d’eux en vertu de la convention de stage soit transféré à l’autre titulaire de permis à compter de la date du début de la suspension.

Reddition de comptes au Barreau quant à l’observation

18.  Les titulaires de permis suspendus rédigent et déposent auprès du Barreau, dans les 30 jours du début de la suspension, un rapport rédigé selon la formule fournie par celui-ci, qui confirme et qui expose en détail la façon dont ils observent la présente partie.

Permission d’être dispensé

19.  Les titulaires de permis suspendus peuvent demander par écrit au Barreau d’être dispensés d’une exigence prévue à la présente partie ou de la modifier. Le Barreau peut alors les dispenser de l’exigence ou la modifier, sous réserve des conditions qu’il impose.
 

PARTIE III

IDENTIFICATION DES CLIENTS ET VÉRIFICATION

Définitions

20.  Dans la présente partie,
 
« avocat » S’entend d’une personne qui est autorisée à exercer le droit dans un territoire ou une province du Canada autre que l’Ontario.
 
« courtier en valeurs mobilières » S’entend d’une personne autorisée en vertu d’une législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d’autres instruments financiers, ou à la prestation des services de gestion de portefeuille et de conseils en placement.
 
« émetteur assujetti » S’entend, selon le cas :
 
  a)  d’un émetteur assujetti au sens d’une loi d’une province ou d’un territoire du Canada à l’égard du droit des valeurs mobilières de la province ou du territoire,
  b)  d’une personne morale dont les actions sont négociées sur une bourse désignée en vertu de l’article 262 de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et qui exploite ses activités dans un pays membre du Groupe d’action financière sur le blanchiment des capitaux,
  c)  d’une filiale d’une entité visée à l’alinéa a) ou b) si les états financiers de la filiale sont consolidés avec ceux de l’entité.
 
« entité financière » Entité financière ayant son siège social et exploitant ses activités dans un pays membre du Groupe d’action financière sur le blanchiment des capitaux.
 
« établissement financier » S’entend,
 
  a)  d’une banque exploitée conformément à la Loi sur les Banques (Canada) ;
  b)  d’une banque étrangère autorisée au sens de l’article 2 de la Loi sur les banques (Canada), à l’égard de ses activités au Canada ;
  c)  d’une société coopérative de crédit, d’une caisse d’épargne et de crédit, d’une credit union ou d’une caisse populaire règlementée sous le régime d’une loi d’une province ou d’un territoire du Canada ;
  d)  d’une association règlementée par la Loi sur les associations coopératives de crédit (Canada) ;
  e)  d’une société assujettie à la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (Canada) ;
  f)  d’une société de prêt ou de fiducie règlementée sous le régime d’une loi d’une province ou d’un territoire du Canada ;
  g)  d’un ministère, d’un service ou d’un mandataire du gouvernement du Canada, d’une province ou d’un territoire du Canada si le ministère, le service ou le mandataire en question accepte des sommes en dépôt lorsqu’il fournit des services financiers au public ;
  h)  d’une filiale d’une entité visée aux alinéas a) à g) si les états financiers de la filiale sont consolidés avec ceux de l’entité.
 
« fonds » S’entend des espèces, de la monnaie, des titres et des effets négociables et d’autres instruments financiers qui indiquent le titre de la personne et ses intérêts dans ceux-ci.
 
« instance » Instance dont est saisi un organisme juridictionnel.
 
« organisme » S’entend d’une personne morale, d’une société de personnes, d’un fonds, d’une société de fiducie, d’une coopérative ou d’une association non constituée en personne morale.
 
« organisme public » S’entend, selon le cas :
 
  a)  d’un ministère, d’un service ou d’un mandataire du gouvernement du Canada ou d’une province ou d’un territoire du Canada ;
  b)  d’une municipalité constituée sous le régime d’une loi d’une province ou d’un territoire du Canada, notamment une cité, une ville, un village, une municipalité de communauté urbaine ou régionale, un canton, un district, un comté, une municipalité rurale, tout autre organisme municipal constitué en personne morale et leurs mandataires ;
  c)  d’un conseil local d’une municipalité constituée en personne morale sous le régime d’une loi d’une province ou d’un territoire du Canada, notamment un conseil local au sens de la Loi sur les municipalités et tout autre organisme similaire constitué en personne morale en vertu d’une loi d’une autre province ou d’un territoire ;
  d)  d’un organisme qui exploite un hôpital public et qui est désigné comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national en application de la Loi sur la taxe d’accise (Canada) ou ses mandataires ;
  e)  d’une entité constituée en personne morale sous le régime d’une loi du Canada ou d’une province ou d’un territoire du Canada à des fins d’intérêt public ;
  f)  d’une filiale d’une entité visée aux alinéas a) à e) si les états financiers de la filiale sont consolidés avec ceux de l’entité.
 
« virement électronique » S’entend du virement de fonds entre établissements financiers ou entités financières par l’intermédiaire de la transmission, par des moyens électroniques, magnétiques ou optiques, par téléphone ou par ordinateur, d’instructions demandant le virement, lorsque la consignation du virement comprend un numéro de référence, la dénomination de l’établissement financier ou de l’entité financière qui vire les fonds, celle de l’établissement financier ou de l’entité financière qui les reçoit, la date du virement, le montant du virement, la monnaie dans laquelle se fait le virement, le nom du titulaire du compte d’où les fonds virés sont tirés et celui du titulaire du compte dans lequel ils sont déposés.

Application de la présente partie

21.  La présente partie ne s’applique qu’aux affaires pour lesquelles les services professionnels d’un ou d’une titulaire de permis sont retenus, après son entrée en vigueur, qu’il s’agisse de nouveaux clients ou de clients actuels.

Application des exigences relatives à l’identification des clients et aux vérifications

22.  (1)  Sous réserve des paragraphes (2), (3) et (4), le titulaire de permis,
 
  a)  se conforme aux exigences d’identification des clients visées au paragraphe 23 (1) lorsque ses services professionnels sont retenus par un client,
  b)  lorsqu’il reçoit, débourse ou vire des fonds ou donne des directives à cet effet,
 
  (i)  se conforme aux exigences d’identification des clients visées au paragraphe 23 (2) ;
  (ii)  se conforme aux exigences de vérification de l’identité des clients visées au paragraphe 23 (4).

Exemptions relatives à certains titulaires de permis

  (2)  Les titulaires de permis ne sont pas tenus de se conformer aux exigences relatives à l’identification des clients et aux vérifications de l’article 23,
 
  a)  s’ils prennent part aux activités visées au paragraphe (1) au nom de leur employeur ;
  b)  s’ils prennent part aux activités précisées au paragraphe (1) en tant que mandataires de titulaires de permis qui se sont déjà conformés aux exigences relatives à l’identification des clients et aux vérifications visées à l’article 23 ;
  c)  s’ils prennent part aux activités visées au paragraphe (1) dans le cadre de dossiers de clients qui leur sont confiés par d’autres titulaires de permis ou avocats qui se sont déjà conformés aux exigences relatives à l’identification des clients et aux vérifications visées à l’article 23 ;
  d)  s’ils prennent part aux activités visées au paragraphe (1), sauf celles visées à l’alinéa (1) b), en qualité d’avocats de service dans le cadre de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique, en qualité d’avocats de service qui fournissent des services professionnels dans le cadre d’un programme d’avocats de service parrainé par un organisme sans but lucratif ou à titre de fournisseurs de services d’aide juridique en donnant des conseils sommaires dans le cadre de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique.

Exemptions relatives à certains fonds

  (3)  Les titulaires de permis ne sont pas tenus de se conformer aux exigences relatives à l’identification des clients visées au paragraphe 23 (2) ou aux exigences relatives à la vérification de l’identité des clients visées au paragraphe 23 (4) à l’égard des fonds qui sont, selon le cas :
 
  a)  versés à ou reçus d’un établissement financier, d’un organisme public ou d’un émetteur assujetti ;
  b)  reçus du compte en fiducie d’autres titulaires de permis ou avocats ;
  c)  reçus d’un agent de la paix, d’un organisme chargé de l’application de la loi ou de tout autre agent public dans l’exercice officiel de ses fonctions ;
  d)  versés ou reçus conformément à une ordonnance judiciaire ;
  e)  versés pour payer une amende ou une sanction ;
  f)  versés ou reçus à titre de règlement d’une instance ;
  g)  versés ou reçus pour des honoraires professionnels, débours, dépenses ou cautions ;
  h)  versés, reçus ou virés par virement électronique.

Exemptions relatives à certains clients

  (4)  Les titulaires de permis ne sont pas tenus de se conformer aux exigences relatives à l’identification des clients visées au paragraphe 23 (2) ou aux exigences relatives à la vérification de l’identité des clients visées au paragraphe 23 (4) à l’égard des clients suivants :
 
  1.  Les établissements financiers.
  2.  Les organismes publics.
  3.  Les émetteurs assujettis.

Identification des clients

23.  (1)  Lorsque les services professionnels d’un titulaire de permis sont retenus par un client, le titulaire de permis obtient les renseignements suivants au sujet de son client :
 
  1.  son nom complet ;
  2.  son adresse professionnelle et son numéro de téléphone au travail, le cas échéant ;
  3.  si le client est une personne physique, son adresse domiciliaire et son numéro de téléphone au domicile ;
  4.  si le client est un organisme qui n’est ni un établissement financier, ni un organisme public ni un émetteur assujetti, le numéro de constitution ou d’identité de l’organisme et le lieu d’émission de ce numéro, le cas échéant ;
  5.  si le client est une personne physique, sa profession ou son métier ;
  6.  si le client est un organisme qui n’est ni un établissement financier, un organisme public ou un émetteur assujetti, la nature générale de ses affaires ou de ses activités ;
  7.  si le client est un organisme, le nom, le titre et les coordonnées de chaque particulier qui donne des directives quant aux affaires pour lesquelles les services du titulaire de permis sont retenus ;
  8.  si le client est le mandataire d’un tiers, les renseignements concernant le tiers visés aux paragraphes 1 à 7, s’il y a lieu.

Idem

  (2)  Lorsqu’un titulaire de permis se livre aux activités visées à l’alinéa 22 (1) b) et que le client lui-même ou tout tiers dont il est mandataire est un organisme, il doit, en plus de se conformer aux exigences d’identification des clients du paragraphe (1), prendre des mesures raisonnables pour obtenir les renseignements suivants au sujet de son client et du tiers :
 
  1.  le nom et les fonctions de chaque administrateur de l’organisme, autre qu’un organisme qui est un courtier en valeurs mobilières ;
  2.  le nom, l’adresse et les fonctions de chaque personne qui détient 25 pour cent ou plus de l’organisme ou des actions de l’organisme.

Identification des clients par d’autres personnes du cabinet du titulaire de permis

  (2.1)  Les titulaires de permis se conforment aux exigences d’identification des clients visées aux paragraphes (1) et (2) si s’y conforme un employé de leur cabinet ou d’un ou d’une autre titulaire de permis qui exerce le droit ou qui fournit des services juridiques par l’intermédiaire de ce cabinet, cet employé étant leur mandataire.

Identification des clients, identification préalable

  (3)  Les titulaires de permis se conforment aux exigences d’identification visées au paragraphe (2)  si eux-mêmes et tout tiers qui est leur mandataire dans le cadre du paragraphe (2.1) se sont déjà conformés auxdites exigences d’identification des clients ainsi qu’aux exigences de vérification visées au paragraphe (4) à l’égard de l’organisme.

Exigences de vérification

  (4)  Lorsque les titulaires de permis se livrent aux activités décrites à l’alinéa 22 (1) b), ils prennent des mesures raisonnables pour confirmer l’identité du client et de tout tiers dont il est le mandataire, en se servant de ce qu’ils peuvent raisonnablement considérer comme étant des documents, des données ou des renseignements de source fiable et indépendante.

Moment de la vérification de l’identité des particuliers

  (5)  Les titulaires de permis doivent vérifier l’identité des personnes physiques visées au paragraphe (1), y compris les particuliers visés à l’alinéa 7, dès qu’ils se livrent aux activités visées à l’alinéa 22 (1) b).

Moment de la vérification des organismes

  (6)  Les titulaires de permis doivent vérifier l’identité de l’organisme mentionné au paragraphe (1) dans un délai de 60 jours dès le moment où ils se livrent aux activités visées à l’alinéa 22 (1) b).

Exemples de documents de source indépendante

  (7)  Aux fins du paragraphe (4), les documents de source indépendante peuvent inclure :
 
  1.  si le client ou le tiers est un particulier, une pièce d’identité valide et originale émise par le gouvernement, incluant un permis de conduire, un acte de naissance, une carte-santé émise par une entité provinciale ou territoriale (si un tel usage de la carte n’est pas interdit par la loi provinciale ou territoriale applicable), un passeport ou autre document semblable ;
  2.  si le client ou le tiers est un organisme, tel qu’une personne morale ou une société formée ou enregistrée conformément à une disposition législative habilitante, une confirmation écrite provenant d’un registre du gouvernement quant à l’existence, au nom et à l’adresse de l’organisme, incluant le nom de ses administrateurs, s’il y a lieu, telle que :
 
  i.  un certificat de constitution émis par un organisme public,
  ii.  une copie, obtenue d’un organisme public, d’un document qu’il est tenu de déposer annuellement aux termes de la loi,
  iii.  une copie, obtenue d’un organisme public, d’un document semblable qui confirme son existence.
 
  3.  si le client ou le tiers est un organisme, autre qu’une personne morale ou une société, qui n’est enregistré dans aucun registre du gouvernement, tel qu’une société de fiducie ou une société de personnes, une copie des actes constitutifs de l’organisme, tels qu’une convention de fiducie ou de société, un acte d’association ou tout autre document semblable qui confirme son existence en tant qu’organisme.

Vérification des clients lors de transactions qui ne sont pas en face à face

  (8)  Lorsqu’un titulaire de permis se livre aux activités visées à l’alinéa 22 (1) b) et qu’il ne reçoit pas ses directives en face à face, le titulaire de permis se conforme aux exigences de vérification des clients visées au paragraphe (4) s’il obtient une attestation de l’une des personnes visées au paragraphe (9) indiquant qu’elle a pu confirmer l’identité du client à partir de documents d’une source indépendante.

Personnes qui peuvent confirmer l’identité d’un client

  (9)  Aux fins du paragraphe (8), les titulaires de permis peuvent obtenir une attestation de l’une ou l’autre des personnes suivantes :
 
  1.  si le client visé par la confirmation d’identité se trouve au Canada,
 
  i.  une personne autorisée à faire prêter serment au Canada ;
  ii.  une des personnes suivantes :
 
  A.  un dentiste ;
  B.  un médecin ;
  C.  un chiropraticien ;
  D.  un juge ;
  E.  un juge de paix ;
  F.  un avocat ;
  G.  un titulaire de permis (en Ontario) ;
  H.  un notaire (au Québec) ;
  I.  un notaire public ;
  J.  un optométriste ;
  K.  un pharmacien ;
  L.  un comptable ;
  M.  un ingénieur ;
  N.  un vétérinaire ;
  O.  un agent ou une agente de police ;
  P.  un infirmier ou une infirmière ;
  Q.   un directeur ou une directrice d’école.
 
  2.  si le client visé par la confirmation d’identité se trouve à l’extérieur du Canada, les mandataires des titulaires de permis, conformément à l’alinéa (11) b).

Contenu de l’attestation

  (10)  Aux fins du paragraphe (8), une attestation doit être produite sous forme de photocopie lisible du document et doit contenir les renseignements suivants :
 
  a)  le nom, la profession et l’adresse de la personne fournissant l’attestation ;
  b)  la signature de la personne fournissant l’attestation ;
  (c)  le type et le numéro de référence du document vérifié par la personne fournissant l’attestation.

Vérification de l’identité des clients, recours à des mandataires

  (11)  Les titulaires de permis se conforment aux exigences de vérification du paragraphe (4) si, selon le cas :
 
  a)  s’y conforme un employé de leur cabinet ou d’un ou d’une autre titulaire de permis qui exerce le droit ou qui fournit des services juridiques par l’intermédiaire de ce cabinet, cet employé étant leur mandataire ;
  b)  un particulier qui n’est pas visé à l’alinéa a), mais qui est leur mandataire, s’y conforme, à la condition qu’eux-mêmes et ce particulier signent, avant que ce dernier ne devienne leur mandataire, une entente dans laquelle sont précisées les mesures qu’il prendra en leur nom en vue de s’y conformer.

Vérifications antérieures

  (12)  Les titulaires de permis se conforment aux exigences de vérification du paragraphe (4),
 
  a)  dans le cas d’une personne physique visée au paragraphe (1), s’ils se sont déjà conformés aux exigences de vérification du paragraphe (4) relativement à la personne et se souviennent de son identité ;
  b)  dans le cas d’un organisme visé au paragraphe (1), si eux-mêmes ou un particulier qui est leur mandataire dans le cadre du paragraphe (11) se sont déjà conformés aux exigences d’identification du paragraphe (2) ainsi qu’aux exigences de vérification du paragraphe (4) à l’égard de l’organisme.

Obtention de copies

  (13)  Aux fins du paragraphe (4), les titulaires de permis obtiennent une copie de tous les documents utilisés afin de confirmer l’identité d’un particulier ou d’un organisme, y compris une copie de tous les documents utilisés par les mandataires des titulaires conformément au paragraphe (11).

Tenue et conservation de documents

  (14)  Les titulaires de permis conservent un registre des renseignements obtenus aux fins des paragraphes (1) et (2) ainsi que des copies de tous les documents reçus aux fins du paragraphe (4) pendant la période la plus longue de celles qui suivent :
 
  a)  la durée de la relation avec le client et aussi longtemps qu’il est nécessaire aux fins de la prestation de services au client ;
  b)  pendant au moins six ans à compter de la clôture des dossiers pour lesquels leurs services ont été retenus.

Activité criminelle, obligation de se retirer d’un dossier au moment d’obtenir les renseignements

24.  Si, en vérifiant l’identité des clients conformément à l’article 23, les titulaires de permis savent ou devraient savoir qu’ils contribuent ou pourraient contribuer à la commission d’une fraude par un client ou à toute autre conduite illégale de sa part,
 
  a)  ils cessent immédiatement toute activité qui pourrait contribuer à la commission de la fraude ou à la conduite illégale ;
  b)  s’ils sont dans l’incapacité de se conformer à l’alinéa a), ils cessent de fournir des services professionnels au client.

Entrée en vigueur

25.  La présente partie entre en vigueur le 31 décembre 2008.
 

PARTIE IV

RETRAIT DE SERVICES

Application de la présente partie

26.  La présente partie s’applique aux affaires pour lesquelles les services professionnels des titulaires de permis sont retenus par un client, y compris les affaires pour lesquelles les services des titulaires de permis étaient retenus avant l’entrée en vigueur de la présente partie ainsi que les affaires pour lesquelles les services des titulaires sont retenus après l’entrée en vigueur de la présente partie, qu’il s’agisse d’un nouveau client ou d’un client actuel.                              

Activité criminelle, obligation de se retirer du dossier après avoir été engagé

27.  Alors que les services professionnels des titulaires de permis sont retenus par un client, s’ils ou si elles savent ou devraient savoir qu’ils ou elles contribuent ou pourraient contribuer à la commission d’une fraude ou à toute autre conduite illégale, les titulaires de permis,
 
  a)  cessent immédiatement toute activité qui pourrait contribuer à la commission de la fraude ou à la conduite illégale ;
  b)  s’ils sont dans l’incapacité de se conformer à l’alinéa a), ils cessent de fournir des services professionnels au client.
Explication des termes et concepts